浅谈企业档案管理现状及对策

民营科技２Ｏｌ７干第８期　，ｇ－埋纵梗　浅谈企业档案管理现状及对策　刘玉霞　（哈尔滨石化公司档案中心，黑龙江哈尔滨１５００５６）　摘要：结合档案管理工作实际，对企业档案管理工作存在的问题进行了分析，并提出解决这些问题和促进企业档案管理科学化、　信息化的应对策略。　关键词：企业档案；管理；对策　对，确保信息录入准确、真实。　１　企业档案管理工作中存在的问题　对建设项目档案要进行全过程控制，并纳入合同管理和项目　１．１　档案人员队伍的综合素质较低，工作能力较弱　监理单位审核、工程质量部门抽　档案人员队伍主要分为档案管理人员和归档人员两大类。档　管理工作中。经过施工单位自审、层层把关，确保建　案管理人员应该符合政策性、专业性和技术性都很强的复合型人　检、项目经理部门全审、建设单位终审等环节，生和准确性。　才的要求，能够将档案管理意识根植于心，对业务知识、工作经　设项目归档的真实性、完蛰ｌ２建立健全企业档案安全管理责任制，进一步加强人员的安全　验、现存的档案如数家珍，对归档人员的专业指导精准、监督有　２．效。与这些要求相比，档案管理人员还有很大的提升空间。　管理　由于档案归档人员队伍比较分散，人员素质参差不齐，对档　档案部门和保密部门应建立和完善档案安全管理方面的规　案的重要性认识普遍不足，共性问题是对档案规范标准化理解掌　章制度，明确相关岗位的安全职责，规范利用档案的审批权限，严　握的不够，归档意识较差。　格履行档案查借阅审批流程。档案部门还应对涉密人员加强档案　１．２档案归档不齐全、不及时，归档质量标准低　安全培训和教育，签订安全保密承诺书，不断提高人员的安全意　严格落实安全责任，定期检查安全隐患、制定风险削减措施，　目前，很多职能部门人员为一己之便，私自留存有价值的文　识，件材料拒绝归档，这样导致文件归档不齐全、不完整甚至丢失。归　档的文件存在装订、页码、装盒不规范，文件排列不系统，审批单　上的合同编号与合同文本编号不一致等现象。建设项目档案凶涉　及众多参建单位，档案人员队伍素质差异很大，一些单位没有准　确把握档案管理规范的相关要求，档案归档质量参差不齐。　１．３档案安全意识有待提高，存在安全隐患　档案安全性是当前信息化环境下档案管理的重点和难点。档　案管理系统在实际应用过程中易出现诸多安全隐患。一些归档人　员的安全意识和保密意识不强，存在无意中将涉密内容或敏感信　息录入档案管理系统的可能，计算机上互联网等也会影响到档案　的保密和安全。　档案数字化外委时，外包公司人员的保密意识、数字化完成　后相关硬件是否销毁处理等都直接关系到涉密档案的安全。　１．４档案管理工作重点转移，开发与利用工作有待提高　在过去传统的档案服务模式中，档案管理工作的重点是在如何　保管好库房中的档案，然后通过查卷、借阅、复印等手段提供档案服　并将档案安全管理纳入各部门的经济责任制考核体系中。在档案　数字化外委过程中，必须严格要求相关人员遵守保密规定，安装　监控设备以全程监督和检查，认真清点档案原件，并认真核对档　案目录、电子文件，数字化工作结束后，所有涉密的硬盘等设施必　须全部销毁。　档案安全管理应重点加强密级文件和电子文件的安全管理。　对网页上发布的信息严格执行审查制度，严禁涉密机器与外网连　接，对密级文件应建立相应目录并进行集中统一管理。电子档案　的制作人员需要对电子档案全权负责，保证他人在调阅时只能以　只读形式查看。防止电子档案被人恶意篡改或删除。档案在历史　数据迁移、离线客户端上载过程中严格按照档案管理系统的相关　规定进行。在档案鉴定、销毁过程中，档案密级鉴定必须要规范、　准确。在网络环境下，档案数据库应具备入侵性病毒监控体系、检　查安全漏洞、用户权限控制、数据库加密等安全体系。　２．３　以档案管理系统为依托，开创档案管理新局面　务。而企业海量信息资源一直处于封闭状态，没有被充分挖掘，档案　信息资源的开发和利用仍处于初级阶段。档案编研Ｔ作是许多企业　档案管理工作中存在的薄弱环节，也是要突破的难点之一。目前，随　着档案管理系统的推广和应用，档案部门应该通过数字化等方式形　成目录信息和全文信息等档案信息资源，实现数据的共享。同时应　把工作重点向档案内容的深层次开发利用转移。　２新形势下企业档案管理工作应采取的对策　新整合，对档案价值进行深层次挖掘和开发利用，形成诸如《大事　２．１强化企业档案基础业务建设，确保各类档案归档齐全、完整、　记》、《企业年鉴》、《组织史》、《口述史》、《档案利用效果典型事例　准确、系统　选编》、《数据汇编》、《财务分析》、《工程简介》、《重要设备简介》、　档案管理部门必须从源头人手，对档案收集、整理、立卷、归　《科技资料目录》等有参考价值的编研成果，打造企业档案编研资　档进行全过程、全方位监控。档案管理人员应充分了解各归档单　料精品，围绕企业中心Ｔ作，服务于企业文化建设，不断满足档案　位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，研究档案材料的　利用者个性化、专业化的需求，通过网络等多种渠道提供给公司　形成规律，参照基本归档范罔结合大事记、工作计划、在建项目、　领导和各部门参考利用，提高卡当案信息资源的共享利用，实现其　专业会议等，每年定期组织各部门相关人员逐项确认，最终形成　价值最大化。　归档范同确认单，经各单位领导、归档人员、档案部门确认签字审　参考文献　批后备案，并以审批通过的归档范同作为档案收集是否齐全完整　［１］汤雷，熊娅．企业数字化档案安全性问题的探讨ｌＪ１．机电兵船档　的重要依据。在指定时间对照检查实收档案与确认单中各项是否　案，２０１０（１）：５５—５６．　２】林卫华．信息时代的档案管理及安全性考虑ｆＪ１＿科技资讯，２００９　致，若有出入追踪溯源催收相应档案，严格落实归档范围确认　【一随着档案管理系统的推广和应用，各类档案信息资源逐渐丰　富，通过系统可以迅速搜索到大量信息，有助于利用者掌握事件、　项目的脉络，并进行准确判断与评估，切实发挥档案服务于企业　生产、经营和社会活动等作用，大大提高档案资源的利用效率，档　案资源作为最原始的记载凭证，其证据价值不容忽视，这为企业　依法治企、依法管理提供了充分的依据。企业应借助档案管理信　息系统这个有利的服务网络平台，通过对各类档案信息资源的重　（３５）：２７—２８．　制和备案审批制，并据此进行考核。　同时还要认真检查纸质档案与电子文件的一一对应关系，是　『３１徐进康．新形势下档案管理规范化探析ＩＪ１＿商，２０１６（７）：７８．　否符合档案管理规范的要求，对档案管理系统中著录项要逐一核　『４１马玉美．档案信息服务的若干思考『ＪＩ．兰台世界，２０１３（４）：５２．