一、目的
为了保证供应商的合法性,确保公司所使用的食品相关产品质量安全，方便职能部门的检查，便于证件管理、实现公司内部证件共享,特制定本制度。 二、适用范围
1、适用范围 本制度适用于蜀海公司、国际采购公司、供应链管理公司从外部供应商采购的各种食品、食品添加剂及食品相关产品，不包括蜀海公司内部各加工厂或物流站自行加工，提供给其他工厂、物流站或各门店的食品或半成品。
注：食品相关产品包括纸巾，食品包装材料、餐具、容器等食品接触面，食品或食品接触面用洗涤剂、消毒剂等。
2、涉及部门 本制度涉及部门包括国际采购部、蜀海采购部、大宗采购部、物流品保部、供应链品保部、食品安全管理中心、信息部。 三、职责
1、国际采购部、蜀海采购部和大宗采购部负责供应商的证件索要和管理。
2、物流品保部负责证件的审核、统计、上传、更新、公布；供应链品保部负责招标证件的审核及中标产品证件传递给物流品保部。
3、物流品保部负责证件管理的培训、监督工作。
4、食品安全管理中心负责对门店食品安全员和库管进行培训。
5、信息部经理负责对相关证件需求部门建立FTP 的账号和权限、负责培训FTP 的使用方法。信息部经理负责维护和保障FTP上传证件时能够畅通，并对门店进行技术指导。
6、特殊情况由食品安全委员会评估解决。 四、流程
1、证件的索要
1.1采购员进行采购前，要向供应商索要相应的证件，具体索证明细见附件一： 1.2 库房QC在供应商送货时，需索要交付批次的出厂检验报告（初级农产品除外）、畜禽动物性产品检疫票、酒类流通随附单、进口产品卫生证书或入境货物检验检疫证明。
2、证件要求
2.1 所有提供的证件，需要加盖提供者的鲜章（个体户可以按手印）。 2.2 证件要求清晰，易于识别。
2.3 证件有效（证件有效性判断参照附件二）。
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文件类型 规范文件 编制部门 物流品保部 文件编号 SHWL-ZBPB-ZD-005 版本号 7.0 修订次数 9次 生效日期 2016年01月15日 蜀海（北京）投资有限公司 3、证件上传
3.1 上传、更新和保管人员：
3.1.1 国际采购部和大宗采购部产品证件，除出厂检验报告、检疫票、卫生证书或入境货物检验检疫证明外，由物流品保部质量审核专员上传、更新和保管。保管期限不少于两年。
3.1.2 蜀海采购部产品证件，以及出厂检验报告、检疫票、酒类流通随附单、卫生证书或入境货物检验检疫证明，由采购员或库房QC收集后，交给区域品保部兼职证件管理员审核、上传、更新和保管。检验报告保管期限要长于产品的保质期，并不少于两年。其他证件保管期限不少于两年。
注：对于直送门店的产品出厂检验报告、检疫票、酒类流通随附单、卫生证书或入境货物检验检疫证明等随货证件，由门店库管负责索要及管理。
3.2 上传要求：
3.2.1 上传网址为ftp://ftp.haidilao.net。 3.2.2 证件上传前的图片处理方法：
3.2.2.1 在保证证件有效、清晰、完整、无折叠的情况下，再进行证件的扫描或拍照。扫描或拍照后，保证证件内容的完整与清晰。
3.2.2.2 调整证件图片的大小像素为：宽度1024×高度768。
3.2.2.3 证件图片名称标注：公司名称+证件名称+有效期/（发证日期+“发证”）。 如：北京汇源食品饮料有限公司营业执照—12年检 北京汇源食品饮料有限公司生产许可证—2016.6.8
浙江东方运联进出口有限公司对外贸易经营者备案登记表 2012.1.3发证
3.2.2.4最后以文件夹的形式进行上传。具体命名顺序建议为：产品名称+经销商名称关键字+生产商全称。如“白猫餐具洗涤剂、消毒剂—北京通成锦业—上海和黄白猫有限公司”。
同一经销商经营多个生产商产品的，文件名建议命名为“产品名称+经销商全称”。 3.2.3对动物检疫票上传的特别规定
3.2.3.1要求供货商提供的检疫票是原件，不接收检疫票复印件。
3.2.3.2上传要求：按照ftp上的类别（如牛产品、猪产品等），月份文件夹（如2012年3月）进行上传。
3.3 上传、更新日期：
3.3.1 当天收到供应商的证件和检疫票需在48小时内上传完毕。 4、证件统计和管理：
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文件类型 规范文件 编制部门 物流品保部 文件编号 SHWL-ZBPB-ZD-005 版本号 7.0 修订次数 9次 生效日期 2016年01月15日 蜀海（北京）投资有限公司 4.1 统计工作：
每月8日、18日、28日兼职证件管理员负责统计各自负责区域的不合格证件，列出明细，计算证件达成率；统计下个月到期的证件，列出明细。并于当日将《蜀海XX片区原料信息管理登记表（xx月xx日）》发送到zbpk邮箱，总部文控员统计汇总后将证件明细发给各部门负责人。
因为资质证件具有不可或缺性，缺少任何一个证件，我们的原料都不能使用。所以达成率=不合格证件涉及的原料个数/应该索要证件的原料个数。
如可口可乐、雪碧、美汁源果粒橙都是同一家生产商生产的，如果我们缺少这个生产许可证，受影响的是三个产品，那么我们的不合格原料是三个。
4.2 《蜀海XX片区原料信息管理登记表（xx月xx日）》更新：
4.2.1对于已经取消供应商资格的，各采购人员向各区域品保部邮件反馈，兼职证件管理员随时调整《蜀海XX片区原料信息管理登记表（xx月xx日）》。
4.2.2 对于新添加的生产商或销售商，待证件审核合格，同时现场审核合格（不需要审核的则须见到审核告知单）后方可进行引入。
4.2.3 当法律法规发生变更或有新的要求时，物流总部品保部接受到信息后一个月之内完成制度的更新与培训。
5、监督管理
5.1食品安全管理部和物流总部品保部负责对上传的证件进行监督。 5.2食品安全管理部负责对门店库管进行证件的管理培训。 五、处罚措施
对不按本制度执行的人员，第一次处罚50元，第二次翻倍，第三次直接降级；如给公司造成重大损失的，需承担法律责任。 六、对于特殊供应商的处理方法
1、对于现行没有索要到的证件而仍在使用的产品。由食品安全委员会协商解决，然后将协商解决方案报送食品安全委员会各委员确认。
2、对于证件有缺失但又必须使用的原料，需经采购经理、区域品保经理等相关人员提出，物流品保总部审批确认是否暂时使用，并向食品安全管理中心报备。
3、有些食品添加剂和经简单加工的农产品暂未纳入生产许可范围，采购员需要索要供应商提供的带鲜章的暂时不需要办理生产许可证的声明，交给物流品保部进行审核。物流品保部对情况进行核实后，通知采购部是否可以购买、索要何种证件，通知证件管理人员上传哪
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文件类型 规范文件 编制部门 物流品保部 文件编号 SHWL-ZBPB-ZD-005 版本号 7.0 修订次数 9次 生效日期 2016年01月15日 蜀海（北京）投资有限公司 些证件。
4、对于在大型超市、麦德龙等购买的低值、少量原料（年累计货值低于10000元，不包括食品添加剂），提供购物小票及发票复印件，可以不索要证件。
5、当供应商不愿意提供证件时，采购员可以引用索证依据，以说服供应商。见附件三。 七、表格
《蜀海XX片区原料信息管理登记表（xx月xx日）》
责任部门 部门：物流品保部 拟制：陈付阳 日期：2016.01.08 审核：席瑜泉 日期：2016.01.12
相关部门 签发人 部门名称 负责人签字 国际采购部 杨宾 签发人：邓光凯 蜀海采购部 李杨梅 物流品保部 席瑜泉 日期：2016年01月15日 食品安全管理中心 贾英杰 信息部 邹文科 第 4 页，共 4 页
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