采购流程 2

类 别 采购部管理制度 一、 目的 1、提高采购部门的工作效率，保证采购货品准时，准量交货，保证财务数据及结算准确，顺畅。 二、 流程图 订单接收 文件编号 机密等级 采购作业流程 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 1/8 订单资料审核 采购单制定 采购单审核 采购单审批 款项申请 代购 供应商生产 购买现货 订金支付 联系物流 验货 OK 款项申请 供应商发货 尾款支付 业务申请发货 入库 入库程序 直接出货到客户 业务申请发货 联系物流 出货 售后 审 批 制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 1

制 订

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类 别 采购部管理制度 三、流程操作明细 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 2/8 1、 业务对接： 1.1、资料的核实：采购负责对接公司所有内部销售订单与业务员仔细核对，比喻：客人地址，真实姓名，联系方式，产品图片，产品厂家，品牌，摆放位置，型号，尺寸，面价，折扣价，要按照表格填写清楚，如有不清楚的地方，返回给业务员与客户沟通清楚再重新填写。 1.2、核单：采购员必须按照表格标明准确布样：皮样，定做事项，改动方向制图：订单上手动画图并标好各处更改明细（改动方向要标明清楚）同时提醒业务员把握客户产品规格是否合适摆放；客人楼盘“门”“楼梯”“过道”电梯”尺寸把握好，如果产品尺寸较大上不了，要提醒业务员商量做拆装，每件产品都要与业务员仔细核对，多次审核确定。注：所有家装和样板房及会所酒店都需客户提供正确的户型平面图。 1.3、制作《业务部订单内部流程表》，整理完毕分别发给，财务经理，会计，售后，出纳，每人一份，以便跟踪。 1.4、所有订单必须要有正式的购销合同，在下采购单前，必须要有财务的收款收据及客人签字的购销合同。 2、制定采购资料及审核审批： 2.1、在制定采购资料前先查库存表是否有可用的货品，如有需通知库管查核仓库是否有实物，实物是否良好且颜色和用料都与订单所需相符。 2.2、固定品牌家具产品供应商：根据与业务确认的《业务部订单内部流程表》 制 订

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类 别 采购部管理制度 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 3/8 制做采购清单，发给供应商确认需修改的产品规格，油漆颜色，布皮料选择，并且规定厂家每款油漆色板和皮布板都需按照客户给的色制作3份不同的样板，发给客户确认，再商讨折后价格，确认后制作订单合同（合同包括产品报价清单、材料品质要求、交货期，订金，余额等），发给厂家签字盖公盖，回发到公司，填写请款单连同订单合同向财务请款，收到打款水单后发给厂家确认。 2.3、定制家具产品供应商：根据与业务确认的《业务部订单内部流程表》，制做采购清单，发给3家以上信誉好的供应商报价，价格合理者中标，确认后制作订单合同（合同包括产品报价清单、材料品质要求、交货期，订金，余额等），发给厂家签字盖公盖，回发到公司，填写请款单连同订单合同向财务请款，收到打款水单后发给厂家确认。注：定制产品一定要厂家绘制CAD图纸，设计部需审核CAD图纸后，发给客户签字确认，色板布皮板同样每款需制作3份不同色的，发给客户选择签字确认。 2.4、代购产品：向专卖店或经销商购买货品需与其签订《购销合同》，并且所需增加的点数摊到每款货品的单价上。如客户所需货品需在品牌产品的基础上做修改，需提醒业务规格的修改会对一些造形有所改变须告之客户，并且所有修改都会造成货期的延迟。 2.5、网购产品：有一部份产品在网络购物上可以采购到，但需注意网络照片与所需货品的差距，需及时告之业务与客户沟通。确认后下单采购，并且打印网络购物下单资料，注明订单号，项目名称，客户名称，发给财务付款。 制 订 审 核 审 批 制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 3

类 别 采购部管理制度 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 4/8 3、订单跟进 3.1、采购进程 3.1.1、采购部门需每隔两到三天与生产厂家确认生产进度，采购单下达15天左右需到生产厂查看货物，有必要时需设计师一起。 3.1.2、皮布料需在下单后10天之类确认并下单，油漆色板需与生产厂家及客户在15天之类确认。 3.1.3、在交货日期的5天前需与厂家确认验货时间，保证交货的准时。 3.1.4、配套饰品、摆件、灯具需要在下单和家具交货时间之间的找齐并购买到位。 3.1.5、配套窗帘需在下单后10天之内确认好布料并下达，并在出货前5天之内到货。 3.2、由设计师和采购一起去厂家验货，验货OK，确认包装方式及运输方式，向财务申请款项，与客户确认交货具体时间，验货NO，需及时与厂家制定修正方案，确保产品能保质，准时交货，相应表格：《产品验货报告清单》。 3.3、业务对接：通知业务产品已OK，并附产品照片，需要通知客户支附余款，收到财务的余款收到款通知后才进行以下4的工作 3.4、物流联络：物流收到需出货的通知需确认好货物的方数，寻找合适的物流公司或货运车辆，记录物流公司及货运车辆的名称及联系电话。 3.5、申请余款:填写余款申请单，附有完整销售订单和采购订单，由会计审核，财务经理审批，出纳汇款 制 订 审 核 审 批 制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 4

类 别 采购部管理制度 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 5/8 4、发货跟进： 4.1、生产厂家发货：3.1.6与3.2-3.4流程完成后，直接从厂家出货到客户所在地，也需经过3.5.1的流程做入库登记再做出库登记，并且在出入库单上注明客户订单号及相应的运输公司及单号，入库单和出库单发给采购及财务 4.2、仓库发货：按《仓储管理流程》执行。 4.3、调拨申请单：客户交期急，需要在分公司调拨产品，采购负责填写调拨申请表，签字，交与售后安排师傅出货。由库管将单据交与采购整理，交与会计做账 5.1、物流费用登记：在订单出货前要得知物流费用金额，填写物流安装费用表，交与出纳核对物流和安装的费用报销凭证。 5.2、追踪货物到货日期,所有资料登记到《采购跟进一览表》。 6、按售后流程进行售后管理 7、其它配合工作 7.1、采购负责资料管理:由业务员提交准单，附有采购成本订单，产品的《油漆》《面料》《尺寸》《物流费用》打印存档，以便日后售后服务。如中途有变更及时更新，《更新情况比喻：二次下单，需要业务员提供二次订单》。 7.2、采购信息管理；采购负责建立一资料库，把所有的供应商的地址联系方式，产品的风格，产品的物流联系方式 7.3、每个月的25日需交与财务整理好的采购明细清单汇总，物流明细清单。 制 订 审 核 审 批 制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 5

类 别 采购部管理制度 三、附表 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 6/8

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类 别 采购部管理制度 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 7/8 制 订 审 核 审 批 制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 7

类 别 采购部管理制度 采购作业流程 文件编号 机密等级 版 次 页 次 JY-CP02 机密 一般 1．0 8/8 制 订

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