构建新式办公室

1.1 5S·自主管理的步骤展开

以（办公室）业务作业为对象，对于其构成因素的4M（人、设备、材料、方法），首先要进行身边的“5S与自主管理”（生产上相当于作业改善），特别是与“信息（各种表单）”与“人”并列，也将着眼点放在时间上。关于各个要素，按照下图并列起来，这样更容易理解。要注意的是，此活动在全公司开展时，如果以委员会的组织机制来推行，委员长有责任通过让大家理解和接受“为了什么目的”“原因是什么”“目标是什么”“对此可以持有什么样的期待”，以激励大家。 要因方面 项目（要素） 人 技能（作业能力）·素养·士气·组织（自我定位） 设备 业务工具·桌子·柜子·电话·房间·IT设备 材料 文件化·通知单·表单·会议·传真 方法 业务分管·作业标准书·工作手册 ※另外（时间）也重要

推进方法，与生产现场相同，针对各要素，按照完善基础条件·总点检·自主管理这一问题解决的步骤，来着手开展（参照图-1）。在将这个步骤展开的过程中，出现了“人发生变化（成长）”，“工作的方法（成本）发生变化”，“业务也发生变化（效率）”的契机（促进新办公室的条件完善）

办公室的5S·自主管理活动（创建新办公室）的步骤 （组织委员会，短时间内决战的姿态推进） <初期清扫> 初期清扫，重要的是大家一起，掀起行动。特别是将·不要品一扫而光 不要物品一扫而光与大扫除这两件事。 <整理·整顿> 整理·整顿需要确定在没有了不要物品之后的规定。·文件化 这个阶段的思路是“1个最好”，有也只要一个，以单·“1个最好”活动 个化为目标。推进过程中，会产生各种各样的规定。 ·30秒取出 <目视管理> 目视管理※是指采取实际的行动，对实现易于维持管·行动计划表·去向标识 理、并且易于遵守的表准化所做的努力。遵守这些，·工作的状况与进度管理 工作现场就变得很明快。 ·个人分担·办公室工具※目视管理，是能够用眼睛看，来做判断。指不去查制造 找，仍然能够对异常进行判断，促使人引起注意，采·各种明示与符号※参照取措施。 封面及图18-19 <素养·纪律> 关于素养与纪律，是聚焦在人的行动上，对其进行重·オアシス 新审视，提供对平时的草率重新进行反思的机会。先（好心情的打招呼与会是从上级带头端正自己的衣襟（铁律）。 话） ·CS活动 ※参考图-20 <工作的标准化><排除浪工作的标准化，办公室的工作对个人的依存度很高，费> 别人很难弄懂，因此，需要有效的手册。这从业务的·工作的盘点与不要业务盘点（清点）开始做起比较好。 的去除 ·标准化·手册化 ※参考图-21 <提升技能与多能化> 技能提升与多能化，是很专业的，很难应受援助。但·提高有效使用IT设备是，对人才培养倾注力量，业务也作为技能在确立的技能的培训 同时谋求少人化，通过星取表挑战多能化是很必要的。 ·多能化与应受课※参照图5-4 自主管理体制 自主管理体制的创建，是5S·自主保全的终极的形态。·自动·诊断·认定 但是，从这里（这个步骤中）要认识真正的改善活动。 步骤1 步骤2 步骤3 步骤4 步骤5 步骤6 步骤7

1.2 ONE IS BEST（1个最好）

图-14的步骤中“ONE IS BEST”活动，是实现清清楚楚地整理整顿的关键词（实际上，这个活动是创建新办公室的5S的生命线）。那时，如果是不要的东西，现在更是毫无疑问要为零，必要的物品要做到只保留最小限度。但是，如果对前述的不要物品，进行补充，管理者或委员长要直接对被当做不要物品从工作现场收集来的物品是否扔到进行决断（为了让管理者或委员长感到心痛）。同样，对于必要的物品管理者或委员会严谨地进行决断，如果对工作现场的员工不能传达，就会阻碍现场员工的干劲与行动。另外，也不懂管理者与委员长的内心所想。那时需要有刻度是1（ONE），需要有以此作为基准的思路。例如，要思考“1个场地”“1日处理”“1个文件”“1张原件”“1个工具”“1张纸”等等。

就是说，办公室部门（管理职能部门）的5S的含义是对于在办公室进行的作业与业务，将“1个就是最好”这一基准进行明确（打破模糊），通过这样的活动，每个人分别对自己手头的业务整理整顿，做到更容易看懂。（参照图-2）。另外，开展“1个就是最好”的活动时，必须验证效果。如有可能，可以策划“发表会”。

※1个最好运动------不让物品分散得到处都是，全部都定为1个 例如 1个位置（1个地方保管） 1日处理（1天处理） 1个文件（将文件编成一册） 1个小时会议（一小时会议） 1分钟电话 1个原稿（不复印，只保留原稿） 1个工具（工具有没有，至多是1根或1个） „„ ※办公桌的整理·整顿 办公用品，一般由个人持有的现象比较普遍。我们要让每种的必要数为1个。不足之处， 可以共同保管。 办公室是管理者与管理人员所在的地方，应该比现场更率先推进。

高效信息的建立

（1）文件1页化 （2）文件的A尺寸化 （3）减少复印页数 缩短“写、读、理解的时间”与量的削减 ♢将整理后还是数页的资料压缩成1张（或0张） ♢在公司内制作的资料，将内容重整，成为A尺寸 ♢算好要发给的部门，减少一半复印、打印页数 活动的顺序 对象范围设·1页化登记 ·B尺寸登记 以分科定 ·减半目标会·委员会 设定 进行跟踪 1张化 1个尺寸化 降低率 1个地方保管 1个部门一个文件，办公用品放在一个地方保管 ♢努力做到文件、表单的更易取出 ♢将公告的物品放在一个地方 ♢办公用品的可视化库存管理 活动步骤 改进文件整扔掉不要资腾出空箱子 理方法 料 用6S诊断跟踪 改进办公用设定每人保想办法实现 品保管方法 有基准 目视订货点 办公样品用量变化图 空柜子数量 （4）1天处理 当天的工作不要拿到第二天 ♢着手工作前，确认每天要着手的业务的确认 ♢制做分个人的业务日程表并跟踪 ♢明确地标示业务的交货期 活动的顺序 对象范围设对象范围设对象范围设定 定 定 对象范围设定 将使用资料在桌子上区分 资料分类整理率 1个小时会议 1个部门一个文件，办公用品放在一个地方保管会议 ♢遵守会议时间（超过1个小时，会议室自动熄灯） ♢提高会议内容水平（事先明确会议目的、结论） 活动步骤 修改会议规将会议分类 把握会议实际定 状态 会议手册 征集分数230分 海报的征集分发“有效组与公示 织会议10条” 平均会议时间与出席人数 1小时会议遵守率 优秀海报 （1）改善的思路

改善，就像IT化一样，管理人员的创意容易立刻变成购买机器的话题。IT设备也一样，需要的时候就使用，其效果虽然很大，但是如果能够不用也能够改善，就更好了。依赖设备的可怕之处，在于原来可以做的小的改善，而不去做，直接采用IT化，这的确能出大效果，但是也容易使人形成不花钱就无法改善的思维习惯，另外要重视小的改善。要开动脑筋，思考是否能够取消作业与表单、可否进行组合与整合？能否进一步减少量？能否更简单等等？

从办公工具到巧妙改善都是小改善，“自己能够做到”这种感觉会提高自己的自信，让改善变得快乐。另外，从专职，转向多职，这种弹性机制不仅本身有效果，也是让人更加感受到其人生价值的重要一点。

将改善分为物的改善（硬件）与机制的改善（软件），更容易理解。图-27介绍了操作台与目视管理的事例。

业务流程分析说到底是分析现状的工具。最好是针对各课题分别将活动事例进行汇总。采用业务改善步骤按照流程进行汇总更好。另外，不仅仅是效率化，也希望实现职能改善。例如，通过缩短过程周期时间确立短交货期订单体制，消除丢订单的事情。作为专业部门，要对后工序有帮助的活动有贡献，机制与系统、组织改革等一起进行，这么做产生非常大的价值。

使用频度高的手册用箱

检索状况

进度管理箱

根据审议书的进度指示下边的箱子里

手册 各机器厂家 的产品目录

记录事例

说明材料样品

改善 的 要点

·将手册、表单类整理在桌子上 ·进度管理箱的制作

图-4 工作台化与目视管理的例子

（2）改善的着眼点 物的改善（硬件） ·无纸化（A3资料管理除外） ·精巧改善、工具制作 ·机械化、IT化 ·多功能化（多能工化） （弹性对应援助体制） ·流动化、生产线化 ·工作台化 ·目视管理 机制的改善（软件） ·废除不需要业务与业务重复、叠加作业 ·业务的整合、分散化 从按照职能组织划分到按照产品、业务划分 ·组织扁平化 授权 ·依托并行工程进行平行、协作化 ·建立机制 ·构建新体系 图-5

※流程（业务）革新的关键词（不分先后）---能否消除物料与信息的停滞与单纯无目的移动---能否实现少人化（追求一人工）？ --能否设定标准作业（业务） --能否加速 --能否简化流程

--能否将恒定的与异常的分开 --能否实现自働化（人机分离） --能否消除无意义的调整与会议 --能否消除制作后手资料与报告书

--能否互助与协作？能否能够进一步提升士气？ --能否实现多能工？能否将业务进行整流？ --能否实现信息的共享？