设备档案管理办法

一、目的

为规范和完善设备档案资料，对公司设备文件资料进行系统整理，便以查询、使用并为相关工作提供依据。 二、范围

庄园公司内使用设备设施。 三、职责

设备处：负责设备档案管理办法的实施，档案具体建立形成，包括收集、整理、归档、填写记录、保存。 四、设备档案建立

1、设施环境：设备档案柜申请，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘等措施。

2、范围及履历：档案盒中要存放档案目录，按时间整理履历

及附件，如一台设备从新购、使用、报废等全过程中的资料要保留存档；

3、工厂所有生产设备（检验不含）设备技术档案应该逐台建立，每台设备的档案应单独存放在档案盒中，一盒不够可以多盒存放，但要编号。

4、履历：档案盒中要存放档案目录，按时间整理履历及附件，如一台设备从新购、使用、报废等全过程中的资料要保留存档； 5、设备管理卡：每台设备张贴设备管理卡，内容包括：设备名称、设备型号、设备能力、资产编号、购买时间、设备厂家、包机责任人等

6、装订：设备技术档案中相同记录要装订成册，装订厚度要适宜，图纸要折叠成A4纸大，且将标题栏外露，便于查找。

7、变动：档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用途。

8、型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。 9、设备经改装或改造后，图纸应及时修改。 五、设备档案建立

1、到货验收：设备到货后，由设备购买部门组织设备处、设备使用部门、设备厂家对设备进行拆箱，并填写《设备到货（开箱）验收单》，收集制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、设备结构及主要配件图纸。

2、对设备随机备件及工具建立清单。

3、安装调试：设备安装调试完毕后，出具《设备安装调试报告》并由设备购买部门组织设备处、设备使用部门、设备厂家对设备进行安装验收并填写《设备安装验收单》。

4、设备维保/大修标准制定：由低温技术管理部/常温设备科/奶粉设备管理部组织建立《设备维护保养标准》（含大修）并出具《设备维护保养表》。

5、操作/检修规程、备件储备标准制定：设备部根据设备说明书建立设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）及设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）及备件最高最低储备定额。

六、设备档案完善

设备在使用过程中，对日常维保、大修、检定、故障、质保评价等阶段发生的记录，要及时更新完善到档案中，如：

1、日常维保：设备处根据设备运行状况使用部门填写《设备点检记录》、《设备维护保养表》、《设备交接班记录》、《设备运行记录表》。 2、大修：设备大修时需填写《设备大修前跟踪表》、《设备大修现场记录表》、《设备大修后追踪表》并留有大修时影像资料，大修结束后需对设备人员进行培训，填写《培训签到表》、培训试题等。 3、检定：该设备如国家要求强制检定须有历年相应检验报告。 4、故障：设备出现故障时，设备的跑冒滴漏等不影响产量的小故障在《设备交接班记录》中体现，设备故障时间超出1小时或更换备件费用超出1000元或影响当日计划产量1%以下以下需填写《设备维修记录表》并在设备故障平台进行汇报，设备故障时间超出4小时或更换备件费用超出5000元或影响当日计划产量5%以上，为设备事故，需填写《设备事故报告》。

5、质保评价：设备运行一年或按合同规定时间，质保期结束时，需由设备购买部门组织设备部、设备使用部门对设备本段时间的运行状况进行评价并填写《设备（工程）质保期满验收单》。 七、设备档案销毁

1、调拨/闲置/报废：因需求评估确定对设备要进行调拨、暂时闲置停用、报废时的情况时，相应的设备记录要及时更新到设备档案中。 设备档案销毁

2、设备相应所有设备档案资料须留存至设备报废为止。

3、如该设备需进行异动（调拨、改造、出售、闲置、停用、报废、）需有相对应申请表，设备档案资料随设备调出。

4、设备报废时，使用部门需填写《设备报废申请表》，由设备技术中心组织相关部门鉴定设备，并出具《设备鉴定报告》，设备报废处理完毕后，设备档案由设备处组织进行销毁。 八、注意事项：

本制度中，凡涉及与国家政策法规相抵触的，均以相关政策法规为准。 九、相关文件及表单 《设备到货（开箱）验收单》

《设备安装调试报告》 《设备安装验收单》 《设备维护保养原则》 《设备维护保养表》 《设备点检记录》 《设备交接班记录》 《设备大修前跟踪表》 《设备大修现场记录表》

《设备大修后追踪表》 《设备维修记录表》

《设备（工程）质保期满验收单》 《设备报废申请表》 《设备鉴定报告》