采购管理办法

采购管理控制程序 发布日期：2011年 11 月 1 日 修改状态： 编制： 受控号： 实施日期： 审核： 批准： 是任何一个企业都视之为企业经营是否能

步入正确轨道的重要基础之一。特别在原物料成本占据销售成本高于75%的行业里，原物料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购制度可以发挥以下作用：

(1) 奠定稳定的采购管理工作基础； (2) 提高采购管理水平；

(3) 降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

为了规范集团所属公司、各部门原辅料、包装材料、设备、仪器、五金配件、办公用品及生活用品的采购业务，及时提供适质、适量、适价的产品，特制定本制度。

2．适用范围

本程序适用于山东圣光集团下属管理的山东圣光化工公司、山东未来化工公司、山东圣光装饰公司、山东东圣传媒公司及集团所属各部门。凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品、生活用品等采购业务有关询价、议价、采购等作业，均应执行本制度各项规定。

3．组织及职责

3.1集团设立采购管理委员会、价格管理委员会和各公司采购部及相关集团采购部门。 3.2集团采购管理委员会由集团总裁为主任，各公司总经理、集团各部门负责人为成员，必要时可请相关工程、技术人员列席。 3.3集团价格管理委员会。 3.4集团采购管理委员会职责 (1)议定集团物资采购政策和方针。

(2)对集团拟定物资采购控制程序进行审议和批准；

(3)定期组织召开采购管理会议，议定各公司、各部门报送的物资采购计划、价格和数量。 (4) 特殊情况下可根据原物料、设备的采购特点及资金调度情况临时召开采购会议。 (5)协调、解决影响采购实施的重大问题。 3.5价格管理委员会职责

(1)及时收集集团各公司所用原材料、包装材料、工程材料市场信息，包括供应商、价格等。 (2)根据采购管理委员会的要求，对临时或急需的物资及时询价，或组织相关部门进行实地考察，

为采购委员会的决策提供依据。

(3)对各类所需物资信息进行分析，每月末向采购管理委员会提交市场分析报告。 3.6具体采购部门职责 3.6.1各公司采购部职责 (1)；

(2) 提高采购管理水平； (3 4．程序 4.1权限划分

(1)原物料、包装材料、生产及辅助设备、仪器、工程材料的采购计划、价格、策略等均由各公司采购部门提出具体方案和建议。一次性采购金额不低于10万元时，由集团价格管理委员会询价，报请集团采购管理委员会议定，各公司采购部具体采购。 一次性采购金额低于10万元的，由各公司审议并具体采购。

(2)低值易耗品、五金配件、生产性消耗采购，由各公司使用部门提出采购计划申请，各公司采购部负责询价，呈各公司总经理签准，各公司采购部采购。

(3)办公用品、生活用品分别由集团办公室和集团后勤部提出采购计划申请，集团价格管理委员会询价，报集团采购管理委员会议定，分别由集团办公室和集团后勤部采购。

(4)特定仪器、设备的采购须由请购部门负责人或相关技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

5．采购工作基本原则

5.1 集团采购管理委员会是集团在大宗物资采购过程中的最高决策机构。 5.2 集团各公司、各部门负责人是集团采购管理委员会决议的最高执行者。

5.3 集团技术中心质量部门必须对购入的生产用原料、包装材料质量、设备、仪器进行全过程监控。 5.4集团价格管理委员会和采购部门必须坚持多途径、少环节、货比三家、适时、适质、适量、适价的采购原则。

5.5各物资具体采购部门每月对负责采购的物资进行统计，每月末提交采购计划的同时提交物资的库存、耗用情况、应付及外欠货款统计报告。

5.6各公司采购部和集团财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款等资料。

5.7各公司应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。 5.8原物料采购须尽量遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。 6．集团采购管理委员会会议制度

6.1集团采购管理委员会的运行

(1)每月二十五号定期召开集团采购会议

(2) 对采购管理过程中的特殊事项，如原物料市场急剧变化时，经各公司、集团部门负责人提议，应临时召开采购会议。

(3)集团采购管理委员会召开会议时，参会成员若因故无法参加，应授权代理人员参会。 (4)会议主持人为集团采购管理委员会主任，主任因故不能出席会议时应委托其他人员主持。 6.2集团采购管理委员会会议的内容及程序 6.2.1各公司报告内容：

(1) 上次会议决议事项的执行情况； (2) 原物料的库存量、在途量；

(3) 原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施； (4) 月原物料采购计划及资金需求计划； (5) 外欠货款情况；

(6) 采购实施中需协调解决的问题。 6.2.2技术部报告内容：

(1) 本月所购物资（原料、设备、仪器）的质量、技术验收情况； (2) 新采购物资（原料、设备、仪器）的使用情况； (3) 采购技术、质量方面需协调解决的问题。 6.2.3财务部报告内容： (1) 本月资金的使用情况； (2) 现金流； (3) 外欠货款情况。

6.2.4集团价格管理委员会报告内容： 各公司所需大宗物资市场行情及预测。

6.2.5 集团采购管理委员会对各公司报告内容及采购相关的重大事项进行讨论并做出决定。 6.2.6 会议决议事项由集团办公室记录，整理后呈集团采购管理委员会主任核准。 6.2.7集团办公室将核准后的会议纪要分送至其他参会成员。 7．供应商管理办法 7.1 供应商的选定及指导

7.1.1对于大宗或经常使用的原物料，各采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立供应商档案作为日后询议价和供料的参考。

7.1.2为确保货源，采购人员对于大宗和经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

7.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

7.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，据此作为判断是否为采购对象的依据。

7.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要指导，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。 7.2 供应商的管理和分类

7.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交采购部门经理审阅后存档以充实供应商的资料。 3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、 资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D 四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C 类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。 如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。 3.3 供应商的开发

3.3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。

3.3.2 开发原料新供应商时，应取样交给质管部或使用部门进行检验分析，提出检验报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。 3.4 采购资料及档案管理

3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商档案”、“原料及其他物资采购报表(月)”、“采购分析报表(周、月)”、“库存报表(月)”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3.4.2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经采购部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。 第四条 原物料采购管理办法 4.1计划

4.1.1原料采购计划

采购部根据各销售事业部的下个月及下六个月销售计划，生产部据此做出的下个月及下六个月生产计划，编制下个月及下六月的原料采购计划。 4.1.2包装物采购计划

采购部根据生产部生产计划编制采购计划。 4.1.3劳保用品、办公用品采购计划

采购部根据行政部报来的经总经理核准的每月（季）劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4.1.4零配件的采购计划

采购部根据生产设备部报来的零配件月需求量，编制采购计划。 4.2信息收集与分析

4.2.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情月报表”和“原料采购分析报表(月)”供采购中心参考以便确定最佳采购时机。

4.2.2采购部须以电话、传真、电子邮件等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4.2.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4.2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求和标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4.2.5采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购中心讨论、决策，每种原物料的可选择供应商不得少于两家(特殊情况除外).。 4.3 核准

4.3.1采购中心根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4.3.2采购部根据采购中心的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单” 签订采购合同，实施采购作业。

4.3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。 4.4 合同

4.4.1所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交质管部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。

4.4.2如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送中心总经理核准后才可变更，必要时可临时召集采购中心会议讨论决定。

4.4.3采购合同内容由当事人约定，应明确规定以下具体内容，不得含糊其辞：

⑴ 标的；(2) 数量；(3) 质量；(4) 价格；(5) 包装；(6) 交货期限；(7) 验收地点及办法；(8) 交货方式及地点；(9) 付款条件及付款方式；(10) 保险； (11)运输损耗的承担；(12) 违约责任。 4.4.4所有合同经采购部经理签字后，月度计划或预算外的报送中心总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。对于金额在10万元以上的非固定格式合同还必须经公司法律顾问签字后方可签字盖章. 4.5交货期控制

4.5.1合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4.5.2采购部根据原料客户发货情况，提前通知生产部、质管部，以便做好接货和检验准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

4.5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采购成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。

4.5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。 4.6 异常情况处理

4.6.1如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。 4.6.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→总经理核准→采购部询价、比价、采购→质管部或使用部门验收。 4.7 货款结算

4.7.1采购部根据所订原物料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“采购用款计划”报财务中心付款.

4.7.2一批原物料验收完毕并达到质量要求后，采购部及时整理各种单据，填写“付款申请单”一并送财务部做为付款凭证。

4.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、入库单、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、入库单、发票。

4.7.4采购部应在每批原物料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。 4.8 带款提货及预付货款管理

4.8.1在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购中心总经理严格审查批准方能办理。

4.8.2 带款提货必须确保采购资金的安全。

4.8.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报采购中心总经理批准，由财务部授权办理。

4.8.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。 4.8.5必要的原物料预付货款应遵循以下几点：

(1) 必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式； (2) 信用良好的第三方为供应商提供担保；

(3) 必须事先派专人，如派采购、质管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采购中心；

(4) 必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准和在需方所在地的法院管辖范围内履约；

(5) 预付款的额度控制，须由采购中心会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策；

(6) 原物料预付货款支付以后，采购部和财务部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周、或旬将记录提交给采购中心，直至该合同履行完毕； 第五条 本制度经集团总裁签准后自颁布之日起执行，解释权归本集团管理委员会。

第六条 凡与本制度有冲突的政策规定自本制度颁发之日起自行终止，一律以本制度规定为准。

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