电子文件元数据标准
（征求意见稿）
1. 范围
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。
本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。 2. 编制目的
2.1 对文件及相关实体进行标准化描述；
2.2 实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；
2.3 为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；
2.4 为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。 3. 规范性引用文件
下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2659-2000 世界各国和地区名称代码 GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区划代码 GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 9704-1999 国家行政机关代码编制规则
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB/T 4880-1991 语种名称代码
GB/T 4880.2-2000 语种名称代码 第2部分:3字母代码 GB/T 4881-1985 中国语种代码
GB/T 3792.1-1983 文献著录总则 GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法 GB/T 15418-1994 档案分类标引规则 GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码
GB/T 19667 基于XML电子公文格式规范 DA/T12-1994 全宗卷规范 DA/T13-1994 档号编制规则 DA/T18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 DA/T 1-2000 档案工作基本术语
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中办发[1996]14号 中国共产党机关公文处理条例
国发﹝2000﹞23号 关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国档发[1987]4号 关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知 ISO15489 信息与文件—文件管理
ISO23081-1 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则
ISO23081-2 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题 ISO14721 空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型 ISO11179 信息技术--元数据元素的规范与标准化 ISAD（G） 档案著录规则（总则）
W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces) 4. 术语与定义
下列术语和定义适用于本标准。 4.1 通用术语
4.1.1 业务系统Business system
将硬件、软件、信息或服务、政策、程序、人有机地组合在一起，实现对机构业务信息的保存、整理和提供。如：电子政务系统、办公自动化系统等。
4.1.2 电子文件管理系统 Electronic Records Manage System (ERMS)
为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁布政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其它设备、必要工具等。 4.1.3 实体Entity
指过去、现在和将来存在的任何具体或抽象的事物以及它们之间的联系。比如：人、物体、事件、想法、过程等等。 4.1.4 文件实体Record entity
在处理公务或事务过程中，由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。可以是单份文件，也可以是文件的集合。 4.1.5 责任者实体Agent entity
对文件的信息内容负有责任的个人或团体。 4.1.6 业务实体Business entity
指业务过程中对文件进行处理与管理的一系列活动。 4.1.7 关系实体Relationship entity
描述文件、责任者、业务等实体自身、相互关系及这种关系的背景信息实体。
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4.1.8 电子文件元数据Electronic Records Metadata
描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。 4.1.9 元数据集Metadata schema
规定和描述标准元数据集元素以及元素间相互关系的框架。语句集为元数据元素提供正式的结构（句法）和语义（定义）。 4.1.10 元数据结构Metadata structures
元数据集由一系列的元素组成，元素之间的相互关系形成了元数据的结构。元数据结构体现元数据扩展的方法与机制。元数据抽象模型的建立对其元素的扩展与整个元数据方案的规范具有参考作用。
4.1.11 元数据语义Metadata Semantic
元数据的本质是描述对象的各种属性及相关关系等内容，每一个元素的语义明确定义了其含义、内涵与外延。语义定义是一个元数据规范的基本要素，也是元数据应用与元数据互操作的最重要的基础。
4.1.12 元数据句法Metadata syntax
句法的问题即是一个形式化描述的问题，元数据集所有语义与结构及描述的内容以计算机可读或人可读的形式化方法描述出来。从标准、开放、互操作角度，采用标识语言对元数据集进行描述。本标准采用XML语言对元数据集进行描述。 4.1.13 编码体系 Encoding Scheme
编码体系有助于对元素修饰词值的理解。这类体系包括控制词表及正规的符号或解读方式。值的表示采用来自控制词表的标记符号(如分类体系或主题词表的术语)或者具有特定含义，或以一定形式组成的字符串。
4.1.14 信息总体 Information Package
电子文件与其元数据可以分开保存，也可以被封装在一起保存，后者称为电子文件信息总体。封装是指创建的一个由电子文件及其元数据组成的自我包含的实体。
信息总体便于对电子文件的独立理解，支持并长期保证电子文件的真实性、可靠性和完整性，同时提供电子文件与其形成背景之间的可靠而有意义的逻辑联系。
电子文件封装入信息总体，该文件可以存在于任何存储或操作环境中，因其包含了嵌入其中的有关开始和过程的所有细节，包括那些用于存取、传递和表述文件的细节。信息总体需要将元数据捕获的多个点包含进文件，因为文件的处理历史像其最初的捕获元数据一样至关重要。
本标准采用ISO14721《信息技术--元数据元素的规范与标准化》定义的封装技术，定义了信息总体的封装格式，包含维护真实性的技术机制。
信息总体封装格式(Encapsulating Format for Information Package - EIP)见附录B。. 4.1.15 信息总体固化 Fixity of Information Package
电子文件元数据与其文件一样，需要受真实性规则、规范或标准的控制，以保证电子文件具有可信性，这种控制称为元数据固化。本标准采用数字签名技术来进行信息总体的固化。
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4.2 数据模型概念 4.2.1 属性Attribute
物体或实体的特征。 4.2.2 类别Class：
对具有相同属性,操作,方法,关系和语义的对象集的描述。
4.2.3 概念数据模型/概念模型Conceptual data model/conceptual model
通过数据模型对现实世界进行抽象地表达。 5. 总则
电子文件形成、捕获、登记、分类、存储和保管、利用、跟踪、处置、传输、归档移交及长期保存等过程中都需记录在元数据中,并应保持连续、一致，以确保电子文件的真实性、完整性与有效性。为实现电子文件全过程管理与监控，电子文件及其元数据与结构稳定、定义良好的元数据标准相一致，特制定本标准。
本标准的制定遵循国际文件管理的系列标准规范: 按ISO15489《信息与文件—文件管理》规定的文件管理过程要求定义电子文件管理元数据，采用ISO/TS 23081《信息与文献—文件管理流程—文件元数据》定义的电子文件管理元数据概念模型、实体及关系模型；采用ISO14721《空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型》定义的信息包（SIP、AIP及DIP）数据模型，实现电子文件内容、背景、结构信息的封装，以确保在分散与集中管理过程中电子文件的真实性、完整性、有效性，确保电子文件在不同应用系统间的安全传输；采用ISO14721定义的数字信息长期保存模型，实现电子文件的长期保存与利用。
本标准支持元数据值的再利用、元数据元素的互操作及可扩展性和模块化。
元数据来源于机构文件处理方案、主题词表或关键词表、编码方案、电子政务系统、办公自动化系统、电子文件管理系统、档案管理系统、E-mail系统、网站。
6. 元数据概念模型
文件管理业务系统的各个流程，需要通过元数据实现对文件或档案的管理。元数据最主要的用途之一是用来描述业务系统中实体。关键实体如下：
文件实体：文件本身，不管是单份文件还是文件集合体； 责任者实体：业务环境中的人或组织结构； 业务实体：业务办理。
根据元数据类型，可将元数据分为下列几类：关于文件自身的元数据、关于责任者的元数据、关于业务工作或过程的元数据、关于业务规章制度、政策以及法规的元数据、关于文件管理过程的元数据。
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政策法规 控制 业务 赋予职责 执行 整合于 文件管理业务 被记录于 说明职责 执行情况 况 执行 人 （责任者） 创建 被利用 记录、管理、使用 文件 图1 主要实体及其相互关系
电子文件元数据模型的建立是以文件连续体理论为基础的。文件实体、责任者实体和业务活动实体，是用元数据帮助确保文件真实性、完整性和有效性，实施档案化管理必须充分关注的要素。
文件作为交流、传递、贮存、利用信息的工具，其生成、处理、运转必然与文件责任者处理某项事务相关。对该事务的办理，形成文件的业务活动，构成了文件的来源。这种业务活动构成．．了文件的背景。
责任者作为文件的形成和处理者，为业务活动或事务处理活动的实施者。作为业务活动的主体，责任者与业务活动的推进息息相关，人们的业务活动自身也是划分为一定层次并且与相关文件群体（文件集合）的层次相对应。从微观到宏观区分为以下层次：1）事务处理：即处理每一件具体事务的业务活动，在这种业务活动中形成的文件一般情况下可以构成一个文件组合（案卷）。2）业务活动：即处理某种类型事务而进行的职能活动，有可能是由某个机构的一个职能部门进行；也可能该职能活动属于某个相对独立的业务活动项目，是其中的一个子项目。在这种职能活动中形成的文件，往往构成全宗内的一个类别（系列）。3）业务职能:即具有相对独立性的业务活动过程。其中以主体为核心的，是由一个立档单位进行的全部业务活动，在该项业务活动中形成的全部文件往往构成一个主体全宗；以客体为核心的相对独立而又具有相当规模的业务活动，则是围绕着该客体而跨立档单位进行的，所形成的文件一般情况下可以构成一个客体全宗。
人们进行的业务活动，同时也决定了文件所拥有的和将要拥有的各种有机联系。除了在处理同一项业务活动过程中形成的所有文件相互之间的联系以外，还有：业务活动与文件的联系；业．．．．．．务活动承担者（即文件形成者和处理者）与文件的联系。它们是与文件的形成产生过程同步共生的。因此，（由业务活动承担者进行的）“业务活动”所诱发形成的“与文件有关的各种有机联系”是文件来源信息的重要组成部分，因而也是文件背景信息的重要组成部分。
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7. 电子文件元数据集（Metadata schema） 7.1 电子文件元数据元素简表 7.1.1 文件实体（Record Entity）
1.1 文件层级（Record Category） 1.2文件标识（Record Identifier） 1.3 文件题名（Record Title）
1.4文件分类（Record Classification） 1.5 文件主题（Record Subject） 1.6文件摘要（Record Abstract） 1.7文件日期（Record Date）
1.8文件语种（Record Language Type） 1.9文件种类（Record Form）
1.10文件覆盖范围（Record Coverage）
1.11文件技术环境(Record Technical Environment.) 1.12文件位置（Record Location） 1.13文件权限 (Record Rights)
1.14文件处置（Record Disposal）
1.15文件管理历史（Record Management History） 7.1.2 责任者实体（Agent Entity）
2.1责任者层级(Agent Category)
2.2责任者标识（Agent Identifier） 2.3责任者描述（Agent Description） 2.4责任者权限（Agent Rights）
2.5责任者行为历史（Agent Activity History） 7.1.3 业务实体（Function Entity）
3.1业务层级（Function Category） 3.2 业务标识（Function Identifier）
3.3 业务法规依据（Function Mandate） 3.4业务描述（Function Description） 3.5业务权限（Function Rights）
3.6业务处理过程（Function Event Identifier） 7.1.4 关系实体（Relation Entity）
4.1关系实体标识(Relation Entity Identifier)
4.2关系实体类型(Relation Entity Classification) 4.3相关实体标识(Identifier Of The Related Entity) 4.4相关实体类型(Type Of The Related Entity) 4.5关系定义(Relationship Definition) 4.6关系时间(Relationship Time)
7.1.5 长期保存实体（Preservation Entity）
5.1签名信息（Signature Info）
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5.2锁定签名信息(Lock Signature Info) 5.3编码（Encoding） 7.2 电子文件元数据总体框架表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 元素集 元素 1.1文件层级 1.2文件标识 1.3文件题名 1.4文件分类 1.5文件主题 1.6文件摘要 1.7文件日期 元素标识 RecordCategory RecordIdentifier 限定元素 限定元素标识 RecordTitle RecordClassification RecordSubject RecordAbstract RecordDate RecordLanguageType RecordForm RecordCoverage 1.2.1文件标识码 1.2.2文件编号 1.3.1正题名 1.3.2并列题名 1.3.3副题名 1.3.4缩略题名 1.4.1职能分类 1.4.2主题分类 1.5.1主题词或关键词 1.5.2次关键词 1.5.3第三关键词 1.7.1创建日期 1.7.2登记日期 1.7.3传输日期 1.10.1覆盖时间 1.10.2覆盖区域 1.11.1媒体格式 1.11.2数据格式 1.11.3载体类型 1.11.4扩展名 1.11.5原始创建环境 1.11.6载体到期时间 1.12.1当前位置 1.12.2存储位置 1.12.3存储日期 1.12.4存储说明 1.13.1访问控制 1.13.2使用条件 1.13.3安全等级 RecordIdentifier RecordNumber RecordTitle AlternativeTitle AnnotationTitle AbbreviatedTitle FunctionClassification SubjectClassification Subject/Keyword SecondLevelKeyword ThirdLevelkeyword CreationDate RegistrationDate TransferingDate CoveragePeriod CoverageArea MediaFormat DataFormat MediumType Extent OriginalCreatingEnvironment MediumDueDate CurrentLocation StoreLocation LocationDate StoreStatement RecordAccess RecordUseCondition RecordSecurityClassification RecordAccessCaveat RecordAccessStatement RecordAccessDate RecordDueDate DisposalAuthorisation DisposalSentence DisposalStatus DisposalDate DisposalStatement 1.8文件语种 1.9文件种类 1.10文件覆1文件实体 盖范围 Record Entity 1.11文件技术环境 RecordTechnical Environment. 1.12文件位置 RecordLocation 1.13文件权限 RecordRights 1.13.4存取警告 1.13.5存取说明 1.13.6存取时间 1.13.7到期时间 1.14.1处置授权 1.14.2处置内容 1.14.3处置状态 1.14.4处置日期 1.14.5处置说明 1.14文件处置 RecordDisposal 7
43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 3 业务实体 Function Entity 2责任者实体 Agent Entity 1.15文件管理历史 2.1责任者层级 2.2责任者标识 RecordMangementHistory AgentCategory AgentIdentifier 1.15.1事件标识 1.15.2事件类型 1.15.3事件描述 1.15.4事件实施日期 2.2.1责任者标识码 2.2.2责任者数字签名 2.3.1责任者名称 2.3.2责任者简称 2.3.3责任者职责范围 2.3.4责任者办公地址 2.3.5责任者联系地址 2.3.6责任者建立日期 2.3.7责任者撤销日期 2.3.8责任者行为日期 2.4.1责任者存取安全等级 2.4.2责任者存取警告 EventIdentifier EventHistoryType EventHistoryDefinition EventHistoryDate AgentIdentifier DigitalSignature AgentTitle AbbreviatedName AgentDomain AgentBusinessAddress AgentContactAddress AgentCommencementDate AgentCessationDate AgentOperationalPeriodDate AgentAccessSecurityClassification AgentCaveat RecordkeepingPermissions AgentAccessStatement AgentDeterminationDate AgentReviewDueDate AgentActivityIdentifier AgentActivityType AgentActivityDefinition AgentActivityDate FunctionIdentifier 2.3责任者描述 AgentDescription 2.4责任者权限 2.4.3文件保管许可 AgentRights 2.4.4责任者存取说明 2.4.5责任者存取生效日期 2.4.6责任者存取到期日期 2.5.1责任者行为标识 2.5.2责任者行为类型 2.5.3责任者行为定义 2.5.4责任者行为日期 3.2业务标识码 3.3.1业务法规类型 3.3.2业务法规题名 3.3.3业务法规标识 2.5责任者行为历史 3.1业务层级 3.2业务标识 3.3业务法规依据 AgentActivityHistory FunctionCategory FunctionIdentifier FunctionMandate 3.4业务描述 FunctionDescription 3.5业务权限 FunctionRights FunctionMandateType FunctionMandateTitle FunctionMandateIdentifier FunctionMandateDescri3.3.4业务法规描述 ption 3.3.5业务法规有效日期 FunctionMandateValidDate 3.3.6业务法规赋予权限 FunctionMandateJurisdiction FunctionActivityArea 3.4.1业务范围 FunctionTitle 3.4.2业务名称 FunctionStatement 3.4.3业务说明 FunctionExecutiveDate 3.4.4业务执行日期 FunctionCompletedDate 3.4.5业务完成日期 FunctionInvalidDate 3.4.6业务失效时间 3.5.1业务存取安全等级 FunctionAccessSecurityClassification FunctionCaveat 3.5.2业务存取警告 FunctionUseCondition 3.5.3业务使用条件 FunctionAccessStateme3.5.4业务存取说明 nt 8
86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112
5.1签名信息 SignatureInfo 3.6业务处理过程 FunctionHistory 4.1关系实体标识 4.2关系实体类型 4.3相关实4关系实体 体标识 Relation 4.4相关实Entity 体类型 4.5关系定义 4.6关系时间 RelationEntityIdentifier RelationEntityClassification IdentifierOfTheRelatedEntity TpyeOfTheRelatedEntity RelationshipDefinition RelationshipTime 3.5.5业务存取生效日期 FunctionDeterminationDate 3.5.6业务存取到期日期 FunctionReviewDueDate FunctionEventIdentifier 3.6.1业务处理标识 FunctionEventType 3.6.2业务处理类型 FunctionEventDefinition 3.6.3业务处理定义 FunctionEventDate 3.6.4业务处理日期 5.1.1签名格式描述 5保存 实体Preservation Entity 5.2锁定签名信息 LockSignatureInfo 5.3编码 Encoding SignatureFormatDescription SignatureAlgorithm 5.1.2签名算法 SignatureDate 5.1.3签名日期 Signer 5.1.4签名者 Signature 5.1.5签名 SignatureBlock 5.1.6证书链 5.2.1锁定签名格式描述 LockSignatureFormatDescription LockSignatureAlgorithm 5.2.2锁定签名算法 LockSignatureDate 5.2.3锁定签名日期 LockSigner 5.2.4锁定签名者 LockSignature 5.2.5锁定签名 LockSignatureBlock 5.2.6锁定证书链 RenderingText 5.3.1编码文件格式 RenderingKeyWord 5.3.2当前编码关键词 RecordEncoding 5.3.3文件编码 7.3 电子文件元数据模块元素及应用层次对应表 7.3.1 文件实体（Record Entity）
模块名称 文件实体层级 文件标识 元素组成 1.1文件层级（Record Category） 1.2 文件标识（Record Identifier） 1.2.1文件标识（Record Identifier） 1.2.2文件编号（Record Number） 1.3文件题名（Record Title） 1.3.1正题名（Record Title） 1.3.2 并列题名（Alternative Title） 文件描述 应用层次 文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗，全宗群 文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗 同上 文件 文件，文件组合(案卷)，类别（系列），全宗 9
文件权限 1.3.3副题名（Annotation Title） 1.3.4缩略题名（Abbreviated Title） 1.4文件分类（Record Classification） 1.4.1职能分类（Function Classification） 1.4.2主题分类（Subject Classification） 1.5 文件主题（Record Subject） 1.5.1主题词或关键词(Subject or Keyword) 1.5.2次关键词(Second Level Keyword) 1.5.3第三关键词(Third Level keyword) 1.6文件摘要（Record Abstract） 1.7文件日期（Record Date） 1.7.1创建日期(CreationDate) 1.7.2登记日期(RegistrationDate) 1.7.3传输日期(TransferingDate) 1.8文件语种（Record Language Type） 1.9文件种类（Record Form） 1.10文件覆盖范围（Record Coverage） 1.10.1覆盖时间(CoveragePeriod) 1.10.2覆盖区域(CoverageArea) 1.11文件技术环境（Record Technical Environment） 1.11.1 媒体格式（Media Format） 1.11.2 数据格式（Data Format） 1.11.3 载体类型（Medium Type） 1.11.4 扩展名(Extent) 1.11.5原始创建环境(Original Creating Environment） 1.11.6 载体到期日期（Medium Due Date） 1.12文件位置（Record Location） 1.12.1 当前位置（Current Location） 1.12.2存储位置（Store Location） 1.12.3存储日期（Location Date） 1.14.3 存储说明（Store Statement） 1.13文件权限（Record Rights） 1.13.1访问控制（Record Access） 1.13.2使用条件（Record Use Conditions） 1.13.3安全等级（Record Security Classification） 1.13.4存取警告（Record Access Caveat） 1.13.5存取说明（Record Access Statement） 1.13.6存取时间（Record Access Date） 文件, 文件组合(案卷) 文件，文件组合(案卷) 文件，文件组合(案卷)，类别，全宗 文件，文件组合 (案卷)，类别，全宗 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件，文件组合(案卷)，类别，全宗 同上 同上 同上 同上 文件， 文件组合(案卷)，类别，全宗 10
文件处置 文件管理历史 1.13.7到期时间（Record Due Date） 参见文件权限结构型数据定义 1.14 文件处置（Record Disposal） 文件， 文件组合(案卷) 1.14.1处置状态（Preservation Term） 参见处置结构型数据定义 1.15文件管理历史（Record Management History） 文件，文件组合（案卷） 1.15.1 事件标识（Event Identifier） 参见文件管理历史结构型数据定义 7.3.2 责任者实体（Agent Entity）
模块名称 责任者层级 责任者标识 元素组成 2.1责任者层级(Agent Category) 2.2 责任者标识（Agent Identifier） 2.2.1责任者标识码（Agent Identifier） 2.2.2责任者数字签名(Agent Digital Signature) 应用层次 个人，工作组，机构，组织 个人，工作组，机构，组织 责任者描述 2.3责任者描述(Agent Description） 2.3.1责任者名称（Agent Title） 参见责任者描述结构型数据定义 个人，工作组，机构，组织 个人，工作组，机构，组织 个人，工作组，机构，组织 责任者权限 2.4 责任者权限（Agent Rights） 2.4.1责任者存取安全等级（Agent Access Security Classification） 参见责任者权限结构型数据定义 责任者行为历史 2.5责任者行为历史（Agent Activity History） 2.5.1 责任者行为标识（Agent Activity Identifier）参见责任者行为历史结构型数据定义 7.3.3 业务实体（Function Entity）
个人，工作组，机构，组织 模块名称 业务层级 业务标识 法规依据 元素组成 3.1业务层级（Function Category） 3.2业务标识码（Function Identifier） 3.3 业务法规依据（Function Mandate） 3.3.1法规类型(Function Mandate Type) 参见业务法规依据结构型数据定义 应用层次 事务、活动、职能、外部职能 事务、活动、职能、外部职能 事务、活动、职能、外部职能 业务描述 3.4.1业务范围(Function Activity Area) 3.4.2业务名称（Function Title） 参见业务描述结构型数据定义 事务、活动、职能、外部职能 业务权限 3.5业务权限（Function Rights） 3.5.1业务存取安全等级（Function Access 事务、活动、职能、外部职能 11
Security Classification） 参见业务权限结构型数据定义 业务处理过程 3.6 业务处理过程（Function History） 3.6.1 业务处理（Function Event Identifier） 参见业务处理过程结构型数据定义 7.3.4 关系实体（Relation Entity）
事务、活动、职能、外部职能 模块名称 关系描述 元素组成 4.1关系实体标识(Relation Entity Identifier) 参见关系描述结构型数据定义 应用层次 7.3.5 长期保存实体（Preservation Entity）
模块名称 签名信息 元素组成 5.1 签名信息（Signature Info） 5.2锁定签名信息(Lock Signature Info) 编码 5.3 编码（Encoding） 8. 电子文件元数据元素定义方法
本标准对元数据的定义采用国际标准ISO11179-3：2003《信息技术--元数据元素的规范 与标准化》和国际上元数据开发应用的最佳实践来完成。元数据元素的语义构成采用11个属 性来描述： 元素名称 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 默认值 使用条件 来源 注释
元素描述 对元素概念与内涵的说明 表明元素的作用 说明元素必选、可选、条件必选 说明元素是否可以重复出现 元素取值的允许范围，有可能从编码体系中获取 元素适用范围 对现有的元素语义进行细化或者限定 一般情况下元素的取值 使用该元素需满足的条件 元素取值信息来源 对元素的补充说明 12
9. 电子文件元数据元素定义及描述 9.1 文件实体Record Entity
在处理公务或事务过程中，由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。 可以是单份文件，例如Word文档、电子表格、Web页面、图像、视频、E-mal；也可以是一组文件的集合，例如文件组合(案卷)、类别(系列)、全宗、全宗群体。 便于识别文件 便于了解文件的基本状况、管理过程 便于信息发现 便于利用时给予限制。 必选 不可重复 文件实体 限定元素名称 1.1文件层级 1.2文件标识 1.3文件题名 1.4文件分类 1.5文件主题 1.6文件摘要 限定元素 1.7文件日期 1.8文件语种 1.9文件种类 1.10文件覆盖范围 1.11文件技术环境 1.12文件存储位置 1.13文件权限 1.14文件处置 1.15文件管理历史 默认值 来源 注释
类型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 日期型 枚举型 枚举型 字符型 结构型 结构型 结构型 结构型 结构型 必备性 必选 必选 必选 可选 必选 可选 必选 可选 可选 可选 必选 必选 必选 必选 必选 可重复性 不可重复 不可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 不可重复 可重复 可重复 不可重复 可重复 可重复 可重复 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 单个文件实体的基本信息 文件实体信息可来源于文件运动的各个阶段，大部分信息来源文件形成系统。 文件实体编号、文件实体稿本、文件实体格式对单份文件起作用，对于文件集合（如案卷、类别、全宗）不起作用。 13
9.1.1 文件层级Record Category 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 文件或文件集合的种类和级别。 1．对文件进行分类； 2．帮助理解所描述的文件种类； 3．便于利用给予限制在文件某一特定集合层面。 必选 不可重复 文件分类表 适用于文件实体各层级 文件、文件组合（案卷） 无 文件层级可从文件分类表中选择。文件层级包括： ➢ 单份文件：例如，一份文件、一份附件、一张照片、一封邮件； ➢ 成组文件和文件组合：如文件组合（案卷）、类别（系列）、全宗； ➢ 整个文件系统。 文件层级的选用，取决于组织机构的需求。文件系统应该设计成具有在任何层级上捕获元数据的功能，以便于与组织机构的需求相适应。 来源 注释
9.1.2 文件标识Record Identifier 定义 用途 在特定范围内给予文件的明确、唯一的标识。 标识一份文件或文件集合； 确保文件可查找； 方便文件的使用； 为文件提供一个标识； 与其它相关的元素和实体建立链接。 必选 不可重复 参照相关标准规范；系统生成。 适用于文件实体各种类型 限定元素名称 取值范围 文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。 必备性 必选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 1.2.1文件标识码 1.2.2文件编号 默认值 无 14
使用条件 来源 无 文件实体创建时由系统自动生成。 如果文件实体用以描述单份文件，则著录文件标识号，如文件ID号、电子文档号、档号等。档号根据不同文件类别及整理方法有不同的编制规则，如科技档案号为：（全宗号－类别（系列）号－案卷号－件号）；文书档案号为：（全宗号—年度—保管期限—件号）。如果文件实体用以描述文件组合（案卷），则著录文件案卷号及所属类别（系列）号、全宗号；如果文件实体用以描述系列，则著录系列号及所属全宗号；如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗号。 描述单份文件或文件集合的代码，在系统中都应具有唯一性。 著录细则 注释
9.1.3 文件题名Record Title 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 由创建者给予文件实体的正式公开名称，一般可以表达文件中心内容和形式特征，包括正题名、副题名、并列题名及（或）缩略题名。 帮助识别和区别文件 方便检索或获取文件 必选 可重复 给文件加注标题，或从关键词获取 当地机构特定系统/机构特定辞典 适用于文件实体各种类型 限定元素名称 1.3.1正题名 1.3.2并列题名 1.3.3副题名 1.3.4缩略题名 默认值 使用条件 来源 无 若使用关键词或机构特定辞典，标注题名时可获得自动提示。 主要由创建者或处理人员定义，可从其它题名中获取。 如果文件实体用以描述单个文件，则著录为文件题名； 如果文件实体用以描述文件组合（案卷），则著录文件组合（案卷）名称； 著录细则 如果文件实体用以描述类别（系列），则著录类别（系列）名称； 如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗名称 注释 一般在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录；也有部分在档案管理过程中得到著录。 取值范围 关键词或自然描述语言 机构特定辞典 关键词或自然描述语言 机构特定辞典 关键词或自然描述语言 机构特定辞典 关键词或自然描述语言 机构特定辞典 必备性 必选 可重复性 可重复 限定元素 可选 可重复 可选 可选 可重复 可重复 15
9.1.4 文件分类Record Classification 定义 依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则按照类目对业务活动或文件进行的系统标识和整理。 关联文件与业务功能 对文件进行业务分类 方便判断 便于用户权限分配，确保存取控制安全 为业务实施提供依据。 必选 可重复 机构或行业文件/档案实体分类方案，如高等院校档案实体分类方案、XX局档案分类方案。 适用于文件实体各种类型 限定元素名称 1.4.1职能分类 1.4.2主题分类 默认值 使用条件 来源 注释
9.1.5 文件主题Record Subject 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 用以表达文件主题内容的规范化词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达文件主题并具有检索意思的词或词组。 简略概括文件内容主题并便于检索利用； 便于按主题进行文件组合。 必选 可重复 主题词编码表或自由文本。如：《公文主题词表》、《档案主题词表》、《中国档案分类表》 仅限于文件和文件组合（案卷）主题词的描述，描述系列和全宗时不可选。 限定元素名称 限定元素 1.5.1主题词或关键词 取值范围 主题词编码表或自由文本 必备性 必选 可重复性 可重复 无 无 可从相关标准规范获取。 取值范围 参照相关标准规范 参照相关标准规范 必备性 必选 可选 可重复性 可重复 可重复 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 16
1.5.2次关键词 默认值 使用条件 来源 著录细则 1.5.3第三关键词 无 无 主题词编码表或自由文本 主题词编码表或自由文本 可选 可重复 可选 可重复 在创建或处理文件实体时产生。 由文件创建者或处理人员手工著录，或根据主题词表选择著录。 主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表（CCS）、中国档案分类表（CAC）。如果选择编码体系中的主题词或分类号，则必须在属性中标明编码体系名称。 关键词则是没有经过规范的词或词组。 注释
9.1.6 文件摘要Record Abstract 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 对文件或文件组合内容的摘录、解释、附录及说明，能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。 便于对文件的了解、检索和利用。 可选 可重复 适用于文件实体的所有类型 无 无 在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录。 需要文件创建者或处理人员手工著录。 如果文件用以描述单个文件，则著录为文件提要； 著录细则 如果文件用以描述文件组合（案卷），则著录案卷描述信息； 如果文件用以描述类别（系列），则著录类别（系列）说明； 如果文件用以描述全宗，则著录全宗指南； 注释
9.1.7 文件日期Record Date 定义 用途 文件生命周期某一事件相关的时间。 提供对创立、登记和处理行为的系统确认。 提供文件真实性的证明。 限制或帮助对文件的获取。 扼要介绍文件内容要点，指出文件的价值、特点、可靠程度等。要求评述中肯、文字简洁，不是文件题名的简单重复。 17
提供对文件适当和可靠的管理。 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 默认值 必选 可重复 ISO 8601 适用于文件实体所有类型。 限定元素名称 1.7.1创建日期 1.7.2登记日期 1.7.3传输日期 取值范围 ISO 8601 ISO 8601 ISO 8601 必备性 必选 必选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 可重复 使用条件 来源 注释
创建日期：文件创建时系统日期/时间 登记日期：文件登记时系统日期/时间 当文件实体为文件时，属性Type的值可以为创建日期、登记日期、传输日期、归档日期； 当文件实体为案卷时，属性Type的值可以为创建日期、归档日期； 当文件实体为系列或全宗时，属性Type的值只为创建日期。 来源于文件实体创建、登记、传输与归档过程。多数情况下，文件时间元数据是由系统生成。 9.1.8 文件语种Record LanguageType 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.1.9 文件种类Record Form 定义 具有不同特征和表现形式的文件类别。 便于搜索和获取某一特定文件 加强管理策略 便于理解或阐述文件 提供关于文件的用途和背景的附加信息。 表达文件内容的语言种类。 便于查询和检索； 缩小检索范围； 便于机构使用国外原始资料。 可选 可重复 语种编码规则[ISO639-2，RFC3066，RFC1766] 文件以及某些语种一致的案卷，可利用此元素。 中文CHI 无 需要在文书处理过程中由文件创建者或处理人员手工著录。 无 用途 18
必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
可选 不可重复 文件：【如通知、决定、命令、函、请示、报告、合同、报表、帐册、会计凭证等】 全宗：【主体全宗，客体全宗】 适用于文件、全宗 无 无 在文件生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录 机构可根据业务要求而添加赋值。 文种在机构中的使用常以模板的形式出现。 9.1.10 文件覆盖范围 Record Coverage 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 文件内容所涉及的空间与时间范围。 提供背景信息，便于检索。 可选 可重复 覆盖区域：依据国家相关标准规范 覆盖时间：ISO8601 适用于文件实体的所有类型 限定元素名称 限定元素 1.10.1覆盖时间 1.10.2覆盖区域 默认值 使用条件 来源 无 无 在文件实体生成时由处理人员著录，或由档案管理人员著录 1、如果文件实体为文件时，覆盖时间著录文件内容所涉及到的时间范围；覆盖区域著录文件内容所涉及到的地理范围； 2、如果文件实体为案卷时，覆盖时间著录案卷的起始时间范围；覆盖区域著录案卷所所涉及的地理范围； 著录细则 3、如果文件实体为系列时，覆盖时间著录系列的起始时间范围；覆盖区域著录系列所所涉及的地理范围； 4、如果文件实体为全宗时，覆盖时间著录全宗的起始时间范围；覆盖区域著录全宗所所涉及到地理范围； 注释
建议采用由Dublin core定义的时期和地理名称辞典编码体系。 取值范围 ISO8601 国家相关标准规范 必备性 可选 可选 可重复性 可重复 可重复 19
9.1.11 文件技术环境 Record Technical Environment 定义 文件或者文件集合的载体、数据格式、扩展名以及物理形态。 有助于文件长期管理； 提供文件格式、存储介质、物理大小、存储空间信息； 便于查询与检索； 有助于对特殊格式的文件提出的技术管理要求。 必选 不可重复 依据国家相关标准规范 适用于文件。 限定元素名称 1.12.1媒体格式 1.12.2数据格式 限定元素 1.12.3载体类型 1.12.4扩展名 1.12.5原始创建环境 1.12.6载体到期时间 默认值 使用条件 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 取值范围 依据国家相关标准规范 依据国家相关标准规范 依据国家相关标准规范 ISO 8601 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 当文件格式转换或文件迁移到新的存储介质时，限定元素应更新。原来的数据在文件管理历史记录。 来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。 来源 文件格式应由计算机系统在文件生成时自动生成。 扩展名表示文件的格式。如DBF格式：. dbf ； Excel格式：. xls ； xml格式： . xml 注释
9.1.12 文件位置Record Location 定义 用途 必备性 文件或文件集合的物理或虚拟位置。 便于查询与检索； 便于利用文件； 授权行政部门记录文件实体存储位置； 有助于机构确定文件存储于适当位置。 必选 20
可重复性 取值范围 适用性 不可重复 适用于文件实体所有层级 限定元素名称 1.13.1当前位置 1.13.2存储位置 1.13.3存储日期 1.13.4存储说明 取值范围 机构/授权定义方案 保管机构/授权定义方案 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可重复性 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 限定元素 默认值 使用条件 当前存储位置 来源于形成机构、档案管理部门的应用系统。 对于文件实体：用户自定义 对于电子文件： ➢ 在线：文件路径 ➢ 离线：物理位置 1、如果文件实体用以描述文件，则著录为文件的存储位置； 2、如果文件实体用以描述案卷，则著录案卷的存储位置； 3、如果文件实体用以描述系列，则著录系列的存储位置； 来源 著录细则 4、如果文件实体用以描述全宗，则著录全宗的存储位置； 5、当位置类型为当前位置时，按机构/授权定义方案著录存储位置、存储说明和存储日期。当位置类型为存储位置时，按保管机构/授权定义方案著录存储位置、存储说明和存储日期。 注释
无 9.1.13 文件权限Record Rights 定义 有关文件资源本身所拥有的或被赋予的权利信息。 管理或限制文件存取； 正确识别和管理文件存取安全； 严格管理用户文件存取； 防止文件未经授权存取。 必选 可重复 相关标准规范 访问权方案 安全等级方案 告诫方案 适用于文件实体所有层级 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 21
限定元素名称 1.11.1访问权限 1.11.2使用条件 限定元素 1.11.3安全等级 1.11.4存取警告 1.11.5存取说明 1.11.6存取时间 1.11.7到期时间 默认值 无 取值范围 访问权方案 访问权方案 安全等级方案 告诫方案 访问权方案 ISO 8601 ISO 8601 必备性 必选 可选 必选 可选 可选 必选 可选 可重复性 不可重复 可重复 不可重复 不可重复 可重复 可重复 可重复 使用条件 来源 注释
访问权决定文件和文件集合的存取。文件集合中单份文件的最高访问权限决定文件集合的访问权。 安全级别描述文件的访问的级别。 告诫限制未授权的文件获取。 使用条件应描述文件有效利用的条件。 访问说明描述访问制度的制定依据，或说明未经授权使用文件的惩罚。 访问权生效时间记录某一特定存取权制度施行的日期。 到期日期记录存取权发生变化的日期，对到期解密的文件自动标识安全级别。 文件访问存取元素可通过文件种类中获取，也可从较低层级的集合体中获取。 此元素的内容反映了文件存取安全等级、存取警告、使用条件等当前状况。更改前的安全等级、存取警告、使用条件应在文件管理历史元素记录。 9.1.14 文件处置Record Disposal 定义 文件控制或授权鉴定处置的政策和条件的信息。 关于当前鉴定处置文件的权力机构和行为的信息。 便于文件的处置或保管； 提供处置活动的证据； 提供处置政策的依据； 便于对于特殊处置类型或保管期限的文件进行查询与检索。 必选 可重复 相关标准规范 档案分类方案、保管期限表、文件密级表 ISO8601日期/时间值 适用于文件和文件组合（案卷）。 限定元素名称 限定元素 1.14.1处置授权 1.14.2处置内容 1.14.3处置状态 1.14.4处置日期 取值范围 相关标准规范 相关标准规范 相关标准规范 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可重复性 可重复 可重复 不可重复 不可重复 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 22
1.14.5处置说明 默认值 使用条件 来源 著录细则 注释
无 相关标准规范 必选 不可重复 只有相应授权人员有权对文件进行处置。 处置计划在文件归档后由系统自动生成。日期/时间值参照ISO8601 当文件实体为文件时，处置内容为著录文件的保管期限、密级和处置计划； 当文件实体为案卷时，处置内容为著录案卷的保管期限、密级和处置计划。 9.1.15 文件管理历史Record Management History
记录和描述文件或文件集合的存储、检索、处置、保护、恢复、销毁、控制等与文件实体管理相关的过去、目前、未来的活动记录（全宗范围及沿革）。 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 提供文件管理和控制活动的一组记录。 提供文件活动和文件管理人员操作的事实依据。 提供文件管理活动可视及可审计的记录。 必选 可重复 适用于文件实体所有层级。 限定元素名称 限定元素 1.15.1事件标识 1.15.2事件类型 1.15.3事件描述 1.15.4事件实施日期 ISO 8601 取值范围 必备性 必选 必选 必选 必选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 定义 默认值 使用条件 管理实施日期——系统的当前日期 文件管理历史元数据可从系统审计记录中自动被捕获，包括管理标识，实施日期和责任者。 文件管理事件主要指文件或文件组合的归档、存储、编目、编研、检索、利用、处置、保护、恢复、销毁和控制等；伴随着文件管理活动而逐渐累积，并非在文件形成时产生。 来源 注释
23
9.2 责任者实体 Agent Entity
定义 标识文件及业务活动所属责任者的基本信息，这里的责任者涵义包含个人、工作组、机构和组织等。 对机构进行分类 便于了解机构 在某一特定集合面对利用给予限制 识别外部授权者 必选 可重复 组织、机构、工作组或个体分类方案 外部机构分类方案 适用于责任者实体的所有类型 限定元素名称 2.1责任者层级 2.2责任者标识 2.3责任者描述 2.4责任者权限 2.5责任者行为历史 形成机构的基本信息 机构信息可来源于文件运动的各个阶段 责任者访问控制元素不能独立存在，它只对机构实体集合起作用，不建议在XML文档中出现。 取值范围 必备性 必选 必选 必选 必选 必选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 利用条件 默认值 来源 著录细则 注释
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9.2.1 责任者层级Agent Category
定义 责任者业务活动或职能类型。 对责任者进行分类 便于了解责任者 便于限制对特殊层级的查询利用 识别外部责任者 必选 可重复 相关标准规范 适用于责任者所有层级 无 责任者层级的选用，取决于责任者的需求。著录所著录单位的级别。 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.2.2 责任者标识Agent Identifier
定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 在特定范围内给予文件责任者的明确、唯一标识。 责任者的唯一识别 提供责任者描述信息 提供与责任者描述信息的连接 必选 可重复 此元素一般不独立使用，应和责任者实体的其他元素一起使用。 适用于所有层级。 限定元素名称 限定元素 2.2.1责任者标识码 2.2.2责任者数字签名 机构标识应在系统增加机构时自动生成。责任者标识、数字签名可能来源于其他系统。 取值范围 必备性 必选 可选 可重复性 不可重复 不可重复 默认值 使用条件 来源 注释
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9.2.3 责任者描述Agent Description
定义 对文件责任者基本情况描述。 支持识别和区分不同的责任者； 提供责任者特定日期； 通过具体日期增加可靠性和依据价值； 便于责任者相关信息的查询与利用。 必选 可重复 适用于所有层级 限定元素名称 2.3.1责任者名称 2.3.2责任者简称 限定元素 2.3.3责任者职责范围 2.3.4责任者办公地址 2.3.5责任者联系地址 2.3.6责任者成立日期 2.3.7责任者撤销日期 2.3.8责任者行为日期 默认值 注释
9.2.4 责任者权限Agent Rights 定义 提供责任者信息，赋予其利用信息的权限。 提供或限制相关工作人员或公众对档案信息的存取。 对密级文件的利用予以授权。 监督并严格管理特殊部门或行业的存取权利。 机构业务操作中的密级文件须遵循国家档案法。 必选 可重复 日期：ISO8601 适用所有集合层级 限定元素名称 2.4.1责任者存取安全等级 限定元素 2.4.2责任者存取警告 2.4.3文件保管许可 2.4.4责任者存取说明 2.4.5责任者存取生效日期 ISO 8601 取值范围 必备性 可选 必选 可选 可选 必选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 取值范围 必备性 必选 可选 可选 可选 可选 必选 必选 可选 可重复性 可重复 可重复 不可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 26
2.4.6责任者存取到期日期 默认值 使用条件 来源 ISO 8601 可选 可重复 注释 “责任者存取安全等级”、“存取警告”可能来源于其他系统。 “文件保管许可”在系统建立时或当用户注册时由系统管理员设置。 责任者权限对文件、业务实体信息的利用至关重要，而权限控制的实现则需要通过计算机系统来实现。通常而言，该元素不适宜出现在XML文件当中。“责任者权限”只记录当前信息。历史信息记录于“责任者活动历史”元数据。 9.2.5 责任者行为历史Agent Activity History 定义 记述责任者过去、现在、将来的相关活动（行政管理沿革/生平传记）。 记录责任者管理和活动历史日志； 记录与责任者活动相关的日期/时间； 便于查询或检索责任者信息或某些特定信息的检索或获取。 必选 可重复 适用于责任者所有层级。 限定元素名称 限定元素 2.5.1行为标识 2.5.2行为类型 2.5.3行为定义 2.5.4行为日期 “责任者行为历史”同限定元素一起使用。 取值范围 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
相关元数据可从系统审计日志中自动获取，包括活动ID，执行日期。 9.3 业务实体Function Entity
业务是指人们为处理各种事务而进行的活动。它同时也是在特定的法制、行政环境中形成和处理文件的过程，是产生形成文件的源泉。业务实体是用于描述在业务活动过程中形成的相关信息的元素集。 著录产生形成文件的业务活动背景，即法制、行政环境和来源信息，以及与形成处理文件过程紧密相联的业务活动全过程。限定检索在某一业务特定集合层面 必选 定义 用途 必备性 27
可重复性 取值范围 适用性 不可重复 业务实体 限定元素名称 3.1业务层级 3.2业务标识 取值范围 相关规范 必备性 必选 必选 可选 必选 必选 可重复性 不可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 限定元素 3.3业务法规依据 3.4业务描述 3.5业务权限 使用条件 默认值 来源 著录细则 3.6业务处理过程 必选 可重复 业务所属全宗，即全宗号的取值，参见档案部门提供的全宗表； 业务职能，即系列号的取值，参见档案部门提供的全宗内分类方案； 业务标识，即案卷号的编码规则应参照档案部门提供的案卷编码规则； - 业务处理活动 在业务建立、处理过程中著录。 人们处理业务的活动可以划分成一定的层级。第一层是具有相对独立性的业务活动过程，它构成了文件的“项目或者机构来源”，亦即文件的全宗级来源；第二层是立档单位内各部门的职能活动（或大型项目下的子项目业务活动），构成了文件系列级的来源；最微观层次是处理每一项具体事务的业务活动，是在该项业务活动中形成的所有文件的源泉，即案卷级来源。故可分别以全宗号、系列号和案卷号标识相应的业务活动层级。 注释 9.3.1 业务层级Function Category 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.3.2 业务标识Function Identifier 定义 业务行为、活动、事务处理的唯一标识符 业务种类和业务类型。 对业务进行分类； 便于理解所述业务； 限定在特殊集合查询业务类型。 必选 不可重复. 相关标准规范 适用于所有业务层级。 无 调用业务实体或者执行业务活动时使用“业务层级”元数据。 28
用途 必备性 可重复的 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
业务的唯一标识； 提供业务描述信息； 提供与业务描述信息的连接。 必选. 可重复. 适用于所有层级。 无 无 9.3.3 业务法规依据Function Mandate
记述以下信息： 提供业务、业务活动或事务相关管理法规； 提供档案管理法规； 提供特殊法规的生效日期； 提供法规实施的日期及与此法规有关的其它法律依据。 关联活动与特殊业务； 提供相关的法律、法规和标准依据； 提供特定日期法律依据。 可选 可重复 相关标准规范 适用于所有层级。 限定元素名称 3.3.1业务法规类型 3.3.2业务法规题名 3.3.3业务法规标识 3.3.4业务法规描述 3.3.5业务法规有效日期 3.3.6业务法规赋予权限 无 “业务法规依据”元素不可独立使用，应与“业务法规类型”和“业务法规题名”一起使用。 “业务法规类型”指法规依据的范围及种类。 “业务法规题名”指包含相关业务、机构、文件及文件保管要求的法规名称。 “业务法规标识”指法规依据的唯一标识。 “业务法规描述”指法规依据的描述信息。 [ISO 8601] 取值范围 必备性 必选 必选 可选 可选 可选 可选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 默认值 使用条件 29
“业务法规有效日期”指法规依据生效的日期。 “业务法规赋予权限”指法规依据的使用范围或可执行的特殊业务范围。 来源 注释 相关的标准规范 9.3.4 业务描述Function Description 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 描述业务、行为、事务处理的名称及范围；业务活动执行、完成、失效日期。 有助于识别不同业务； 便于业务相关信息的查询与利用。 必选 可重复 ISO8601 适用于所有层级 限定元素名称 3.4.1业务范围 3.4.2业务名称 3.4.3业务说明 限定元素 取值范围 必选 必选 必选 必备性 不可重复 不可重复 可重复 可重复性 3.4.4业务执行日ISO8601 期 3.4.5业务完成日ISO8601 期 3.4.6业务失效时ISO8601 间 无 默认值 使用条件 来源 注释
“业务日期”与业务限定元素一起使用。 “业务日期/时间”应在进行业务活动时由系统生成。 9.3.5 业务权限Function Rights 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 限定元素 提供业务信息，赋于其利用信息的权限。 提供或限制责任者对文件信息的存取活动； 便于业务的管理； 对密级文件的利用予以授权。 必选 可重复 ISO8601 适用所有集合层级 限定元素名称 取值范围 必备性 可重复性 30
3.5.1业务存取安全等级 3.5.2业务存取警告 3.5.3业务使用条件 3.5.4业务存取说明 3.5.5业务存取生效日期 3.5.6业务存取到期日期 默认值 来源 注释
9.3.6 业务处理过程Function History 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 无 ISO 8601 ISO 8601 必选 可选 可选 可选 必选 可选 不可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 可重复 “业务存取信息”是由用户定义的，由系统管理员设置。 记述与业务活动相关的过去、现在、将来的活动信息。 提供管理和控制活动的历史管理信息； 提供业务变化过程审计信息； 详细记录业务活动过程，保证文件的真实性。 必选 可重复 无 适用于所有层级 限定元素名称 取值范围 ISO 8601 必备性 必选 必选 必选 必选 可重复性 可重复 可重复 可重复 可重复 限定元素 3.6.1业务处理标识 3.6.2业务处理类型 3.6.3业务处理定义 3.6.4业务处理日期 默认值 使用条件 来源 注释
业务执行日期：可记录系统日期 多数元数据能从系统审计日志中自动获取，包括业务处理标识，执行日期。 9.4 关系实体Relation Entity 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 描述文件、责任者、业务等实体自身、相互关系及这种关系的背景信息实体。 可选 可重复 31
适用性 适用机构实体、文件实体、业务实体 限定元素名称 取值范围 必备性 必选 必选 必选 必选 必选 必选 可重复性 不可重复 不可重复 不可重复 可重复 可重复 可重复 4.1关系实体标识 字符型 4.2关系实体类型 关系定义术语表 限定元素 4.3相关实体标识 字符型 4.4相关实体类型 关系定义术语表 4.5关系定义 4.6关系日期 关系定义术语表 ISO 8601 默认值 使用条件 来源 注释
- - - - 9.4.1 关系实体标识 Relation Entity Identifier 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.4.2 关系实体类型 Relation EtityClassification 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 关系实体的种类。 确定正在处理的实体种类 必选 不可重复 无 适用于所有层级 无 关系实体的唯一标识。 确定指定实体的唯一标识 必选 不可重复 无 适用于所有层级 无 “关系实体标识”指正在处理的实体的标识，由系统生成。 32
使用条件 来源 注释
9.4.3 相关实体标识 Identifier Of The Related Entity 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.4.4 相关实体类型Type Of The Related Entity 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释 指与正在处理的实体相关的实体类型 确定与正在处理的实体相关的实体类型 必选 可重复 适用于所有层级 指与正在处理的实体相关的实体标识 确定与正在处理的实体相关的实体标识 必选 不可重复 无 适用于所有层级 “相关实体标识”指与正在处理的实体相关的实体标识，由系统生成。 9.4.5 关系定义 Relationship Definition 定义 文件与文件、责任者和业务之间的关系。 33
用途 建立文件与文件、责任者和业务之间的关联关系； 提供文件与其它文件、机构和业务之间关系的依据； 根据相关联事件或关系建立关系链； 将有关系的实体进行链接并形成组织机构业务流程图； 便于理解及使用文件。 必选 可重复 无 适用于所有层级 无 除了文件与文件，文件与其他信息来源的关系外，不适用于其他关系。 相关文件与其他实体之间可能有多个关系。 文件关系元数据通常从一文件管理系统中获取。 是描述实体间联系的重要元素。 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.4.6 关系时间 Relationship Time 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 默认值 使用条件 来源 注释
9.5 长期保存实体Preservation Entity 9.5.1 签名信息Signature Info 定义 用途 必备性 可重复性 提供对文件进行操作的相关人员数字认证信息并对其封装 使活动与特定业务相关联。 论证依从法律、法规和标准。 提供特定法律依据。 必选 不可重复 指文件、责任者和业务之间关系发生的时间。 提供关系发生的时间 必选 可重复 ISO8601 适用于所有层级 无 34
取值范围 适用性 适用于所有层面。 限定元素名称 5.1.1签名格式描述 5.1.2签名算法 签名算法 [ISO 8601] 取值范围 必备性 必选 必选 可选 必选 必选 可选 可重复性 可重复 不可重复 不可重复 不可重复 不可重复 可重复 限定元素 5.1.3签名日期 5.1.4签名者 5.1.5签名 5.1.6证书链 默认值 使用条件 来源 注释 此元素不可独立使用，应与其它必选元素联合使用。 9.5.2 锁定签名信息 Lock Signature Info 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 对文件有关签名信息进行固化封装，以保证签名信息的真实及完整性。 使活动与特定业务相关联。 论证依从法律、法规和标准。 提供特定法律依据。 必选 不可重复 适用于所有层面。 限定元素名称 5.2.1锁定签名格式描述 5.2.2锁定签名算法 5.2.3锁定签名日期 5.2.4锁定签名者 5.2.5锁定签名 5.2.6锁定证书链 此元素不可独立使用，但应与责任者实体元素联合使用。 签名算法 [ISO 8601] 取值范围 必备性 必选 必选 可选 必选 必选 可选 可重复性 可重复 不可重复 可重复 不可重复 不可重复 可重复 限定元素 默认值 使用条件 35
来源 注释 9.5.3 编码Encoding 定义 用途 必备性 可重复性 取值范围 适用性 提供对文件内容进行编码转换算法的有关信息 将各种格式文件转换为统一编码格式，方便利用； 保留编码转换后的全文内容。 必选 不可重复 适用于所有层面。 限定元素名称 5.3.1编码文件格式 5.3.2当前编码关键词 5.3.3文件编码 此元素不可独立使用，但应与文件实体必选元素联合使用。 “文件编码”指对文件内容进行编码转换的结果 编码算法方案 取值范围 必备性 必选 必选 可重复性 不可重复 不可重复 限定元素 默认值 使用条件 来源 注释
36
附 录 A
电子文件元数据标准应用指南
1. 制订目的
本指南根据《电子文件元数据标准》的基本原则，结合电子文件信息资源的特点，参考元数据资源现状及现行规范制定。
在基本元数据框架的基础上，提出电子文件元数据的应用规范和著录规则，以作为文件档案信息系统对其信息资源对象进行著录的依据，为制定各种专门电子文件信息资源的应用规范和著录规则提供指导和参考。 2. 适用范围
所提出的基本规定，适用于各类机关团体、企事业单位及档案馆收藏的各类电子文件资源。 本指南仅提供相关规定和指导性原则。各专门领域可根据专门信息资源的特点，对本规范进行补充、完善、细化、制定专门领域的元数据应用规范和著录规则。
本著录规则所举的示例仅用于帮助理解元素的著录规则，并不形成完整的元数据记录。通常情况下，不必将示例的形式当作规定的著录形式。 3. 电子文件元数据语义、结构与语法规则
一个完整的元数据体系可以作横向的分析与纵向的分析。从横向分，一个完整的元数据体系一般可分为描述型元数据、管理型元数据、结构型元数据和保存型元数据等。从纵向分，单一完整的元数据体系应该包括三部分内容：语义、结构与语法（句法）。
语义指的是元数据元素的定义，如题名、日期元素的含义。结构描述了元数据各元素之间的相互关系，如上位类与下位类之间的关系，元数据元素与修饰词（元素限定词和编码体系）之间的关系。语法（句法）则规定了元数据体系是如何被表达与描述的，如是否采用XML（可扩展标记语言）或更进一步的RDF（资源描述框架，采用资源-属性-属性值的“主谓宾”结构，提供一种框架器，并通过XML定义了一套形式化的方法，为机器语义理解的结构基础）进行描述，或直接采用其他方式等。
3.1 电子文件元数据属性的提取
电子文件元数据属性的提取是表征元数据元素语义构成部分及其关系过程。电子文件元数据属性提取应在对现有元数据规范进行广泛调研的基础上，选择现实可行的元数据方案或可直接引用的元素实体，分析每一个资源实体的属性及资源实体管理、描述、应用的功能需求，得出每个资源实体的元数据描述的属性需求，确定元素语义的明确定义。从互操作的角度，元数据元素应尽量采用规范中已有的元素以获得最大的语义兼容性，保证互操作。项目组在对元数据元素的选择及属性的提取方面充分借鉴了国际相关标准并结合中国国情进行分析、归纳、选择与确定。
元数据元素语义结构的标准化有助于实现在不同空间、时间上各类用户及计算机对同一元数据元素语义理解的一致性，实现语义内容的互操作，从而有效地实现电子文件元数据描述电子文件的准确性，保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可利用性，保证电子文件的法律凭证价值。
3.2 电子文件元数据的结构
元数据体系由一系列元素组成，元素之间的相互关系就形成了元数据的结构。元数据的结构与所描述及管理的资源对象的特性相关，也与元数据规范的设计思想与相关抽象模型相关。本标准采用了成熟的OAIS模型作为参考，提出的概念实体与元素之间呈现成树状的双层结构模型，
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其定义的功能框架和信息框架包括了描述、管理、结构、保存等所有元数据内容，是一个完整的框架模型，反映了电子文件元数据的结构情况。
在核心集的基础上如需加以扩展， 横向可增加其它元数据元素及本地元素，纵向可通过增加限定元素或修饰词的方法加以扩展。对于元素的值域也可通过结构化的描述方法来简化对其进行的扩展，来进一步明确值域的语义及提高互操作性。 3.3 电子文件元数据的语法规则
元数据的语法（句法）是一个形式化描述的问题。即将元数据规范体系的所有语义、结构及描述的内容以人可读或计算机可读的形式化方式描述出来，从标准、开放、互操作，以及同时满足人机可读的要求，其中以XML置标语言应用为多。
元数据形式化描述包括两个方面的内容，一是有关元数据规范的定义与描述；一是有关元数据记录的描述。从系统应用的角度，前者如数据词典或数据库结构。后者则为数据记录。因内容与要求不同，两者可采用不同的描述方法。
从描述元数据规范来说，主要有DTD、XMLS 、RDFS（RDF S）三种方法。DTD是描述SGML标记语言，但存在描述能力不强，特定的描述语法等缺点。XMLS是对DTD的扩展，采用了XML形式来定义描述XML文档的结构，因此它可以很方便地利用XML解析器与相关工具进行处理。其次是引入了数据类型，大大提高了XMLS的描述能力。RDFS采用基于RDF的句法来进行RDF规范的描述，更多用于描述属性及它们的意义与关系等。XMLS更多是“语法”层次的描述，RDFS则是“语义”层次的描述。
由于XML具有过多的灵活性，在格式正确的前提下，对于元数据记录的描述具有多种可能性，但灵活性对不同行业不同元数据规范之间的互操作具有负面作用。RDF不仅具有清晰的描述结构，也具有较强的描述元数据结构与语义关系的能力，更适合元数据内容的展现，但存在体积大，增加系统负载等问题。在实际应用要根据需要来选择。
编码不仅是元数据长期保存、互操作的基础，同时也可以在应用中直接作为元数据挖掘与展现的技术平台。在大数据量的实际应用中，鉴于应用的复杂程度与效率之间的矛盾，在系统内部采用自行定义的高效率编码或数据库设计也是一种选择，但前提是内外接口必须能够支持标准的标记语言编码，以保证系统的互操作能力。
本标准的语法结构采用了XMLS的形式来定义描述XML文档的结构，并附录人可读的电子文件元数据相关的编码体系。 4. 扩展与限定（应用纲要）
元数据扩展分为纵向扩展与横向扩展两种。纵向扩展：对现有的元素语义进行细化或者限定，如定义元素修饰词（元素限定词和编码体系）。横向扩展：增加新的元素，即在现有的元素或修饰词不能描述数字对象某个特征的时候，定义新的元素。
本标准共设有35个元素，纵向扩展限定元素为112个，见（附表）。 5. 著录规则 5.1 著录详简级次
5.1.1著录项目分为必选项目和可选项目。
5.1.2必选项目有23个，包括：文件层级、文件标识、文件题名、文件主题、文件日期、文件位置、文件权限、文件处置、文件管理历史、责任者层级、责任者标识、责任者描述、责任者权限、责任者行为历史、关系实体标识、关系实体类型、相关实体标识、相关实体类型、关系定义。 5.1.3可选项目：除必选项目以外的著录项目。
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5.2 著录项目细则 5.2.1 文件实体
5.2.1.1 文件层级
元素：文件层级（Record Category） 定义：文件或文件集合的种类和级别。 著录事项
文件层级的选用，取决于组织机构的需求，著录所著录单位的级别。 示例 全宗级 分全宗级
类别（系列）级 分类别（系列）级 文件组合（案卷）级 文件级
5.2.1.2 文件标识
元素：文件标识（Record Identifier）
定义：在特定范围内给予文件的明确、唯一的标识。
专门指用于辨别文件资源的字符串或数字。如：文件编号、数字对象标识符（DOI）等。 限定元素：文件标识码；文件编号 著录事项
采用符合规范标识体系的字符串或数字组合，来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。 示例
例1、[文件标识]
全宗号-年度-保管期限-件号（流水号） 例2、[文件标识]
全宗号-类别号-案卷号-件号（流水号）
其中全宗号、年度、保管期限、类别号、案卷号等由系统自动生成或者通过选择确定，流水号由系统自动生成。 5.2.1.3文件题名
元素：文件题名（Record Title）
定义：由创建者给予文件实体的正式公开名称，一般可以表达文件中心内容和形式特征。 限定元素：正题名；并列题名；副题名；缩写题名 著录事项
文件题名应按文件信息源中所载资源的名称或文字转录；一般在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录；也有部分在档案管理过程中得到著录。若原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的（如文、通知、便函等）应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”表示。文件题名最长不得超过80个汉字。
示例
例1、[文件题名]
文件题名：关于召开××市档案工作会议的通知 例2、[并列题名]
并列题名：关于进一步加强精神文明建设的规定（附：市民公约）
正文与附件为一件时，一般用正文题名作为本件的题名，但是当正文仅仅是原则性的标语而附件有具体的条文时，附件题名应同时著录。
例3、[副题名及说明文字]
介绍信存根一本作为一件时，应注明是什么内容的介绍信存根，并注明年度及起止号数 如：×××介绍信（××××年度××号－－××号）
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5.2.1.4 文件分类
元素：文件分类（Record Classification）
定义：依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则按照类目对业务活动或文件进行的系统标识和整理。
限定元素：职能分类；主题分类 著录事项
建议取自受控词表或规范的分类体系；根据所采用的编码体系规定著录。 可依据《机构或行业文件/档案实体分类方案》、《机构内或项目内业务职能分类编码表》、《项目或机构活动编码表》、和《业务事件编码规则》进行文件职能或主题分类。将全宗内分类编码表嵌入产生、处理电子文件的原始信息系统，在文件生成时，由计算机自动匹配或由用户选择电子文件所属分类号（类别号）。
示例
例1、[高校档案实体分类]（职能分类） DQ 党群类 XZ 行政类
例2、[××局档案实体分类] 01 党群工作类 02行政管理类
5.2.1.5 文件主题
元素：文件主题（Record Subject）
定义：是经过筛选表达文件主题内容的词语，文件或文件集合的业务职能或主题描述。 限定元素：主题词或关键词；次关键词；第三关键词；职能分类；主题分类 著录事项
建议取自受控词表或规范的分类体系；根据所采用的编码体系规定著录。 依据《国务院公文主题词表》、《中国档案主题词表》进行主题词或关键词著录。 依据《机构或行业文件/档案实体分类方案》、《机构内或项目内业务职能分类编码表》、《项目或机构活动编码表》、和《业务事件编码规则》进行文件职能或主题分类。
示例
例1：[主题词] 主题：风险投资
编码体系修饰词：汉语主题词表 例2、[主题词]
档案 目录数据库 检查 通报
5.2.1.6 文件摘要
元素：文件摘要（Record Abstract）
定义：文件内容的摘录、解释、附录、说明。
包括文件内容的摘要与文摘，文件内容的列表（目录），文件的注解，文件的附加信息，揭示文件内容的图示说明等。
著录事项
凡不能在其他元素或限定元素反映的文件内容的说明或解释信息,可用该元素。
如果文件提供注释、摘要等信息则照实著录，如果没有说明、摘要可用，则可根据需要提供说明、摘要等。
示例
例1、[附注]
（毛泽东光辉历程图册）
描述：纪念毛泽东同志诞辰110周年 例2、[摘要]
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。
（文件题名：转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知 ）
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5.2.1.7 文件日期
元素：文件日期（Record Date）
定义：文件生命周期某一事件相关的时间。
限定元素：创建日期；登记日期；传输日期；发布日期 著录事项
著录准确的和估计的文件创建或登记日期。
形式采用W3CDTF（基于ISO 8601的规范时间和日期的编码规则。W3CDTF定义格式为YYYY-MM-DD。
示例
例1、 名称：中华人民共和国档案法 通过日期：1987-09-05 生效日期：1988-01-01
例2、 论文：数字资源整合方式研究 可获得日期：2006-05
5.2.1.8 文件语种
元素：文件语种（Record Language Type） 定义：表达文件内容的语言种类。 著录事项
建议该元素的值采用ISO 639-2国际化标准组织的语种识别代码、RFC 3066因特网语种识别代码。
可重复使用该元素反映文件内容的不同语种。 示例
例1、 Chi(中文)
Eng（英文） 例2、Eng-UN
5.2.1.9 文件种类
元素：文件种类（Record Form）
定义：具有不同特征和表现形式的文件类别。
根据文件的外在的共同特征和/或内容的特征进行文件类别的区分。
指因文件内容的特征而形成的具有不同功能和表现形式的文件种类，一般用词或词组表示。如请示、批复
著录事项
建议采用来自于受控词表中的值。如国家行政机关公文处理办法。 示例
例1、 名称：关于档案移交进馆的通知 文种：通知
例2、 名称：关于任命×××同志的决定 文种：决定
5.2.1.10 覆盖范围
元素：文件覆盖范围（Record Coverage） 定义：文件内容所涉及的空间与时间范围。 一般包括空间位置（地名或地理坐标），时间范围（文件内容的起止年）、时间区间（一个时间标识、日期或一个日期范围）、权限覆盖范围（如命名的授权实体）。
限定元素：覆盖时间；覆盖区域 著录事项
应著录与资源内容相关的重要时空特征，一般指古今地名、时代和时间过程。
建议采用规范性词表；尽可能地使用由数字表示的坐标和日期间来描述地名和时间段。 规范性词表：ISO3601（用于标识国家名称的代码）；W3C-DTF（基于ISO8601的W3C的日期
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和时间的代码规则）
年号纪年：我国古代纪年法 公元纪年：国际通用纪年法 示例
例1、名称：为呈请在金川设置办事大臣管理一方事务事 责任者：（清）莎罗奔（大金川土司）
时间范围：乾降40年4月（1775-04-□□） 康熙钱塘县志 年号纪年：清康熙 公元纪年：1662-1773
空间范围：钱塘（浙江省）
5.2.1.11 文件技术环境
元素：文件实体技术环境（Record Technical Environment）
定义：文件或者文件集合的载体、数据格式、扩展名以及物理形态等。
限定元素：媒体格式；数据格式；载体类型；扩展名；原始创建环境；载体到期时间 著录事项
来源于产生、处理电子文件的原始信息系统。文件格式应由计算机系统在文件生成时自动生成。
当文件格式转换或文件迁移到新的存储介质时，限定元素应更新。原来的数据在文件管理历史记录内描述。
示例
例1、 题名：我们的队伍多豪迈（企业创作歌曲） 主要责任者： 深圳市建设投资控股公司
内容描述：纪念两万基建工程兵集体转业建设深圳二十周年 媒体：CD
例2、××全宗2005年电子文件 数据格式：PDF
5.2.1.12 文件存储位置
元素：文件存储位置（Record Location） 定义：文件或文件集合的物理或虚拟位置。
限定元素：当前位置；存储位置；存储日期；存储说明 著录事项
来源于形成机构、档案管理部门的应用系统。在线：文件路径；离线：物理位置。 示例
例1、文件路径:G：\\Documents and Setting\\Administrator\\桌面
5.2.1.13 文件权限
元素：文件权限(Record Rights)
定义：有关文件资源本身所拥有的或被赋予的权利信息。
一般包括知识产权、版权、使用权限说明及其他相关产权信息。
限定元素：访问权限；使用条件；安全等级；访问警告；访问说明；访问时间；到期时间 著录事项
根据文件本身或用户等级来规定显示、检索、使用资源时的限制说明；包括资源安全状态的说明、用户访问的权利或受限信息。
著录与权限信息有关的标识或版权陈述。 示例
例1、网站权利授权的申明“本网站的文字、图片……. 权利：http://www.sz.gov.cn 例2、学位论文授权申明
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本人完全了解××大学有关保留、使用学位论文的规定....
5.2.1.14 文件处置
元素：文件处置（Record Disposal）
定义：文件控制或授权鉴定处置的政策和条件的信息。关于当前鉴定处置文件的权力机构和行为的信息。
限定元素：处置授权；处置内容；处置状态；处置日期；处置说明 著录事项
处置计划在文件归档后由系统自动生成。日期/时间值参照ISO860 示例
例1、档案分类方案 例2、保管期限表、 例3、文件密级表
5.2.1.15 文件管理历史（全宗范围及沿革）
元素：文件管理历史（Record Manegement History）
定义：记录和描述文件或文件集合的存储、检索、处置、保护、恢复、销毁、控制等与文件实体管理相关的过去、目前、未来的活动记录。
文件管理事件主要指文件或文件组合的归档、存储、编目、编研、检索、利用、处置、保护、恢复、销毁和控制等；伴随着文件管理活动而逐渐累积，并非在文件形成时产生。
限定元素：事件标识；事件类型；事件描述；事件实施日期 著录事项
著录对著录单位所具有的拥有权、责任及保管的历次转换，并著录对其当前结构和整理起作用的活动。如有关该著录单位整理的沿革、各时期的检索工具的编制、为其他目的或软件移植的文件的再利用等。
示例 例1、本类档案于1989年移交给市档案馆，该批档案包括已经部分整理和未经整理的两部分，本类档案是将这两部分档案合并后再给予整理而成的（类别级）
市劳动局 5.2.2 责任者实体
5.2.2.1责任者层级
元素：责任者层级（Agent Category） 定义：责任者业务活动类型或职能。 著录事项
责任者层级的选用，取决于责任者的需求。著录所著录单位的级别。 示例 社会组织 组织
工作组(内部处室) 个人
5.2.2.2责任者标识
元素：责任者标识（Agent Identifier）
定义：在特定范围内给予文件责任者的明确、唯一标志。 专门指用于辨别文件形成者的字符串或数字。如：《ISO3166国家名称代码》、组织机构代码、档案馆代码、全宗号
著录事项
采用符合规范标识体系的字符串或数字组合。 示例
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例1、 深圳市档案馆 代码：444060
例2、 深圳市档案局 组织机构代码：
5.2.2.3责任者描述
元素：责任者描述（Agent Description）
定义：责任者是对文件内容负主要责任的实体（可以是个人、工作组、组织）。 对文件责任者基本情况描述（名称、地址、机构建立、履行职能、结束的日期等）。
限定元素：责任者名称；责任者简称；责任者职责范围；责任者办公地址；责任者联系地址；机构成立日期；机构撤销日期；责任者行为日期
著录事项
著录对文件的形成、积累和管理负有责任的组织机构或个人的名称。根据所著录文件本身提供的单个或多个责任说明按先后顺序分别著录；与名称规范连接。25个汉字，全角状态下录入。 组织责任者一般要著录全称。在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称。
示例
例1、 深圳市人民政府办公厅关于开展双拥活动的通知 主要责任者：深圳市人民政府办公厅
可录成：深圳市府办 ,不得著录“本厅”、“本局”； 不得省略“深圳”等区域名称； 例2、许宗衡同志在深圳××会议上的讲话 主要责任者：许宗衡（深圳市市长）
名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，应著录姓名，必要时在姓名后加上职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表示。
5.2.2.4责任者权限
元素：责任者权限（Agent Rights）
定义：提供责任者信息，赋予其利用信息的权限。
限定元素：责任者访问安全等级；责任者访问警告；文件保管许可；责任者访问说明；访问生效日期；访问到期日期
著录事项
著录与责任者权限信息有关的标识。 示例
例1、网站使用权限：使用条款.....
5.2.2.5责任者行为历史（行政管理沿革/生平传记）
元素：责任者行为历史（Agent Activity History） 定义：记述责任者过去、现在、将来的相关活动。
限定元素：责任者行为标识；责任者行为类型；责任者行为定义；责任者行为日期 著录事项
“责任者行为历史”同限定元素一起使用。
对著录单位形成负有责任的组织机构的由来、发展及工作的重要信息，或对著录单位负有责任的个人生平或工作的重要信息进行简要地著录。如果在出版史料中提供了附加信息，亦可引用。
对于个人或家族，著录诸如名称的全名或头衔、生卒年月、出生地、曾经居住地、活动、职业或职务、原名及其他名称、重要成就及死亡地等信息。
示例
例1、××市统计局与××市信息办199×年机构合并;200×年机构改革分开；200×年××市信息办与市科技局合并。（全宗级）
××市信息办
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5.2.3 业务实体
5.2.3.1业务层级
元素：业务层级（Function Category） 定义：业务种类和类型。
业务层级的选用，取决于责任者的需求,著录所著录单位的级别。 著录事项
采用“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事项编码规则”进行相关著录。 示例 职能 业务行为 业务活动 事务处理
5.2.3.2业务标识
元素：业务标识（Function Identifier）
定义：业务行为、活动、事务处理的唯一标识符。可依据“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事件编码规则”进行著录。
著录事项
著录衍生当前文件资源的业务职能的标识符。 示例
例1、A01党群工作
例2、B0201 行政管理职能的人事工作
5.2.3.3业务法规依据
元素：法规依据（Function Mandate）
定义：提供职能、业务活动或事务相关管理法规；提供档案管理法规；提供特殊法规的生效日期；提供法规实施的日期及与此法规有关的其它法律依据。
限定元素：业务法规类型；业务法规题名；业务法规标识；业务法规描述；业务法规有效日期；业务法规赋予权限
著录事项
“业务法规依据”元素不可独立使用，应与“业务法规类型”和“业务法规题名”一起使用。
示例
例1、[业务法规类型]B0101行政管理职能的法规综合 [业务法规题名]中华人民共和国档案法实施办法
5.2.3.4业务描述
元素：业务描述（Function Description）
定义：文件责任者业务职能情况的描述（业务、行为、事务处理的名称及范围；业务活动执行、完成、失效日期等）。
限定元素：业务范围；业务名称；业务说明；业务执行日期；业务完成日期；业务失效时间 著录事项
著录衍生当前文件资源的业务职能情况。可依据“机构内或项目内业务职能分类编码表”和“业务事件编码规则”进行著录。
示例
例1、 名称：党群工作工青妇工作 例2、 名称：行政管理人事工作
5.2.3.5业务权限
元素: 业务权限(Function Rights)
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定义: 提供业务信息，赋予其利用信息的权限。
限定元素: 业务访问安全等级；业务访问警告；业务使用条件；访问说明；访问生效日期；访问到期日期
著录事项
著录与业务权限信息有关的标识。 示例
例1、[访问权限]
本局信息可全部访问（××局局长）[QF]；
本部门信息可全部访问（××局××处处长）[BMF] 例2、[安全等级]
秘密[MM]、机密[JM]、绝密[UM]
5.2.3.6业务处理过程
元素：业务处理过程（Function History）
定义：记述与业务活动相关的过去、现在、将来的活动信息。
限定元素：业务处理标识；业务处理类型；业务处理定义；业务处理日期 著录事项
提供管理和控制活动的历史管理信息；提供业务变化过程审计信息；详细记录业务活动过程，保证文件的真实性。
5.2.4 关系实体
5.2.4.1关系实体标识
元素：关系实体标识 （Relation Entity Identifier） 定义：关系实体的唯一标识。 著录事项
“关系实体标识”指正在处理的实体的标识，由系统生成。
5.2.4.1关系实体类型
元素：关系实体类型 （Relation EntityClassification） 定义：正在处理的关系实体的种类。 著录事项
著录正在处理的关系实体的种类。
5.2.4.2相关实体标识
元素：相关实体标识（Identifier Of The Related Entity） 定义：指与正在处理的实体相关的实体标识。 著录事项
“相关实体标识”指与正在处理的实体相关的实体标识，由系统生成。
5.2.4.3相关实体类型
元素：相关实体类型 （Type Of The Related Entity） 定义：指与正在处理的实体相关的实体类型。
5.2.4.4关系定义
元素：关系定义 （Relationship Definition） 定义：文件与文件、责任者和业务之间的关系。 著录事项
文件关系元数据通常从一文件管理系统中获取。
除了文件与文件，文件与其他信息来源的关系外，不适用于其他关系。
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相关文件与其他实体之间可能有多个关系。
5.2.4.5关系时间
元素：关系时间（Relationship Time）
定义：指文件、责任者和业务之间关系发生的时间。 著录事项
著录关系发生的时间。 5.2.5 保存实体
5.2.5.1签名
元素：签名信息（Signature Info）
定义：提供对文件进行操作的相关人员数字认证信息并对其封装。
限定元素：签名格式描述；签名算法；签名日期；签名者；签名；证书链 著录事项
此元素不可独立使用，应与其它必选元素联合使用。
5.2.5.2锁定签名
元素：锁定签名信息（ Lock Signature Info）
定义：对文件有关签名信息进行固化封装，以保证签名信息的真实及完整性。
限定元素：锁定签名格式描述；锁定签名算法；锁定签名日期；锁定签名者；锁定签名；锁定证书链
著录事项
此元素不可独立使用，但应与责任者实体元素联合使用。
5.2.5.3编码
元素：编码（Encoding）
定义：提供对文件内容进行编码转换算法的有关信息。 限定元素：编码文件格式；当前编码关键词；文件编码 著录事项
此元素不可独立使用，但应与文件实体必选元素联合使用。 “文件编码”指对文件内容进行编码转换的结果。
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附 录 B 信息总体封装格式 （规范性附录）
信息总体封装格式可用于电子文件的传递、分散与集中保存、归档、向文件中心或档案馆移交及电子文件的长期保存与利用时，对电子文件进行封装与固化。信息总体封装格式实际上完全按本标准定义的元数据集（Metadata schema）的XML Schema形式的显现或描述。充分地利用了电子文件元数据在管理电子文件方面的优点。OAIS数据包技术的核心就是利用电子文件元数据集的XML Schema格式进行封装简洁、高效、安全，且易于解析与实施。
1、 电子文件元数据集的XML Schema
48 - bGF0ZURlY29kZT4+CnN0cmVhbQp4nCtUMNAzNFIwAEEYIzmXC8xXKErnKlQwsbSE CJsbGIAYpmZ6RmZmhiBV+kHmCi75XIFACAAEPQ5QZW5kc3RyZWFtCmVuZG9iago2 IDAgb2JqCjU4CmVuZG9iagoxMCAwIG9iago8PC9MZW5ndGggMTEgMCBSL0ZpbHRl ciAvRmxhdGVEZWNvZGU+PgpzdHJlYW0KeJwrVDDQMzRSMABBGCM5lwvMVyhK5ypU MLG0hAibGxiAGKZmekZmZoYgVfpBQB0u+VyBQAgAEoAOfGVuZHN0cmVhbQplbmRv== 49 50 DgMCGgUAMGcGCisGAQQBgjcCAQSgWTBXMDIGCisGAQQB gjcCAR4wJAIBAQQQTvApFpkntU2P5azhDxfrqwIBAAIB AAIBAAIBAAIBADAhMAkGBSsOAwIaBQAEFCA2mMdEkGo+ cV9K1VhAUi7CNJaEoIIGZzCCAwEwggJqoAMCAQICFQCb CHZpY3RvcmlhMSYwJAYDVQQKEx1wdWJsaWMgcmVjb3JkIG9mZmljZSB2aWN0b3JpYTEPMA0GA1UE CxMGYWdlbmN5MRcwFQYDVQQDEw5wcm92IGFnZW5jeSBjYTEmMCQGCSqGSIb3DQEJARYXYXNrLnBy b3ZAZHZjLnZpYy5nb3YuYXUwHhcNMDUwNzA2MDYzMjQ4WhcNMTAwNzA2MDYzMjQ4WjCBozELMAkG A1UEBhMCYXUxETAPBgNVBAgTCHZpY3RvcmlhMSYwJAYDVQQKEx1wdWJsaWMgcmVjb3JkIG9mZmlj ZSB2aWN0b3JpYTEPMA0GA1UECxMGYWdlbmN5MSAwHgYDVQQDExdwcm92IGFnZW5jeSBjZXJ0aWZp Y2F0ZTEmMCQGCSqGSIb3DQEJARYXYXNrLnByb3ZAZHZjLnZpYy5nb3YuYXUwgZ8wDQYJKoZIhvcN AQEBBQADgY0AMIGJAoGBAN/DlihTmSEkLkS0po4EQqbbe4vzH5NgSnIr3PNKoqH3hCc9mOE7M4NC mGnv+qmHZerL/krO+EoyXtlDX+LVxGUA2atfI58FUsnC0fF8o86tCxuz8bGoo+l75runxerX2exj 1QtKgf+7LnXYJqdsFI3VEVwRf7AbQgzY 51 IAowMDAwMTk2MzE5IDAwMDAwIG4gCjAwMDAxOTYyODcgMDAwMDAgbiAKdHJhaWxl cgo8PCAvU2l6ZSA0NCAvUm9vdCAxIDAgUiAvSW5mbyAyIDAgUgovSUQgWzxENzY1 NDM3QUVFMEE5QUIzQUUzMkY3OUY3NDUxMDVBMz48RDc2NTQzN0FFRTBBOUFCM0FF MzJGNzlGNzQ1MTA1QTM+XQo+PgpzdGFydHhyZWYKMjEwNTkyCiUlRU9GCg== 2、 电子文件元数据集的DTD文件 52 53 54 55 附录C 电子文件元数据相关编码体系 （规范性附录） 编码标识：FondEncoding 统一资源标识： 标签： FondEncoding 定义： 全宗编码表 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：SerierEncoding 统一资源标识： 标签： SerierEncoding 定义： 全宗内分类编码表 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：FilesEncoding 统一资源标识： 标签： FilesEncoding 定义： 案卷号编码规则 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：EREncoding 统一资源标识： 标签： EREncoding 定义： 电子文件标识符编码规则参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：PLE 统一资源标识： 标签： PLE 定义： 存址号编码规则 参见： 术语类型： 编码体系 56 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：CCS 统一资源标识： 标签： CCS 定义： 中国档案主题词表 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：CAC 统一资源标识： 标签： CAC 定义： 中国档案分类法 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识： 统一资源标识： 标签： 定义： 公文主题词表 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识： 统一资源标识： 标签： 定义： 行业主题词表 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：Period 统一资源标识： http://purl.org/dc/term/Period 标签： DCMI Period 定义： 时间段限制的规定 参见： http://dublincore.org/documents/dcmi-period/ 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/date 57 修饰： http://purl.org/dc/terms/temporal 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：TGN 统一资源标识： http://purl.org/dc/term/TGN 标签： TGN 定义： 地理名称词表 参见： http://www.getty.edu/research/tools/vocabulary/tgn/index.html 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/terms/spatial 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：ISO8601 统一资源标识： http://purl.org/dc/term/W3cdTF 标签： ISO8601 定义： W3C定义的日期描述格式 参见： http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/date 修饰： http://purl.org/dc/terms/temporal 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：MIME 统一资源标识： 标签： MIME 定义： Internet媒体类型 参见： 术语类型： 编码体系 修饰： 状态： 注册 发布时间： 编码标识：ISO639-2 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/ISO639-2 标签： ISO639-2 定义： ISO639-2：语言名称的表示代码 参见： http://lcweb.loc.gov/standards/iso639-2/langhoem.html 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/language 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：RFC1766 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/ RFC1766 标签： RFC1766 定义： 互联网RFC1766“表示语言的标签”。它明确规定：用取自ISO639的两个字母 代码后跟随意取自ISO3166的两个字母的国家代码来代表语言。 参见： http://www.ietf.org/rfc/rfc1766.txt 58 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/language 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：RFC3066 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/ RFC3066 标签： RFC3066 定义： 互联网RFC3066 “表示语言的标签”，是用来说明一个重要的子标签，这个标签 前半部分由选自ISO639第一部分的两个字母或取自ISO639第二部分的三个字母组成，后半部分（可选）为取自ISO3166的两个字母的国家代码。ISO639中的语言代码如有两个和三个字母的代码，则选两个字母的代码，当只有三个字母的代码时选取三个字母的代码该标准代替RFC1766。 参见： http://www.ietf.org/rfc/ RFC3066.txt 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/language 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：DCMIType 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/ DCMIType 标签： DCMIType Vocabulary 定义： 用来对资源内容的属性和种类进行分类的类型列表。 参见： http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/type 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：IMT 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/IMT 标签： IMT 定义： 资源的互联网媒体类型。 参见： http://www.isi.edu/in-notes/iana/assignments/media-types/medis-types 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/elements/1.1/format 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 编码标识：ISO3166 统一资源标识： http://purl.org/dc/terms/ISO3166 标签： ISO3166 定义： ISO3166用来表示国家名称的代码 参见： http://www.din.de/gremien/nas/nabd/iso3166ma/codlstp1/index.html 术语类型： 编码体系 修饰： http://purl.org/dc/terms/spatial 状态： 注册 发布时间： 2000-07-11 59 附录D 电子文件元数据与都柏林核心元数据(Dublin core)的映射关系 （规范性附录） Dublin core coverage 电子文件元数据 标 识 RecordCoverage CoveragePeriod coverageArea Domain Agent Entity CreationDate RegistrationDate TransferingDate MediumDueDate LocationDate AccessDate DueDate DisposalDate AgentCommencementDate AgentCessationDate AgentOperational PeriodDate FunctionMandateValidDate FunctionExecutiveDate FunctionCompletedDate FunctionInvalidDate FunctionEventDate RelationshipTime RecordAbstract AgentDescription FunctionMandateDescription FunctionDescription MediaFormat DateFormat RecordIdentifier AgentIdentifier FunctionIdentifier PersonIdentifier FunctionMandateIdentifier RelationEntityIdentifier IdentifierOfTheRelatedEntity RelationEntityClassification TpyeOfTheRelatedEntity RelationshipDefinition 名 称 覆盖范围 1.10.1覆盖时间 1.10.2覆盖区域 2.3.3责任者职责范围 2.责任者实体 1.7.1创建日期 1.7.2登记日期 1.7.3传输日期 1.11.6载体到期时间 1.12.3存储日期 1.13.6存取时间 1.13.7到期日期 1.14.4处置日期 2.3.6责任者建立日期 2.3.7责任者撤销日期 2.3.8责任者行为时间 3.3.5业务法规有效日期 3.4.4业务执行日期 3.4.5业务完成日期 3.4.6业务失效时间 3.6.4业务处理日期 4.6关系时间 1.6文件摘要 2.3责任者描述 3.3.4业务法规描述 3.4业务描述 1.11.1媒体格式 1.11.2数据格式 1.2文件标识 2.2责任者标识 3.2业务标识 个人ID 3.3.3业务法规ID 4.1关系实体标识 4.3相关实体标识 4.2关系实体类型 4.4相关实体类型 4.5关系定义 creator date description format identifier relation 60 subject Title alternative abstract language type created dateAccepted license issued modified hasVersion extent hasFormat RelationshipDate Subject/keyword Title Alternative RecordAbstract RecordLanguageType RecordForm CreationDate RegistrationDate FunctionMandate FunctionCompletedDate FunctionHistory Manuscript 附录D 文件类型方案 4.6关系日期 1.5主题或关键词 1.3.1正题名 1.3.2并列题名 1.6文件摘要 1.8文件语种 1.9文件种类 1.7.1创建日期 1.7.2登记日期 3.3业务法规依据 3.4.5业务完成日期 3.6业务处理过程 稿本 文件类型 件 文件（组合） 系列（类别） 全宗 定义 单独一件如信、报告、备忘录、相片、物体或电子邮件。 通常记录相同事务处理部门的相关文件组合，此事务处理部门是基于业务职能、业务活动和事务主题的。 产生于同一文件系统的文件组，其由相同业务职能/业务处理产生，并/或存在于同一类格式中。 捕获并保存机构业务文件的全宗。 61 附录 E 媒体格式方案 媒体类型 文本 图形 图像 声音 影像 数据（库） 程序文件 多媒体 信息 定义 用计算机字处理技术形成的文本、表格文件等。 用计算机辅助设计或绘图获得的静态图像文件。 用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件 。 用音频设备获得并经计算机处理的文件。 用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 采用系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 亦称计算机文件 包含上述两种以上信息形式的文件，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。 以电子格式接收的信息（如电子邮件）。 附录F 数据格式方案 数据格式 ASCII TXT MS WORD XLS RTF PDF TIF JPEG BMP GIF RA、WAV、MP3、AAC AVI MPEG、MP4、MOV、MPEG2 POSTCRIPT DIF PPT HTML XML MIME MIXED 定义 ASCII文本——纯文本 简单的文本格式 文字软件处理的文件格式 表格处理软件 文档格式 便携式文档格式 电子表格处理软件——通常用于传真的图形格式 有关照片连接——图形格式 位图——图形格式 图形交换格式——图形格式 声音格式 视听插入，软件视听文件格式 影像格式 图像文件 数据交换格式 幻灯片演示软件 文本链接语言——链接文本的格式 可扩充语言。链接文本的格式 多目标的网络邮件外延 多媒体格式——数据接受的混合格式 62 附录 G 载体方案 载 体 文件夹 卷盒 文件箱<特定类型> 卷轴（滚筒）<特定型号> 照（底）片像集 开窗卡 卡片<特定型号> 电影胶卷 不可擦写光盘 DVD<特定的> 磁带 定 义 一种用于保存记录文件的物理文件夹 一种用于保存文件等实体的包装盒 一个用于储存文件或者记录条目实体的箱子 用于存储地图、设计图的滚筒 储存照片（底片）的相片簿 在卡里面有一个缩微胶片图像 便于检索记录的物理索引卡 卷式形式用于存储电影的胶片（16MM或35MM） 可以刻录压缩的一种光学碟，只可以刻录一次的存储载体 数字化通用盘 数字媒体带－一种具有磁性的带子，可以存储达到２４gb 软盘<特殊型号> 一种可以移动的计算机磁盘,存储能力有限(一般是1.44mb) 一种计算机固定具有存储能力的盘,连接机器为内部网提供储存 用于计算机可移动的具有存储能力的盘， 可进行数据临时备份存储 硬盘驱动 移动硬盘（U盘） 附录H 责任者类型方案 责任者类型 个人 职位 定 义 机构或地方政府授权的职员 人员在一段时间内任职于稳定的职务 63 工作组 为了达成一个业务工作目标，便于管理，被安排在一起的正式或非正式岗位集合。为了实现一工作，在一定时间内确定的一个项目团队。 一个正式的工作组集合，一起致力于达成明确的业务职能工作。如机构内处、室 被政府授权管理政府业务，通过行政安排在一起的业务组织的集合。如社会团体 通过行政安排在一起的业务组织的集合。如政府职能局 业务组 机构 地方政府 职能部门 外部责任者 外部机构实体，负责一个项目内容的组织或个人。 附录I 业务类型方案 业务类型 事务处理 业务活动 业务职能 定 义 被一机构或政府所授权的，某一特定事务处理组 完成的一个业务过程。 为了完成某项业务职能工作的一个事务处理的逻辑集合。 为完成某一机构的任务的业务活动的一个逻辑集合。 附录J 法规类型方案 法规类型 立法文件 政府政策 指导方针 管理手册 工业规定 工业标准 法规文件 政府或官方的政策方针。 民族、公众管理或行为引导 信息标准或信息言论自由 政府或机构发布相关指导方针 相关管理条例 由政府或机构出版的管理手册 工业规定 对工业或工作类型的细节描述 定 义 64 最优标准 内部指引 规则 内部业务需求 部门指示 程序、手续 社会期望值 提倡采用最优的操作规则和规程。 内部组织规定之规程 规则 根据政府或机构的政策、程序或惯例，严格内部业务需求 通过部的质询或要求生成的部门指示条文 程序、手续 指创建具责任性、义务性、开放性等属性的政府文件。 附录K 告诫方案 告诫 政务密级 管理密级 定义 仅用于授权机构存取与政务相关的文件。 仅用于授权机构存取与特定管理活动相关的职能文件。 人事密级 仅用于授权机构存取与人力资源相关的文件。 商业密级 医学密级 安全密级 仅用于授权机构存取与商业相关的文件。 仅用于授权机构存取与医学相关的文件。 这个分类表示含有安全性的密级资料。仅用于那些“需要知道”的机构 附录L 处置状态方案 处置状态 定义 永久 该文件具有永久价值并被永久保存。 长期 该文件50年后被销毁，并于一定时期内可公开。 65 短期 该文件15（10、5）年后被销毁。 销毁 该文件依照认可处置方案或其它认可的行为被销毁。 未知 该文件未作处理，或未被判断，或没有足够的信息对来断定其状态。 附录M 事件类型方案 事件类型 存档 销毁 压缩 备份 缩微 迁移 转换 数字化 下载 上传 分布式 刷新 校正 观看 添加<指定元素名称> 删除<指定元素名称> 改变<指定元素名称> 关闭 定义 根据国家有关规定，对文件进行归档处理。 物理销毁文件内容的过程。 压缩文件或文件组的过程。 将文件备份处理到二次介质。 通过微缩拍摄一文件以达到获取和保存的过程。 将一文件从一存储位置转移到另一存储位置的过程。 将文件从一种载体转换到另一种载体，或者从一种格式转换到另一种格式。 将一文件转换成数字格式。 把数据从它的存储位置复制到本地驱动器的过程 从本地电脑硬盘复制数据到档案系统的过程（无论是内部的组织或外部） 按分发列表向多个收件人分发或者发送一件的拷贝。 读取或者重写数据到一个新的介质中，并以一种新的媒介补偿逐渐随着时间失去数据。 检查和评估所采用活动的过程。 在屏幕上检索信息。 描述实体所附加的元数据，附加的元数据对所有元数据变化具有特定价值。 对一元数据值的一个删除动作。 任何元数据的改变应被记录，确保所有元数据的历史数据有所改变。 关闭一个文件的一部分过程。 66 安全突破 非法访问 使用者或外部人员成功存取未提名的文件的事件。 责任者或者外部人员企图检索他们没有授权的文件。 附录N 文件保管许可方案 实体 文件 文件保管许可 新增一个文件 删除一个文件 移动一个文件 更新一个文件 显示一个文件 新增 删除 更新 显示 新增 删除 更新 显示 全无 定义 新增一个文件 删除一个文件 移动一个文件 更新一个文件 显示一个文件 新增一个责任者 删除一个责任者 更新一个责任者 显示一个责任者 新增一个业务 删除一个业务 更新一个业务 显示一个业务 无文件保管许可。此值默认为外部责任者 责任者 业务 附录O 关系类型方案 高级别关系类型 分组类型 文件关系类型 文件-文件 案卷级别 系列级别 件级别 关系类型 备注 件-件 件-文件 件-系列 件-全宗 文件-件 文件-文件 文件-系列 文件-全宗 系列-件 系列-文件 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 67 文件-责任者 文件-业务 全宗级别 件级别 案卷级别 系列级别 全宗级别 件级别 案卷级别 系列级别 全宗级别 系列-系列 系列-全宗 全宗-件 全宗-文件 全宗-系列 全宗-全宗 件-外部责任者 件-个人 件-职位 件-事务组 件-业务组 件-机构 案卷- 个人 案卷-职位 案卷-事务组 案卷-业务组 案卷-机构 系列-个人 系列-职位 系列-事务组 系列-业务组 系列-机构 全宗-个人 全宗-职位 全宗-事务组 全宗-业务组 全宗-机构 件-事务处理 件-业务活动 件 –业务职能 文件-事务处理 文件-业务活动 文件-业务职能 系列-事务处理 系列-业务活动 系列-业务职能 全宗-事务处理 全宗-业务活动 全宗-业务职能 必选 必选 必选 必选 必选 必选 责任者关系类型 责任者-责任者 个人级别 外部责任者 外部责任者-个人 外部责任者-职位 个人-外部责任者 个人-个人 个人-职位 个人-事务组 个人-业务组 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 68 责任者-文件 责任者-业务 职位级别 事务组级别 业务组级别 机构级别 外部责任者 个体级别 职位级别 事务组级别 业务组级别 机构级别 外部责任者 个人级别 职位级别 个人-机构 职位-外部责任者 职位-职位 职位-事务组 职位-业务组 职能位-机构 事务组-个人 事务组-职位 事务组-事务组 事务组-业务组 工作组-机构 业务组-个人 业务组-职位 业务组-工作组 业务组-业务组 业务组-机构 机构-个人 机构-职位 机构-事务组 机构-业务组 机构-机构 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 外部责任者-件 个人-件 个人-文件 个人-系列 个人-全宗 职位-件 职位-文件 职位-系列 职位-全宗 事务组-件 事务组-文件 事务组-系列 事务组-全宗 业务组-件 业务组-文件 业务组-系列 业务组-全宗 机构-件 机构-文件 机构-系列 机构-全宗 外部责任者-事务处理 个人-事务处理 个人-业务活动 个人-职能 职位-事务处理 69 事务组级别 业务组级别 机构级别 职位-业务活动 职位-职能 事务组-事务处理 事务组-业务活动 事务组-职能 业务组-事务处理 业务组-业务活动 业务组-职能 机构-事务处理 机构-业务活动 机构-职能 业务关系类型 业务-业务 业务-文件 业务-责任者 事务处理级别 业务活动级别 职能级别 事务处理级别 业务活动级别 职能级别 事务处理级别 业务活动级别 职能级别 事务组-事务处理 事务组-业务活动 事务组-职能 业务活动-事务处理 业务活动-业务活动 来务活动-职能 职能-事务处理 职能-职能活动 职能-职能 事务处理-件 事务处理-文件 事务处理-系列 事务处理-全宗 业务活动-件 业务活动-文件 业务活动-系列 业务活动-全宗 职能-件 职能-文件 职能-系列 职能-系统 事务处理-外部作者 事务处理-个人 事务处理-职位 事务处理-事务组 事务处理-业务组 事务处理-机构 业务活动-个人 业务活动-职位 业务活动-事务组 业务活动-业务组 业务活动-机构 职能-个人 职能-职位 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 必选 70 职能-事务组 职能-业务组 职能-机构 71 附录P 关系定义方案 关系类型 文件关系定义 一个文件包含另一项文件的物理或逻辑集合。 如：一个文件可能包含许多条目；一个系列可能含有许多文；托管过程可能含有多箱。 一个文件控制并直接决定着影响另一项文件的规则。例如：一个用于登记文件的系列（类别）属性、系列号码的系统决定政府的文件系列。 通过再生产或重组技术，一个文件源于另一文件，可成为一种表现形式。如一个项目可能有与用pdf格式表示的一样的微软95格式。 某文件可能有较早的版本，并存在于一个单独的文件中。如一项政策文件，可能有较早版本并存储为单独的项目。 一个文件被另一个系统直接控制。如系列文件可能被登记系统控制并由其分配唯一标识符。 一个文件是另一项文件一个物理的/逻辑的一部分。如许多项目可以是一个文件的部分。 文件可能需要被另一文件要求设定职能, 内容, 没有相关文件不能被起诉 一个文件可能被另一文件参照。如一封信件可能被复信作为回复参考。一个做法或指导可能作为一个政策文件参考。 一个文件可能是由同一机构人创作的另一项文件的一种较早版本。例如，一份政策文件，可能是现行政策文件一个（先前）版本的 指出先前文件间的顺序关系。 一个文件以另一文件作参考。如申请登记的文件系列。 一个文件可能需要其它文件的相关内容，且不能在相关文件没有出现的情况下使用。 关系定义 定 义 文件到文件 包含 控制 有格式 有版本 被控制 是…部分 被请求 被参考 是…版本 先行 参考 请求 72 接替 文件到责任者 被控制 表明文件之间有一定的先后序列关系，例如：一项跟随于另一项，部分文件内容承接之前文件部分。 规定、准则对一个文件的影响取决于对该文件使用的机构。例如，访问一份报告的权限可能受控于一个文件的安全等级或警告。 一个文件的所有可能属于某机构。如，某职能授权的所有属于创建其业务的事务组或业务组。 一个文件能够记述某职能。一组文件能够描述业务处理事务 一个职能可能参考某文件。例如，授权书可能在事务处理时被参考。 移交某职能时需要某份文件，若没此文件则不能执行。 所有 文件到业务 记述 被参考 被请求 责任者关系定义 标识责任者间的集合层面。一个责任者可包含另一责任者的物理或逻辑部分。例如： 一个机构能够包含业务组; 一个业务组可包含事务组; 事务组可以包含个人; 一个机构直接控制并决定影响其它机构的规则。例如， 国家控制文件政策工作组;上级机构监管下属 一个机构被另一机构控制。例如， 国家政策工作组是由国家控制;下属是由监管机构控制。 指责任者间的集合级别。一个责任者可以是另一责任者的物理或逻辑部分。例如： 一个业务组是一个机构的一部分 一事务组是一个业务组的部分 个人是一个工作组的部分。 指明责任者间的时间先后关系。例如： 个体可能先于另一个体 指机构间接替关系的前后顺序。例如： 个人可能接替另一个人 一个机构可能会继承另一个机构并以一定方式相互 关联。 责任者到责任者 包含 控制 被控制 部分 先行 接替 73 责任者到文件 控制 责任者可直接决定影响一个文件的规则。例如，个人安全等级可以控制对一个文件的访问权限。 一个责任者可对一条或一组文件有最终责任并成为其\"所有人\" 。一个业务组可以\"拥有\"一组文件。 一个责任者可以享有但不必拥有某特定职能。 一个责任者可能有其特定职权，例如一个工作组或业务组可能拥有某一职能。 责任者可能执行某特定职能，例如;个人或工作组执行特定业务职能或事物处理。 业务关系的定义 所有 责任者到业务 控制 所有 执行 指业务间的集合级别。一个业务可能含有另一业务物理或逻辑的一部分。一个职能（如人力资源管理）可能含有许多业务（如招聘，薪酬及服务条件，培训和发展，补偿和康复等） 某职能直接决定影响另一职能的业务规则。例如，金融职能可能直接控制采购交易。 一职能被另一职能所控制。例如，购买事物被财务职能控制。 指业务间的一个集合层面。一个业务可能是另一个业务物理或逻辑的一部分。 显示职能间的继承顺序关系。 一个业务被定义，解释或表达在有关文件中。 一个业务可能参考文件。例如，为了履行一项采购业务，定单，申购和规格可能需要被参照） 移交某业务时需要某份文件，若没此文件则不能执行。 一个业务可能被一个非必有的责任者控制。例如，一个外部职能可能由一特定的业务组控制，其没有该行为的直接所有权。 一个职能可由某一特定的机构所“拥有”或负责。举例来说，财务管理的职能可能由一个特别机构\"所有\" 业务到业务 包含 控制 被控制 业务到文件 业务到责任者 是…部分 先行 接替 被记载 参考 请求 控制 拥有 74 因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容