前言
我们正置身于一个急剧变革的时代，面对激烈的职场竞争，个人要想生存、发展，进而获得事业上的成功，就必须拥有持久的竞争优势，而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更快，掌握更多的管理及操作技能。
基于此，《HOW-TO企业人手册》系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家”，不仅积累知识、增长才干，更重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升，从而获得晋升。
本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作，提高管理和业务能力，将各个专业岗位大量的重复性工作，按照实际操作要求，找出规律性来，规定其标准的工作程序和工作方法，用流程图与制度、表单的形成固定下来，提高工作效率，保证工作的准确性、及时性和全面性。
本丛书于2005年推出了第一辑，分别为《优秀品管员手册》《优秀仓管员手册》和《优秀采购员手册》；2007年推出了第二辑，分别为《优秀报关员手册》《优秀外贸员手册》和《优秀跟单员手册》。该丛书在读者中引起了强烈的反响，他们认为此丛书浅显易懂，注重细节，切中各岗位工作的关键，可操作性极强，非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技能，建议我们多一些相关岗位的图书。因而，我们再次将丛书延展，策划出版了第三辑，也是为三个设计——《优秀行政文员手册》《优秀人事人员手册》和《优秀生产文员手册》。
《优秀行政文员手册》首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、基本技能，在介绍行政文员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管
理，文书档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。
《优秀人事文员手册》首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、任职要求和工作文员处理各项工作事务如员工招聘、员工培训、薪资与保险、员工考评、员工关系管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。
《优秀生产文员手册》首先介绍优秀生产文员的职责与特点、任职要求和工作细节，再逐项介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、生产统计与分析和生产日常事务处理的实操步骤、方法、技巧及注意事项。
另外，在本丛书的编辑过程中，一些培训机构、咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员参与了编写和修改工作，具体为：王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。
第一章
优秀行政文员任职要求
行政文员职责与特点
行政文员任职要求
第一节
行政文员职责与特点
文员是企业里最常见的职位之一，具有为重要的基础性、服务性作用，是企业有效运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长高级白领的第一步选择。
一、 行政文员的职责
文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：
（1） 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。
（2） 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要
（3） 负责做好计算机打字、复印等行政工作
（4） 负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
（5） 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。
（6） 负责公司电话的接线工作。
对来往电话接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。
对未能联络上的记录在案并及时转告。
对紧急电话设法接通，未接通者速报行政部经处理。
负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职的缴回。
负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账单相符。
按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。
完成各项勤杂、采购工作。
负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
完成行政部经理临时交办的其他任务。
第一节
行政文员职责与特点
文员是企业里最常见的职位之一，具体极为重要的基础性、服务性作用、是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的
操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。
一、行政文员的职责
文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：
（1） 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作
（2） 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要
（3） 负责做好计算机打字、复印等行政工作
（4） 负责公司办公设备的管理、计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作
（5） 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作
（6） 负责公司电话的接线工作
对来往电话拔接准备及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。
对未能联络上的记录在案并及时转告
对紧急电话没法接通，未接通者速报行政部门经理处理
（7） 负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时缴回
（8） 负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。
（9） 按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做好既不脱档又不长期积存。
（10） 完成各项勤杂、采购工作。
（11） 负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
（12） 完成行政部经理临时的其他任务。
二、 行政文员的特点
行政文员与前台文员、办公文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等，虽然具体的工作内容有很大的区别，但都具备一些共同的特点：
1、 辅助性
文员工作很细致，千头万绪，也很灵活，千变万化，归纳起来就是两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面，比如草拟文稿，整理、提供信息，作调查报告，为领导的决策提供参考预案等。文员本身属于办事人员，其根本
任务就是协助领导搞好工作，这就是文员的辅助特点。从这个角度来说，文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。
2、 中介性
文员工作的中介是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策，但本身并不是决策者，而是被领导者。但又和其他被领导者不同，文员不是决策的主要执行者，其任务更多地是传达决策，了解决策执行情况，检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级，也关联下级，似乎是一个中间环节，也似一个纽带，可以用这样一句话表达：文员的中介性体现在不上不下，亦上亦下，可上可下。
3、 事务性
文员的工作很多时候相当烦琐，大量的工作需要文员亲自去做，比如决策时需要的各种信息资料的收集与整理，体现决策意图的文件草拟，使用复印机、文字处理设备等，可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。
三、 行政文员的工作要求
行政文员在工作中要了解具体要求，方能做好工作。一般而言，行政文员的工作要求至少有以下一些：
（1） 在工作中要服从上级的安排，积极配合领导和其他部门的工作，凡事以大局为重，遇有疑难问题及时汇报请示，有问题不搁置、不拖延、办事要有始有终，事事有结果。
（2） 对待工作认真细致、积极主动，应当做到忙而不乱、有条有理。
（3） 要有保密意识，对外做到守口如瓶涉及公司内部保密问题（指那些还未公开，在讨论研究的事项），要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。
（4） 要求文员保持稳定的心理状态，有利于在工作中能正常发挥，以免影响工作。稿件完成后交给有关部门批阅审核，签字后予以打印、保存。
（5） 要严于律已，工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退，有事先请假。
（6） 起草文稿要字迹清晰、工整，语言力求简洁精练。
（7） 善于处理部门工作、业务中的往来关系，注重团结协助。
四、 行政文员发展之路——高级秘书
在公司里，秘书和行政文员其实是一个很多共同点的岗位，甚至有的公司秘书和行政文员就是一个人在担任，但是严格来说，秘书的要求往往比文员更高。其实，可以这样来理解什么事秘书：秘书就是高级文员，也就是说行政文员如果有很强的工作能力，有很广泛的知识面，以及相对熟练的专业知识，那么就成为高级文员，当然也能称为秘书了。它们本来属于同一职业的不同层次，秘书其实是行政文员的前景职业。
秘书除了负责日常工作之外，还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务，还要负责企业内部企业内部各部门间的关系，向董事会或股东汇报企业业绩，接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台，那么秘书除了前台，还更多地深入到企业的幕后。
由于行政文员的工作和秘书最接近，所以秘书是大多数行政文员今后发展的方向，也
是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。
秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书（也就是文员）干起，先在企业从事一些简单的工作，比如接听电话、整理文件、前台接待……这对于行政文员来说是一个锻炼的机会，时机成熟以后，你就能轻易胜任秘书的工作，那么你就已经不再是普通文员了，你是高级文员。然后你可以考虑获取晋升的机会，这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情，因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。
如果你已经取得了秘书职位，那么你就应该接着进行下一步。你需要多学一些专业知识，继续给自己充电，直到你通过国家的考试，并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了，这时你的权力已经有了质的飞跃，不再是一位普通文员，而且你的薪水自然的会增加很多，工作相对更加自由，空间会更加广阔。
第二节
行政文员任职要求
行政部门本身是企业中较为重要的部门，所以在选择本部门人员时，要遵循一定的标准，为企业和部门选择真正实用的人才，虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同，但就整体而言，行政文员应具有以下行政文员的基本要求
一、 扎实的文化基础
文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方
面。一是社会科学基础文化，如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员，尤其是涉外行政文员不仅要了了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的历史，准确把握不同的特点，对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作于生活离不开自然科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化，没有一定的自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。
二、 丰富的专业知识
行政文员的专业知识，是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体说，包括四个方面：
1、 有关办公的专业知识
(1) 秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质
要求的知识。
(2) 文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档，资料卡片的收集、整理、
应用等方面的知识。
(3) 信息沟通学。有关信息的收集、筛选、存储、提取、综合分析、处理、发送、反
馈以及网络化服务方面的知识。
(4) 写作学。各种文件、报告、计划、信函的文体知识和写作方法。
(5) 除了上述专业知识外，还有法学（法律、法规）、经济学（尤其是财务、金融）、
心理学、管理工程学等的知识，也要求行政文员有一定程度上的掌握。此外，企业对行政工作人员的外语要求也越来越高，多掌握几门外语，可以更好地胜任工作。
2、 有关该行业的专业知识
如商业中的市场营销知识，金融业的货币流通知识，企业内部的管理知识、财务知识、审计知识等。因此，单纯的行政工作是不存在的，行政文员必须具备所在行业和部门的专业知识，这是行政工作专业化的要求。
3、 相关学科知识
相关学科知识是相对于行政文员的专业知识而言的，它包括。
（1） 会计知识，财政金融知识，股票与证劵、房地产知识。
（2） 行政学知识、领导科学知识，社会知识、特殊心理学知识、人力资源管理知识。
（3） 国际贸易知识、国际商务知识、国际法与国际惯例知识、国际旅游知识等。
4、 新兴学知识
20世纪以来，各门自然科学长足发展，学科越风越细。同时，学科之间又相互参透、
相互交叉，使得自然科学
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