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数字档案馆服务模式创新研究

2023-09-22 来源:好走旅游网
数字档案馆服务模式创新研究

摘要:本文首先阐述了当前进行机构数字档案馆服务模式创新的基础理论,主要包括数字档案馆服务模式创新的内涵、目标、功能和原则;其次阐述了数字档案馆服务模式创新的目标;最后,阐述了数字档案馆服务模式创新的重点主要包括:基于用户需求的个性化服务模式;基于信息收集与反馈的专项服务模式;基于数据挖掘与统计的关联服务模式;基于云与用户感知的智慧服务模式。 关键词:数字档案馆;服务模式;创新

随着电子计算机和网络通讯技术的发展,“互联网+”时代已经到来,并渗透到各行各业以及人们的日常生活之中。信息技术的不断发展为数字档案馆提供档案资源服务也带来了新的挑战。数字档案馆作为重要的档案信息资源管理机构之一,其机构数字档案馆的主要功能已经不再是传统的档案的收集和整理者,已经开始向为用户提供服务的服务部门转变,其主要的功能也开始向以用户的喜好和需求为主体提供档案信息资源服务转变。传统的档案信息资源服务模式——“馆藏中心模式”和“馆员中心模式”难以满足web2.0环境下用户的需求,也不在适应当前我国档案事业发展的大环境。因此,需要结合时代的发展与进步探索新的创新服务模式,进而满足不断发展变化的用户的需求。 一、数字档案馆服务模式创新的理论基础

信息技术的迅猛发展,云计算、物联网、大数据、档案智库等新概念给档案信息化建设带来了新理念、新技术、新方式、新策略,机构数字档案馆服务模式、服务理念、服务内容和服务方式、服务策略也随之转变。

服务模式是指:在服务过程中采取的不同模式。如体验式服务;一对一专人服务;自助式服务等①。机构数字档案馆服务模式:其核心是“以用户为中心”,坚持以用户为导向提供数字档案资源服务,明确目标、完善功能、遵循原则,有效推进档案资源服务模式创新建设②,通过不断满足用户的需求来提高其服务模式,其实质是通过在服务过程中采取不同的模式满足用户多元化需求,机构数字档案馆服务模式是一个动态渐进发展的过程,是处于不断变化和发展的过程中的。因此,数字档案馆服务模式的创新应该结合自身的资源情况及发展现状,依据自身的发展优势制定适合自身的服务模式,从而吸引更大的用户群,提供更加人性化的服务。

二、数字档案馆服务模式创新的目标

在如今互联网+环境下,数字档案馆要实现以资源和用户为主题的新的数字档案馆服务模式所要实现的基本目标是:在不违反国家档案资源保密原则的前提下,以满足用户需求为目的,以数字档案资源库为基础,借助于一定的现代高科技信息技术手段,通过高效、智能的综合化服务方式,以各个机构以及不同部门之间的合作为基础,建立一个相对完善的、体系清晰合理、能够实现全程管理以及动态监督的新型的档案信息资源服务保障体系,从而实现能够为广大用户提供全面、系统、多元、专题以及便捷的智慧化服务,并且能够为用户提供合理的使用方式和使用流程。

三、数字档案馆服务模式创新的重点

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出要提高档案公共服务能力③,提升档案服务的认知度和用户满意度④,随着国家政策对数字档案资源服务的不断支持以及信息网络技术的不断发展进步,为用户提供高效、高质的用户服务体验也变得更加重要。而数字档案馆“馆藏中心”和“馆员中心”服务模式比较单一,

同时存在用户处于被动接受地位、档案信息服务反馈缺乏、档案数字服务资源有限、档案检索系统流畅性差和档案服务方式单调陈旧等问题,已经不能满足当前用户对档案资源的需求。因此,笔者认为建设以档案资源和用户为主体的将基于用户需求的个性化服务模式、基于信息收集与反馈的专项服务模式、基于数据挖掘与统计的关联服务模式、基于空间位置与可视化的知识服务模式以及基于云与用户感知的智慧服务模式多种服务模式相结合的综合服务模式,将有利于在满足公众的多样化需求的基础上,实现对数字档案资源的充分深入利用。 (一)基于用户需求的个性化服务模式

基于用户需求的个性化服务模式是指:借助现代先进的网络信息技术,如信息检索技术和信息跟踪浏览技术等⑤,获取用户信息获取和信息利用行为习惯、偏好和特点,根据用户主动浏览信息的行为习惯对数字档案信息资源数据进行收集、选择、分析、聚类和深度挖掘,将数字档案资源中主题内容与用户所搜索浏览的内容进行对比,实现将与用户相关的数字档案资源推荐给用户的服务模式。基于用户需求的个性化服务模式主要包括行为偏好推荐服务和学科专题信息服务。 1.行为偏好推荐服务

用户信息行为变化主要表现在信息获取和信息利用两方面。信息获取行为发生转变是指:随着计算机技术、信息技术、网络技术等现代技术的发展,打破了资源分割的局面,使用户可以方便的获取各种信息资源,现在主要是在手机端进行获取,比如通过微信公众号进行查找和网上预约等,在获取方式上更加方便快捷。用户在获得自己所需信息方面不断地朝着智能化的方向发展,借助网络获取所需的信息资源已经逐渐成为一种潮流,越来越多的用户愿意通过互联网及时的获得与自己相关的档案信息服务,也越来越希望可以不受时间和空间的限制随时获得自己所需的信息。信息利用行为发生转变是指:随着数字档案馆数字档案信息资源服务工作以及广大用户档案借阅行为的不断进步,档案的查阅形式已经不再是传统的档案馆实体查阅,已经逐渐发展到网上查阅和客户端公众号查阅,基本实现随时随地及时共享信息资源,也有助于在信息利用上实现全程跟踪。应该依据用户本身的需要与喜好定制易找、易用⑥、个性化的检索结果界面⑦,并将检索出的结果按标准规范化形式展现出来,以方便用户对根据自身需要对结果进行二次筛选同时进行主题或者时间排序,在最短的时间获取自身所需的信息,并进行下载使用。此外,可以根据用户喜好和数字档案资源主题实现对用户进行信息推送服务。

2.学科专题信息服务

学科化服务是专业档案馆与生俱来的特点,保管的档案都是专业档案以支撑特定专业领域的工作。档案的学科化、专业化服务不仅仅局限于专业,而在于对专题、主题信息的深度挖掘与提供信息服务,旨在实现用户对数字档案信息的需要和价值相结合,通过人们对档案信息需求的习惯性⑧,同时结合创新性研究方法,对收集与整理的数字档案信息资源进行专题性的分类,进一步分析出其中有价值的档案信息资源,从而为用户提供专题信息服务⑨。档案在著录标引时,主要记录关键信息以方便检索,无法揭示全文内容,数据的价值往往是隐藏于文字内容中,取决于用户需求。通过数据挖掘聚类分析、全文检索等发现档案数据中满足需求的数据才能满足不同目的的需求。 (二)基于信息收集与反馈的专项服务模式

基于信息收集与反馈的专项服务模式是指:借助一定的标引规则和完善的元数据标准体系对具有不同的载体、格式和类型,具有分散属性的、碎片化的数字

档案资源按照标引规则和元数据标准进行分类标记⑩,通过对不同类别、格式的档案资源进行规范化处理,从而形成可供用户使用的新的知识资源的服务模式。基于信息收集与反馈的专项服务模式主要包括统一档案分类与标引规则和统一数字档案元数据体系两种服务方式。 1.统一档案分类与标引规则

档案管理独立、分散,档案分类体系各异,数字档案资源分类及组织方式不同,数据结构各异,为资源聚类聚合利用带来阻碍。为实现数据资源的统一聚合和集中揭示,要打破这种分散管理的现状,建立一个物理分散、逻辑集中的开放式、市区一体化的档案数据中心,方便数据集中管理与用户利用,在保留各单位实体档案分类管理体系的基础上,通过对档案数据资源的重新分类、整合。数字档案资源分类,参考《中国档案分类法》,结合本机构实际职能和实际情况,对不同种类的档案,如国土相关专业档案、电子档案、实物档案等七大类档案进行管理。其中,文书档案及专业档案等可以根据本机构的实际情况和业务流程工作进行细分,下设子类等。

2.统一数字档案元数据体系

元数据是关于数据的数据,关于信息的信息,也可以用于管理一种信息资源。元数据可以用于信息确认和检索、信息的著录描述、资源管理和资源保护甚至是资源长期保存,是确保数字资源长期保存并在未来可以获取的关键⑪。在规范数字档案资源建设工程中,可以参照《文书类电子文件元数据方案(DA/T 46——2009)》《建设电子档案元数据标准(CJJ/T 187——2012)》等国家、地方、行业元数据标准,对本机构的数字档案资源元数据方案进行制定,如图4-1。此XML节点记录了档案的基本信息。其包含了证照编号,证照名称,业务流水号,证照主体、有效期等。具体节点组成如下:

图3-1 机构档案元数据举例

通过上面的方法对各种类型的档案进行元数据的结构定义以及语法结构定义等,并根据相关标准选择元数据元素的具体描述方法。利用统一的元数据方案,为机构数字档案资源的描述、资源管理及永久保存利用提供了统一的标准和技术基础。

(三)基于数据挖掘与统计的关联服务模式

基于数据挖掘与统计的关联服务模式是指:借助数据挖掘技术⑫同时结合数据统计服务,通过与OA、综合一张图系统的集成,对原始的、零散的数字档案信息资源进行整合,同时对相互关联的信息要素进行深度挖掘,将隐藏在丰富的档案信息内容中的某一类信息抽取出来,从而实现分类标引以及元数据所无法细致到的层面,为用户提供数字档案信息资源关联服务。基于数据挖掘与统计的关联服务模式主要包括数据挖掘关联分析服务和数据统计关联分析服务。 1.数据挖掘关联分析服务

信息是相关的、可用的、重要的、有意义的、经过处理后的数据,是信息系统生成、存储、检索与处理过的数据,多产生与统计或算法处理过程的结果,由数据中得来⑬。信息是已经被处理的,通常对于信息接收者具有一定意义。信息源于数据,但价值高于数据。档案信息资源服务则是需要借助用户的需求以及和用户相联系的数字档案资源对不同的用户进行类别划分,以针对性的解决用户的疑问,主要有信息报道与发布服务、信息咨询服务、网络信息服务等。

运用数字化处理技术,加强数字档案资源库建设⑭。同时借助分类技术、聚类技术、关联挖掘技术对数字档案资源信息要素进行挖掘,将隐藏在丰富的档案信息内容中的某一类信息抽取出来,将其与其他相关的档案信息要素进行关联,实现分类标引以及元数据所无法细致到的层面。另外,在进行数据挖掘时还要找到信息之间的关联,支撑材料与结论文件之间的关联,全宗项目文件之间的关联,同类项目文件之间的关联,以及在时间和空间上的关联等。第一,对数字档案资源进行相互联系分析可以进一步挖掘出档案信息资源的价值,从而使藏在深入的档案信息价值尽量的展现出来,方便用户及时发现对自己有用的信息并实现对档案信息资源的利用,从而实现对隐藏在深处的档案信息资源进行分析的价值。第二,将数字档案信息资源之间进行相互联系,深入分析,有助于实现各组织部门之间实现档案资源和其他信息资源的联系,从而推动档案资源机构服务模式的建立,充分实现档案资源的作用。第三,通过将不同的档案信息资源之间进行相互联系,有利于促进机构档案馆建设向第四代智慧档案馆发展。智慧档案馆借鉴了智慧地球、智慧城市的理念。通过智慧档案馆建设可为用户创造更大的价值。 2.数据统计关联分析服务

数据统计结果相比原始的、零散的数据对用户更有价值。在提供基本馆藏统计、借阅情况统计等数据统计服务之外,还通过与OA、综合一张图系统的集成,提供了基于档案数据的专题统计与空间分布地图服务功能,如统计“建设用地选址意见书”这一类档案,可以提供不同年度、行政区域的建设项目选址意见书档案数据,同时可以查看对应的项目的地理空间分布情况。同时,还可以在检索结果中进行二次检索,用户根据需要可以选择不同的归档年度的档案。在数据挖掘与关联技术的支持下,将分散的数据按照时间、地域等要素进行聚类,为用户提供可定制的检索功能,最大程度地提升了档案数据价值,从碎片数据到全局信息的整合,为用户提供不同层次的信息服务。另外,在进行数据挖掘时还要找到信息之间的关联,支撑材料与结论文件之间的关联,全宗项目文件之间的关联,同类项目文件之间的关联,以及在时间和空间上的关联等。对档案内容信息要素进行挖掘,将隐藏在丰富的档案信息内容中的某一类信息抽取出来,将其与其他相关的档案信息要素进行关联,实现分类标引以及元数据所无法细致到的层面。 (四)基于云与用户感知的智慧服务模式

基于云与用户感知的智慧服务模式是指:在Web2.0环境下,借助云计算和

移动云共享服务,同时借助物联网技术、RFID技术对数字档案信息资源与物联网信息资源进行集成,通过感应射频电子标签,对植入RFID的实体档案,自动进行借阅信息登记、库存档案智能盘点,实现实体档案库存情况的自动化跟踪管理,依靠互联网和云连接成的新的智慧网为需求者提供感应服务⑮,实现信息资源利用最大化⑯。基于云与用户感知的智慧服务模式主要包括移动云共享服务和智能化感知服务。

1.移动云共享服务

图3-2数字档案馆移动云共享服务模式图

所谓“云计算”,是分布式处理、并行处理、网格计算、网络存储及大型数据中心的进一步发展,它将数据计算分布在互联网的大规模服务器集群上,用户根据需求访问计算机和存储系统,实现对信息服务进行统一建设和管理,用户按需使用、按量付费⑰。云服务是指采用云计算技术的大规模服务器集群(云端)为用户提供的不必下载、不必安装、上网即用、操作方便、功能丰富、价格低廉的互联网服务。移动云共享服务是移动互联网和云计算融合发展的最新形态,旨在通过移动互联网络,以移动智能终端为信息接入口,面向最终用户提供云计算的各类综合服务。移动云服务除了具备传统云服务大量开放的软件开发与服务、云端与终端设备的自动同步、强大的云计算和云端数据存储和终端硬件配置要求低等特点,还具有永远 24 h 在线的便捷服务,能实现传统云服务在移动互联网的扩展应用等新的特点⑱。

图3-3 机构数字档案馆智能化感知服务层次模型图

如图3-2所示,数字档案馆A、数字档案馆B和数字档案馆C将本馆的数字档案资源共同放到公共云端上,用户A、用户B、用户C以及更多的用户则可以同时在移动终端上通过移动网络,以移动智能终端为信息接口,共同享受自己所需的数字档案资源⑲。在当前互联网+时代对档案资源深度开发和综合利用,对各类档案信息资源进行深度挖掘与提炼萃取,形成一批高质量的编研成果“产品”,提供多层次、多样化数字档案信息“云共享服务”,也有助于充分满足社会各界对数字档案信息不断增长的利用需求。 2.智能化感知服务

机构数字档案馆服务模式创新提供智能化感知服务可以通过图 3-3 体现:传统数字档案馆服务模式下,档案馆靠单个档案馆本身具有的服务内容单方面的为用户提供相关的需求服务,而在智能化感知服务这种新型的智慧服务创新模式下将实现多个数字档案馆和不同的用户之间借助互联网和云连接成的新的智慧网为需求者提供感应服务。这种服务方式将实现不同的用户和不同用户之间的连接、不同档案和不同档案之间的连接、不同用户和不同档案之间的连接以及不同的档案馆和不同的档案馆之间的连接,以使用户真正的实现活人借阅和真人档案,与其他用户形成互动共享。

总之,现有的“馆藏中心”和“馆员中心”服务模式已经不能满足当前信息时代下不断增长的用户需求。因此,针对用户需求的不断增长以及用户对数字档案资源服务质量要求的不断提高,数字档案馆服务模式的创新将越发重要。研究数字档案馆以资源和用户为主体综合服务模式显得越发重要。

如图3-3,信息资源安全保障体系和系统运行维护体系保障整个智能化感知服务的正常运行,该层次模型面向的用户主要分为两类,机构用户和公众用户,而层次模型色设计主要分为5个层次,智慧应用服务层为基础层,主要包括数字档

案馆、个性化服务、专项服务、关联服务、智慧服务、知识服务以及推送服务等;大数据处理层主要包括云计算、云存储、数据挖掘与分析及语义分析技术等,这一层主要是对数据进行深入挖掘处理为提供数字档案信息资源服务奠定数据基础;网络服务层主要包括互联网、WIFI以及电视网主要是为数字档案资源服务提供网络保障;智能感知层主要包括物联网技术、RFID技术,将物联网RFID(无线射频识别)技术应用于档案管理,对数字档案信息资源与物联网信息资源进行集成,实现对实体档案的远距离、无接触式采集及安全管理等功能。机构数字档案馆数字档案信息与RFID标签进行信息关联,并将射频电子标签植入档案实体,通过专用阅读器与报警装置进行信息采集与安全管理;通过感应射频电子标签,对植入RFID的实体档案,自动进行借阅信息登记、库存档案智能盘点,实现实体档案库存情况的自动化跟踪管理。身份认证技术、体感识别技术以及监控感知技术等主要是为数字档案资源智能感知服务提供技术支持;而智能服务层主要包括数字档案馆、管理员、云、数字档案馆服务网点等,为公众获取数字档案资源服务提供物质和人员支撑,真正实现提供智能化感知服务。智能化感知服务的各个层次之间是相互支撑,必不可少的。 参考文献:

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李丛林(1991年1月)、女、满族、工作单位:中国商飞上海航空工业(集团)有限公司、邮编:200232、职务:干部管理、学历:硕士研究生、主要研究方向:企业信息资源管理。 注释:

① 服务模式.[EB/OL][2018-12-01].http:

//baike.baidu.com/link?url=XH4VH4wBVydbPL_vpw2GVcdtk4mTzvmcLuDuccdooNw295ZbXkoCDPraalGRoA-zRhgYsjwC7Zbfy9uWduyLuWqR1jiTCwASyprQiifHNNhd5W6UxwgablQ0eMIEzUwR. ②金波,倪代川.数字档案馆生态系统档案资源培育探析[J].档案学通讯,2017,(02):50.

③国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五” 规划纲要》[EB/OL].[2017-04-01].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

④连志英.基于用户需求的个性化数字档案信息服务模式构建[J].档案学通讯,2013(5):49-53.

⑤段丽.大数据时代背景下数字档案馆建设的思考[J].城建档案,2017,(03):17-18.

⑥胡昌平,邓胜利.数字化信息服务[M].武汉:武汉大学出版社,2012:403. ⑦马双双.图书馆和档案馆信息资源个性化服务对比研究[D].郑州大学,2016:44.

⑧陆颖颖.以用户需求为导向的数字档案馆服务模式探究[J].科技创业月刊,2017,(05):104.

⑨Rowley J.The wisdom hierarchy:representations of DIKW hierarchy.Journal of Information Science 2007,33(2):63-80.

⑩王毅,魏扣.优化用户体验的数字档案资源服务策略研究[J].档案学通讯,2017,(01):67.

⑪Rebecca Guenther,Jaqueline Radebaugh.Understanding metadata.NISO Press,2004.

⑫李春娇.大数据视阈下数字档案馆信息服务研究[D].山西大学,2016:29. ⑬高青.面向用户的高校图书馆学科化信息服务体系构建[J].现代情报,2009(05):58.

⑭陈胜,张萍,曾婷.“互联网+”下国土规划数字档案馆的发展[J].档案时空,2016(8):29.

⑮周峰,廖菲菲等.智慧型数字档案馆模型研究[J].中国档案,2017(03):68.

⑯刘爱琴,于贾燕,尚珊.基于数字资源共享的三馆协作平台构建[J].图书馆

学研究,2017(08):29.

⑰游姗姗.基于云计算的福建省数字档案馆信息服务研究[D].福建农林大学,2016:31.

⑱李瑞轩,董新华等.移动云服务的数据安全与隐私保护综述[J].通信学报,2013(12):159.

⑲ 薛辰.档案馆移动服务及其模式研究[D].南京大学,2015:82.

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