WO-1107
云南追溯
管理制度手册 （一稿）
2016年2月
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目录
一、文件管理制度 ....................................................................... 1
二、档案管理制度 ....................................................................... 1
三、保密制度 .............................................................................. 2
四、印章使用管理制度 ................................................................. 2
五、证照管理制度 ....................................................................... 2
六、会议管理制度 ...................................................................... 3
七、办公用品管理规定 ................................................................. 4
八、考勤管理制度 ....................................................................... 4
九、工作管理制度 ....................................................................... 6
十、出差管理制度 ....................................................................... 7
十一、交通费用及通话费用补贴制度 ............................................... 7
十二、员工招聘、离职等规定 ........................................................ 8
十三、卫生管理规定 .................................................................... 8
十四、财务报销管理制度 .............................................................. 9 WO-1107
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十五、员工工资发放管理制度 ....................................................... 10
WO-1107
页眉内容 公司管理制度
一、文件管理制度
一、本公司的文件及资料应交由办公室进行登记保管，不得由个人保存。 二、文件的阅批与分转：
1. 凡正式文件均需分别由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由办公室分
送承办部门阅办。
2. 为加速文件运转，办公室应在当天或第二个工作日将文件送到公司领导和承
办部门。
二、档案管理制度
一、各部门应在每月底向公司办公室移交本月文书档案并履行清交手续。 二、各类规章制度、工资资料、会议记录、会议纪要、工作计划和工作总结以及
添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
三、各类商务合同、协议的正本原件由办公室归档，其他部门可备份存档。 四、重要资料借阅需先请示分管领导，办公室建立重要档案资料借阅记录，借
阅需履行登记、签字手续。
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三、保密制度
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不
泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密包括下列秘密事项： 1. 公司经营发展决策中的秘密事项； 2. 专有技术；
3. 招标项目的标底、合作条件、贸易条件； 4. 重要的合同、客户和合作渠道；
5. 公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 6. 股东会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。
三、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未
经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
四、印章使用管理制度
公司公章、合同章、财务章、法人章、发票章由办公室统一保管，任何部门在使用公司印章前，均需与办公室办理领取手续，接受相应的责权告知，登记并备案，携带公司印章外出办理事宜，原则上需要办公室人员陪同。 五、证照管理制度
一、公司证照由办公室统一管理。
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二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织结
构代码证、税务登记证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。 四、证照使用必须向办公室申请并登记。
六、会议管理制度
一、参加人员
公司领导、总经理指定相关部门负责人参加，办公室做好会议记录。
二、开会时间
原则上每周六召开一次公司例会，遇特殊情况，董事会可提议随时召开。
三、会议主要内容
会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。每次会议前，发言者需根据发言内容拟定发言提纲，以便会上讨论，同时提高会议效率。
四、会后工作
1. 针对公司例会，办公室应根据会议形成的决定，三个工作日内下达 “会议纪
要”。
2. 会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以 “会议纪要”为依据，在限
期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。
3. 无特殊情况，对会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追
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究有关部门负责人的责任。
七、办公用品管理规定
一、采购、印刷品印制
1. 公司日常所用办公用品，应由办公室负责统一采购，经批准购买的专属办公
用品或工具办公室应知情。
2. 各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经
部门负责人审核签字后，送办公室待办。
3. 办公室应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产
急需用品外，应集中办理采购，原则上不得一事一办。
二、领用
1. 各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到办公室签
字后，方可领取。
2. 除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。
八、考勤管理制度
一、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位。外出办理业务前，需经本部门负责人同意后方可外出。 二、作息时间：每周工作日为周一至周五共五天，周六上午召开公司例会，下午进行公司活动，或者员工培训，无安排时正常上班。 上午：9：00~12：00
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下午：13：30~18：30 下午：13：00~18：00
如有调整，以新公布的工作时间为准，下属各部门工作时间自行安排，报公司分管领导批准后执行。 三、考勤
1. 公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，
实行不定时工作制的员工不必打卡。
2. 打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。 3. 打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。
4. 因公外出不能到公司打卡者应在钉钉上完成签到，签到时间和地点以钉钉上
记录为准。因停电、打卡机故障未能打卡的员工应在钉钉上完成签到，如仍未能完成签到者上班前、下班后要及时到办公室填写考情记录。
5. 公司员工上、下班（30分钟以内为迟到或早退、30分钟以上则视为旷工）迟
到、早退记录考勤成绩，月累计三次及以上，给予100元/次罚款，情节严重者给予降职或按自动离职处理。
6. 无故不办理请假手续，而擅自不上班，按旷工处理。其中，如确有特殊情况
不能及时办理请假手续时，可通过钉钉、电话或者其他方式联系相关负责人，获得审批后即可，但事后需按要求补办请假手续。
四、事假、病假、婚假、工伤假等批准权限：员工请假部门负责人有三天之内审批权、三天以上由办公室签字后，报总经理批示。部门负责人及以上人员请假或调休等，必须提前到办公室请假并办理手续，一天以内由办公室批准，一天以上报总经理批示。 否则，按旷工处罚。
五、旷工
1、员工旷工一次，时间不超过半天，罚款100元，一天，罚款200元，以此类推。 WO-1107
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2、累计旷工三天以上，降职使用或劝其按自动离职处理。
六、参加公司组织的会议、培训、学习、或其他活动，如有事需请假的，必须提前向组织或带队人员请假。在规定时间内迟到、早退、不参加的，按照本制度第三条规定处理。
七、日常考勤工作由办公室负责。员工迟到、早退而部门负责人弄虚作假、包庇袒护，一经查实，将给予部门负责人每次5%的年终奖处罚、两次以上者累计一并扣除或加重处罚。
八、婚假、产育假、丧假按国家相关规定办理，假期内发放基本工资；病、事假扣发假期内全额工资。
九、公司每位正式员工每年拥有7天的公休假（带薪）。员工可选择适当的时间向相关负责人及领导申请休假，审批通过后即可。 九、工作管理制度
为提高员工执行力，提升工作效率，建立工作日志汇报制度：
一、每个工作日23:30前向办公室汇报当天工作内容，由办公室统计记录，留作
考核参考资料；
二、未提交工作日志，也未作特殊说明的，当天考勤按旷工处理。 三、办公室需整理汇总员工工作日志，每周向董事会汇报。
四、有需要部门间协商解决的问题时，应告知办公室组织讨论，协商解决并形
成书面记录，协调各方签字后由办公室留档备查，并告知董事会。
五、各部分提出协商解决问题时，办公室原则上应在两个工作日内组织会议，
讨论解决方案。
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十、出差管理制度
一、本规定适用于公司全体员工。
二、差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费及伙食补助费等。 三、交通费、住宿费及伙食补助费凭发票报销。
四、出差人员夜间乘坐交通工具达6小时以上或连续乘坐超过10小时的可选择
相应等级的交通工具，并通知总经理核准。
五、自带汽车出差享受相应的过路费、油费实报实销。
六、出差期间交通费标准为80元/天，实报实销。住宿费标准为省内280元/天，
省外320元/天，实报实销。伙食补助费标准为100元/天。特殊情况需超出标准的，必须经相关领导及总经理同意，否则超额部分自行承担。
七、因保管不当丢失票据，必须由本人写书面说明并提供旁证，经相关部门领
导审批后才能报销。
十一、交通费用及通话费用补贴制度
为完善公司福利制度，保障公司员工利益，特制定以下部门负责人交通费用和通话费用福利补贴规定：
一、交通费用补贴标准为300元/月，通话费用补贴标准为200元/月。 二、本福利补贴按月结算。由各部门负责人持发票报销，标准以内实报实销，超
出标准需总经理批复后报销。
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十二、员工招聘、离职等规定 一、招聘
1. 用人部门根据实际工作需要填报“用人”申请表，向办公室申请并提出招聘
岗位的基本要求。
2. 由办公室根据公司用工需求拟定招聘计划，报总经理批准。
3. 办公室收集应聘人员相关资料后再进行初步筛选，根据情况组织笔试和面试，
经初选合格后，经分管领导审核，报总经理批准。办理试用手续。
4. 员工的试用期为三个月。试用期满，可聘为公司合同制员工并与公司签订劳
动合同。 二、离职
1. 员工辞职必须提前一个月向公司提出书面辞职报告，由部门负责人签署意见，
经公司分管领导签字，报总经理批准。由办公室予以办理辞职手续，并告知董事会。
2. 员工本人辞职、被公司辞退、开除或提前终止劳动合同等，在离开公司以前，
必须交还公司财物（如：文件及相关业务资料等）。员工未经批准而自行离职
的，公司不予办理任何手续；给公司造成损失的，应负赔偿责任。
十三、卫生管理规定
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。
一、公司环境卫生管理的范围为公司办公室区域和公共区域的卫生。
二、全公司范围内的室内环境卫生保持干净整洁，如：室内环境卫生清洁干净、WO-1107
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无灰尘；厕所地面、便池、垃圾桶清洁干净无杂物、无异味；茶台干净整洁无杂物。
三、卫生清洁实行部门责任制，每日环境卫生以值日表为准，各部门负责人为
责任人。
四、值日人员需在早上9：00上班前完成卫生的打扫，不得占用正常上班时间。 五、日常保洁由办公室随时进行卫生检查。发现当日不做卫生，一次50元，二
次100元，多次累计一并扣除，部门领导一次100元、二次200元，多次累计一并扣除。
六、各部门要认真对待清洁卫生和卫生检查工作，积极主动地搞好卫生清洁。
十四、财务报销管理制度
一、日常费用报销流程
日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。费用报销的一般规定：
1. 报销人必须取得相应的合法票据。
2. 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真
填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
3. 报销5000元以上需提前一天通知财务以便备款。
4. 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门负
责人审核签字→办公室审批→到出纳处报销。
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十五、员工工资发放管理制度 一、工资结构
1. 员工工资由固定工资、绩效工资两部分组成。
2. 工资包括：基本工资、岗位工资、加班工资、职务津贴、餐饮补贴、交通补
贴、话费补贴。
3. 固定工资是根据员工的职务、资历、学历、技能等因素确定的相对固定的工
作报酬。
4. 绩效工资是根据员工考勤表现、工作绩效及公司经营业绩确定的不固定的工
资报酬，每月调整一次。
5. 部门经理每月对员工进行考核，确定绩效工资发放比例并报行政部审核、经
行政总经理审批后交财务部作为工资核算依据。
6. 员工工资扣除项目包括：个人所得税、缺勤、扣款（含贷款、借款、罚款等）、
代扣社会保险费等。 二、工资计算方法
1. 工资标准的确定：根据员工所属的岗位、职务，依据岗位工资评定标准确定
其工资标准。
2. 绩效工资与绩效考核结果挂钩，试用期与实习期员工不享受绩效工资。 3. 绩效工资确定：
① 员工在规定工作时制外继续工作者，须填写《加班申请表》并经本部门主管
及办公室批准后方可以按加班论。
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②员工考核由其部门负责人负责，《加班申请表》每月10号前上报至财务作为计算工资之用。 三、工资发放方式
1. 每月15号为工资发放时间，如遇节假日则根据实际情况提前或延迟发放。 2. 办公室于每月5号前将本公司各员工上月的考勤资料统计汇总后进行公示并
交予财务部会计。
3. 财务部会计负责所有员工工资的造册，于每月10号前交予部门分管领导审批。 4. 财务部分管领导签批后，财务部会计在每月13号将工资表送交出纳，出纳
确保在每月15号将上月工资发放到员工工资卡中。
5. 工资发放到员工工资卡中后，财务部出纳须在每月发工资的前一天或后一
天将员工上个月个人工资条发放到员工手中，并进行确认签字。
6. 离职员工在正式办理离职手续后，可在下月发放工资时领取当月工资。
四、工资误算、误发管理
1. 工资误算、误发时，办公室和财务部必须在发现后立即纠正。 2. 因误算、误发而超付的工资，行政部和财务部可向员工行使追索权。 3. 因误算、误发而少付的工资，员工本人向办公室提出申请，由办公室和财务
部负责查实。如属实，因误算而少付的由办公室出具证明；因误发而少付的
由财务部出具证明。证明经部门分管领导签批后，给予员工补发。 五、工资资料的查阅及保管
1. 如员工对自己的工资存有疑问,原则上应在工资发放后的五日内持工资存折
或工资条到出纳员处查询。特殊原因不能及时查阅的，可在一个月内到财WO-1107
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务部申请查阅。
2. 员工只可以查阅自己的工资,不可以任何理由代他人查阅。 3. 每月的工资发放资料由财务部会计编制凭证进行相关的账务处理。 4. 财务部月末进行系统的审核后,将工资发放资料加密在财务部长期保存（如若
需要查看需向部门分管领导提出申请签字同意后方可查询）
拟制：办公室 审批：
2016年2月19日
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