档案管理

档案管理

何谓档案，就是已经发生的、留待以后查找利用的资料和文件。档案可以是文字资料，也可以是数字报表，还可以是电子文本或者影像图片等等。因为档案材料随时发生，日积月累就是一个天文数字，因此，就有了档案管理的问题。

一、 档案管理涉及的问题：

1、档案管理的期限：

档案不可能全部无期限的永久保存，根据它的重要性和作用可以分为长期保管、一定期限保管和短期保管。国家档案馆的档案是永久保存，财务档案是15年保管期，邮政快递查询期则只有6个月。这都是制度上的规定。作为企业，档案管理中除了服从国家制度的强制性规定外，保存期限的长短，完全由企业自行决定。

2、档案管理的内容：

因为档案是将来使用的东西，因此，档案要求尽量完整。大体要求是：看完一个档案，应当了解一个事件的来龙去脉，是个什么事，起因是什么，如何发展的，结局怎样。其中一些关键材料一样都不能少，例如双方当事人的合同，付款和提货的凭证，合同履行完毕的证明，双方当事人的重要提示等等，均需完整保存，不可或缺。否则，这个档案就是一个没有任何保管价值的无效档案。所以，从档案建立时起，必须按照上述要求审查档案内容，避免作无用功。

3、档案管理的方式：

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妥善保管：纸质档案用包装物完整包好；电子文本用u盘下载。

分门别类：可以按档案性质分类；可以按部门分类；也可以按用途分类。

制作查找目录：可以按时间顺序编排；可以按数字1、2、3、4的顺序编排；可以按姓氏笔画顺序编排；还可以按拼音字母顺序编排。并且，这些编排可以交叉进行，目的就是方便查找。

销毁档案的记录：除永久保管的档案外，其他中短期档案日积月累，数量巨大，按照企业自行规定的管理期限到期必然销毁。此时，除留存的查找目录外，其他档案内容可以销毁，但应当登记，以便知道何年何月销毁了什么内容的档案，做到心中有数。

二、我们公司档案管理的要求：

我们公司目前除财务档案、劳动档案相关政府部门有期限规定外，其余的档案是否建档、如何管理完全是由企业自行决定。这里包括公司发展档案、规章制度档案、文化档案、基建档案、和汽车厂家的销售档案、和客户的汽车销售档案、按揭档案、保险档案、售后服务档案等等。根据这些档案的用途，我们有如下要求：

基本要求是：除永久保管的档案外，其余中短期档案到了销毁期时保管时间再延长6——12个月后销毁。因为《合同法》54条规定的撤销权（又称反悔权）的期限是一年。具体的保管时间由公司的规章制度去规定。

1、公司档案。包括公司发展和管理档案，反映了公司的发展过程，企业文化，规章制度等公司的总体面貌，是永久保存的档案。应当按年份每年一档装订成册，在目录中分门

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别类将公司股东会记录，经理会记录，年度工作生产计划，基建发展计划和年终考核情况，资产负债表等发展情况和规章制度的制定及修改，规章制度的落实情况，任免和奖惩情况，重大活动的记录等管理内容均应保持完整，以备将来形成完整的公司历史。这种档案应当是永久保存的档案。

2、公司或4s店与汽车厂家的销售档案（包括汽车销售和汽配材料销售）。按照厂家的要求确定档案管理内容和期限。

3、保险代理档案。保险或理赔部分应上交保险公司的档案，按照保险公司要求确定档案管理内容和期限。直接与客户代理并留存在公司的档案应当建立完整的目录，销毁期应当在合同期履行完毕一年后。

4、汽车销售档案。分两种情况：一种是现货买卖，法律上称为“即时结清”，除销售发票保存在财务档案外，销售前台只保留验车手续，交车清单等简单材料，应当按姓氏或车型建档，并建立电子文档，纸质档案在交车满一年后可以销毁。另一种是合同交易，材料比较多，应当按照时间顺序建档，一车一档并建立电子目录文档，交易完成满一年后纸质档案可以销毁。

5、按揭档案。除按照银行要求确定档案管理内容和期限外，包括我们与客户直接签订的合同内容及银行按揭合同的全部内容应当完整在我们这里建档，一车一档并建立电子目录文档，按揭贷款归还清楚并在我们这里办完保证金清结手续后纸质档案可以销毁。

6、售后服务档案。除按照厂家的要求确定档案管理内容和期限外，由于保养和维修的内容只是反映在工单上，我建议用电子扫描的方式一车一档建档并建立电子目录文档，纸质工单可以在服务满6个月后销毁。

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除去上述的档案以外，公司可以根据企业管理的需要，在规章制度中规定需要建档的项目和建档的具体内容。

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