办公室管理是现代文员专业专科的一门必修课程。
本课程的教学目的是， 通过教学的实施使学生掌握办公室实务操作方 面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力， 有一定的文字使用运用能力。
本课程的文字教材为《办公室实务》，主编陆瑜芳，上海复旦大 学出版社出版。
本课程教学内容分为十四章， 包括办公室实务概述、文员实务、电话 电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程 安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印 信值班工作、文书与档案实务等。
本课程拟采用文字教材和少量声像教材以及多种网上教学资源相 结合的形式组织教学。 (一)文字教材
文字教材内容浅显、易懂，各章内容相对独立。教材在知识的介绍与 能力的培养方面，侧重于操作层面， 这也是课程性质所决定的。 文字 教材后面设计的案例题目， 是密切配合文字材料而精心设计的、突出 实践技能、 实际操作的应用性教程的表现形式， 是这门课程的主要特 色之一， 无论教师还是学生应该认真对待这部份内容， 既把它看成是
实践的摹拟演示， 也把它看成是实践性教学环节的重要补充， 也可以 用它来检测学习效果。
(二)音像教材(IP 计算机课件)
配合文字教材， 《办公室实务》 拟编制 6 节录相课。主要是摹拟办公 室具体工作操作程序， 文员接人待物的规范流程， 将便于实践演示的 工作程序形象化地表示出来。这部份内容是十分珍贵的教学资源。 (三)网上辅导
网上辅导既有定期发布的教学重点解析， 又有形式多样的练习题， 供 学生学习参考。 同时， 通过电子邮件的方式就学生提出的疑难问题进 行解答，对学生进行个别辅导。此外，根据教学需要，还将在网上举 行不定期的讨论活动。有关信息都会在网上予以发布。
各种教学媒体所包含的内容，有一定的交叉(见下表)，学生可根据 个人实际情况需要选择。
1． 教研活动： 1) 9 月份网上讨论教学工作；参加人员：试点电大 主持教师。 2) 10 月份网上讨论平时作业问题。参加人员同上。 2． 学习讨论活动： 11 月份组织一次学习讨论，参加人员：学生、 教师。
3． 平时教学检查：统一安排4 次书面作业，中央电大与地方电大 一同抽查学生作业完成情况。
4． 信息发布：每一个月网上发布一次辅导内容，一次网上练习题；
(一) 教学课时安排：
教学既可以有适当的面授，更应有足够量的练习，可以面授、自学、 练习各占三分之一时限。
(二)对辅导教师的建议 1．知识讲授部份的重点应放在对具体事物的操作上来进行，教学要 结合实践。 2．教师要多搜集素材，将各种实物操作或者制成卡片，或者印成小册子， 作为辅助教材，使学生能够时常得以训练。 3．课程的教学重点是培养学生的实际操作能力，要把提高学生的综 合素质， 与实际工作能力结合起来。 教师的讲授， 要能够从学生的薄 弱处着手。
(三)对学生自主学习的建议 1．学习本门课程，学生要能够从书本中跳出来，不要死记条条，要 有全局观、规范意识、要重实践。 2．本课程是一门实践性很强的课，越是多看、多想、多做，就越是 能够学好课程。 3．本课程提供了一些学习媒体，学生在学习过程中应注意充分有效 地利用这些教学媒体。 不要过分依赖某一种媒体， 要注意同学间的互 助互学，注意学以致用。同时还要多参加学习研讨、实践操作活动， 认真独立完成平时作业，逐步提高综合能力。
【知识与能力】
1． 办公室的职能。
2． 办公室实务范围。
3． 办公室器械使用。
4． 办公室和接待室的管理。
【教学要求】
通过本章教学， 使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内 容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉普通办公室常用设备的基 本性能， 并能够较为熟练地进行运用和操作， 正确管理办公室及接待 室。
一、 普通了解：
1．办公室的含义。 2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂 性。 3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办 公室实务内容。
4．办公室环境的布置和管理
二、基本掌握:
1． 办公室的职能：政务(或者业务)服务和事务管理。
2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工
作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工 作或者文秘人员工作。
3． 主要办公器械的使用。
4． 办公用品的准备。
5． 办公室和接待室的管理
【教学建议】
1． 组织学生对我国文秘及国际文秘人员的工作实务进行对照讨论；
2． 摹拟开展办公室环境的整治；
3． 摹拟开展常用办公设备的操作演练；
【知识与能力】
1．文员工作指导思想
2．“优先顺序”处理工作
3．文员管理时间的方法 4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法； 受意方法； 传达方法； 进言方法；变通方法和挡驾方法； 分工方法与 合作方法； 【教学要求】
通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特殊注意掌握 “优先顺序”处理工作的原则， 能够较好地运用和管理时间，能够较好 地了解和运用各种工作方法。 一、 普通了解：
1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤；
2．传达方法；
3．进言方法；
4．变通方法和挡驾方法
二、基本掌握:
1．文员管理时间的方法；
2．受意方法；
3．分工方法与合作方法
三、重点掌握：
1．“优先顺序”处理工作
2．请示方法与报告方法；
3．计划方法和总结方法；
【教学建议】
1． 指导学生合理计划和安排工作时间；
2．对各种工作方法进行分类对照，如请示与报告、计划与总结、受
意传达与进言、变通
与挡驾等。
【知识与能力】
1．电话的类型
2．打电话的方法、接听电话的方法
3．因特网服务
4．电视会议
5．交互式电话会议
6．卫星通信
【教学要求】
通过本章的教学，使学生了解电子通讯设备的简单原理和使用常识， 能够比较熟悉相对照较先进的电信设施的用途用法，正确有效地使用 常用电信设备，提高工作效率。 一、 普通了解：
电视会议
交互式电话会议卫星通信
二、基本掌握:
打电话的方法、接听电话的方法
【教学建议】
1． 有重点地组织学生对常用电信设备的使用与实验；
2． 摹拟正确接打电话的步骤方法。
【知识与能力】
1．邮件的收取
2．邮件的分拣
3．邮件的拆封
4．邮件的处理
5．上司不在时邮件的处理
6．邮件的寄发
【教学要求】
通过本章的教学，使学生掌握邮件收发的工作程序和特殊情况下 的处理办法。 一、 普通了解：
1．邮件的收取
2．邮件的分拣
3．邮件的寄发
二、基本掌握:
1．邮件的拆封
2．邮件的处理
3．上司不在时邮件的处理
【教学建议】
组织学生对各种信函的收发进行摹拟训练，设置一些特殊、突发事件， 让学生实际演练应变方案。
【知识与能力】
1．接待的基本礼节
2．接待平时来访者、计划中来宾的实务
【教学要求】
通过本章教学， 使学生熟悉文员接待的基本业务，正确掌握接待礼仪， 对包括迎送、传达、引见、介绍、接待等一系列接待事宜，有清晰的 了解，正确掌握内宾、外宾的接待程序。
一、 普通了解：
1．行为举止方面的礼貌
2．仪表方面的礼貌
二、基本掌握:
1． 接待平时来访者的实务： 初见来访者、传达有关人员、向有关人
员引见
2． 接待计划中来宾：内宾接待、外宾接待
【教学建议】
组织学生摹拟各种接待礼节， 多项次、不同角度、不同身份分组演示 接待礼仪。
【知识与能力】
1．来信受理程序
2．来访接待程序
【教学要求】
通过本章教学， 使学生了解做好接待来访工作的重要性， 能够在认 真做好接待来访工作中，密切党群关系、干群关系，熟悉来信的受理 与处理，来访的接待与处理，来电的接听与处理 一、 基本掌握：
1．承办来信注意事项
2．来电的接收与处理 二、重点掌握：
接待来访注意事项
【教学建议】
摹拟仿真场景，实际演练来电、来访、来信的应对措施。
【知识与能力】
1．会议的目的
2．会议的分类
3．会议实务
【教学要求】
通过本章教学，使学生了解并熟悉各种会议的目的，能够根据不同情况， 区分各类会议的不同要求， 能够制定会议计划，备，完成会议实务工作 一、 普通了解：
1．会议用语
2．会议出席者的位置
3． 会议用品的准备
4． 分析会议成本
二、基本掌握:
1．议程表制作和执行方法
2．会议通知的写法和传达方法
3．会议记录
4．召开各种会议方法
做好会议准 三、重点掌握：
1．会议的计划与准备
2．会议资料的准备
3．会议后的实务
【教学建议】
1． 摹拟运作各种会议准备工作；
2． 对照不同会议的不同形式和开法；
3． 研讨会议实效问题。
【知识与能力】
1．日程安排的意义
2．日程安排计划表的种类和管理
【教学要求】
通过本章教学， 使学生了解日程安排的重要意义， 能够合理地制定 年预定、 月预定、 周预定、 日预定表， 能够对日程安排进行有效管理。 一、 普通了解：
1．日程安排计划的变更和调整
二、基本掌握:
1．日程安排计划表的种类
2．日程安排计划表的制作和填写
3．日程安排计划管理
【教学建议】
1． 摹拟制作日程安排计划表。
2． 摹拟演示日程变更和调整的应对措施。
【知识与能力】
文秘人员在差旅过程中的主要任务
【教学要求】
通过本章教学， 使学生了解商务旅行、 公务外出时文员的主要工作 任务，能够对包括交通工具的选择、出差诸项事宜的准备、境内外旅 行各种手续的办理以及出差结束后的各项工作情况有清晰的了解。 普通了解： 1．准备工作
2．履行过程安排
3．旅行结束后的有关工作
1．摹拟进行出差前的工作准备及善后工作；
【教学建议】
2．摹拟演示境外旅游签证等手续办理。
【知识与能力】
照料上司相关事宜
一、 普通了解： 【教学要求】
1． 照料身边琐事的准备
2． 各种照料身边事务的工作
3． 照料身边琐事的做法
【教学建议】
通过本章教学， 使学生了解照料上司身边琐事的意义， 重视并能够妥 善处理相关事宜。
【知识与能力】
1． 日常举止规范
2．交际业务
【教学要求】
通过本章教学，使学生了解交际的礼仪与规范，对日常举止、 交际 应酬、社交行为等有正确的理解和认识，有符合行为规范的举措。 一、 普通了解：
1．交际业务应注意的问题
二、基本掌握:
1．喜庆实务和宴会礼仪
2．丧事实务和吊唁礼仪
1．摹拟各种场景，练习日常举止规范；
【教学建议】
2．喜庆丧事实务运作注意事项讲解。
【知识与能力】
1． 口头语
2． 敬语
3． 报告
4． 说明
5． 说服
6． 拒绝
7． 听话
【教学要求】
通过本章教学， 使学生了解书面语言与口头语言的不同区别，正确 使用敬语， 能够在适当的场合用好接待语；掌握说话要领， 注意说明、 报告、委托、拒绝、说服等方法的应用；掌握听话要领，注意指示与 忠告的接受方法应用。 一、 普通了解：
1． 口头语言的特征
2． 敬语的种类
3． 说话的要领
二、基本掌握:
1．敬语的用法
2．接待用语
3．说明的方法
三、重点掌握：
1．报告的方法
2．说服的方法
3．拒绝的方法
4．听话的方法
【教学建议】
注意加强说话的各种方法的具体应用与练习。
【知识与能力】
印章、印信管理工作
【教学要求】
通过本章教学， 使学生了解各种印章的使用规定，用与保管，清晰值班的制度要求。 一、 普通了解：
1．印章的种类
2．印章的刻制
3．印章的保管
4．公章的停用与销毁
5．值班工作的组织形式
二、基本掌握:
1．印章的使用
2．介绍信的使用
3．值班工作的任务
4．值班工作的制度与要求
了解介绍信的使 【教学建议】
摹拟进行印章、介绍信使用操作训练。
【知识与能力】
1．公务文书的种类与特点
2．文书处理的内容与方法【教学要求】
通过本章教学，使学生了解公务文书处理和公文流转的基本程序， 掌握档案采集工作制度， 能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并 归档。有效利用和开辟档案资源。 一、 基本掌握：
1．公文性文书的种类
2．文书的保密管理
3．档案采集的对象和制度
4．立卷类目的编制
5．案卷的编目与装订
二、重点掌握:
1．公文的格式
2．收文处理
3．发文处理
4．立卷归档要求
5．文书立卷标准
6．立卷类目的编制
7．年终组卷
8．案卷归档
9．档案的保管和利用
【教学建议】
1． 摹拟运作公文流转过程；
2． 摹拟实施文书立卷、编目、组卷、归档；
3． 组织文书档案资料的利用与开辟的学习讨论。
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