浅谈如何做好档案利用过程中保密工作

浅谈如何做好档案利用过程中保密工作

【摘 要】随着我国经济的持续发展，档案的重要性日益突出，其利用效率也逐步上升。但如何正确处理档案的利用与保密这对矛盾，就成为我们有待进一步深化研究的课题。本文从做好档案保管工作的保密工作、加强利用监督、增强档案管理人员的保密意识以及加强保密技术防范和管理等四个方面进行了探讨，希望对做好档案利用过程中的保密工作有所帮助。

【关键词】档案；利用；保密；技术防范；管理

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。收藏档案的根本目的之一，就是要满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求。档案也只有在利用过程中才能彰显出它的作用，才能为社会创造财富。目前，有些档案部门在提供利用档案时，只重视档案的利用而忽视档案的保密性，造成机密材料泄露。因此，正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，做好档案利用过程中的保密工作，是新时期档案管理人员需要认真对待和解决的问题。

1.做好档案保管工作的保密工作

1.1加强档案的库房管理，是档案保密工作的首要任务

根据我国档案法的规定，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。值得注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，首先不宜将库房设在办公楼的最底层，其次库房的门窗等应专门加固，以防盗窃；还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2提高保密法制建设，为档案保密工作提供有力的法律保障

档案保密工作中的法制建设工作是一项政策性和规范性较强的工作，只有建立健全各项档案保密法律、法规，才能实现法制化、规范化管理。加强档案保密法制建设是依法治国的要求，是发展社会主义市场经济的要求，是维护国家安全的要求，更是保密工作自身发展的要求，因此我们要进一步完善保密法律制度。据笔者了解党和国家对保密工作相当重视，《保密法》的修订工作已经被提上议事日程。作为档案部门一定要把保密立法工作与中央有关加强新形势下档案保密工作的方针政策结合起来，充分体现在即将制定的各类档案保密法律、法规、规章中，把保密立法工作与党政机关、涉密重点单位的档案保密管理制度结合起来。

另外，还应加大档案保密行政执法和法制监督的力度。档案主管部门应负起监督和管理的职责，要进一步确立各级档案保密工作行政执法的主体地位；要进

一步完善档案保密行政执法手段；要进一步提高专兼职档案干部的执法能力和执法水平。

1.3革新档案保密工作新机制，加强对档案保密工作的领导责任

一方面各级档案部门应根据保密工作的有关规定，从工作实际出发，制定和充实完善档案保密制度。比如：《档案保密工作制度》、《档案保密工作职责》、《保密手则》、《泄秘事件查处办法》、《密传机房工作制度》、《加密机设备维护制度》、《加密机使用操作规程》、《档案资料查借阅制度》、《档案库房管理制度》等一系列档案保密工作规章制度，使档案保密工作的运作有章可循。另一方面，要紧紧抓住档案保密工作的管理环节，加强对涉密要害部门的管理工作。一是严格依法治密。对档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是坚持贯彻检查制度。由专职档案保密员定期对本单位或部门的档案保密工作巡视检查，发现问题及时提出整改措施；由主管领导定期对保密工作进行监督检查。三是加强对涉密要害部门的管理，由主要领导对保密工作做出强调和部署，由档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行专项检查，发现问题及时纠正，防止和杜绝泄密事件。

2.加强档案工作的利用监督

科学发展观的核心是以人为本，在服务好查阅人的同时，更要加强档案利用过程中的保密工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施。

2.1制度建设

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.2队伍建设

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

2.3监督措施

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

3.增强档案管理人员的保密意识

深刻领会和准确把握科学发展观的科学体系，加强档案保密法制教育，是增强广大干部群众保密法制观念的重要途径。在对外开放和发展社会主义市场经济的条件下，要充分认识到保密工作的复杂性和艰巨性。面对这种形势，档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从政治的高度充分认识保密工作的重要性。档案部门要大力加强保密法纪教育，提高广大档案干部的保密法纪观念。用法、守法首先必须懂法，通过保密法制教育，不仅要使广大干部群众懂得如何依法保守档案秘密，怎样履行好宪法和保密法律、法规、规章所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律、法规和规章。因此，加强档案保密法制教育，使各级档案领导干部及其他涉密人员掌握管理档案的法律知识和相关技能，是不可缺少的重要条件。

4.加强保密技术防范和管理

在档案保密技术发展上，要特别关注对网络信息安全的保密管理。信息安全保密管理可分三个层次：法律管理、行政管理和技术管理。法律管理是根据相关的法律、法规，对信息系统主体及其与外界关联行为的规范和约束。行政管理主要是针对内部，当务之急要做好两项工作，一是涉密网络一定要与互联网实行物理隔离，并建立、完善涉密网络的保密管理制度，加强内部管理，配备必需的防范设备，增强涉密网络的技术防范能力；二是抓好互联网上的防泄密工作，坚持“谁上网谁负责”的原则，严格责任制，定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。

5.结束语

综上所述，正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。档案只有被合理利用，才能体现档案及档案的价值。因此，我们必须始终将档案安全工作放在档案工作的首位，在此基础上，争取提供快捷、方便档案利用方式及途径，使档案产生更广泛的社会效益和经济效益。

【参考文献】

[1]李崇华.浅谈如何做好档案管理的保密工作[J].现代交际，2011（05）.

[2]李晓琳.档案管理工作中的保密与利用[J].办公室业务，2013（11）.