对人事档案管理加强无纸化办公的思考

2016年4月第19卷第7期中国管理信息化悦hinaManagementInformationizationApr.袁2016Vol援19袁No援7对人事档案管理加强无纸化办公的思考徐瑛1袁丁伟锋2渊1.山东烟台市福山区公共就业渊人才冤服务中心袁山东烟台264001曰2.海军航空工程学院袁山东烟台264001冤摘［］信息技术的快速发展给人事档案管理带来了新的挑战袁无纸化办公已经成为趋势遥通过分析人事档案无纸化办公要的现状和存在的问题袁从安全性管理尧法规制度尧运行机制尧从业人员素质等方面提出了针对性的对策措施遥［关键词］人事挡案曰管理曰无纸化曰办公自动化doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.103］1673-0194渊2016冤07-0216-02［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号信息技术的高速发展袁对人事档案管理工作提出了更高要求遥无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公袁可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理袁它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用袁提高对信息的利用率和办事效率袁降低办公成本袁提高执行力遥在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式袁是促进档案管理工作信息化尧加强人事档案管理工作的重要发展方向遥员人事档案管理无纸化办公现状分析实现无纸化管理袁劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续袁这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公遥目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理袁合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册袁鉴订备案完后书面合同单位自己保存袁失业人员档案存放在人社局档案室管理遥退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查袁所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距袁管理的信息化水平和信息化手段还很单一袁不能为人事档案管理提供信息支撑袁在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求遥圆人事档案无纸化办公存在的问题分析人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性袁在管理过程中不容出错袁而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性遥因此袁人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题遥目前袁我国对电子档案的利用水平还比较低袁这给档案管.com.cn. All Rights Reserved.理部门带来了许多新的挑战遥在人事档案管理工作中袁虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理遥通过联网袁可以查阅就业人员的就业信息遥极大地提高了工作效率袁避免了工作疏漏袁方便了办事人员袁不用往返各地办理相关手续遥办事更加公正尧透明袁工作更加高速尧便捷遥但是袁目前人事档案还没有［收稿日期］2016-02-285做好照片档案数据备份从档案数据来看袁备份存储是有效的途径遥照片档案数据业务就会被远程系统所接管袁然后继续运行遥6结语总的来说袁在档案管理工作中袁照片档案是其中的重要一部分袁作为单位历史的记录袁起着记载与传承历史的作用袁是一种很珍贵的尧很难再生的资源遥规范照片档案管理袁让照片档案工作健康尧快速地发展是一个需要长期坚持不懈的努力的过程遥照片档案管理将会持续发挥其重要袁对有效推动单位全面发展起到积极的促进作用并具有深远的影响遥主要参考文献咱员暂李军袁张连星援关于照片档案资源建设的问题与思考咱允暂援北京档案袁咱圆暂徐舒柯援档案馆照片档案收集的困境与对策咱允暂援内蒙古农业大学学报院社会科学版袁圆园员园渊6冤院173-174援咱猿暂刘萍援照片档案数字化管理初探咱允暂援云南档案袁圆园员员渊猿冤院57-58援圆园员园渊源冤援系统可用性的工作都叫做容灾遥容灾是数据系统安全中必不可少的遥如果照片档案数据过于集中袁就很可能会丢失或者毁坏袁其严重后果甚至与自然灾难相提并论遥故而要做好照片档案备份工作遥具体来说袁首先在耐久性好的载体上储存照片档案数据袁一般一式两套袁用来封存与查阅利用袁最好是异地保存咱猿暂遥其次袁做好容灾系统建立工作遥在隔得比较远的不同地方袁建立两套以上的功能一样的陨栽系统袁便于监视各自间的健康情况或者切换功能遥如果某个系统因为突然而来的问题而没有工作袁那么就可以把应用系统切换到别处遥容灾系统有数据与应用容灾两种方式遥所谓数据容灾袁就是将本地重要数据适时复制并建立在异地的数据系统袁而所谓应用容灾就是基于数据容灾情况袁在异地建立完整的备份应用系统袁而且和本地生产系统差不多袁它们还可以相互备份遥当数据出现灾难情况时袁那么216/CHINAMANAGEMENTINFORMATIONIZATION信息管理圆援员对电子档案归档的重要性认识不足的安全性遥电子文档在上传尧下载过程中需要设定安全等级及访问权限遥三是规范电子文件归档范围遥需要对电子文件建立积累制度袁保证电子文件不损毁尧不失散遥同时应对电子人事档案质量进行把关袁对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补袁对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级遥猿援圆加强档案法律建设目前电子档案的法律问题还有待解决袁为了做好电子档案随着计算机技术的发展袁办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展袁因此电子档案越来越多袁电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档尧辅助性电子文档的阶段中袁而是转向为正式性电子档案遥然而在工作过程中袁档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性袁信息化管理意识落后袁对电子档案管理工作不够重视袁或者是对于信息技术手段掌握不充分袁对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施袁而是抱着回避的态度袁电子档案的作用只是停留在备份尧草稿阶段袁没有对其进行合适的管理加以利用遥圆援圆对电子档案的法律效力需要进一步完善档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始管理相关工作袁必须从电子档案的职能尧管理机制尧法律效力等方面进行强化遥一是要明确电子档案在文件管理中的位置袁确定电子档案的职能遥二是要明确电子档案制作过程尧保全要求袁提供利用制度袁在利用时可加强电子签名制度的管理遥三是要明确电子档案的法律效力遥电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力袁其证据效力应获得法律的认可遥猿援猿探索并完善纸质和电子档案并行管理机制纸质文件适合水久保存袁不适合将来的反复检索和利用袁性袁传统纸质档案文件是受到法律保护的袁强调只有原件才有法律效力遥而电子档案没有固定的载体袁导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性袁从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档袁真正发挥其档案的作用袁因此难以制定具有法律效力的档案依据遥工作过程中电子档案易被修改袁并且经改动后难以发现袁无法从字迹分辩出文件的原始性遥这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范袁这也造成了电子档案管理过程中的困惑遥圆援猿对档案管理人员的信息素质需要进一步提高人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与袁管理人员而电了文件则相反遥根据二者特点袁应使两种载体文件在一定阶段内并存遥当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制袁即将电了文件存入硬盘或光盘后袁又打印输出纸质文件并保存遥两种不同载体的档案应保证内容完全相同的袁即在著录尧署名尧编码尧史改尧更新时袁特别注意电子档案要与纸质档案一一对应遥由于电了文件的虚拟性袁缺少原有管理中的验证环节袁囚此袁应深入研究电子文件中信息的长期保存问题遥当前袁针对需长期保存的电子文件袁要进行定时定期备份袁防止信息丢失遥猿援源提高档案管理工作者的职业素质与修养在实现档案无纸化办公的要求下袁档案管理工作者要提高.com.cn. All Rights Reserved.需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质遥目前相关的档案信息化利用的人才遥大部分档案管理人员对现代化管理工作案管理部门缺乏现代化管理水平的人才袁尤其是信息处理及档缺乏了解及认识袁因此不能充分地发挥其作用袁从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动遥圆援源对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化电子文件具有传递快捷尧操作简便尧存储空间小等优点袁但自身的职业素质袁热爱档案管理工作袁努力学习专业知识袁提高专业技能袁发挥个人的主观能动性遥在档案的无纸化办公条件下袁档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作袁应使这些工作标准化尧系统化袁提高计算机对档案检索的效率和准确性遥因此袁档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学尧目录学以及主题著录标引等知识外袁还要掌握一些计算机与网络的相关知识遥在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响袁对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备遥对此袁机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训袁合理编设计算机管理方面的岗位袁充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍遥主要参考文献咱员暂蒋永香援无纸化办公与档案管理咱允暂.湘潭师范学院学报袁圆园园远渊4冤.咱圆暂燕开良援在无纸化办公中加强档案管理咱允暂.办公自动化袁圆园园远渊4冤.渊2冤.咱猿暂曲卫华袁王海英援档案管理的现代化趋向咱允暂.中医药管理杂志袁圆园园远其欠缺安全性袁从而影响其长远的保管及存储遥如电子文件过度依赖软件设备袁不能进行直读袁容易被更改袁数据容易丢失袁文件容易受到病毒的破坏袁这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题遥猿对加强人事档案无纸化办公的思考人事档案的无纸化管理涉及的范围很广袁应当制定切实可猿援员加强人事档案管理的安全性管理行尧安全可靠的安全策略遥一是采取物理隔离的措施袁即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统袁采取存储与利用分离的技术策略袁人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统袁在保管子系统鉴定尧整理的不同开放范围的电子文件信息袁以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统袁提供不同利用权限范围的利用遥二是采取数据管理安全措施遥要设置严格的管理权限袁特别是野系统管理员冶必须合理授权袁人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权尧数据审核权尧数据操作权三权分离的方式袁可以有效提高电子文件数据CHINAMANAGEMENTINFORMATIONIZATION/217