环保档案管理制度

一、目的

为加强本公司环保档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司环境体系服务，特制定本制度。 二、适用范围

适用于公司所有与环保相关的资料，包括重要的会议材料，建设项目环境影响报告表和“三同时” 资料，环保设备维护记录，公司“三废”和噪声的检测报告，与第三方的签订的协议以及法律法规等外来文件等。 三、职责

3.1、环保科负责建设项目环境影响报告和“三同时”的报批、整理以及公司环境保护方面的资料的收集、登记、保管；

3.2、制造部负责及时提交《危险固废出入登记表》和环保设备维护记录； 3.3、行政部负责提供外部相关方提供的外来文件； 3.4、总务科负责生活垃圾处理协议和处理记录； 四、归档要求

4.1各相关部门归档要求

制造部、行政科、总务科等相关部门在处理好环保相关事项后，需按照以下几点要求对档案进行整理，整理完毕一周内提交给环保科进行统一管理：

4.1.1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

4.1.2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4.1.3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别存放在一起，不得分开，文电应合一归档。 4.2环保科档案管理

4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存档；跨年度的总结放在针对的最后一年存档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

4.2.2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排

1

列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.2.3、档案文件统一用文档盒进行存放，文档盒标签需按照公司的“文档盒标签”要求进行编辑打印，文档盒按照年度、内容进行排放。 五、档案的借用

5.1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，保密文档需部门总监批准才可借阅。

5.2、档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，环保科人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报告报环保科科长处理。

5.3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

5.4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5.5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 5.6、不准转借，必须专人专用。

5.7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知环保科人员另行办理续借手续。

六、发放范围

文本文件发放至环保科、制造部、行政科、总务科，电子档文本以只读方式在OA系统上共享。

3.5 在线监控设备管理 3.5.1 在线设备日常运行管理

（1）已经安装自动监测设备的部门，应当建立和完善监控设备操作、使用

2

和维护规章，岗位责任制，定期校验制度，设备故障预防与处置等制度，做好设备运行维护记录，确保设备正常运行。

（2）各部门建立污水在线监测数据报表，自动监测仪至少每2小时获得一个监测值，每天保证有12个监测数据。

（3）各部门在线监控设备管理可以委托第三方进行有偿运营和维护，运营维护部门必须经过当地环保局的认可，有运营维护在线设备的能力。各部门应对第三方运行人员在现场的维护工作过程进行监督。

（4）污染源自动监控设备不能正常运行时，必须在24小时内向上级环保行政主管部门提交书面报告，且必须在48小时内恢复自动监控设备正常运行。超过48小时不能恢复的，设备不能正常运行期间，要采取人工采样监测的方式报送数据，数据报送每天不少于4次，间隔不得超过6小时。

3.5.2 各部门要指定专人负责在线监控数据传输情况的监控，每天上市环保局“污染源自动监控数据查询”平台查看传输到网络上的数据与设备实际监测数据的一致性，发现异常数据及时报告、查找原因、实施整改。

各部门规范建设监测站房，确保在线监控设备正常运行和维护。 各部门要建立在线监控设备档案资料，且设备监测数据保留一年。 3.5.3 工厂安环部负责对各部门在线监控设备的运行管理进行监督检查。 3.6 自行监测

为了掌握企业的排污现状，了解是否对周边环境、地下水、土壤的潜在影响变化，并作为统计留档资料或必要时采取应急措施提供依据，各部门应每年制定或修订监测计划，并实施。

监测计划的编制依据是建设项目环评文件要求。 3.6.1 监测计划

（1）工厂安环部负责制定日常监督性监测计划，并按计划实施，监测计划包括监测部门、监测项目、监测频次。监测方案形成文件下发各部门。

（2）各部门制定年度环境监测计划，包括常规监测和委外监测两部分。监测计划包括监测因子、监测点位、监测时间或监测频次、以及监测实施部门（自测还是委托监测）。其中监测因子、监测点位及监测频次依据建设项目环评报告书中的监测要求编制。

对于环评文件中无明确监测要求的部门，一般情况下针对车间的污染物排

3

放口要求每月至少监测一次，污染治理设施出口及工厂总排口每天至少监测一次。

（3）各部门依据上年度监测情况及新建项目实施情况，每年对监测计划中的监测项目和监测频次进行修订后再实施。

（4）各部门1月份编制完成监测计划，并报工厂安环部审核、备案。 3.6.2 监测实施

（1）工厂安环部指派专人负责对各部门排污口进行抽测，监测结果每天向工厂主管环保副厂长汇报，对异常数据直接告知排污部门，责令其原因分析、整改，并纳入考核。

（2）各部门按照监测计划实施监测，其中常规监测由各部门自行监测，监测人员必须持证上岗，主要针对本部门污染治理设施运行工艺控制点及总排口的监测；委外监测是指本部门无监测能力的项目，需委托石家庄市环境监测中心或社会上有监测能力的部门实施监测，社会上的监测部门必须具备相应计量认证资质，并在省厅、市环保局备案的部门。

（3）对于监测出现超标等异常情况时，各部门要立即查找超标原因，进行整改，完成整改后再组织监测，直至达标。 3.6.3 监测记录

所有化验记录、监测报告保存四年，建立常规监测台帐，便于数据分析。做好社会上监测部门的有效资质证书、认证范围等资料的更新、存档工作。

4