1目的
为确保公司每个工程项目建设资料的完整与安全，以便于及时利用，特制定本管理规程。 2适用范围
本管理规程适用于本公司工程部的工程档案收集、整理、归档、取阅工作。 3职责
3.1工程部负责部门档案的日常管理。 3.2工程部负责保管各种工程档案。
3.3行政部负责竣工一年以上工程档案的管理。 4管理规程 4.1档案管理的原则
4.1.1确保工程建设资料的真实性、完整性。
4.1.2结合城建档案移交标准，收集、整理工程建设资料。 4.1.3严格执行公司保密制度。
4.1.4结合实际管理工作，提出合理化建议，不断完善档案管理办法。 4.2档案管理的内容： 4.2.1工程部部门档案；. 4.2.2工程档案。
4.2.3项目往来函件的管理。
4.3工程部部门档案及项目档案由工程部资料员负责，管理方式见《档案管理制度》。 4.4工程项目档案的管理
4.4.1工程项目档案管理的内容、收集方式及责任人见附件一《工程档案归档明细》。 4.4.2工程部资料员按照《工程档案归档明细规定》及时收集及跟踪各类工程档案的归档，工程部经理不定期检查。 4.5归档整理要求
4.5.1工程部资料员应及时了解工程进度，并收集档案 4.5.2整理过程中要保持文件的完整，不得涂改。 4.5.3 以单位工程项目为单位整理案卷。 4.6立卷要求
4.6.1所有文件资料，应按照自然形成，保持时间顺序的原则分门别类立卷。
4.6.2按公司档案管理要求分类分级编目，并做密级保管期限记录。详见工程部资料构架表。 4.6.3单位工程项目完工后，全套建设资料应进行封存，并做好案卷标识，在工程部保管一年，一年后交行政部资料室保存。 4.7往来函件的管理 4.7.1往来函件的分类 a)普通通知；
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b)确认函件。 4.7.2普通通知
4.7.2.1各施工单位及设计、监理单位、政府相关管理机构送达的普通通知，要求我方人 员签收的，接件人必须仔细阅读，领悟其含义以及其内容与哪个岗位相关，接件人不得乱 签、代签，并及时转达相关负责人手中。
4.7.2.2发送给相关施工单位、设计单位、监理单位、政府相关管理机构的普通通知，必须一式两份，且须部门经理审阅后方可发送，送件人必须要求对方主要负责人签收一份，签收时间与当日相符。
4.7.2.3送件人必须将签收的各类函件或通知按《工程档案归档明细规定》及时交资料员存档，并做好归档登记，同时做好函件涉及工作的部署。 4.7.3确认函件
4.7.3.1外单位送达的确认函件，要求我方人员签收的，接件人必须及时仔细阅读后，交项目负责人或工程部经理审核视情况签收，接件人不得擅自乱签、代签。
4.7.3.2项目负责人或工程部经理接件后，必须仔细阅读，领悟其涵意，如函件内容与双方利益、名誉、权力有关的，必须以维护公司的利益、名誉、权力为准，恰当地签收函件，以规避法律风险及经济损失。
4.7.3.3重要函件必须转达总经理，并做详细的工作汇报及提供个人建议。
4.7.3.4发送相关单位的确认函，原则一式两份，送件人必须要求对方主要负责人签收一份，签收时间必须与当日相符。
4.7.3.5发送相关单位的重要确认函，必须经总经理审阅后才能发送，一式两份，送件人必须要求对方主要负责人签收一份，签收时间必须与当日相符。
4.7.3.6如对方拒绝签收，送件人必须以公证发函或邮政特快专递，甚至以电报方式发送到对方单位的主要部门，并做好发送手续及原作的存档工作。 4.8档案借阅、复印和分存：
4.8.1借阅档案要办理借阅手续，调阅档案只限在公司内部查阅，不能带出。必须带出公司的非重要档案要经过行政部经理批准，重要档案须经总经理批准。 4.8.2借阅时间，一般档案最长不超过一周，重要档案不超过三天。
4.8.3借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
4.8.4外单位借阅档案、必须经总经理批准同意后方可调阅，需复印摘抄文件的，必须经工程部经理或总经理批准同意。 4.9档案的清理、核查和检查
4.9.1每月30日，资料员应对本月收文、目录文件利用情况等一一核对，保证档案完整和 安全。
4.9.2对于检查中遇到的该还未还，过期借用等情况，应做好催还、续借工作。 4.9.3对历史年份较长的档案，应及时作好修补和保护。
4.9.4每季度末（30日前），接受行政部的档案管理工作的监督检查。
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4.10档案的统计检查、销毁和结转：
4.10.1各档案管理员于每年元月25日前对本年度的收、发文，借阅情况进行统计，并将 统计表格交到行政部经理处接受检查。
4.10.2对于本年度文件整理过程中形成的案卷目录，应于每年第四季度档案清理结束后，将目录备份一份留存行政档案室。
4.10.3对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，工程资料员应定期清理造册，经工 程部经理审核后报行政部经理按本公司文件资料管理规定进行销毁。 4.10.4公司档案特殊情况以年度为期间进行结转。
4.10.5各部门《收文登记表》、《案卷文件目录》、《档案资料借阅登记表》等相关工具表 格均纳入档案管理范畴，以年度为区间进行受控启用和结转。
a)启用：以上工具表格由各部门档案管理员于每年1月5日前按统一格式、非抽页封装编页制作完毕报行政部经理审核，审核无误后，由总经理在《受控表格启用登记簿》上签字，在工具表格上加盖公司印章及骑缝章后，方可启用。工具表格在年内用完，也需按以上程序进行受控启用。
b)结转：以上工具表格每年1月5日统一由各部门档案管理员交行政部经理审核，无误后交行政部秘书进行分类归档（随项目产生的相关工具表格在项目竣工一年后执行此条规定）。 4.11保管期限：档案的保管期限，自形成之日起分为5种： a) 永久保管 b) 10年保管 c) 5年保管 d) 3年保管 e) 1年保管 4.12档案密级：
分为绝密、机密和内部公开三种，分别在相关档案右上角加盖印章，并在分类内编流水号。格式为：类号+顺序号。 5相关文件
5.1附件《工程档案归档明细》 6质量记录
工程建设中全部记录
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档案名称 工程竣工资料 归档要求 符合质监站归档要求 收集方式 由施工单位日常整理，在竣工验收前由工程部经理组织各专业负责人收集 由工程部资料员负责在报批、报建和招投标手续办理完毕后收集 工程部资料员负责收集 归档时间 工程竣工验收后十五日内上交至工程部资料员 手续办理完毕后一周内 收图纸即时 归档责任人 项目经理（工程部经理）及各专业负责人 备注 工程报批、报建及其批复和招投标文件 各专业全套施工图纸 工程部资料员及各专业报批报建责任人 工程部资料员 设计院提供的全套设计资料 施工合同 施工配套合同（包括采购合同） 施工组织设计 会议纪要 工程部各专业负责人负责收集 工程部各专业负责人收集 工程部各专业负责人负责收集 各项目负责人或工程部经理负责收集 项目部负责人或工程部经理负责收集 项目部负责人或工程部经理负责收集 签定合同即时 签定合同即时 工程开工前 每次会议召开后三日内 图纸会审一周内 工程部资料员及各专业负责人 工程部资料员及各专业负责人 项目经理及工程部资料员 项目部资料员及工程部资料员 项目部资料员、项目经理及工程部资料员 项目部资料员、项目负责人或工程部经理，并在每此工程图纸指在工程建设期间设计院提供的全套设计资料，每张不少于八套，其中六套交施工单位，一套交监理公司，一套由工程部资料员在工程竣工后制作竣工图用。 按公司《合同管理规定》归档 按公司《合同管理规定》归档 工程开工前收集原件，其它在竣工资料中收集 工地各种会议纪要应根据会议形式的不同分别编顺序号，工程部资料员留原件，项目部留复印件 工程部资料员保存原件（不少于一份，并保证各参审部门各一份原件），项目部使用复印件 工程部保存原件，项目部使用复印件 图纸会审纪要 签章齐全 施工月报表 施工单位签字齐全，并已经各专业负责人及项每月30日前 4
预决算书 目经理（或工程部经理）确认工程量、工程进度属实 施工单位签章齐全，并各项目负责人及工程部经公司工程部、财务部经理负责收集 和总经理审核完毕 各专业负责人及工程部经理、总经理签章齐全 符合“工程物资验收管理规定” 项目经理或工程部经理负责收集 项目负责人 月30日内上交工程部资料员 预算书在确认后一周内，决算书在最后一次（不包括保修款）付款前 总经理审批后即时 工程项目负责人每月30日 每周 收图纸即时 工程部资料员及工程部经理 签证单 采购物资、材料设备验收记录 来往函件 工程部资料员及工程部经理 项目部资料员及项目负责人 符合本规程关于“签收”工程项目负责人收集 的规定 工程部资料员负责收集 工程部资料员及项目负责人 工程部资料员 此工程图纸指在工程建设期间设计院提供的全套设计资料，每张不少于六份，其中四套交施工单位，一套交项目部使用，一套由工程部资料员在工程竣工后制作竣工图用。 工程设计变更（包括变 更通知书） 5
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