物业管理档案分类目录

类别名称

序号

管理物业管理档案分类目录

卷册编号

档 案 名 称

1.1文件资料管理1.1.1质量体系文件1.1.1.1质量手册\\工作手册1.1.1.2内审资料/外审资料1.1.1.3管理评审资料(质检报告)1.1.1.4质量记录清样

1.1.1.5管理办法流程(作业指导书)1.1.2公司\\相关单位\\项目文件1.1.2.1公司发文

1.1.2.2物业管理处、各部门上报公司文件

1.1.2.3外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位）

1.1.3证照\\法律法规\\收费标准1.1.3.1证照管理

1.1.3.2法律法规及相关资料（见书目及卷内目录）1.1.3.3收费标准

1.1.4项目资料／创优资料1.1.5合同协议1.1.5.1

物业管理合同(1)前期物业服务协议(2)业主临时公约

1.1.5.2专项服务合同1.2基础技术资料管理1.2.1总平面图、平面图1.2.2竣工资料、竣工图1.2.2.1

竣工资料

一

基础管理

1.2.2.2

竣工图

（1）建筑竣工图（2）结构竣工图（3）水施竣工图（4）电施竣工图（5）设施竣工图

1.2.31.2.3.11.2.3.21.2.3.31.2.3.41.2.3.51.2.4

工程决算、竣工验收供电系统弱电系统电梯系统给排水系统消防系统

房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单）房号对照一览表权属清册变更表

1.2.5

公共设施设备清单设施设备清单设施设备变更记录

1.31.3.11.3.21.3.2.11.3.2.21.4

业主档案客户通讯录业主档案分户资料一期一单元（01—01）一期二单元（01—02）人力资源管理 (1)人员花名册（2）个人培训计划（3）离职人员照片\\资料

1.52.1

标识资料管理　财务管理

2.1.1

主营业务收费情况(1)费用减免报告

(2)年度财务现金预算编制底稿

2.1.2

财务联派工单统计情况(1)特约服务派工单（维修费）

（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政）

2.1.3

收费统计情况(1)电费发票复印件

(2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录

2.1.4

财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表(2)水电气应收应付统计表(3)住户入住变动情况表（4）财产物资申购表

2.1.5

物资物品的管理(1)物资物品申购(2)库存材料盘点表

(3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根(5)出库单存根(6)钥匙管理

2.2内部管理记录2.2.1

项目内部发文（1）内部发文（2）发文签收表

2.2.2计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划)2.2.3

会议纪要及内部沟通

会议纪要

内部通知、通报。

2.2.4培训(培训记录、教案）2.2.4.1培训记录

2.2.4.2相关资料收集(剪报/公司案例集等)2.2.5

考核、考勤

(1)维修工月绩考核表(2)保安队员月绩考核表(3)物管处考勤签到表

(4)物管处考勤表及考勤统计表(5)保洁考勤表及考核表

2.3服务管理

2.3.1敬告住户(包括月度物业服务报告)2.3.2服务记录

2.3.3特约服务派工单(维修、家政）2.3.4邮件管理(邮件收发登记表)2.3.5保洁特约服务管理2.3.6外来人员办证记录2.3.7拾遗物品记录2.4服务的监视、测量2.4.1日巡视记录2.4.2客户意见回访单2.4.3

客户意见征询统计上半年住户意见征询(1)上半年住户意见征询表

(2)上半年住户意见征询表统计汇总(3)上半年住户意见分析报告下半年住户意见征询(1)下半年住户意见征询表

(2)下半年住户意见征询表汇总(3)下半年住户意见分析报告

2.4.42.5

客户投诉受理记录本装修管理（1）装修进程

(2)维修日巡视记录表（装修进程）（3）秩序维护队装修巡视记录

二

服务管理

(4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案)(5)违章通知书(见业主档案)

2.6

空置房管理空置房巡视记录

2.72.7.12.7.2

公共设施设备管理

共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检定计划日常管理

(1)重点设施巡查记录(2)设施设备事故报告单(3)装修现场巡查表(4)库房管理记录

2.7.3

强电系统

(1)发电机运行记录(2)配电室运行记录(3)配电室值班交接记录(4)停送电操作票(5)配电柜检修工作票(6)强电系统巡检报告

2.7.4

弱电系统

(1)弱电系统巡检报告(2)网络地址分配

2.7.5

电梯系统

(1)电梯定期检验报告

(2)安全检验合格证（准用证）(3)电梯维保记录(4)电梯系统巡检报告

2.7.6

给排水系统（二次供水）(1)二次供水相关资料(2)给排水系统巡检报告(3)化粪池清淘记录(4)总水表读数记录

2.7.7

消防系统

(1)消防器材清册(见设施设备台账)(2)消防设施设备保养检查记录(3)消防系统巡检记录

2.7.8

避雷装置系统

避雷装置系统巡检记录

2.8

突发公共事件管理各种应急预案

2.9秩序维护管理

2.9.1值班交接记录（各岗位）2.9.2

巡视签到记录（1）装修巡视记录（2）日巡视记录表

2.9.3来访登记表

2.9.4物品出门条

2.9.5内部管理记录（物资物品领用/发文记录/夜间报岗/服务记录）2.1

消防管理

（1）建筑消防设施系统图（2）火灾报警、处理记录（3）消防封条使用记录

（4）消防培训记录 ：消防应急预案、消防演练（5）消防设备检测报告

（6）公共部位消防设施、设备检查记录(7)消防管理

2.112.11.12.22.22.11.32.11.42.11.5

环境卫生管理巡岗记录消杀记录

生活垃圾清运记录室内保洁服务记录保洁物资物品管理（1）物资物品领用记录（2）物资物品盘点记录（3）物资物品消耗统计（4）机具出入登记表

2.11.6

绿化管理

(1)绿化养护合同（存项目财务）(4)外委通知、告知、函等

2.12

社区文化

三四

维修资金管理

业主大会 业主委员会

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