探究港口企业的精细化财务管理

作者：毕伟伟

来源：《中外企业家》 2018年第4期

文/毕伟伟

随着市场竞争的不断加剧，港口企业面临着利润下降的难题，而同时，我国很多港口企业的财务管理工作特别粗放，容易导致财务管理失控的情况。因此，精细化财务管理成为港口企业一项重要的控制成本、提高效益的环节。港口企业如何对财务进行精细化管理，成为一个亟待解决的问题。

一、港口企业财务管理精细化的重要意义

随着全球经济一体化、区域经济一体化的进程不断加快，港口企业的竞争日益激烈。为了降低作业成本，提高经济效益，我国港口企业开始走上财务改革的道路，努力探索先进的管理手段和模式。因为传统的思想认为港口企业是贸易物流企业，工作内容只是在港口、码头上搬运、装卸货物，只需要劳动力的付出，而不需要技术的输出，因此在这种观念影响下，港口企业的财务管理也是相当粗放的。粗放化的财务管理致使港口企业在事后才会统计出盈利、亏损，如此一来，人员工资、材料费、设备费等成本就难以掌控，容易出现亏损的局面，不利于港口企业的长期发展。因此，港口企业应该采取精细化财务管理战略，建立和完善精细化财务管理制度，才能有效地提高货运的效率，合理配置资源，实现港口企业利润的最大化。

二、港口企业财务管理精细化程度不高的原因

（一）资金预算管理制度不完善，资金使用不合理

目前，很多港口企业沿用传统的粗放式财务管理，在财务预算方面并不会详细考虑每个作业区域、每条运输生产线等需要多少人力物力财力，在需要投入的人员、设备预算中往往只是一个很大的范围，也没有相应的预算根据。某些作业部门的岗位配置人员过剩，造成人力资源的浪费，以及其他作业部门人力的短缺，增加了港口企业不必要的财务开支。这样的预算管理模式难以保证资金运转的流畅，增加了港口企业的经营和财务风险。

（二）数据系统支持难度较大，信息化进程缓慢

港口企业各分公司分布在各地，作业场合遍布国内外，规模宏大，管理范围广，大部分的资产和经营活动集中在各分公司、各子公司。因此，在进行资金申请的审核批准进程中，往往因为沟通、审批不及时，导致项目搁置、交易终止。在审批的过程中，也有可能发生原始单据遗失、磨损、申请资金超出限额、盖章模糊、打印不规范、资料不齐全等情况，往往需要申请者重新按照申请流程进行申请，因此造成时间上的浪费。这时候，就需要数据库的协助。

尤其在财务方面，数字多得总让人眼花缭乱，财务数据难免有统计、计算的偏差，如果有计算机的帮助，有财务软件的辅助，有财务分析基础信息库的支撑，就会显著提高财务核算和预算的精确度。目前，有些港口企业引进了财务软件，但因为很多财务人员对电算化掌握得不好，依旧以手工账为主要会计手段，如此一来，难以体现财务软件的优越性和相应的高价值增值服务。

（三）财务核算制度不完善，成本费用归集不够精细

众所周知，港口企业作业流程包括调度、运输、装卸货物等。在实际作业过程中，流动性很大，作业操作复杂，劳动力密集。比如，在一艘货船，抑或是一条连贯的作业流水线，经常会同时或交叉进行多个作业流程。因此，一次运货的过程看似简单，其实包含了很多类型的成本费用。这些费用在归集的时候，很多财务人员直接以固定某个时间段，或者某个地方统计出来的费用进行核算，这样就无法分析费用的准确性。比如，对于电费的统计，很多港口企业直接在固定的时间段，查看总体的用电抄表数，通过这个抄表数进行月度电费的核算，接着根据用电区域的主营业务范围，分摊装卸成本费、管理费用等。最后再将区域的用电平均划分在某个区域的全部设备中，这种方式明显不利于提高港口企业搬运设备的生产作业效率。

三、加强港口企业财务精细化管理的措施

（一）加强港口企业的资金预算管理，提高资金使用的合理性

资金预算是企业协调、控制、考核的根本。通过合理的资金预算，可将港口企业日常经营活动的费用控制在预计的范围以内。财务人员根据每日、每周、每月的预算进行上报，管理层就可以较为直观地看出资金结构的变化和资金需求的变动，便于资金的管理和调配。

因此，港口企业应该根据历年的实际作业情况制定科学、合理、有效的财务预算方案，尤其是参考上一年度的财务状况。财务人员在制定未来一年的财务目标时，要详细对各种成本和收入进行编制，比如装卸收入、装卸成本、堆存收入、堆存成本、人工薪酬、水电费、设备维修保养费、材料费等等，按照各个部门的职能范围对成本进行分解考核，根据各个区域的主营业务范围对成本进行合理分解细化。港口企业因其业务范围的多样、作业区域的宽广，因此可让各个部门自行编制一套本部门未来一年的财务预算计划。最终将两者的预算进行比较，查看其差异，分析差异的原因，并进行调整，权衡之下，编制出合理的预算方案。

比如采购部在进行采购活动之前，要对采购成本进行预算，根据需要采购的原材料、设备、零部件、办公用品等产品进行细致的规划，对数量、厂家等要素进行管理，财务部可以根据采购部的预算对企业的资金进行管理，使得资金在不同的部门、不同的区域、不同的人员、不同的场合都能得到最大限度的流动和合理利用。

同时，港口企业要加强预算的执行和审核批准，规范企业内部资金支付活动。对于大金额的预申报支出，有相应的审批流程，各分公司要在事前报集团总部总裁审批，或者通过建立信息库的方式进行审批。

此外，由于港口企业资本密集，资产化投资活动更需要进行精细化财务管理。尤其在预算管理方面，要对建设项目进行全面的信息分析，制订合理的目标考核计划，确认工程项目的必要性和营利性，或者是否真正带来装卸技术的改善。同时，要严格控制预算外项目的发生，严格管控资金预算，降低港口企业投资的风险。

（二）以数据挖掘为模式，加强信息化管理

为了避免纸质审批的烦琐，港口企业可大力推广数据挖掘方式，通过数据库对信息进行核实。港口企业可建立数据库，录入所有分公司、子公司的财务信息，进行存储上传。然后对数据库上的信息进行检索和审核，对于审批单上模糊、错误之处，财务人员对信息进行审视。比如，当财务人员对采购人员的资金使用情况存在疑问时，可登陆数据库系统，查询相应的物资价格，再核算数目。此外，通过数据库上的共享盘，港口企业内部可以将各分公司、各部门的共享信息放在上面，财务人员可以实时查询，减少人员对接时的繁琐。

目前，在港口企业使用的较多的软件有ERP 系统、KK系统、物流管理系统、财务系统等。通过信息化的管理方式，既可以保证数据的精确性和及时性，又可以减少审批流程。财务人员

需要学习财务分析信息库的使用，并且强化财务信息化的观念，对财务信息的收集、分析、处理、上传、反馈、利用等流程形成一套全面的过程文件。同时，信息化系统可适时共享国家港口码头产业政策和法律法规文件，港口企业可密切关注港口的发展趋势和竞争状况，及时改变货源和航运市场的走向，结合市场调查信息，对企业的经营发展有至关重要的帮助。比如，天津港集团有限公司今年出台了“智慧港口”建设三年行动计划，将信息技术、智能技术与港口各区域的发展融会贯通，促进港口供应链上下游沟通联系，实时共享港口信息化服务。

（三）健全财务核算制度，成本分摊精细化

港口费用主要包括各国政府对外籍船舶征收的船舶吨税、港务费、船舶代理费、劳务费和杂项费。劳务费包括装货费、卸货费、停泊费、拖船费、平舱费、拖船费等等，费用项目繁多。这些费用主要由固定成本和变动成本构成。其中，变动成本又包括了修理费、燃料费、材料费、人工费、电费等费用。这些成本在归集时，如果只是简单划分，采用粗放式的成本核算模式，那么对港口企业的高层管理决策缺乏支撑价值，相反，可能会误导企业的发展方向。因此，港口企业应该建立一套完整的财务核算制度，明确划分港口费用的类型，在成本账内的科目必须清晰、可分、全面，将传统上难以提供明细、难以明显界面科目的费用进行收集、分析、归集。同时，要对成本费用分摊方式进行合理化解释和规定。在日常管理中，要对维修保养零部件领料记录进行实时登记，明确设备燃料消耗的归属项目等，而不是月度、年度再进行统计核算。合理的核算体系，才能保证核算数据的全面和准确，才能保障经营成本的时效性，财务数据也才能真正给港口企业管理层提供建设性参考，真正意义上指导港口企业的长久发展。

比如，同样在电费的统计上，港口企业的财务人员需要把各个设备的用电抄表数以“日”为单位进行核算。这样，设备的维修保养费、固定资产摊销费就能得以体现，设备运作的高峰期和平稳期都能得到区分。企业可以根据这些数据进行设备生产作业期的权衡，可以购进设备，合理规划设备作业量，从而提高作业效率，降低作业成本，保障货物运输的服务质量。

总之，今时今日的港口企业，面临着更大的挑战和机遇。港口企业应与时俱进，剔除传统的粗放式财务管理观念，对财务进行精细化管理，从资金预算、核算、信息化管理入手，建立和完善港口企业的财务管理制度，增强精细化财务管理意识，提高公司的财务管理水平，提高市场占有率和竞争力。

（作者单位：中海港联航运有限公司财务部）

（责任编辑：陈丽敏）