浅谈竣工资料编制管理中的问题及管理要求

经营　管理　Ｃｈｉｎａ　ｓｃｉｅｎｃｅ　ａｎｄ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ｒｅｖｉｅｗ　惯Ｉ　浅谈竣工资料编制管理中的问题及管理要求　叶茂华　（辽宁省盘锦市辽河油田油建二公司　１２４０１０）　【摘要】档案部门在对竣工资料编制监督的过程中，档案部门要确保整个工程中的各专业档案资料完整、准确、系统和安全。本人从事资料　管理工作多年，一直负责竣工资料的编制、收集和整理、归档工作，现仅对编制工作中及如何做好施工技术资料管理谈一些体会。　【关键词】竣工文件编制　问题解决　文章编号：１００９－９１４Ｘ（２０１２）０２－０１　３３－０１　中图分类号；Ｆ２７０．７　文献标识码：Ａ　一、工程竣工资料编制的基本原则　１．坚持“三同步”，实施全程参与管理。石化工程建设大体分为：　可行性研究阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段。作为工程建　设单位的档案部门从工程开始就要积极介入，做到：工程建设开始与　档案管理同步，工程建设过程与档案部门监督同步，工程竣工与档案　交付验收同步。　２．坚持依法管理、规范管理。编制好高质量的石化工程竣工资料，　就是在学习与贯彻《档案法》。档案工作人员要对施工承包单位交工　文件的编制、整理，提出明确要求。　３．坚持“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制。统一领导、　分级管理是确保竣工资料完整、准确的客观要求。建设单位工程项目　的总负责人或总工程师应是资料管理的第一责任人。要在技术交流、　施工交底、装置试运行等过程中随时规范由技术资料逐步转化为竣工　档案的管理工作。对可行性研究阶段、初步设计阶段、施工阶段、竣　工阶段形成的各类文字资料、施工图从编制成册到最后竣工验收负全　责。　二、资料编制及管理中存在的问题　．　１．档案管理法制观念和档案意识不强，在工程建设初期对档案管　理队伍的组成要求不高，临时布置和安排较多，许多情况下是不经培　训就上岗，没有取得相关证件就上岗操作。不认真将档案管理纳入石　化工程项目的经济责任制考核之中，这样势必造成工程竣工档案管理　的水平低，对口后档案服务于石化装置的管理埋下隐患。　２．现代化管理的客观要求。在传统手段与先进方法上，技术资料　的管理手段在设计、施工、建设、监理等部门还没有达到统一，由于　有些部门未建立档案信息管理系统，还不能适应办公自动化的要求，　因而在工程资料的管理上增加了工作量。还有的施工单位电子档案不　规范，机读目录索引不清晰；电子版资料没有严格的复制、刻录制度，　工程图纸电子版归档不规范，重要电子文件存在丢失风险。　３．竣工档案专业水平不高。对竣工项目资料的编制，没有严格按　照施工中发生过设计变更的由设计单位根据最终的修改状况绘制施工　图的要求操作，了解不够、还依循老的管理办法，对石化工程的铁路、　公路、长输管道、工业建筑、锅炉安装、压力容器、现场组焊和特种　设备安装工程的交工文件格式应执行相应的标准，没有准确把握。在　建筑工程、设备安装工程、水电气安装工程及中间交接、联动试车交　工文件中，代签字、只签姓不签名、签名潦草、不写日期，甚至忘记　签字等老问题检查不到位。　４．归档文件载体质量差，资料不规范。施工单位由于抢工程进度，　将预留竣工图拿来做施工用，使得竣工图污迹斑斑、缺边短角；折图　方式不规范、参差不齐，装订不剔除金属物，文字资料与竣工图纸组　卷不合理，目录顺序与摆放顺序不符，竣工图章及设备压力容器章盖　得不规范，签字仍用铅笔、圆珠笔甚至彩色笔，施工记录有明显涂抹　现象，工程质量评定单先旧后新、有补填痕迹等。　三、加强资料编制与管理的对策　１．加强文件学习，提高思想认识，增强法制观念，确保依法依规管　理，确保国有资产增值。为推动档案工作由一般行政管理向依法管理转　变，石化工程在项目建设全过程中，应向“建一流工程，创一流档案”　的目标努力。第一，要认真学习、落实《档案法》、《保密法》、石化　档案管理规定等各项要求。第二，石化工程竣工资料是项目建成的标志。　２．加强领导，分级管理。要“谁主管，谁负责”。石油化工建设　Ｔ＿程的档案工作必须由项目主要领导来负责，以便从权威性上、全局　性上确保在全过程中竣工档案资料形成过程的渠道畅通，同时主要领　导的督促检查，也能够促使档案管理部门在资料管理过程中发挥执法　作用，做到事事有人抓、件件有着落。　３．加强监督，指导到位。石化工程投资大、中外资料繁多，档案　部门对其依法监督是十分必要的，应认真处理好监督与指导、监督与　执法、监督与服务的关系。一是维护工程全部资料的完整和安全；二　是维护工程建设的真实面貌。在整个项目施工过程中要做到资料不丢　不损，在现场巡视中对遗漏的资料要提出批评；对容易造成火灾、霉　烂、破损的记录进行干涉；对资料散失严重，严重泄密的渎职行为进　行干预。档案部门在参加施工调度会和各类技术专业会时，要不断地　对施工资料的收集、整理分类、组卷等进行指导，随时监督资料使用　部门的管理台账。　４　加强规范，统一标准。石化工程竣工验收各种规定，是档案人　员必须熟练掌握的内容，要先人为主，对新的规范、行业标准提早学　习，熟练应用，准确操作。建设单位要依据ＧＢ／Ｔ５３０２８规定，收集、　分类、组卷，编制档案移交清册，同时要严格按照《建设项目（工程）　档案验收办法》的规定，进行自检，并向有关上级档案部门提出预验　收。特别应注意的是：石化工程建设项目的消防、职业卫生、劳动安　全卫生及环境保护设施必须与主体工程同步验收等新的要求和规定。　５．高度重视档案人员素质的提高。当前，石化档案管理正在经历　由手工管理为主向计算机管理为主的转变，从管理档案实体为主向以　管理档案信息为主转变，以档案存储保管为主向网络化利用服务为主　的转变。石化工程科技含量高、涉及专业多、资料范围广，档案人员　队伍整体素质有待提高。　６．工作程序。建设部门是工程的业主，主要是协调相关部门，要　量人为出，在设计部门、施工部门、监理部门间搞好分工协作，要想　做到确保施工资料管理到位，就要工作未动，制度先行；进度未完，　检查先行；竣工未完，监督先行，将管理工作形成网络化，使之做到：　发放———使用——回收的工作良性循环。　７．加强考核、落实政策。当前，石化工程已经提出要把档案工作始　终贯穿于工程项目建设全过程，提出“建一流工程，创一流档案”的　目标，竣工资料的编制、评审是档案工作完成好坏的重要标志，也包含　了档案人员艰苦细致的工作态度，奖优罚劣，能使人更平和地做好工作，　加班加点，按《劳动法》付以酬金，体现出按劳取酬，并能使人在事业　中充满热情。在石化工程竣工表彰大会上档案人员应有一席之地，才能　使档案人员在日后档案管理工作中，为企业发展作出更大贡献。　参考文献：　…刘华清．竣工资料整理从工程开工开始［ＪＪ．云南水力发电，　２００４，（０３）．　【２李儒峰．浅议工程竣工资料的整理与质量管理【２］Ｊ】．现代城市轨　道交通，２００５，（Ｏ４）．　【３】王瑞琳，李彩虹．浅谈重点建设工程竣工资料的档案管理Ｕ】．　陕西档案，２Ｏｏ４，（Ｏ５）．　【４】庞晓荣．县际通油路改造工程竣工资料的编制『ＪＪ．山西档案，　２００５．（Ｏ１）．　作者简介：叶茂华　（１９８３一），女，汉族，辽宁省盘锦市人，助　理工程师，本科，单位：辽河油田油建二公司，研究方向：现主要从　事管道施工技术质量管理工作。　科技博置ｌ　１３３