住户档案管理制度⼀、⽬的
规范⼩区业主/租户档案的管理⼯作。⼆、适⽤范围
适⽤于####物业管理有限公司徐汇苑⼩区物业管理处对业主和租户档案资料的动态管理。三、职责
1、物业分管领导负责监控业主/租户档案管理⼯作。2、客户服务部经理负责业主/租户档案管理与跟踪⼯作。
3、保安部楼宇管理员配合客户服务部做好业主/租户的资料跟踪⼯作。四、程序要点
1、业主/租户档案内容：⑴业主/租户的证件复印件；⑵房产证复印件；⑶租赁协议/合同复印件；
⑷业主/租户填写《徐汇苑⼩区⼊住登记表》（中、英、⽇）。2、业主/租户档案资料电脑输⼊⼯作：
⑴分别按照各个楼宇制作业主/租户资料记录表；
⑵将业主/租户的楼号、室号、证件号、姓名、国籍、联系⽅式、⼊住⽇期输⼊业主/租户资料记录表内；⑶将业主/租户资料输⼊物业综合管理系统3、业主/租户资料变更跟踪⼯作：
⑴当业主/租户发⽣变更时，客户服务部应将变化情况重新输⼊物业综合管理系统和《业主资料记录表》；⑵保安部各楼宇管理员随时观察业主/租户搬进搬出情况，并跟进新进业主/租户的资料收集⼯作；⑶客户服务部负责对业主/租户情况进⾏调查，并每季度进⾏⼀次普查；4、业主/租户档案保密⼯作：⑴业主/租户资料档案属绝密档案；
⑵特殊情况如需查阅须报物业分管副总经理批准，经客户服务部办理登记⼿续后⽅可查阅；
⑷外单位⼈员如需调查业主/租户档案资料，必须凭单位介绍信，调查⼈员⼯作证，经物业分管副总经理批准后，由客户服务部负责接待；
⑸业主/租户档案应作长期保存；
五、本规程执⾏情况作为客户服务部绩效考评的依据之⼀。六、记录
《业主资料记录表》《租户资料记录表》
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