按操作规程实施档案数字化

摘要：档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。将现有档案进行数字化加工，要在做好准备工作的前提下，严格按照操作规程实施档案拆分修裱，图像扫描、处理、识别，索引录入和档案复原，并运用信息技术保障数字化档案的安全。 关键词：档案数字化

随着市场竞争和人才竞争的加剧，越来越多的单位已经认识到档案数字化的重要性。为了实现档案资源的共享和统一利用，保护好档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。目前，相当部分档案馆正在广泛应用数字化、网络化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆。 1．档案数字化的作用分析

1．1数字化技术使档案资源的开发范围扩大化

传统的档案管理由于受到信息传送技术的限制，档案资源开发的对象主要针对已经拥有的资源或者小范围内的资源。但是，如果在档案管理中引入数字化管理系统，将突破时间与空间限制，随时随地开展档案资源的管理工作或提供服务。

1．2数字化技术使档案管理系统化

数字化技术不但可以增加数据存储的容量和可靠性，而且可以使档案管理更加系统化。一套好的数字化管理系统能够包含全部档案管理的内容和所有信息，覆盖现代档案管理的所有范畴，还可以与财务、生产等系统高度地集成在一起，保证了数据的统一。 1．3数字化技术使档案管理高效化

档案资料经过数字化加工后，我们能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

1．4数字化技术使档案实体的保护安全化

档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。 2．档案数字化的准备工作 2．1成立数字化工作小组

数字化工作是一个系统工程，涉及到数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题。小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等

等。

2．2确定数字化的范围

为了达到保护和利用档案的目的，数字化工作小组要根据实际情况，在做好收集、整理、保管、鉴定和利用等工作的基础上从四个方面确定数字化的范围。

2．2．1对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化。 2．2．2对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化。

2．2．3对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化。 2．2．4对濒危、经鉴定确认具有保存价值的档案进行数字化。 2．3档案数字化前应考虑著作权保护问题

在实施档案数字化之前，需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化的权利。 2．3．1要区分待数字化的档案是否受〈〈著作权法〉〉保护。要集中力量解决那些受〈〈著作权法〉〉保护的档案所涉及到的问题，避免侵犯档案作者的著作权。

2．3．2在进行数字化时要区分哪些行为是”合理使用”，哪些不属于”合理使用”。 要采取相应的措施确保档案数字化的行为属〈〈著作权法〉〉所规定的”合理使用”行为。

2．3．3要区分哪些档案数字化的行为是直接转化行为，哪些是二次加工的编撰行为。 在直接转化行为中要注意保护档案作者的有关权利，在二次加工的编撰行为中要注意保护档案工作者应享有的权利。

3．严格按照操作规程实施档案数字化

档案数字化是构建档案数据库的关键性、基础性的工作。要按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作，为构建档案数据库奠定基础。

3．3．1拆分修裱：对档案进行整理，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对已破损的文件进行必要的修裱。修裱技术是纸质档案加固的方法之一，被广泛应用于档案保护中。修裱一般是选择与其原件材料一致的纸张进行整体托裱或局部修补，使档案纸张失去的强度得到恢复，寿命得到延长。同时，还可以确保扫描质量。

3．3．2图像扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给图像扫描人员。扫描人员要根据纸质载体中不同纸张质地及不同类型文件字迹材料采用平板扫描方式或高速扫描方式进行扫描，这是确保扫描图像质量的清晰度、准确度的重要环节。还要在质量分析的基础上从系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时作出相应处理，并将图像像素数字化，把普通图像转换成数字图像存储在计算机中。

3．3．3图像处理：在计算机领域中，图像处理是指对数字图像进行加工，生成新的图像，利用图像扫描和处理技术恢复档案字迹的原貌。在图像处理过程中，操作员在充分发挥计算机系统功能的基础上，既可对档案扫描图像进行裁边、纠偏、锐化、钝化、模糊、腐蚀、拼接等方面的处理，也可为档案扫描图像增加识别条码、数

字水印等，还可对档案扫描图像进行任意角度旋转，调整亮度、对比度，提高影像质量。

3．3．4图像识别：档案数量大，种类繁多，在对其进行扫描后保存为数字图像，再分类管理。如果进行人工归档，比较费时费力。可以利用光学字符识别技术来完成档案扫描图像的自动归档。通过对档案资料的仔细分析发现，所有的图像均有较粗的页标题线或表格线，且要识别的部分均在图像上端的1/4之内，这为快速准确地提取与归档相关的部分内容提供了十分有利的条件。因此，只需要对档案资料中的部分内容，即档案资料的页标题进行识别，而不用整页识别，就能正确地提取档案资料中的待识别信息，提高效率和准确率。首先，需要根据扫描得到的档案图像的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面，根据区域特征自动进行版面还原。其次，使用内置光学字符识别引擎，对档案图像进行预分析处理，对文档中的文字信息进行识别，自动提取文档中的文号、标题、作者等信息。再次，用投影法框定待识别标题位置。

3．3．5索引录入：经由光学字符识别系统自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。

3．3．6档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单

位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要确保盒内每件档案完整准确。

4．运用信息技术保障数字化档案的安全

目前，保障数字化档案不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印签、花纹等隐藏于数字化档案中，数字化档案如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了数字化档案的唯一属性。数字时间印章法用来确保数字化档案的真实性和原始性不受损害，若归档的文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护数字化档案的技术只能是相对的，因为数字化档案的加密和解密技术都在不断地发展。 参考文献:

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[2]戴定丽：《试论数字档案馆建设中的版权问题》，《档案》，2002(3)。

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