工程档案归档整理规范

宿迁市工程档案归档整理规范

建设工程文件归档的基本职责

建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

(一)建设单位职责:

在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

1、在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档；

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的

工程档案；

5、在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

6、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

(二)施工、监理单位职责:

勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

(三)城建档案馆职责:

城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

二、工程文件的归档范围

（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现

状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

（二）工程文件的归档范围：（具体见目录）

三、归档文件的质量要求

（一）归档的工程文件应为原件。

（二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 （三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 （四）工程文件应采用耐久性强的书写材料。

（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210 mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（七）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机

出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

竣工图的定义是[施工单位在工程施工过程中形成的文件。工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样]。该条款严格界定了竣工图与施工图的本质区别。

编制竣工图的重要性：

①竣工图是进行管理维修、改扩建的技术依据。 ②竣工图是城市规划、建设审批等活动的重要依据。 ③竣工图是司法鉴定裁决的法律凭证。 ④竣工图是抗震防灾、战后恢复重建的重要保障 （八）所有竣工图均应加盖竣工图章。

1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2、竣工图章示例如下：

3、竣工图的编制时间：

竣工图的编制时间，根据<建设工程文件归档整理规范>条文说明第4.2.2条规定竣工图的编制应按原国家建委1982年[建

发施字50号]〈关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定〉执行。该规定第二条中规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中（不能在竣工后）”。

4、竣工图的编制单位与编制套数：

竣工图的编制单位是施工单位，归档整理规范条文说明第4.2.2条规定竣工图的编制应按原国家建委1982年[建发施字50号] 《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。 5、竣工图章尺寸为：50 mm×80 mm。

6、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

（九）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

1、竣工图类型：

①凡严格按设计施工，没有任何变更的，由施工单位在原施工图上加盖《建设工程文件归档整理规范》规定的“竣工图章”标志后，视为竣工图。

②凡在施工中有一般性变更，但能将原施工图加以修改补

充，能反映竣工实际的，可不重新绘制竣工图，由施工单位在原施工图上按变更文件以照规定的编绘方法进行修改补充后，加盖“竣工图章”标志后，视为竣工图。

③凡结构形式、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重大改变或变更部分超过图面1/3者应重新绘制竣工图。从新绘制的竣工图也应加盖竣工图标志章。

2、竣工图编制方式：

① 利用施工兰图改绘的竣工图。

该方法就是用规定的改绘办法，把施工中与原设计不相符的部分改绘在施工蓝图上，改上竣工图标志章作为竣工图。 ② 新绘制的竣工图

当工程变更巨大经过上述方法改绘后图面仍混乱不清者，就必须从新绘制新的竣工图。 ③ 在二底图上修改的竣工图。

对于重点工程或者具有重大政治意义的工程除了具有完整、准确的竣工蓝图外，还必须具有与之相应的竣工底图。这种竣工图就是直接在硫酸纸上把需要部分添上或者把取消的部分用刀片刮掉。

3、竣工图编制方法：

如何在施工兰图上改绘竣工图，大致有以下几种方法： ①杠改法：具体做法是用细实线划去不需要的条款或者需要变更的部分，该方法适用于钢筋型号改动，尺寸改动或者有关文字说明需要取消的条款的修改。

②叉改法：适用于在图面上局部取消部分的修改

③补图法：具体做法是直接在原图上画上需要增加的内容，当需要增加处空白图面不够时，可以采用结点引出法画到本张图的其它空白处，或者该卷竣工图的其他张页的空白处。该方法适用于在兰图上局部增加的图幅不大的情况下使用。

④注改法（加写说明法）：适用于设计说明、材料做法等能用一句话说明问题的变更。

凡符合竣工图编制原则第三款者，通过以上四种方法都不能说明问题的，就必须重新绘制竣工图。

（十）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》

（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面(297mm×210 mm),图标栏露在外面。

编制竣工图应注意的几个问题：

1、未采用或全改的施工兰图不归档，但应修改设计目录。 2、有变更的施工图按照前面规定的改绘方法修改后，必须经过施工单位的技术负责人和审核人校对审核后，送监理单位经工程总监和现场监理审阅无误后，加盖规定的竣工图章并签字后视为竣工图。

3、竣工图章须使用不易褪色的红色印泥盖在图标栏的上方空白处或者其它空白处，当图面内容饱和时盖在图签的背面。 4、在兰图上改绘竣工图各专业图纸都必须相应的修改，使各个专业的衔接关系相互吻合。

5、不得把洽商或附图贴在原设计图上做为竣工图，也不许把洽商原封不动的抄在原图上，该画图的，一定要用图形符号、线条表达清楚，便于直观看图。画图所使用的图形图识符号必须符合以下国家制图标准。

《房屋建筑制图统一标准》《总图制图标准》《建筑制图标准》《建筑结构制图标准》，《给水排水制图标准》《暖通空调制图标准》，禁止徒手绘图。

6、编绘的内容不要出图框线，图纸封面、目录均加盖竣工图章，竣工图章须使用不易褪色的红色印泥盖在图标栏的上方空白处或者其它空白处，当图面内容饱和时盖在图签的背面。 7、在施工兰图上改绘竣工图，严禁刮改、涂抹，要能反映设计原貌。

8、凡修改处，必须注明变更的依据，出处（如此处变更见×年×月×日变更第×条）。

关于室外综合地下管网竣工图：

新的规范在条文说明中规定“地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准，《城市地下管线探测技术规程》中的有关规定执行。

①比例尺按1：500的比例。

②地下管线图上必须标明管线的材质、管径大小、埋深尺寸，标注埋深时，如果标注的是绝对高称，应标明地面高程和管底或管顶高称，如果是相对高称，可直接在图上标注负多少米及可，一般规定排水管线标注管底高程，给水、电讯、煤气、天然气、电力等管线标注管顶高程，底图检查无误后晒兰归档。 ③新区建设的综合地下管网图在工程设计时，必须由设计单位统筹考虑，应在原事综合地下管网图的基础上进行新的修改设计和完善。设计是要与有关管线的主管部门协商，征得同意后，

设计出综合管线图。

四、立卷的原则和方法

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷叫立卷。

（一）工程文件材料的立卷原则

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用。

（二）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 （三）立卷方法：

1、工程竣工文件按基本建设程序划分为以下五个部分：工程前期准备阶段文件材料 ----监理文件材料-----施工文件材料------竣工图------工程竣工验收文件材料。

2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷； 5、竣工图可按单位工程、专业等组卷； 6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷； 7、立卷过程中宜遵循下列要求：

（1）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。

（2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

下面是将一个建筑安装工程按照规范的要求以照工程顺序分别组成案卷例子

建筑安装工程竣工档案归档内容

一、工程准备阶段文件 1立项文件 项目建设书

项目建设书审批意见及前期工作通知书 可行性研究报告及附件 可行性研究报告及审批意见

关于立项有关的会议纪要、领导讲话 专家建议文件

调查资料及项目评估研究材料

2建设用地、征地、拆迁文件 选址申请及选址规划意见书通知书 用地申请报告及县级以上人民政府城乡 建设用地批准书

拆迁安置意见、协议、方案等 建设用地规划许可证及其附件 划拔建设用地文件 国有土地使用证

3勘察、测绘、设计文件 工程地质勘察报告

地形测量和拔地测量成果报告

申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 审定设计方案通知书及审查意见 环保、消防、市政批准文件

施工图审查意见书

4招投标文件 招投标文件

中标通知书或直接发包文件 勘察设计承包合同 施工承包合同 监理委托合同

5开工审批文件

建设工程规划许可证及其附件 建设工程施工许可证 投资许可证

工程质量监督手续

6建设、施工、监理机构及负责人

工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单

工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单

二、施工文件 施工组织设计 技术交底 图纸会审记录 设计变更记录 工程洽商记录

桩基工程施工质量验收资料 土建工程施工质量验收资料 给排水工程施工质量验收资料 电气工程施工质量验收资料 幕墙工程施工质量验收资料

消防工程施工质量验收资料 电梯工程施工质量验收资料 钢结构工程施工质量验收资料 智能建筑工程施工质量验收资料 室外工程施工质量验收资料

三、监理文件 监理规划

监理实施细则工程 监理月报 监理会议纪要

进度控制文件（工程开工/复工审批表、工程开工/复工暂停令） 质量控制文件（监理工程师联系单、监理工程师通知、指令、回复单）

旁站方案记录

造价控制（合同与其它事项管理、工程鉴证、合同变更材料）

监理工作总结 工程竣工总结 质量评价意见报告

四、竣工图

1、综合图

总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明道路、绿化等） 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 电气（包括电力、电汛、电视系统等）综合图 设计总说明书

2、室外专业图

给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化室外专业图

3、专业竣工图

建筑竣工图 结构竣工图

给排水工程（消防工程）竣工图 电气工程（智能化工程）竣工图 装修（装饰）工程竣工图 采暖通风空调工程竣工图 燃气工程竣工图

五、工程竣工验收文件

工程概况表 工程竣工总结

单位（子单位）工程质量验收工程 竣工验收证明书

竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件） 工程质量保修书

住宅小区分户验收资料 决算文件（国有资产投资）

声像、电子档案（工程照片、录音、录像材料、光盘）

五、 卷内文件的排列

（一）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（二）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 （三）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

六、案卷的编目

案卷的编目是指卷内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制规定和要求。

（一）编制卷内文件页号应符合下列规定： 1、页号编号

卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（1）编写页号以独立卷为单位。所谓独立卷就是由案卷封面、卷内目录、文件（图纸）材料部分，卷内备考表组成的案卷。 （2）有书写内容的页面编写页号。

（3）编写页号从“1”开始,编写页号用黑墨印油打字机。

2、页号编写的位置

卷内文件页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3、成套图纸和印刷成册的工程文件页号的编写 成套图纸或印刷的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（1）成套的图纸和印刷成册的文件必须分成两卷或两卷以上。此时应根据从新分成的案卷，编写卷内目录，按编号规定编写页号。原目录应当做卷内文件材料对待，放在第一卷卷内目录后。

（2）需重新编写卷内目录的案卷，应重新编写页号。 （3）增加图纸的情况。成套图纸补充了若干张图纸后，仍组成一卷时，补充的图纸补充在本套图纸末页之后，并在原目录上增加补充图纸的图号、图名。对成套图纸新增加的图纸须编写页号。

（4）减少图纸的情况。成套图纸中减少了其中若干张图纸在原目录中应去掉已作废的图纸，页次将随之改变。由于页次的改变修改了卷内目录，应重新编写页号。

4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（二） 卷内目录：

卷内目录排列在卷内文件之前。工程档案卷内目录除文件题名外，还包括序号、文件编号、责任者、日期、页次、备注等内容。

（附文件目录及图纸目录）

（三）卷内备考表

卷内备考表是卷内文件状态的记录单，排列在卷内文件 之后。

（附卷内备考表）

（四）案卷封面：

案卷封面是本案卷名称和案卷内容有关事项的说明，以及保存单位特征项的标注。

（附案卷封面）

七、案卷装订

案卷的装订是将已整理立卷的档案装订成册，也是工程 档案立卷的最后一道工序。

（一）案卷装订

案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 1、装订的规定

施工单位资料文字材料卷必须装订成册，文字材料卷和图纸组成一卷时也应装订成册。 图纸卷可以散装在装具内。 2、装订方法

装订成册的工程档案其装订方法应采用线绳三孔左侧装订法。

3、装订成册的案卷质量要求

装订成册的案卷，一是要整齐、牢固、便于装进装具内和从装具内取出，并在使用时减少案卷破损和掉页；二是便于保管和利用。

（二）剔除金属物

案卷内不能有金属物和塑料制品，因此在案卷装订前必

须剔除金属物和塑料制品，装订用的物品也不得使用金属和塑料制品。

（三）衬托

凡立卷的工程文件（包括文字材料和图纸）小于A4幅面的，一律采用A4幅面的白纸衬托，衬托一般采用5点衬托法，即四角和非装订的中点。

八、建设工程文件归档的基本规定

（一）归档应符合下列规定：

1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建 设活动的全过程。文件材料的质量符合归档文件质量的要

求。

2、归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

（二）归档时间应符合下列规定：

1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位移交。

3、勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

（三）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交城建档案馆。

（四）勘察、设计、施工及监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

（五）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录的要求单独立卷归档。

九、工程档案的验收与移交

（一）列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案馆出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

（附建设局关于预验收文件）

（二）城建档案馆在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

1、工程档案齐全、系统、完整；

2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；

3、工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定； 4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

5、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；

6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 （三）列入城建档案馆接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后起3个月内,必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

（四）停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。 对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆移交. （五）建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。