浅论秘书人员的任职资格

浅论秘书人员的任职资格

作者：周 啸 赵 红

来源：《中国集体经济》2009年第05期

摘要：职业化已经成为国际职场通行的规则，秘书职业化是社会发展的必然趋势。秘书工作步入规范化的轨道，使秘书发挥更好的作用，需要我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。

关键词：秘书；任职资格；秘书人员；资格

秘书是组织或个人设置的一种职位，执行一定的职务。秘书工作既是公司或机关团体、企事业单位中诸多管理工作的是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书工作既是公司或机关团体、企事业单位中诸多管理工作的一个重要方面，又是公司或机关团体、企事业单位正常运转的基本环节。秘书人员的职责是协助、办理、管理、服务。

秘书是当今世界上一支数量庞大的职业大军。现代秘书工作的职责范围已不是传统意义上的单一型、被动型，而是一种综合性、能动性很强的工作。为了秘书步入规范化的轨道，使秘书能发挥更好的作用，所以我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。秘书的任职资格通常分为技术资格和非技术资格。前者是担任秘书职位必须具备的技术方面的条件，后者则为担任秘书职位必须具备的个人素质方面的条件。

一、秘书的任职技术资格

(一)文化程度

受教育的程度是秘书任职的技术资格中的重要组成部分，因为具有一定的文化程度或者受过一定程度的教育，是担任任何秘书职位的必要条件。担任秘书职位不仅须具备一定的学历，而且还必须掌握相关学科的知识，包括：担任秘书职位都必须掌握的学科，其中是语文(包括语法、逻辑、修辞和写作知识等)、数学和办公室管理等学科的知识；自己所任的该秘书职位必须掌握的学科。

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(二)专业技能

打字：打字机或电脑、文字处理机是秘书工作中处理各种资料的最重要的工具，因此打字是秘书必须掌握的一种最基本的技能。速记：是用各种记录符号和缩写符号代替字母、词语或短句迅速记录语言的一种方法，它也是秘书应该掌握的一种基本技能。写作：是秘书必须掌握的一种技能，一般是要求秘书掌握主要常用的公文写作技能。编辑：泛指在文稿正式交印之前对文稿做的各种整理加工，包括审阅、修订、排版、校对等工作。从操作的角度看，编辑也是一种技能，以确保文稿在交印之前符合规定的标准。在使用文字处理机的单位，秘书除了掌握一般的编辑技能外，还应学会在屏幕上进行编辑的方法。归档：即按照一定的要求和方法把具有保存价值和有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。由承担办理文书的职务，对各种文件的价值和作用都要有详细的了解，这是从事文书归档的理想人选。所以秘书必须掌握归档技能。统计：对秘书来说，这也是一项重要的技能，因秘书承担的职务，要求其不仅会运用定性研究的方法，也要会运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。复制：由于秘书工作处理信息尤其是局面信息为主要内容，而处理局面信息(主要以文件的形式出现)的过程中经常需要若干副本，所以要求秘书掌握复制的技能，其中又特别强调掌握抄写、复印和打印的技能。使用电信设备：主要指电话、电传、传真设备，因为它们目前是办公室最普遍的电信设备。首先必须掌握使用的电信设备的性能和使用方法；其次要懂得所在单位对电信设备的各种规定；再次要了解上司对接听电话的特殊习惯和要求。操作电脑：电脑是有史以来进入办公领域最先进、最快捷、最重要的设备。会使用电脑可使秘书迅速、准确、圆满地完成很多任务，从而提高其工作效率。使用电脑的技能分为两个层次：一般操作技能；编制程序的技能。当然，秘书两者兼会更好，但起码必须掌握一般操作技能。语言：作为现代秘书当然要会简单的英语会话，以方便其接听外国人电话、收邮件和上网查资料。

(三)工作经历

对个人来说，工作经历是自己拥有的最宝贵的财富之一，同时也是重要的任职资格。对用人单位来说，求职者的工作经历是值得重视的个人条件，甚至是关系到其能否被录用的决定因素。对于秘书来说与理论相比，经验更重要；与能力相比，态度更重要。

二、秘书任职的非技术资格

(一)一般状况

性别：一般情况下女性比男性更适宜担任秘书职位，这是由女性的生理和心理特征以及秘书工作的特点决定的。因与男性相比，女性做秘书有一些天然优势：女性的语言能力比男性

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强；女性的直觉能力比男性强；女性比男性更安心于平凡的工作。因此当今世界上大多数国家，绝大多数秘书职位要求女性担任。外貌：因为往往是上司甚至整个单位形象的代言人，这就要求秘书的外貌要使人愉快。因此大多数秘书职位要求求职者具有良好的外貌。体质：秘书承担的职务虽然大多属于脑力劳动的范畴，但也具有相当的体力劳动强度，尤其在要求突击完成多项任务的情况下，不仅要耗费大量的脑力，也必须具备健康有力的体魄。秘书职位的人员必须具备良好的身体素质，从而确保任职后能胜任规定的各项工作和不断工作。语言表达能力：秘书承担的很多工作都必须借助口头语言来完成，秘书理所当然必须具有良好的语言表达能力。具体要求是，用语准确、条理分明、重点突出、符合逻辑、评议清晰、语调自然、语气温和、语速适当，有些企业还把“吸引力”作为对求职者的语言能力的一种理想要求。

(二)智力状况

注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是从事任何一种工作都不可缺少的能力。秘书工作属于脑力劳动的范畴，因此要求任职者具有较强的注意力，在工作时做到全神贯注，高度集中。记忆力：即记住人物的形象或事情经过的能力，它也是从事任何工作不可缺少的能力。秘书工作范围广种类多，纷繁复杂，做好不容易。因此要求任职者必须具有较强的记忆力，所谓过目不忘、活字典都是对记忆力的赞美。判断力：即对思维对象做出决定的一种能力，秘书在执行职务的过程中，经常要对有关问题做出决定，因此秘书职位要求任职者必须具有良好的判断力。想象力：即在知觉材料的基础上，经过新的配备而创造出新形象的能力。它是创造的基础，要创造性地工作，必须具有良好的想象力，秘书工作有些是没有操作模式的，如设计调查方案等，秘书执行这类任务必须有创意。论辩能力：即运用一定的理由来阐述自己意见的能力。论辩能力是秘书的一种很重要的能力，因为秘书在执行任务过程中经常要明确地表示对问题的看法，而要使自己的观点能成立并被人接受，必须做到持之以恒，论之有理。学习能力：刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质各种不同的工作浏位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。从发展的角度看，新时期的秘书人员必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。兴趣：即一种喜好的情绪。任何职位的任职者都，必须具有两方面的兴趣：对自己所任职务的兴趣，如果缺乏就不能有效地执行职位规定的各项任务；对自己所在职务以外的若干有益事情的兴趣，如缺乏则是一种心智不健全的表现，势必妨碍职位规定任务的有效执行。秘书是与公众接触机会较多的职位，因此机关或公司对求职者第二方面的兴趣更为关注，工作以外具有健康而广泛的兴趣是胜任秘书职位的必要保证。

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(三)个性

守信：就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。开朗：是秘书的必备条件，如果一个人性格开朗，她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机，也会有好的交流沟通能力。谨慎：秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要和各职能部门同事平等共事，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾。搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。服从：这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是、别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥(更多的限于建议、献策等方面)。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，影响和干扰领导的工作及决策。要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力。勤快：主要是指手脚快捷，办事迅速。在同样的工作状况下，个性勤快、雷厉风行否，直接决定着工作效率。而且秘书工作具有量大、突击性强、繁琐杂事多等特点，因此任职者必须具有勤快的个性，以保证迅速、及时、圆满地完成工作任务，使效率达到令人满意的水准。善于自制：主要指克制自己的情绪，因为秘书工作的性质决定了其常与各种不同的人打交道，处理繁杂的事务，在执行任务中一定会带来诸多的烦恼和不快，在私人生活中也会不尽人意。因此，秘书遇事要冷静，能自制是非常必要的，也是很重要的，否则就不可能为有关对象提供有效的服务，也不可能为上司和所在单位创造良好的形象。 (四)品质

忠诚(忠实、诚实)：忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。廉洁：不假借领导名义以权谋私，遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。谦逊：秘书往往被人看成是“上司的化身”，

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所以秘书职位要求任职者必须具有谦逊的品质，以保证其能正确对待自己和同事，有效完成规定的任务。谦逊的具体要求是不满足自己的成绩，能虚心听取他人的意见，为人恭谦，态度和蔼，还能正确对待批评和反面意见，甚至是错误的批评等等。敬业：兢兢业业，甘当无名英雄，要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书的工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动。要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。