文件和档案管理制度

文件和档案管理制度

1 目的

对企业安全生产标准化管理体系有关的文件和技术档案资料进行有效控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，特制定本制度。 2 适用范围

适用于与企业安全生产标准化管理体系相关的文件和各种技术档案资料的控制。 3 职责

3.1 公司总经理负责批准发布企业安全生产标准化管理体系各项规章制度计划文件。

3.2负责安全的副总经理负责组织有关人员对文件进行评审。 3.3 总务部负责标准化管理体系文件的管理。

3.4 技术部负责公司技术文件、外部提供的技术文件和技术档案资料的归口管理。 3.5 各职能部门负责与本部门职能有关的管理文件、技术文件、档案资料的管理。 4 内容

4.1 文件分类：

4.1.1国家、省、市有关法律、法规、标准、规范。 4.1.2公司安全生产标准化管理规章制度、安全操作规程； 4.1.3管理方针和管理目标、指标文件； 4.1.4其他管理文件（支持性文件）等； 4.1.5安全标准化体系要求的记录； 4.1.6特种设备等技术档案； 4.1.7员工培训教育档案； 4.1.8员工体检等档案。 4.2 文件的编写、审核、批准：

文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性。

a) 安全标准化体系文件由主管安全副总经理组织总务部等部门编写，主管安全副总经理审核，总经理批准，总务部负责登记发放。技术文件由技术部负责编制，技术部部长审核，报总工程师批准后发布。

b) 其它管理文件由各职能部门组织编写，各部门负责人审核，分管副总批准，由职能部门负责登记发放。

4.3文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4.4 文件的评审、修订、更改

a) 安全标准化体系文件、其它管理文件每年定期评审，确认文件的适用性。当文件需要修改时，由原编制部门更改，填写《文件更改申请单》，经分管副总审核、批准后由编制部门负责修改，保留文件更改内容的记录。

b) 技术文件的更改由申请人填写《文件更改申请单》，经原审批人审批，再指定人员进行更改、发放、处理。

c) 所有被更改的管理文件必须由编制部门收回，以确保有效文件的唯一性。 d) 少量的文件更改，文件更改人可采用在原文件上划改，并在修改处注明更改标记。在修改状态中依次用①②③„..表示。量多的文件更改可采用换页方式，但必须填写更改单，批准后方可更改。

4.5 文件的领用及发放

a) 文件发放者应填写《文件发放与回收记录》，管理文件由分管副总审批方可发放。技术文件由原编制部门负责人审批方可发放。

b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应文件，发放部门作好相应发放签收记录；因文件丢失而重新领用，原分发号作废，重新编号发放，填写《文件发放与回收记录》。

4.6 文件、档案的保存、作废与销毁 4.6.1 文件档案的保存

a）与管理体系相关的文件、档案都必须分类存放在干燥通风、避光、安全的地方。 b）各部门文件、档案由本部门专人保管，综管部办每年对各部门文件保管情况进行检查。

c）任何人不得在文件、档案上乱涂、不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

d）一般情况下文件保存周期为5年 4.6.2文件、档案的作废与销毁

a）所有失效或作废文件由总务部负责及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作

废文件的非预期使用。

b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识。 c）对要销毁的作废文件、档案由综管部申请，经分管副总批准后销毁。 4.6.3 文件、档案的借阅、复制

借阅、复制与安全标准化体系有关的文件、档案，应进行申请，由相关部门负责人审批后向资料管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人员登记编号。

4.7 外来文件的控制

4.7.1 确保策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。收到外来文件的部门，需识别其适用性，并交由总经办控制分发以确保其效。

4.7.2 外来文件的编号用文件的原编号。

4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

文 件 更 改 申 请 单

文件名称 需修改的内容及章节 修改后的内容 修改理由 实施日期 编制人 审核人 批准人 备注

文件编号 日期 日期 日期