公司档案管理制度

公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公司档案管理人员或部门应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4、本制度由办公室负责解释、补充，由总经理批准后实施。 二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，办公室备案，会议文件由办公室收集。 三、归档范围

1、公司成立的相关资料。包括可行性报告、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、公司领导班子个人简历等。-

2、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等文字材料及声像材料等。各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 3.、政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其他资料。 4、公司的规章制度、发文、纪要、通知。

5、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书，相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。

6、本公司与有关单位签订的合同、协议书、意向书等文件材料

7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 8、本公司在公司各种行政、业务活动中形成的具有参考、利用价值的资料。 四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列 五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的移交

1、公司文件在移交时需填写移交登进表，一式两份，移交人与档案员各持一份，以此为据 2、档案移交给档案室时，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚，并按下列要求进行检查：

1）、各类档案是否科学、组卷是否规范、编目是否清楚、案卷标题拟写是否正确。 2）、文件材料收集是否完整齐全。

3）、对破损档案、园珠笔和铅笔起草的文件是否进行了修补、复制。 3、移交档案室的文件需为正本，如有特殊情况请标出原因 七、档案的借阅

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅登记表》《借阅申请表》，复印件报主管人员批准后，方可借阅，原件借阅要由公司领导签字批准。

2、档案借阅的最长期限为一周周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 八、档案的销毁管理

1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 3、条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

档 案 借 阅 登 记 表

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 日期 文件题名 目的 借阅人 版本 归还日期 归还人签字 备注 档 案 借 阅 申 请 表 借阅单位或部门： 借阅人： 借阅档案名称： 借阅事由： 借阅时间：

借阅档案： 原件 或 复印 借阅期限： 部门领导审批： 年 月 日 归还日期： 公司领导审批： 年 月 日