集团档案管理制度

1 目的

为了进一步规范公司各种文件档案管理，建立健全文件档案管理制度理，顺文件档案管理程序，明确职责，有效控制文件档案的保密性、时效性、适宜性、永久性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本档案管理制度。

2 适用范围

2.1公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

2.2公司的请求与政府部门的批复文件，各部门请求公司的批复文件； 2.3公司及各部门的工作计划、总结、报告；

2.4公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

2.5公司领导公务活动形成的重要文件、电报，从外单位带回的与公司有关的文件材料； 2.6公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在其他单位重要讲话的稿本；

2.7反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、资本运营项方案、贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； 2.8公司汇总的统计报表和统计分析资料；

2.9公司及各部门成立、组织机构、人员编制等文件材料； 2.10公司及各部门制定的规章制度等；

2.11公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； 2.12公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 2.13公司及各部门、各专业公司通知、任命书、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、福利、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

2.14公司领导、工人、党员、团员名册及报表；

2.15公司领导、工人转移党、团关系的介绍信、福利待遇迁移等存根；

2.15公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记

录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 2.17公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

2.18公司或各部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 2.19公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

2.30公司购置大型机器设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

3 文件档案分类

3.1 科技档案类——凡是属公司生产、科研、基建和经营活动而形成具有保存使用价值，且按照一定的归档制度集中保管的科技文件材料都是科技档案。

3.2 证照类——公司在经营活动中，依国家有关法律法规及公司发展的需要承办的各种有效证照（正副本）：

①营业执照；②银行开户许可证；③贷款卡；④企业代码证⑤土地使用证；⑥房屋所有权证；⑦税务登记证；⑧统计证；⑨财政登记证；⑩商标注册证；⑾车辆购置证；⑾用水许可证；⑿专利证书；⒀消防产品许可证；⒁协会证书；⒂产品证书；⒃所有公司荣誉证书正本;⒄产品鉴定证书。 3.3 产品检验报告

3.4 生产资料类：公司在生产制造过程中形成的具有保存使用价值的生产管理、工艺技术资料。

3.5 文书档案类：凡是公司在生产、科研、基建、业务和经营活动中形成的有关行政事务和企业管理方面的具有保存使用价值，且按一定归档制度集中保管的文件材料均属文书档案。

3.6 书刊类：公司在生产经营活动过程中因工作需要而订阅、购置配备的，具有一定保存和使用参考价值的各类书藉、杂志、报刊、且按归档制度集中分类保管造册的均属书刊类。 3.7 合同协议类：凡是公司在经营活动过程中，与外单位（或个人）签订的各种合同、协议等文件，均属合同协议类。

3.8 管理资料类：公司在各项管理工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含各种管理制度等）。

3.9 人事档案类：公司人力部门在工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含人事制度、人事档案、各类担保书等）。

3.10 财务资料类：公司财务部门在工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含财务帐目、凭证、各类报表等）。

4 公司文件材料的形成、收集、整理、分类和归档工作

4.1 为确保归档的公司文件材料的完整、准确、系统和提供可靠依据，各部门根据具体情

况应健全公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作，严格控制文件档案管理工作。 4.2 各部门应高度重视文件材料归档前的整理工作，指定专人整理，使整理的文件材料系统化、程序化。

4.3 归档的公司文件材料必须完整、准确、系统。

4.4 对各项文件材料的立卷要求，应根据文书档案的立卷原则。各类整理收集齐全，使文件材料形成自然的有机联系。

4.5 每个立卷必须定好案卷内封面，包括案卷题名、编制部门、归档日期、保管期限、档案号等并应填写卷内目录和备考表。

4.6 所有文件档案应制订目录清单，以便检索。

4.7 归档的公司文件材料一般为原件，各部门如有使用一般为复印件。

4.8 对产品科研成果、工程、设备安装或其它技术项目进行鉴定，验收时必须有总经办人员参加，检查应归档的科技文件材料是否齐全（含保修卡、说明书等）。 4.9 总经办有权检查和协助各职能部门做好公司文件材料的立卷归档工作。

4.10档案的鉴定工作，应成立由总经办领导和总经办秘书参加的鉴定小组，直接对已过保管期限的档案按保管部门逐一进行详细的鉴定，写成鉴定报告。

4.11 鉴定中发现档案不完整、不准确，应及时责成有部门和相关人员限期修改补交。 4.12 档案的鉴定销毁工作，一般规定每年一次。

4.13销毁档案必须严格掌握、慎重从事，销毁前要登记注册，填报销毁申请单报上级主管部门领导批准执行。

4.14档案室应对接收、保管、借阅、鉴定、销毁的档案及档案利用和效果进行登记统计，以便掌握情况，改进工作。

5 公司档案的管理

5.1 管理方法

5.1.1 档案在接收后应及时进行登记和必要的加工整理。

5.1.2 档案的整理分类，应按公司统一的分类大纲进行。合同协议类文件应由签订部门统一编号由专人整理分类移交总经办保管。

5.1.3 借出或收回的档案，必须当面逐页点清并详细检查，如发现有污损、遗失等情况应及时报告上级处理并作记录。

5.1.4 除特殊情况外，借出的档案资料应要一周内归还，发现任意转借、泄密等情况及时报告上级处理。

5.1.5 各部门保管的档案应严格执行档案归档和借阅制度。

5.1.6 离职人员办理离职手续时应经过档案室查明有无未还的档案资料，并在离职单上签字

方可。

5.1.7 档案资料一年进行一次全面检查或不定期的重点抽查，破损或变质的档案资料，要及时修补和复制，库存档案资料因移交、作废、遗失等在注销帐卡时，应查明原因，保存好依据。

5.1.8 总经办秘书离职时应按册点清资料，办理移交。

5.1.9 档案保管期限分为永久、长期（10年）和短期（5年）三种，具体保管期原则为： A、凡是在公司经营发展中具有长远利用价值的工作备考经验总结、方针政策、科研技术等方面的档案应永久保存。

B、在一定时期内有利用价值的，分别为长期或短期保存。 C、介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。 5.2 档案管理归属范围

5.2.1 公司证照类、文书档案类、管理资料类由总经办负责整理分类保管。 5.2.2 公司科研、科技档案类及书刊类、由技术部负责整理分类保管。 5.2.3 公司生产制造、工艺技术资料类由生产部负责保管。

5.2.4 涉及到以公司名义签订的合协议类，除销售部、采购科签订的由本部门负责保管执行外，其他合同协议均送总经办负责保管。

5.2.5 人事档案类的各种资料由行政人力资源部负责保管。 5.2.6 财务资料类的各种财务资料、档案由计财部负责保管。 5.2.7 产品检验报告类由质检科负责保管。

5.2.8 其他相关部门的文件资料及档案由各部门自行负责保管。

6 公司文件档案资料的借阅制度

6.1 各部门人员如因工作需要向档案室借阅档案资料，应办妥借阅手续方可。

6.2 凡属借阅公司重要档案资料（如证照类、合同类、技术档案等），须经总经理助理及以上领导批准方可。

6.3 借阅的档案资料不得中途转借给他人。

6.4 证照原件借出期限应限于实际使用所需时限范围，到期应及时归还。如因工作需要需续期，应由借用人或其委托人补办续借手续。未办续借手续到期未归还的，予以警告处分。 6.5 档案保管人员负有对借出档案的及时催还和检查所借用档案是否损坏的责任。 6.6 借出的档案、资料要注意保管、保密、爱惜使用，不得乱划、乱涂、复印、剪裁和拆毁，违者按公司规章制度条款追究责任，情节严重，追究其法律责任。

6.7 档案资料阅完，应及时送还，一般档案以一周为限，图书资料以一个月为限，如有个

别部门因工作需要，须长期借用工具书等，应经总经理助理及以上批准方可。

6.8 如有外单位来公司协助工作人员，需借阅档案资料时应由接待人员办理借阅手续。 6.9 所有员工如离职、调职或长期离厂时，应将所借档案资料还清。

6.10 一般图书资料借出后遗失者按书价5倍赔偿，重要文件资料遗失（根据具体情况），呈报上级研究处理。

7 文件资料管理责任

7.1 各部门因工作疏忽，管理善，而造成负责内重要文件资料遗失，给公司造成重大损失，依公司有关规定予以处理，严重者将保留追究法律责任的权利。

7.2 如本部门的负责管辖区的文件资料丢失，除追究资料员责任外，相关主管干部应负连带责任。

8附则

8.1本办法由总经办负责解释。

8.2公司以往的相关规定与本管理制度不一致的，以制度为准。

9附件：文件资料借阅单