一、什么是科技文件
2001年5月1日起实施的国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》中指出：“科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。”
这是对科技文件所作的简明、确切的定义。这一定义的涵义，可以从以下几个方面理解：
⒈科技文件的产生领域是生产、科研、基建、设备及其管理活动，它是这些活动的真实记录和反映。
明确这一点，有助于我们区分科技文件与一般公文（大家前面已学习了这个概念：公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。）
⒉科技文件是在现行科技活动中形成的。这有两层含义：一是说科技文件正在产生着；二是说科技文件正在使用着。
明确科技文件作为记录和传递科技思想的一种工具，正在产生和使用，有助于我们认识科技文件和科技档案是同一事物的两个不同阶段。
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⒊科技文件是科技生产活动的直接记录，是在科技活动中按有关规定和要求编制形成的，是科技活动的客观需要，是科技活动的软成果，它直接记录和反映科技生产活动的全过程和结果，不是随意编写或收集来的，而是科技生产活动的伴生物。
明确科技文件对科技生产活动的依附性，有助于我们区别科技文件与科技资料。（科技资料是以工作参考为目的搜集来的，对科技生产活动具有参考作用的科技文献材料。）
⒋科技文件是一个综合性概念，是指一切记录有科技生产活动内容的科技文件，包括文字、图表、声像等不同形式的科技文件。
明确这一点，有助于我们对科技文件的全面管理，而不简单地把科技文件仅仅理解为文字和图纸。
⒌科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据，凡是定稿的科技文件，特别是关键性的科技文件（譬如说基建工程的竣工图等），一般都要履行严格的审签程序。
为什么要履行严格的审签程序呢？这是为了保证科技文件的真实性、准确性。只有真实、准确的科技文件在现实使用中才能发挥巨大的参考作用，创造良好的社会效益和丰
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厚的经济效益。否则就会起到反作用，造成损失。 二、科技文件的种类
随着社会生产和科学技术的飞速发展，科技活动的范围越来越广，科技实践的内容和形式越来越来越丰富，作为科技实践活动的真实记录和反映的科技文件，它的种类和形式也呈现出多种多样性。根据科技文件内容和载体的不同，大体可分为：科技图样材料、科技文字材料、目录和表格材料、科技声像材料、科技电子文件等五种。
⒈科技图样材料
图样，又称图纸，是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物、构筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。
按其产生领域可划分为机械图样、建筑图样、地质图样、气象图样、农业图样、测绘图样、天文图样、水文图、地震图、环保图样等等。
按绘制手段、制成材料和用途的不同可划分为草图、原图、底图、副底图、复印图、空白图。(重要掌握底图和复印图的概念：底图，又称“真图”，它是用浸蜡硫酸纸制成的有一定透明度的描图纸盖在原图上面，用绘图仪器照原图形描绘出来的图样，或者通过电子计算机控制的自动绘图机，直接绘制在描图纸或塑料薄膜材料上的图样。是复制复印图的依据，是履行审签手续的正式文件。复印图是用晒图、静电复印等方法，根据底图复制的图样，采用氨熏重淡盐工艺晒制的复印图，图线及底色一般为蓝色，工程界习惯把这种复印图称为蓝图；采用静电复印的方法复制的复印图，因
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图线是黑色、底线是白图纸的本色，使这种图样黑白分明，工程界习惯把这种复印图称为“白图”。
⒉科技文字材料
科技文字材料就是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。具体见书51页。
⒊目录和表格材料
用表格形式填入文字和数字而形成的一种科技文件材料。
⒋科技声像材料
在科技活动中形成的照片、影片、录像等视听型的文件材料。。
⒌科技电子文件
科技电子文件主要是计算机应用于科技生产活动后的产物，指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。包括各种类型的图像文件、图形文件、数据文件、文字处理文件、程序文件等。 三、科技文件的编号
⒈科技文件编号的意义
所谓科技文件的编号，就是按照一定的要求和方法，以符号和数字组成一组代号，用来表示科技文件内容与成分特征的一种技术语言。
科技文件编号作为一种技术语言，把互有联系的科技文
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件有机地联系在一起，把不同类型的科技文件明显地区别开来。利用者和保管者一看科技文件的编号，就能准确识别和了解该份科技文件的内容与特点。因此，科技文件的编号是管理和使用科技文件的工具，通过这一工具，不仅有利于科技文件的科学管理、查找利用和开展技术交流，而且有利于提高科技文件的质量。
⒉科技文件的编号方法
科技文件的编号，一般有项目结构编号法和分类编号法两种。
⑴项目结构编号法
项目结构编号法，是指在某一项目（一个产品型号或一个工程项目）范围内，按照科技文件所反映的隶属关系、结构关系及有机联系进行编号。
①产品隶属编号法
产品隶属编号法是按照产品结构的关系，在产品范围内进行的编号。比如，一般机械产品是由若干部件和零件组成，复杂机械产品往往是由若干组件、部件和零件组成的，不论是一般机械产品还是复杂机械产品，它在结构上均有产品及其各组成部分之间的隶属关系。产品隶属编号法，就是把产品及其各组成部分的隶属关系提示出来，其隶属编号通常由三部分组成，其结构系列次序是：
产品型号
结构组成部分代号（组件、部件）
零件代号
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例1： K528·1－001 零件序号
结构组成部分代号 产品型号 例2：
T36－3·2·4－001 零件序号 三级部件号 二级部件号 一级部件号 产品型号 ②工程结构编号法
工程结构编号法，是指在具体的工程项目范围内，按工程项目的设计过程和内在联系进行的编号。
按工程编号法编号，科技文件材料的编号一般由三个部分组成：
工程代号
结构组成部分代号
结构组成部分代号
顺序号
工程代号，一般是设计单位按设计顺序给予的固定工程号，习惯用阿拉伯数字表示；结构组成部分代号，是反映工程项目的设计过程、设计阶段、结构组成部分的代号，其代号的位数以工程规模的大小、复杂程度为依据为确定；顺序
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号，一般由三位数字组成，它是在工程结构范围内具体文件的顺序号。
例1：
2001－ S·J－002
顺序号
专业（结构）代号
设计阶段（施工图设计）代号 工程项目代号
例2：
2016－23·S·J－001
顺序号
专业（结构）代号
设计阶段（施工图设计）代号 单项工程（代号） 工程项目代号
⑵分类编号法
分类编号法，就是将一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件（如产品、工艺装备、基建工程全部科技文件），按其性质、特征、用途、专业采用十进位制分类方法进行编号。这种编号方法，要按预先编制好的分类方案进行编号。
分类编号方案一般是由专业主管部门编制的。这种编号
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方案，打破了一个产品、工艺装备、工程项目的结构关系，按照专业系统所有的产品、工艺装备、工程全部科技文件，统一分类、统一编号。
按分类编号法编号，科技文件的编号一般上三个部分组成：
企业（工程）代号 特征代号 顺序号 企业代号一般由两个大写的汉语拼音字母（企业名称的缩写）组成。工程代号一般由四位阿拉伯数字组成。
特征代号一般由四位阿拉伯数字组成，分别代表级、类、型、种。也就是说把一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件，按主要特征划为十级，每个级再分为十类，每一类再分为十型，每一个型再分为十种。级、类、型、种的每一层均以十位数（从0至9表示）。十位数字不一定全部占满，其空号留作备用。
顺序号一般由三位阿拉伯数字组成，是在特征代号范围内的具体文件的顺序号。
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例：
下面是一份科技文件材料的编号就表示： AD－2·0 1 2－003
顺序号
中波发射机(种) 发射机(型) 无线电(类) 整件(级) 企业代号 四、科技文件的更改方法
科技文件的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方法和方式，改变科技文件某些内容的一项工作。
为什么会有科技文件的更改呢？因为在实际工作阶段，很多时候会出现设计时不能完全考虑到的因素，所为在实际科研、生产、施工过程中经常会出现科技文件的更改。我们档案工作人员要学会科技文件的更改方法，一是为了保证科技文件的标准性，二是为了保证科技文件的准确性。
⒈工业产品科技文件的更改方法 ⑴底图的更改
①划改。其方法是将底图上需要更改的部位的图形、尺寸、文字等用细实线划掉，然后在改动部位的右上方填注新的内容，并填注更改标记，注明更改次数和该次更改的次数。
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特征代号 更改完后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、更改日期、更改者姓名等。
如：下图表示某张底图第二次更改了一处：
更改前 更改后
②刮改。就是将底图需要更改部位的内容，用刮削的方法将原有内容去掉，然后填注新的内容，并填注更改标记，注明更改次数和该次更改的次数。更改完后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、更改日期、更改者姓名等。
如：下图表示某张底图第一次更改了二处： a2a1960 1000 60 60 55b1 更改前 更改后
③更换底图。如果底图更改的次数和处数太多，影响底图的清晰程度，不能晒印复制，就需要重新绘制，更换底图。更换的底图是根据最后一次更改的底图，重新描绘的新底图，原底图作废。新底图上需注明最后一次更改的标记，新
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图代号与原底图代号相同，并履行与原底图同样的审签程序。
⑵复印图的更改
①底图划改，对复印图也相应划改或晒印新图，旧图作废。
②底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。 ⒉基建工程科技文件的更改方法
编制基建工程竣工图是基建工程科技文件更改的重要内容之一。国家颁布的《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》中对编制竣工图的方法做了如下原则规定：
①凡按施工图没有变动的，则由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后，该图即作为竣工图。
②凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章后，该图即作竣工图。
③凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。
根据上述原则规定，基建工程科技文件的更改和具体编制竣工图的一些方法是：
①去掉原施工图上内容。如对原施工图上的有关尺寸
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线、门窗型号、炡具型号等内容进行更改时，则可采用杠改法，首先用一斜线将原内容划掉，然后注明是根据哪条洽商更改的，即“见×年×月×日洽商×条”。 如下图，表示取消一数字： 360 360 见×年×月×日洽商×条
更改前 更改后
如果使用一条斜线尚不能将原内容划掉，比如在原施工图上去掉若干灯具或一隔墙等，则可用叉改法，即打一个或若干个叉，然后注明是根据哪条洽商更改的。
如下图，表示去掉一墙体： 见×年×月×日洽商×条
更改前 更改后
②在原施工图上增加一些内容。如增加隔墙及门，则可要原施工图上有关部位，用正规制图方法绘出。然后注明是根据哪条洽商更改的。如图示： 见×年×月×日洽商×条 更改前 更改后 ③在原施工图上改变一些内容。如将施工图上的尺寸
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线、数字、文字、符号等杠改，改变成现实的尺寸线、数字、文字、符号，然后注明是根据哪条洽商更改的。如图示：
4900 5000 5000 见×年×月×日洽商×条 更改前 更改后
五、科技文件的形成
科技文件能否完整、准确、系统地形成，不仅直接关系到科技活动能否顺利地进行，而且关系到科技档案的质量，科技文件的形成与科技档案的形成有着内在的、不可分割的联系。因此作为档案部门必须把科技文件的形成视为科技档案形成的初期阶段，会同有关部门做好科技文件的形成工作。
那么我们就应该了解各种科技活动应该形成哪些科技文件，这个问题教材第8至34页作了详细的记录，由于时间的问题，我们在这里就不再一一讲述。 六、科技文件的积累
科技文件的积累，是指按照一定的要求和方式，将科技文件及时集中和妥善保管起来。它以科技文件的形成为前提，贯穿于从科技文件形成到整理归档的全过程。从科技档案的形成角度看，科技文件的积累与形成同等重要，如果只注重形成而忽略积累，必然使科技文件分散在个人手中，这
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样不仅影响平时使用，而且会给整理归档带来困难。因此，做好科技文件的积累，是确保科技文件完整、准确、系统、安全的重要措施，并为科技文件的整理和归档打下良好的基础。
⒈科技文件积累的要求
⑴明确积累职责。根据《科学技术档案工作条例》的规定，各单位科技文件的积累，应当列入有关部门和有关人员的职责范围。科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的积累工作。由此可知，科技文件的积累是科技部门和科技人员的一项任务，档案部门有检查和协作的责任。这就是说，科技部门和科技人员既是科技文件的形成者，又是科技文件的积累者。实践证明，只有把两者有机地结合救民于起来、统一起来，才能保证积累工作的顺利进行和科技档案的质量。
⑵明确积累范围。总的要求是：凡是在科技活动中形成的科技文件均属积累范围，凡属于归档范围内的科技文件应当列为积累范围的重点。为了做到胸中有数，可预先编制《科技文件积累范围一览表》，作为积累的依据。
⑶确保积累质量。是指在积累工作中维护和确保科技文件的完整、准确、系统和安全。为此，科技部门和科技人员要以科技、生产程序和有关标准、规范为基本依据，根据不同的科技项目和科技文件形成特点，有针对性、及时地进行
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积累。对于已经积累起来的科技文件要加强管理，如进行必要的登记，平时借用要及时收回，更改和新增材料要随时补充，妥善保管等。
⑷完善积累条件。为适应积累的需要，科技档案部门可预先制发“科技文件积累袋”，供承担积累任务的科技人员使用。另外，还应为科技部门配备专门用于存放科技文件的铁皮柜，确保科技文件的安全。
⒉科技文件的积累方式
⑴由科技人员个人积累。这种方式比较适合于“单兵作战”的小项目或大中项目中相对独立的子项目，采用这种方式，科技人员可及时将工作形成的科技文件归入“积累袋”，以备项目结束后整理归档。
⑵由科技部门专兼职档案人员积累。较大的科技项目，由于参加人员多，活动周期长，形成的文件材料较多，因此不宜采用个人积累的方式，必须由科技部门的专兼职档案人员积累。
⑶由科技档案部门代为积累。这是科技文件积累的一种辅助形式，一般用于成套图样和协作单位转来的文件。因为这类文件数量较大，经常复制和发放，使用范围广，由科技档案部门负责积累，便于周转和查找使用。 七、科技文件的鉴别
科技文件的鉴别包括：归档文件完整性的鉴别，归档文件准确性的鉴别，归档文件属性的鉴别，归档文件密级的鉴
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别，归档文件保存价值和保管期限的鉴别等。
⒈完整性鉴别
所谓归档材料完整性，是指对应当归档的科技文件要按科技项目收集齐全、成套。在一套科技文件中，不能缺少各个组成部分；在一份科技文件内，不能缺张少页。一个科技项目的科技文件，应当反映出该项目科技活动的全面情况和历史面貌，既要有原始依据性材料，又要有过程性材料和成果材料。
鉴别归档文件的完整性，是一项复杂的具体业务工作，做好此项工作，大致可以采取以下一些方法和步骤：
①确定科技活动的范围。确定一个单位科技活动的范围，包括单位哪些部门从事科技活动，承担哪些科技项目。确定科技活动的范围，才能明确鉴别对象，有针对性地开展鉴别工作。
②分析科技活动的具体程序，了解和掌握每项科技活动的具体程序，了解每一程序产生哪些科技文件，从而查清每一项科技活动应当形成的全套科技文件。
③分析本单位在科技活动中的地位。一项活动，如果是由若干个单位共同完成，就应当分析本单位在完成这项科技活动中所处的地位，从而确定形成科技文件的范围。若是主办单位，应包括全部文件材料；若是协作单位，一般只包括参与部分所形成的科技文件。
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⒉准确性鉴别
判定准确性的标准是两个“一致”：一是科技文件应当同它反映的对象相一致；二是同一个科技项目的科技文件相互之间在内容上应当一致，如底图与蓝图应保持一致，测量结果应与竣工图保持一致，反映同一个部位或结构，相关的图纸应保持一致等。
⒊属性鉴别
所谓文件属性的鉴别，就是判定文件的性质和归属，把科技文件、政务文件、科技资料区别开来，以便把应当归档的科技文件立卷归档。
科技文件与政务文件的区分
区分科技文件与政务文件有三条原则：
①内容原则。科技文件是伴随科技活动形成的，记录着科技活动的内容；政务文件是在政治生活和行政管理中形成的，记录着政务方面的内容。
②整体原则。就是维护科技文件与政务文件各自的完整性和成套性。比如，科技文件一般具有成套性特点，即围绕一个科技项目形成一套文件是一个分割的有机整体，在具体区分时不能拆散这个整体。在实际工作中，往往会碰到科技管理性文件的归属问题，这需要具体分析。科技管理性文件，如以科技工作为内容的请示报告与批复性文件，计划和总结材料及来往文书等，一般可分为两类，一类是针对具体科技
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项目的，一类不是针对具体科技项目的。对于这两类文件，前者可划入科技文件，后者划入政务文件。
③职能原则。不同类型的单位，其工作职能不同，产生的文件材料也有较大差异，不同职能的单位，在进行科技文件和政务文件区分时，对于一些难于区分的文件可以采用职能原则，即在科技性单位可将介于两者之间的文件划入科技文件的范围；在非科技性单位则可以采用相反的方法。
上述三条原则和方法，应以内容原则为主，结合整体原则和职能原则。
⒋密级鉴别
归档文件密级的鉴别，就是按照有关规定确定应当归档的科技文件的机密等级。在科技文件中，其中一部分具有机密性，为了维护科技机密安全，在对科技文件立卷整理时，必须进行密级的鉴别和划分，以便分别立卷和归档保存。
科技文件密级的鉴别，应以国家的技术政策、保密规定等指导性文件为依据，结合本专业、本单位划分密级的办法和要求，由科技部门或科技项目负责人组织实施。
⒌保存价值和保管期限鉴别
归档的科技文件应当是具有保存价值的科技文件。因此，在归档前，要根据本单位的《归档范围》，确定科技文件是否归档；对应当归档的科技文件，还要根据《保管期限表》确定它的保管期限，以便分别立卷和归档保存。
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为确保科技档案的质量，档案部门应主动参与此项工作，向科技人员传授专业知识，提供《归档范围》和《保管期限表》，并进行指导。 八、科技文件的立卷
归档的科技文件不应是一堆杂乱无章的材料，也不应该是单份文件，而应是经过系统整理，组成的保管单位。它是科技文件整理工作的核心内容，此项工作应由科技部门承担，档案部门协助、指导。
⒈什么是案卷
案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
案卷的基本特征有：
⑴案卷是一组互相联系的科技文件，不是内容毫不相关的文件的随意组合。
⑵案卷内科技文件的数量要适度，既不能太多，也不能过少，要与卷盒的厚度相适应。一个科技项目形成的科技文件，视其数量和文件厚度可组成一个案卷或若干个案卷。
⑶一个案卷内科技文件的保存价值和密级应该一致，便于管理和使用。
⒉组卷的要求
⑴组卷的基本要求是：遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的系统联系，并要便于利用和保管。
①科技文件的形成是有规律性的，依照这种规律组卷，
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才能使组卷工作具有客观标准和科学依据。
②在组卷时一定要保持案卷内科技文件的系统联系，即通过组卷正确体现一个科技项目、一个案卷内科技文件的系统性和有机联系，把互相联系的文件材料按照一定的特征进行有机组合和排列。
③要便于利用和保管，做到卷内文件的数量适度，不同保管期限和密级的文件分别组卷。
⑵组卷的具体要求：
① 不同种类的科技文件，要采用不同的方法分别组卷； ②与科技项目关系密切的管理性文件，应列入相关科技项目中组卷；
③案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；
④案卷内科技文件应齐全、完整；
⑤案卷内科技文件的载体与书写载体要符合耐久性要求。
⒊组卷方法
⑴产品、设备仪器文件（特别是图纸部分），按其反映的不同部件、结构、系统分别组织案卷。如一台机床产品，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统等部分组成，各部分的文件是有机联系的整体，可分别组成案卷。
⑵基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映
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的不同专业，分别组织案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的文件是有机联系的整体，可分别组成案卷。
⑶科研课题的科技文件，按其反映的不同研究阶段，分别组织案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等程序，各不同阶段的文件是有机联系的整体，可分别组成案卷。
⑷产品、基建、科研、设备方面的文字材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。
在科技文件的组卷中，常会遇到下列问题，应合理解决： 一是对于同型号的多台设备随机文件，不必每台都组卷、归档，只需立卷、归档一台设备的全部随机文件，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件在哪一卷即可。
二是随着产品和设备的革新、改进，工程及设备的管理、维修，还会逐步形成和补充新的科技文件。对于这部分科技文件，应部分组织案卷，不必对前期已形成并已组织好案卷的科技文件重新拆卷。
三是对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必组卷、归档，只需在卷内目录和备考表中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。
四是与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研、基建项目、设备仪器类组卷。
五是底图是以张为单位单独保存和管理。
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六是技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷。
⒋卷内文件的排列 ⑴图样材料的排列
图样材料的排列有二种情况：一是对于有图样目录的图纸，按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可按总体与局部的关系进行排列。如机械产品图纸可以按总图、组件图、部件图、分部件图、零件图的顺序排列；基建工程图纸按总平面图、系统图、平面图、大样图的顺序或图号排列。
⑵文字材料的排列
文字材料的排列有以下几种方法：
①按重要程序排列。即重要的文件排在前面，次要的文件材料排在后面。
② 按时间顺序排列。
③按逻辑关系排列。如来文和复文，复文在前，来文在后；正文和原稿，正文在前，原稿在后；请示和批复，批复在前，请示在后。
④如有译文的外文资料，一般要求译文在前，其相对的原文材料在后。
⑶图文混合材料的排列
案卷内既有图样，又有文字材料时，一般要求文字材料在前，图样材料在后。
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九、科技文件案卷的编目
科技文件组成案卷并进行排列以后，就要对案卷进行编目，通过编目来固定案卷内科技文件的位置，揭示其内容，便于以后查找和利用。
⒈编写页号
案卷内科技文件有书写内容的页面一律要编写页号。 页号编写的位置：单面书写的科技文件在右下角编写页号；双面书写的科技文件，正面在右下角、背面在左下角编写页号。图纸页号编写在图纸标题栏外面。
编页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位按顺序编写科技文件的页号；如果案卷不装订，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每份文件为单位按顺序编写页号。
案卷封面、卷内目录（图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号。
⒉填写卷内目录
大家看图示的卷内目录式样，不难发现其实它与文书档案的卷内目录基本一致，只是“文件材料题名”栏不一致而已。
在填写中注意：
⑴序号、责任者、文件材料题名、日期、页号的填写方法与文书档案一致，在这里我们就不再讲述。
⑵文件编号栏中填写该份科技文件的文件号或图样的
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图号。
⑶凡原有图样目录，只作为科技文件的首页，不得代替卷内目录，卷内目录应重新编制。
⑷卷内目录排列在案卷内科技文件的首页之前。
卷内目录
文件 序号 编号 责任者 文件材料题名 日期 号 页备注 ⒊填写卷内备考表
卷内备考表是用来记录和说明归档前后归档后案卷内科技文件的基本情况和变化情况的表格。
⑴卷内备考表的式样
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互见号： 说明： 卷内备考表 ⑵卷内备考表的填写方法
①说明：填写案卷内科技文件的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。（注意在图文混排的案卷内，在说明中应写明“本卷共有文字材料×份×页，图纸×张。）
②互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管有档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
⒋案卷封面的编制
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立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 ⑴案卷题名：即案卷标题，它应简明、完整、准确揭示卷内科技文件的内容。其由三部分组成：①项目的名称或代字、代号；②项目的组件、部件、专业、阶段的名称、代号；③科技文件的名称。
例1：洪家渡水电站引水道布置图、结构图 项目的名称是“洪家渡水电站” 项目的部件名称是“引水道”
项目文件的名称是“布置图、结构图”
例2：洪家渡水电站2002年1月至2003年4月钢筋出
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档 号 档案馆号 案 卷 题 名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 厂证明及试验报告
项目的名称是“洪家渡水电站”
项目的阶段名称是“2002年1月至2003年4月” 项目文件的名称是“钢筋出厂证明及试验报告” ⑵立卷单位：填写负责科技文件组卷的部门或项目的负责部门。
⑶起止日期：填写案卷内科技文件形成的起止日期。 ⑷档号在下周一讲科技档案管理时讲解。 ⒌案卷脊背的编制
案卷脊背上的项目在封面中已有出现，大家可照封面的填写方法进行编制。 十、案卷的装订
⒈案卷可采用装订和不装订两种形式。实践证明，案卷装订有利巩固立卷成果，方便保管，但利用时不方便；案卷不装订，省力省时，利用方便，但容易搞乱，保管不方便。结合考虑两方面的因素，建议大家在案卷内对文字材料进行装订，图样材料不装订。
⒉案卷内不同尺寸的科技文件要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。
图样材料的折叠
⒊永久、长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。 十一、科技文件的归档
科技文件的归档，是指一个科技项目完成或告一段落以
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后，应当归档的科技文件由科技部门或有关人员整理立卷，移交给本单位档案机构集中管理。
科技文件的归档，是科技文件管理工作的最后一个环节，也是科技文件转化为科技档案的管理重要关口。为了保证科技文件归档质量，各单位必须建立健全科技文件归档制度。科技文件归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和手续。
⒈归档范围
归档范围，就是确定本单位哪些科技文件必须归档，哪些不归档。正确确定归档范围，是保证科技档案完整、准确、系统的关键。
确定归档范围的标准是:凡是直接记述和反映本单位科技活动的，具有现实和长远查考价值的科技文件，都应列入归档范围。
确定归档范围的具体方法：
⑴研究和分析本单位科技活动的范围，从而掌握本单位在科技活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
⑵掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。
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⑶正确划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与政务文件的界限。
⑷根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。
⒉归档时间
归档时间，是指科技文件立卷归档的恰当时间，它对于维护科技档案的完整与安全，建立科技部门和档案部门正常工作秩序肯有重要意义。
根据各类科技文件的形成规律和特点，归档时间大体有以下几种：
⑴按项目归档。是指一个科技项目结束后，将该项目形成的全套文件材料立卷归档。这种方式适合于周期不长的科技项目。
⑵按阶段归档。是指根据一项科技活动的阶段或程序，将各阶段或程序形成的材料分期立卷归档。这种方式适合于周期较长的科技项目。如一个复杂的新产品开发项目，从调查决策到定型投产，前后用了数年，其文件材料就可按阶段立卷归档。
⑶按子项归档。是指一项科技活动整体的一个子项目结束后，将该子项目形成的文件材料立卷归档。这种方式适合大型联合工程项目或复杂装置研制项目等。如一个大型钢铁联合企业的设计与施工，包括烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程，当一个单项工程设计或施工结束验收后，即可
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进行立卷归档。
⑷按年度归档。就是在每年的上半年，将上一年度形成的科技文件立卷归档。这种方式适合于科技管理性文件和某些自然观察或观测活动中形成的科技文件。
⒊归档份数
归档份数，是指同一份科技文件应归档几份。 在具体确定科技文件的归档份数时，要考虑以下方面： ⑴考虑归档材料的重要程度。重要的、尤其是需永久保存的文件，要视其情况，应归档一份以上副本供日常使用。
⑵要考虑利用率的大小。对于利用频繁的，要视其情况，应归档一份以上副本供日常使用。
⑶根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。(举兴义机场和龙洞堡机场的例子)
⒋归档要求
⑴归档工作由相关的科技部门承担。
⑵归归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长久保存。
⑶归档的科技文件必须达到完整、准备并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。
⒌归档手续
⑴编写归档情况简要说明，一般包括：项目的名称、任务来源、主要任务和实施过程、技术水平、经济效益、社会效益、文件材料的完整、准确、系统情况、项目负，项目负
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责人等。
⑵填写归档文件移交清单（一式两份）。
⑶交接双方按移交清单核查后，双方签字，各留一份存查。
十一、科技文件的管理
⒈科技文件管理的职责
科技文件来源广泛，构成复杂，形成和承办周期较长，为了有效地维护科技文件的完整、准确、系统和安全，充分发挥其功能作用，必须明确科技文件管理的职责。
⑴科技文件管理是科技部门的职责
把科技文件管理列入科技部门的职责，理由有三点： ① 科技文件是由科技部门和科技人员形成的； ②科技文件管理是科技管理的重要组成部分； ③科技部门和科技人员最熟悉科技文件的内容与有关情况。
因此，在国家颁布的《科学技术档案工作条例》中规定：“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作秩序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”这里的“有关部门和有关人员”就是指科技部门和科技人员。
⑵科技文件管理也是科技档案部门的一项任务 《科学技术档案工作条例》中规定：“科技档案部门有
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责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作。”
科技档案来源于科技文件，科技文件的形成、积累、整理和归档的质量，直接影响科技档案的质量，科技档案部门和科技档案人员参与科技文件的管理，并进行必要的监督和指导，才能促进科技档案的形成和保证科技档案的质量。
⒉科技文件的管理措施
⑴加强宣传教育，建立责任保证体系
充分发挥科技人员尤其是科技领导干部的作用，是做好科技文件管理的首要条件。为此，要以《档案法》和有关法规、条例、办法为依据，联系本单位实际，采取灵活多样的方式和方法，宣传科技文件与科技档案的作用，以及两者的关系；宣传科技文件管理与科技档案管理的性质和地位，以及两者之间的密切关系；宣传做好科技文件管理是科技部门和科技人员的本职工作，并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督和指导；宣传在科技文件管理工作中做出成绩的好人好事，并指出在工作中存在的问题；宣传和传授科技文件、科技档案管理的专业知识与技能等。通过各方面宣传教育，使广大科技人员提高思想认识，人人动手，各方支持，做好科技文件管理工作。
在宣传教育的前提下，建立一个自上而下的责任保证体系和监督管理网络，是保证科技文件完整、准确、系统、安全的重要措施。比如在一个中小型企事业单位，应当建立由
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主管科技工作的负责人、科技部门分管科技工作的干部、专兼职档案人员组成的三级责任保证体系；建立从计划管理、生产管理、技术管理、质量管理、标准化管理等到科技档案管理的监督管理网络。要这个责任保证体系和监督管理网络中有关部门和有关人员各司其职，各尽其能，从个人和本部门的职责任务出发，对科技文件的形成、积累、整理及归档质量负责。
⑵建立健全制度，保证正常工作秩序
科技文件管理制度包括两个方面的内容：一是国家和专业主管机关颁布的有关法规、条例、办法等，如《档案法》、《贵州省档案条例》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《企业档案管理规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《机械制图》、《建筑制图标准》等等；二是各单位根据有关规定，结合本单位实际制定的具体制度，如科技文件归档制度、图纸与技术文件编制管理制度等等。
科技文件管理制度是科技管理制度的组成部分，为了便于贯彻执行，应将其纳入各单位科技管理制度之中，成为本单位规章制度的内容之一。
制度重要，执行制度更重要，因此各单位要组织有关人员学习与贯彻，只有这样才能把制度落到实处，才能提高科技文件管理水平。
⑶实行“三纳入”、“五参与”、“四同步”，优化监督管
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理
①所谓“三纳入”，就是把科技文件的形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作程序，纳入科技工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。
纳入科技工作程序，就是把科技文件的形成、积累、整理、归档与科技活动挂钩，同步进行，按程序、分阶段组织实施，依照客观规律办事。
纳入科技工作计划，就是把科技文件的形成、积累、整理、归档管理事项列入各项科技工作的计划中，按照计划规定进行监督检查。
纳入有关部门和有关人员的职责范围，就是在科技部门和有关科技人员的岗位责任制中，明确规定在科技文件的形成、积累、整理、归档管理中承担的职责任务。
②所谓“五参与”，是指科技档案部门和科技档案工作人员参与科研成果鉴定，参与新产品定型，参与基建工程竣工验收，参与设备开箱，参与有关生产、科研、基建等方面的会议。
“五参与”的实质，就是履行科技档案部门和科技档案人员的监督和指导职责，通过参加有关科技管理活动，了解科技文件的形成情况，以便保证科技档案形成和收集的质量。
③所谓“四同步”，就是下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料的形成情
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况，评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
④实现“三纳入”、“五参与”，必须改变传统观念，从科技人员和科技管理人员来说，要改变重业务轻管理，视档案作为“看摊守摊”的认识，吸收科技人员参加有关科技管理活动。从科技档案部门和科技档案人员来说，要改变“坐等接收”的被动局面，积极主动地深入科室和科技生产第一线，参加有关的科技活动和科技管理活动，对科技文件管理进行监督和指导。
⑷运用经济手段，加强监督管理
根据有关规定和实际需要，正确运用经济手段，是对科技文件工作进行监督管理的有效措施。运用经济手段，包括对外和对内两个方面。
对外运用经济手段，是指对承担本单位科技项目任务的外单位运用经济手段。如在工程承包合同或协议书中对科技文件的形成、积累、整理、归档做出明确规定，在工程验收时，科技文件如验收不合格，则不进行结算。
对内运用经济手段，可以同有关人员的岗位责任制挂钩，即把科技文件的形成、积累、整理、归档工作作为考核与奖励科技人员的一个条件，奖勤罚懒。
以上四个方面的措施是相互联系，相辅相成的，在实践中可以结合运用。只要做到思想上有认识，组织上有保证，
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制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，就会取得好的效果，科技档案的形成和质量就能得到保证。
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