C物业档案管理程序

1.目的

为全面加强物业集团系统档案管理工作,确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。

2.范围

本规定适用于物业系统所有档案的管理。

3.职责

物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门,所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。

4.0工作内容

4.1 定义:物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。

4.2 机构设置

4.2.1 物业集团本部设立专门的档案室,隶属于行政管理总部。

4.2.2 物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室,隶属于行政管理部。

4.2.3 物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。

4.3 管理体制

4.3.1 物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导;负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作;负责物业集团本部档案的具体管理工作。

4.3.2 各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理,业务上接受档案管理部门监督和指导。

4.3.3 物业集团全质办为档案管理的督察机构。

4.3.4 为保证档案管理的实效性,物业集团根据实际需要,可成立档案鉴定小组。

4.4 人员配备及要求:

4.4.1 各级档案管理机构根据档案的数量、工作量,本着精简、高效的原则,配备相应的档案管理人员。物业集团档案室专职1人,所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。

4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。

4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职,必须在相应行政管理

部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。

4.5 物业集团档案室的工作职责

4.5.1 参照国家有关标准和规定,结合集团公司有关规定,制定物业集团的档案管理办法,制定物业集团本部档案管理的实施细则,并组织实施;

4.5.2 收集、整理、保管物业集团本部的档案(来自:),并做好档案鉴定、统计和利用工作;

4.5.3 监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作;

4.5.4 根据需要组织开展业务知识培训,开展经验交流;

4.5.5 承办有关档案管理工作的其他事宜。

4.6 下属单位档案室的职责

4.6.1 认真落实和执行物业集团档案室和本单位有关档案管理的规定和办法,制定本单位档案管理实施细则,并组织实施;

4.6.2 收集、整理、保管本单位的档案,并做好档案鉴定、统计和利用工作;

4.6.3 根据需要组织相关人员的业务培训;

4.6.4 承办有关档案管理工作的其他事宜。

4.7 归档范围:凡物业系统在生产经营活动中产生的有备查和持续利用的档案资料(见定义)均应归档。

4.8档案管理

4.8.1归档要求:

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