高校教务管理信息系统建设的现状及对策研究

第２２卷　第３期　Ｖ０１．２２　ＮＯ．３　北京印刷学院学报　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｂｅｉｊｉｎｇ　Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ　ｏｆ　Ｇｒａｐｈｉｃ　Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ　２０１４年６月　Ｊｕｎ．２０１４　高校教务管理信息系统建设的现状及对策研究　张永莉　（北京印刷学院，北京１０２６００）　摘　要：加快推进高校教务管理信息系统建设工作是高校　扩招和学分制背景下的必然选择，是多校区办学高校实行　有效教务管理的必然要求，也是高校实现全面信息化建设　工作的重要组成部分。本文分析了当前高校教务管理信　息系统建设工作的现状，指出普遍存在的系统整合度差、　缺乏专门机构实行统一规划和管理、工作流程和管理程序　制度化建设缺失、不重视系统升级和维护等问题，就如何　加以改进提出了对策建议。　关键词：高校；教务管理；信息系统；对策　中图分类号：Ｇ６４　文献标志码：Ａ　文章编号：１００４—８６２６（２０１４）０３—００７３—０３　教务管理信息系统是指在高校教务管理工作　过程中，以学校教务处为主要管理部门，通过利用　收稿日期：２０１４－０３－０９　包括计算机技术、多媒体技术和网络通信技术等在　内的现代化信息技术手段，搭建而成的针对各项教　务管理实务进行有效管理的工作平台。教务管理　信息系统是高校教学管理信息系统中的最重要环　节，对提高高校教学管理的科学化水平以及学校人　才培养目标的实现都具有重要意义。一一　　一、加快推进高校教务管理信息系统建设的　一一一一一一一必要性　（一）扩招和学分制背景下的必然选择　教务管理工作是非常具体和繁杂的，每天都要　与大量的基础数据打交道，从学生的学籍管理、考　试管理到毕业资格审查，从制定培养方案、教学大　纲到日常教学运行、教学质量监控，从开展教学改　革到教学项目建设，对所有这些教学工作进行组织　和管理构成了教务管理的内容。如果说教学是培　养人才最基础和最重要的手段，那么教务管理工作　就是维护学校各项教学活动正常运行的最核心和　最重要保障。在高校实行扩招政策，在校生规模和　学科、专业门类都大幅增加的情况下，尤其随着学　分制在各高校的普遍推行，手工操作造成的误差率　高、效率低的现象就表现得更加严重，急需搭建教　务信息化管理平台，提高工作效率。由此，加快推　进教务管理信息系统建设成为各高校的必然选择。　（二）多校区办学现状的必然要求　多个校区办学的情况在当前高校中普遍存在，　为保证教务管理信息在多校区间的畅通以及教务　管理的有效性，做到全校教务管理工作一盘棋，必　须建立教务管理信息系统，通过计算机和网络信息　技术等手段，确保教学指令的畅通和教学秩序的稳　定。同时，通过教务管理信息系统实现对全校各种　教学资源的统一调度和管理，有序安排不同校区学　生的上课时间、上课教室，实践、实习环节等，避免　人工操作情况下容易出现的重复安排和低效率，确　保学校整体教学资源的有效利用。　一一一一一７４　北京印刷学院学报　（三）是高校全面实现信息化建设的重要一环　加快推进高校信息化建设工作是国家的既定　教育方针，在《国家中长期教育改革和发展规划纲　要（２０１０～２０２０年）》中明确提出：“要充分利用优　质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，推　进数字化校园建设，加快教育信息化进程，把教育　信息化纳入国家信息化发展整体战略。”要推进高　校信息化建设工作进度，就必须高度重视作为高校　教育信息化建设重要组成部分的教务管理信息系　统的建设工作，这既是适应当前高等教育发展趋势　和潮流的必然要求，也是推进现代大学制度建设的　题中应有之意，只有教务管理工作实现了现代信息　化管理，高校才能全面实现信息化建设工作。　二、高校教务管理信息系统建设的现状　（一）提高了教务管理工作的效率和质量　现实的需要和信息技术的快速发展，推动了教　务管理信息系统在各高校的建立和发展，使一线的　教务管理工作者从以往具体、繁琐的数据统计和分　析中解放出来，更好地完成其他教务管理工作。同　时，由于数据的真实性和准确性对于教务管理工作　而言非常重要，甚至会直接影响到教务管理工作的　质量高低。通过利用教务管理信息系统，将大量诸　如学生基本信息、课程信息、考试成绩信息等基础　数据直接导入并存储在系统服务器中，有效降低了　人工统计数据的误差概率，保证了基本教学数据的　准确性，提高了教务管理工作的效率和质量。　【二）为广大师生提供了更优质和人性化的服务　通过信息化技术平台，广大教师和学生可在任　何方便的时间和地点通过个人电脑，上网查询检索　自己需要的教务相关信息和内容，为他们自主地安　排自己的工作和生活提供了便利。特别对于弹性学　制下，希望灵活掌握学习时间的学生而言，教务管理　信息系统既为这些学生自主安排学业提供了可能　性，也为教务管理工作者的有效管理提供了方便。　（三）提高了教务管理工作的科学化、规范化水平　经过近年来的开发和建设，各高校基本都建立　起了本校的教务管理信息系统，涵盖了学校教务管　理工作的大部分内容，包括教学大纲和课程管理、　学生学籍管理、考试和成绩管理、学生评教和毕业　设计（论文）管理、实验系统管理、教师工作量计算　和教学项目建设与管理等，有效提高了教务管理工　作的科学化和规范化水平。　三、高校教务管理信息系统建设在实践中存　在的问题　虽然教务管理信息系统在各高校都得到了广泛　的应用，在提高教学管理工作的效率和水平上也发　挥了一定的积极作用，但当前各高校的教务管理信　息系统建设在实践中依然存在较多的问题和不足。　（一）教务管理信息系统的整合度较差　教务管理部门往往根据自身一段时期的业务　需要来着手进行某一系统或软件的设计与开发，并　且这些系统和软件多为分散开发和引进，由不同的　公司来完成，相互之间的数据结构和标准各不相　同，为引进后系统间的相互兼容带来很大麻烦，降　低了教务管理信息系统的整合度，并给实际工作造　成困难。特别是当某项工作需要填报多项教务管　理信息数据时，这一缺陷就表现得尤为突出。彼此　之间的不兼容给数据的整合带来麻烦，需要手工进　行各种数据结构和格式之间的相互转换，造成了大　量时间和人力的浪费，并且容易出现转换错误，给　工作造成不必要的损失。　（二）缺乏专门机构实行统一规划和管理　当前各高校的教务管理信息系统普遍缺乏学校　层面的统一规划和长效管理，对投入开发某一软件　或系统的必要性论证过程无法进行有效监督，对软　件或系统建成后各项设计功能是否如期实现不能有　效监管。不仅如此，还导致了参与软件或系统开发　设计的人员构成不合理的现象。实际参与开发设计　的多为技术类工作人员，从事一线教务管理工作的　人员则很少参与或参与程度不深，而技术类开发人　员由于没有教务管理的实际经验，对于一些系统功　能的实际需求了解甚少，导致一些系统建成后在运　行中不能满足实际工作的需要，使用效果大打折扣。　（三）工作流程和管理程序的制度化建设缺失　由于没有建立起规范化、制度化的工作流程和　管理程序，许多教务管理工作者对确保教务管理信　息系统中基础数据的真实性和有效性认识缺乏，当　相关数据发生改变时，没有主动意识及时在系统中　予以修正，导致一些基础数据的准确性和有效性无　法得到保证。如不少高校的课程管理系统中都存　在同一课程对应不同系统编号的情况，究其原因，　就是在本校教学计划发生临时变更时（这种情况　在日常教学管理中是不可避免的），没有第一时间　在课程管理系统中进行修正和替换。究其制度层　面的原因，就是没有建立起规范化的管理流程，使　第３期　张永莉：高校教务管理信息系统建设的现状及对策研究　７５　得当课程数据发生改变时，教务处管理人员和二级　学院（部）的教务管理工作者都认为自己没有义务　去主动修正数据，应是下一级（上一级）的工作内　容。管理制度的不完备和工作流程的不清晰导致　了上述情况的发生，给正常课程教学带来干扰。　（四）不重视教务管理信息系统的后续升级和维护　工作　由于教务管理信息系统与计算机技术和网络　的建设与发展紧密联系，因此软件和系统的更新换　代速度很快，需要对一些软件和系统进行定期的维　护和升级，才能确保其正常的使用。但在目前高校　中，普遍存在对软件和系统的定期升级和维护工作　不重视的情况，对系统升级和定期维护投入的资金　有限甚至缺乏投入，导致一些系统中的漏洞难以修　复，部分功能实现受阻，影响了教务管理信息系统　的稳定、有效运转。　【五）教务管理信息系统的开放性和服务性功能有　待加强　教务工作实行信息化管理的最终目的是为了　向广大教师和学生提供更优质的服务，高校的教师　和学生做为教务管理信息系统的最大受众，如何让　他们通过系统得到更方便快捷、更人性化的服务，　应成为教务管理工作者考虑问题的根本出发点和　落脚点。但在各高校中，这一原则尚未成为共识，　教务管理部门在设计和实现教务管理信息系统的　若干功能时，更多的是以如何方便管理者的工作为　考虑问题的根本，在系统的开放性和服务性建设方　面有待进一步加强，应成为今后改进的方向和　重点。　四、加强高校教务管理信息系统建设的对策　（一）统一数据交换标准，提高系统整合度　在各高校教务管理信息化建设中，软件来源各　异，数据标准各不相同是造成教务管理信息系统相　互不兼容、信息无法有效共享的首要原因。因此，　设立一个统一的数据交换标准就成为解决系统间　整合度差的必然选择。各高校可以根据教育部正　式颁布的《教育管理信息化标准》作为本校今后设　计开发教务管理各种软件和系统的统一共同标准，　从而为提高教务管理信息系统的整合度，在更大范　围内实现信息共享打下良好基础。　（二）成立专门机构对教务管理信息系统建设实施　统一规划和质量监管　各高校应成立学校层面的专门机构，具体负责　对教务管理信息系统的前期设计、开发，实行统一规　划和集体决策，并对系统建成后是否实现了预期的　设计目标，各项功能是否完整、准确呈现并能有效运　转等进行检查和监督，做到责任到人。同时，这一专　门机构的组成人员必须足够合理，既要包括学校主　管领导、专业技术人员，还要包括学校教务处和各二　级学院（部）从事一线教务管理的工作人员，以及学　校资产管理部门和纪检监察部门的相关人员。吸纳　一线教务管理工作人员是为了确保教务管理信息系　统设计开发的针对性和有效性；吸纳学校资产管理　和纪检监察部门的相关人员是为了减少个人因素对　教务管理信息系统设计和开发工作的干扰，确保教　务管理信息系统的建设工作正常有序进行。　（三）加强制度和规范建设，加大业务培训力度　各高校要高度重视对教务管理信息系统的制　度和管理规范建设工作，制定明确的工作流程和工　作规划，确保各司其职、责任到人。同时，要加大对　相关教务管理工作人员的业务培训力度，使他们充　分知晓确保基础数据的真实有效对正常开展教务　管理工作的极端重要性，增强其工作自觉性和责任　心，做到当数据发生变化时，能第一时间在教务管　理信息系统中予以更正和替换，避免错误信息对学　校教务管理工作造成干扰。　（四）重视对教务管理信息系统的后续升级和维护　伴随教务管理信息系统的频繁使用以及系统　中数据信息量的大幅增长，系统原有的软、硬件设　备会逐渐产生因负荷增加而出现的运行速度减慢　和可使用空间变小的问题。为确保系统的正常有　效使用，对系统进行必要的升级和维护是非常重要　的。高校对此应有足够的认识，要投入必要的资金　用于对教务管理信息系统的后续升级和维护工作，　及时升级相关的软、硬件设备，确保教务管理信息　系统的持续、稳定运转。　参考文献：　［１］　郭雪晴．高校教务管理信息化的问题与对策［Ｊ］．中国成人教　育，２００８（３）．　［２］　叶建国．高校教务信息管理中存在的问题及对策［Ｊ］．徐州师　范大学学报（教育科学版），２０１２（９）．　［３］　林莉．北京大学本科教学教务管理信息化建设实践与展望　［Ｊ］．实验技术与管理，２０１１（５）．　［４］　陈卫．建立开放式服务型教务管理信息系统的思考［Ｊ］．赤峰　学院学报（自然科学版），２０１２（７）．　（责任编辑：王冬冬）