公司行政管理流程

行

政 管 理 流 程

标 题 发文范围 拟 稿

河南谷夫食品股份有限公司 文件编号 行政管理流程 各部门 文件密级 审 核 AAAA 发文日期 批 准 谷夫2014 行（管）字第xxx号 0

目 录

1、行政-01 会议管理工作流程 2、行政-02 3、行政-03 4、行政-04 5、行政-05 6、行政-06 7、行政-07 8、行政-08 9、行政-09 10、行政-10 11、行政-11 12、行政-12 13、行政-13

固定资产管理流程 客户招待管理工作流程 办公用品/物料管理流程 办公设备管理流程 文书档案管理流程 档案借阅管理流程 收文管理工作流程 发文管理工作流程 名片印刷管理流程 宣传物料制作管理流程 宣传品/方案设计工作流程 印章使用管理流程

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1、 会议管理流程

编号：行政-01-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-27

程 序 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤4 步骤 5 步骤 6 详 细 步 骤 备 注 相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报综合管理部审核 相关部门、行政部 行政部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。 相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。 综合部、总经理室 相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。 总结交由上级领导或董事长（总经理或常务副总)审定， 审批通过，由行政部部向公司各部门下发会议纪要 相关部门、行政部部 相关部门、行政部、总经理室 行政部、总经理室 此处会议性质为：招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。

另注：公司内部办公会议流程：

领导、部门提出 确立议题 行政部收集 安排会议议程 议题顺序、发言顺序、准备文件 发出会议通知 笔记、摄像、录音 会议记录 场地布置、座次、签到、设备 会场布置 时间、地点、与会人员、议题、撰写会议纪要、决议 上级审阅、签批 印发有关部门、人员 资料归档

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具体会议管理工作流程图如下：

流程图：相关部门 综合部 相关领导

开始 会议申请 草拟通知 受理审核 常务副总(CHANGW是 否 是 费用预算会议通知 会前准备 费用预算会议承办 会前准备 会议纪要 会议承办 会议总结 部门审定 总经理审批 纪要发文 结束

注：费用预算是指招商.接待.外联参会.需要资金支出的部分

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2、 固定资产管理流程

编号：行政-02-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步骤 1 详 细 步 骤 各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交行政部部门汇总；并上交总经理或常务副总）审核。 备 注 急采购不受此限制。申请部门、行政部、常务副总 步骤 2 步骤 3 步骤4 供应部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。 行政部部、申请部门、财务部 供应部、财务部、总经理室 申请部门、综合部 财务审核通过上报审董事长审批；供应部负责采购、入库。 各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。 流程图： 申请部门 行政部 相关领导

开始 制定年度/季度需求汇总年度/季度需求 总经理审核 市场调查、询价 编制计划、预算 采购申请 财务经理审核 选定供应商 总经理审批 采购 入固定资产清单库 签字领用 固定资产领用清单 归 还 季度固定资产清点 结束 4

3、 客户招待管理工作流程

编号：行政-03-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 开始 详细步骤 备 注 客户招待安排 填写招待申请总经理/部门明确费用预算 经理审批 用餐招待 接待部门到行政部部领取并填写《客户招待申请单》 接待部门 总经理/部门经理审批 费用汇总 报送财务部 审核 结束 步 骤 1 步 骤 2 步 骤 3 根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。 接待部门明确费用预算，报送财务审核，常务副总审批 财务部、常务副总

流程图：接待部门 财务部门 相关领导

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4、 办公用品/物料管理流程

编号：行政-04-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤4 详 细 步 骤 各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。 供应部文员将各部门采购计划汇总，上交常务副总、财务经理审核。 审核完成后，递交<<办公用品采购单>>给采购文员，进行采购 通知各部门内勤统一领取，并签字记录。 备 注 新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制 流程图： 申请

供应部、常务副总 行政部部、申请使用部门 部

门

综合部 相关领导

开始 提交采购需求 汇总需求 综合部经理审核 是 市场调查、询价 编制计划、预算 财务经理审核 选定供应商 采 购 入办公用品清单库 签字领用 办公用品领用清单 归 还 月度办公用品清点 结束

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5、 办公设备管理流程

编号：行政-05-步骤表/流程图 编制日期：2010-04-26

程 序 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤4 详 细 步 骤 各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。 综合部文员将各部门采购计划汇总，上交综合部经理、财务经理审核。 备 注 营销中心、综合部 流程

综合部、总经理室 审核完成后，递交<<办公用品采购单>>给采购文员，进行采购 通知各部门内勤统一领取，并签字记录。 行政部、申请使用部门 图： 综合

部

综合部经理 总经理

开始 办公设备登记 设备使用情况设备建档 设备维修 审核 审批 设备报废 结束

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6、 文书档案管理流程

编号：行政-06-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤4 详 细 步 骤 各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。 行政部部汇总需要存档备份得资料，并分类、编号，进行归档保管。 每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。 备 注 新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制 汇总人：综合

行政部 行政部、总经理室 根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。 部行

政文员 审核人：行政部经理 审批人：总经理

流程图： 相关部门 行政部 相关领导

销毁 总经理审批 销毁建议 行政部经理审核保 管 文书结案 收集、整理 开始 分类、编号 档案鉴定 8

7、 档案借阅管理流程

编号：行政-07-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步骤 1 步骤 2 步骤 3 详 细 步 骤 申请人填写借阅登记表，综合部经理审批。 备 注 查阅人：

保管文员调出文件，申请人查阅并即使归还。 保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。 申请部门、综合部 各部

门申请人 审批人：综合部经理、总经理 保管人：综合部文员

流程图： 申请部门 行政部 相关领导

结束 归 还 登记、归档 查 阅 调出文件 填写借阅表 普通文件 经理审批 重要文件 总经理审批 开始

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8、 收文管理工作流程

编号：行政-08-流程图 编制日期：2014-04-26 流程图： 相关部门 行政部 相关领导

文件查阅 是 文件移交 整理分类 否 审核 收集资料 文件分发 是 整理收文 否 文件处理 审核 收文信息整理 收到文件 开始

定期整理 结束

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9、 发文管理工作流程

编号：行政-09-流程图 编制日期：2014-04-26 流程图： 相关部门 行政部 相关领导

开始 起草文件 汇总文件 否 总经理审批 审查编号 文件打印 是 文件执行 文件下发 文件执行 文件储存 定期整理 结束

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10、 名片印刷管理流程

编号：行政-10-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步 骤 1 详细步骤 印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>，由综合部文员于每月月底之前统计，交由总经理审批。 名片印制前，行政文员需和申请人确认名片职务、职称、备 注 申请部门、综合部、 总经理室 企划部需提供设计方案 步 骤 2 部门是否相符，姓名、联系方式、数量等需确认无误。 步 骤 3 步 骤 4 确认完毕之后，联系印刷业务者。 申请部门、综合部 自确认名片内容起，三日后到综合部领取。

审批人：总经理 制作人:行政文员

流程图： 申请部门 行政部 相关领导

开始 填写名片制作申请统计、汇总 总经理审批 企划部提供方案 确认名片信息 提供名片信息 联系印刷、制作 签字、确认 通知领取 登记 结束

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11、 宣传物料制作管理流程

编号：行政-11-步骤表/流程图 编制日期：2014-04-26

程 序 步 骤 1 给制作文员。 详细步骤 宣传物料申请者填写<<宣传物料制作申请单>>，经综合部经理签字后交备 注 申请部门、供应部 物品制作前，企划确定设计方案，行政文员需和申请人确认物品名称、步 骤 2 数量、规格，交由时间等，需确认无误。 步 骤 3 步 骤 4 确认完毕后，联系相关制作单位。 根据物料制作时间不同，领取时间等待通知。 企划部、综合部协作 综合部、对外制作单位 综合部、申请部门

流程图： 申请部门 行政部 相关领导

开始 填写宣传制作申请统计、汇总 普通 物料 大额制作 总经理审批 企划部提供方案 确认物料信息 联系制作公司 货到登记入库 签字、确认 通知领取 登记、备案 结束

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12、 宣传品/方案设计工作流程

编号：行政-12-步骤表/流程图 编制日期：2010-12-14

程 序 步 骤 1 详细步骤 宣传品/方案需求部门提议，企划部汇总信息，上报总经理。 备 注 企划部、总经理室 企划部、申请部门 企划部、总经理室 步 骤 2 步 骤 3 审批通过，与提议部门沟通设计内容、要求，出设计方案。 总经理审批通过，设计方案编号、存档、备案、存查。

流程图： 相关部门 企划设计部 相关领导

开始 申请/需求提议 统计、汇总 总经理审批 申请人提出要求 确认设计要求 确认方案 出设计方案 总经理审批 存档、备案 结束

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13、 印章使用管理流程

编号：行政-13-步骤表/流程图 编制日期：2010-12-15

程 序 步 骤 1 详细步骤 申请人填写《印章使用登记表》，印章保管人审核。 备 注 步 骤 2 步 骤 3 登记备案、通知用印。。 印章归还，登记存档。 用印部门、综合部

审批人：总经理、综合部经理 制作人：行政文员

流程图： 用印部门 行政部 相关领导

开始 填写印章使用表 审核 普通 用印 登记、备案 重要文件用印 审核 印章使用 通知用印 印章归还 登记、存档 结束

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