日常采购流程及管理制度
第一章、总那么
第一条、日常采购分类
办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具〔汽修、日常设备家具损耗维修〕、厨 房用品〔设备、工具、食材调料等〕广告物料。
第二条、日常采购职责
办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具〔汽修、日常设备家具损耗维修〕、 厨房用品〔设备、工具、食材调料等〕采购均由人力行政部负责;广告物料采购由招标 采购部负责。
第三条、日常采购定义
办公用品:指本公司日常工作中所使用的辅助用品。 办公家具:工作中为办公者或工作方便而配备的用具。 礼品物料:指公司给予客户赠送的物品。
广告物料:指在投放广告时所需要或所消耗的材料。
第二章、日常采购工作流程及管理制度
第一条、日常采购要求
申请人员根据需求提出日常物品需求后,根据具体使用要求确认采购〔例如产品的型号、 技术参数、材质、用途、到货日期等〕。需求的部门OA 填写?物品申请单?列明事由、名 称、规格型号、数量,审批通过,采购人员多方询价比对,填写购置单,注明采购物品的具 体价格、品牌及到货日期等信息,采购人员严格按方案采购,未经审批不予采购。
第二条、供给商的开发及管理
1、供给商开发
①通过多方信息渠道收集相关供给商资料,至少寻找3家〔或以上〕的供给商;或
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QQ、旺旺与这些供给商进展初步的沟通,索要相关技术资料、报价表等,必要时可要求寄 样品以供测试;
②初步比价后找相对适宜的3家〔或以上〕作实质性沟通〔对用量大或重要的物料必要 时需进展实物考核综合评估〕,通过价格、性能、效劳等相关方面的因素形成?询价比照表?, 并依此作为选用供给商依据;
③各项考察合格后可进展初步合作,打样、小批量采购等; ④跟踪样品到货及使用情况;
⑤初步合作完成作一个评定,确定合格后选取为合格供给商,如仍存在问题要求其限期 改善,直至到达我方的标准;
⑥凡经常性使用,且使用量较频繁的物料,采购部门应事先选定合格供给商,议定长期 供给价格进展供给。
2、供给商管理:
①在采购过程中及时录入?供给商采购联系单?;在双方相互信任的条件下,可建立长 期合作关系,从而到达降低本钱,提高工作效率的目的。
②定期〔每季度〕对所有供给商在品质控制、价格、效劳等多方面进展评估; ③按评估结果对供给商进展分类〔分A、B、C、三级〕:A类为优秀,B类为合格,C 类为不合格;
④对A类供给商保持良好的和作关系;对B类供给商要加强沟通;对C类供给商予以 取消,终止合作关系。采购人员应定期〔每季度〕对所有供给商在品质控制、价格、效劳等 多方面进展评估,市场调研,根据同行业价格进展参考、比对,发现问题及时调整或换供货 商。
⑤根据物料采购的具体情况与供给商谈产品价格与付款周期〔日常零星临时采购可随时付 款,长期合作供货商可按周/月结付〕。
第三条、日常采购作业考前须知
〔一〕采购经办人员接到通过审批〔个别申请存在纸质版〕“用品申请单〞后应依采 购物料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或供给商提供的资料,需精选三家 以上的供给商进展产品的书面比价,经分析后进展议价,议价结果填写至“用品申请单〞价 格表内,需附三家〔或以上〕的书面询价比照表,填写完成后请采购经办人部门总监审批, 超出公共与职能汇编制度金额<1000元审批至部门负责人,金额>1000元审批至总经理。需 审批至总经理。
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〔二〕采购过程中,所有采购物料,都应汇总到?采购工作进度表?,以便跟进交货 进度和日后查阅。
〔三〕物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。
〔四〕采购物料验收后,采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续, 由资产管理员验收并开出入库单〔入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、 金额、用途签字〕。采购物品必须当天入库,如特殊原因未能入库的,采购人负责对未入库 的物品做好安置及保管工作,遗失或损坏由采购人负责赔偿。
第四条、采购作业流程
招标采购部
申请部门提交用品申请单{申请人→部门负责人〔<1000元〕→任务分配及资产调配
人力行政部
→总经理〔>1000元〕}
采购经办人→进展询价、议价〔并附询价比照表。附表1〕
采购经办人→购置单〔提交申请表请采购经办人│部门负责人审批,超过1000元,需总经理审批〕
审批完成→采购
完成采购后,→入库→经办人签字确认
第五条、日常采购报销流程
入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后,方可填写报销单,报销单后附购货 发票〔合规发票〕、用品申请单、入库单才可进展报销流程〔报销流程由采购经办人部门总 监签字,财务总监签字,超过2000元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续〕。
第六条、日常采购借款考前须知:
如果备用金额缺乏购置产品,采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借款单 向财务部借款,超出2000元借款需审批至总经理。
第七条、采购工作整理
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〔一〕寻价表〔附表一〕:整理过程中所有了解的信息;
〔二〕采购工作进度表〔附表二〕:了解发票与付款信息,跟踪订单的付款及发票到司 情况,并及时做好记录;
〔三〕供给商采购联系单〔附表三〕:供给商的具体信息、供货情况、效劳情况汇总; 〔四〕采购合同及相关单据:及时汇总到采购工作进度表中,并按月份进展整理。
第八条、采购部门考前须知:
1、在批量购置时一定要先明确物料采购要求,并要求相关人员签字确认,防止物料到 货付款后物料不可用;
2、采购经办人随时跟进物料的使用情况,并及时反应到供给商处; 3、采购经办人之间随时查看相关表格,撑握采购情况,完善工作进度;
4、采购经办人需根据采办物料重要性,按风险程度来判断是否需要签订合同。10000 元以上的采购,应签订合同;有明确权利和义务,尤其是事后履行的,务必签订合同进展约 束。对于一次性现金交易,金额不大,且无需后续质保等约束的采购,可以不签订合同。
附表1
乐城国际贸易城询价比照表
物品名称及规格数量价格参数要求
报价公司〔/地
址〕
总价工期运输
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