文件阅读管理工作规范
为加强文件阅读管理工作的制度化、规范化、科学化建设，进一步提高文件阅读管理工作水平，按照《中国共产党机关公文处理条例》和中央、省委、市委的有关规定，结合实际，制定本规范。
一、本规范所称文件阅读管理工作，主要是指呈送给区委常委、区委办公室领导及发给区属各级各部门阅读的上级党委、政府文件和内部机密资料及其他有关机关来文的签收、登记、分发、传阅、收集、清退、销毁等工作。
二、文件阅读管理工作在区委办公室主任和分管副主任的领导下进行，由秘书二科具体承担。秘书二科负责上级机关及其他机关来文的阅读管理工作和内部机密资料呈区委办公室领导班子成员传阅的管理工作（明确由机要局直接交给领导的来文除外）。
三、确定专人承担文件阅读管理工作。
四、文件阅读管理工作要求准确、及时、安全、保密。文件管理人员必须严格按照文件传阅的要求，在确保文件安全保密的前提下，从服务区委工作大局、方便领导工作出发，做到优质高效服务。
五、工作时间之内的来文来电由秘书二科负责处理，工作时间之外的紧急来电由机要局负责处理，确保各类紧急文电得到及时处理。
六、送呈区委领导同志的文件、资料，由文件管理人员送区委领导办公室，上级来文、来电、传真要在收文登记本、电话记录本、传真记录本上作好登记。文件管理人员要严格
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按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象，不得扩大和缩小阅读范围。
七、送领导同志传阅的文件要附上传阅处理笺，设立文件传阅专用夹，上级来文、来电要在专门的登记本上进行登记。文件一般依序从前至后送呈领导同志阅。送呈领导传阅的文件，由文件管理人员负责送、收，及时传阅、及时催办、防止积压，不横传；领导同志需要留下的待办件，文件管理人员要及时登记，为领导同志办理文件借阅签字手续。
八、区委常委在传阅文件上的批示，由该常委所在单位相应办公室或联系人员及时转告有关人员或单位办理，并将落实情况报告批文领导；区委办公室领导班子成员在传阅文件上的批示，由文件管理人员转相关部门、单位办理，并将落实情况报告批文领导。
九、所有文件，必须于次年3月底前清理完毕并退回秘书二科。发给区委常委的文件由该常委所在单位相应办公室或联系人员负责清退。发给区人大、区政府、区政协领导的文件，由相应办公室的文书管理人员负责清退；区委办公室领导班子成员的文件由秘书二科的文件管理人员清理收回；各科室文件由各科室文件管理人员清退。需留存的文件应到秘书二科办理文件留存手续。传阅后的文件，按文号清理存档。多余文件按保密规定送机要局进行销毁。
十、文件阅读管理工作的基本程序
1、签字接收。接收文件时，要清点检查所有文件的文号、份数是否无误，履行接收签字手续。
2、登记。上级的来文（或由机要局登记转交的来文），由秘书二科进行详细登记。
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（1）收文登记。设立上级来文（电）登记本，分别对上级来文（电）登记，登记的主要内容包括收文日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号、密级。
（2）发文登记。设立专门的发文登记本，按文种分别登记发出的文件及有关文件资料。登记的主要内容为发文日期、发文字号、文件标题、份数、密级。
3、分发。
（1）分发上级来文。上级来文无具体交办事项及完成时限的，按规定和惯例进行分发，应设立专门的上级文件分发清单，对文件的分发情况进行登记，登记的主要内容包括收文时间、发文字号、文件标题、份数、份号、密级、发文封号，并将份号落实到领导个人、部门，以便清点和备查。
（2）分发区委、区委办公室文件。应设立专门的区委、区委办公室文件发文登记表，对文件的分发情况进行登记，登记的主要内容包括发文时间、发文字号、文件标题、份数、密级、发文封号，并将份号落实到领导个人、部门，以便清点和备查。对于通过OA网下发的文件，要登记收文日期、回复人员姓名等内容。
（3）分发其他机关来文。其他机关送区委的阅知性文件和信息类文件，按区委办公室领导分工和各科室职能进行分发。
4、送批。上级来文有明确交办事项及时限要求的文件、电报；政府来文中有具体呈办事项的文件；其他机关送来商洽事务的函电或请示、报告，要提出传阅和处理建议，送有关领导同志审批。
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5、归档。将办结、传阅完毕后需要归档的文件进行清理，定期交档案员归档。
6、清退。发给县级领导和区委办公室领导班子成员及科室的文件，每年对照发文登记表清理、清退一次。文件清退后，将不存档的统一送机要保密局监督销毁。
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