会计电算化发展现状对会计信息的影响及对策

随着中国经济的快速发展,会计电算化越来越被广泛地应用。然而我们也应看到,计算机在企业管理及会计信息处理中的迅速普及和广泛应用,在给我们带来极大方便和效益的同时,也存在着一些不足。下面就会计电算化发展现状对会计信息的影响问题进行探讨。

一、会计电算化发展的现状

(一)软件开发所依托的基本信息来源存在局限性

目前,市场上无论是通用版还是专业版财务软件,其信息采集都有较大的局限性,但其所开拓的市场却非常大。而对于财务工作来说,即使是相同的行业,不同的单位在核算上的方法也不尽相同,对电算化水平的要求也不一致。用户在选择软件时所看到的只是软件公司对该软件某些功能的演示,经过本单位的具体应用才发现有很大的差异,不能适应本单位的核算特点;即使软件公司根据用户要求进行了部分改动,其软件模式的大局已定,很难尽如人意,用户只能放弃该功能的利用,最终影响了企业电算化的的效率。

(二)会计电算化信息资源不能共享

现阶段的电算化发展只是局限在孤立系统的普及和应用上,会计信息共享方面的发展非常欠缺。综观我国电算化发展的十余年,每一个基本利用计算机代替手工记账和报表等基本会计核算的单位,几乎都同时拥有几套报表程序,以满足不同部门对本单位会计信息的需要。由于各商品软件发展的孤立性,决定了各软件之间很难对同一数据进行解读、转移。不同部门的软件使用者,出于各自的需要来选择适合自己的软件,但对于企业来说,只能对同一数据重复录入,以满足不同部门的需要。另外,财务部门是企业经营活动最终成果的核算部门,其会计信息的积累过程与其他业务部门统计信息是密切相关、截然不可分的,然而工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统数据,材料核算不能享用物资供应部门的数据资料。凡此种种,不仅仅是对人力和设备资源的浪费,更严重的是它增加了数据的差错率,降低了会计信息利用的时效性,影响了会计电算化的发展。

(三)人员问题

财务工作专业性很强,一个称职的财务工作者不仅需要具备扎实的专业知识和丰富的实践经验,在会计电算化发展的今天,对财务人员又提出了新的挑战,即对计算机知识的掌握。目前,各专业院校都设置了会计电算化课程,培养了大批的复合型人才。然而在财务工作的实际岗位上,老的财务人员不能适应会计电算化发展的需要,新的财务人员没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理,即使有一部分人通过会计电算化的考试,也只是掌握了一些计算机的基本应用知识,不能灵活运用软件满足工作需要,遇到超出范围的问题,只能找软件的维护人员,而维护人员又基本是计算机专业出身,对财务知识知之较少或是一窍不通,双方不能很好地配合,这也是制约电算化发展的原因。

二、电算化发展现状对会计信息的影响

(一)会计电算化下会计信息的完整性和可用性还不是很完善

11会计电算化未能站在企业管理信息化的高度进行研究。因过分注意软件的会计核算功能,而轻视了财务管理和控制、决策功能。会计软件囿于传统的思维方式,模拟手工核算方法,缺少管理功能。财务系统大多以记账凭证输入开始,经过计算机处理,完成记账、算账、报账等工作,并局限在财务部门内部。目前流通的会计核算软件大多功能在提高财务信息系统的范畴,只能完成事后记账、算账、报账以及提供初级管理功能,

不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等管理会计功能。近年来虽然倡导发展管理型会计软件,但由于各种原因,一般只从财务管理的要求出发,未能达到较为理想的效果。

21会计信息系统与企业管理信息系统未能有机结合。会计信息系统不仅与生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节,而且会计软件内部各子系统也只以转账凭证的方式联系,从而造成数据在内外子系统之间不能共享,信息不能通畅,既影响财务管理功能的发挥,又不能满足企业现代化管理的需要。在综合的企业管理信息系统中,会计子系统应该从其他业务子系统获取诸如成本、折旧、销售、工资等原始数据,提高数据采集效率和管理能力,各业务子系统也应从财务子系统取得支持,但由于各自独立发展,互相之间不能实现数据共享,往往一个子系统的打印输出成了另一个子系统的键盘输入。许多商品化会计软件在开发时,没有统一规划,而是采用单项开发,再通过“转账凭证”的方式传递各种数据,未能形成一个有机的整体,各个核算模块是彼此孤立的“孤岛”。

31会计信息系统仍然是一个封闭式的系统。

会计系统的开放性除了体现在企业内部各子系统之间的信息共享之外,更体现在会计向外界披露信息的内容和发布方式上。但目前会计信息系统既不能通过Internet网络向股东发布财务报表等综合信息和明细信息,也不能通过网络直接向税务、财政、审计、银行等综合管理部门提供信息,更不能有选择地披露相关的人事、技术、设备以及股东所关心的其他信息。

(二)会计电算化下会计信息的保密性和安全性差

会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的,会计信息是以足够的安全技术为保障,以一定的计算机硬件支撑,在相应的软件管理下在网络中流通、存储和处理,并最终以人们需要的形式表现出来。随着计算机应用范围的扩大,利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。在会计电算化环境下,会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上,这些存储介质上的信息是以机器可读形式存在的,因此很容易被复制、删除、篡改而不留下任何痕迹。数据库技术的高度集中,使未经授权的人员可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。

可见会计电算化犯罪是一种高科技、新技术下的新型犯罪,具有很大的隐蔽性和危害性,使会计信息安全风险大大增加。几乎所有的软件系统都为完善会计功能和适应财务制度大动脑筋,却没有真正研究数据的保密问题。对于安全性更是难尽人意,系统一旦遭遇自然灾害、瘫痪或遭病毒侵袭就很难恢复原来的数据。

三、提高会计电算化下会计信息质量的对策

(一)从软件方面着手保证会计信息的完整性和可用性

11ERP软件与普通财务软件接口方式。ERP(EnterpriseResourcePlanning)企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,全面集成企业的所有资源信息,并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理配置资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存和发展的基石。ERP对于我国企业界还是一个新鲜事物。它是基于MRP需求计划上发展起来的,它吸收并内嵌了国际先进企业的财务管理实践经验,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程,大大提高了财务管理的效率。

21会计电算化软件的网络化发展。过去的会计电算化以单纯的计算机技术为主,现在的会计电算化以计算机网络和通信等现代技术为主。在会计电算化的网络环境下,会计信息的传递可以通过互联网进行信息传递且传递速度十分迅速,因此企业的在线财务报告有可能随时更新,信息使用者可以及时获取最新信息。会计信息处理系统能够及时收集和处理各项交易事项产生的数据，并立即将处理结果传递给财务报告系统;企业内外部信息使用者就能借助在线财务报告随时了解企业财务状况,会计信息的传递达到自动化。日常会计工作中,所有的账务处理从凭证的取得、填制到有关的账项调整,再到最终会计报表的生成、财务报告的发布等均在网络上进行,最大范围地实现信息处理电子化,降低有关纸张、资源的消耗,同时也将有关会计人员从繁忙的手工记账系统中解脱出来。有关会计信息数据的传递均通过供需双方收发电子邮件或由需求方登录供给方的网站进行访问,以获得充分的会计信息,保证了会计信息的及时性。

3.商品化软件对其用户应一包到底。商品化软件的开发自然是出于经济目的,如果我们要求商品化软件对用户一包到底,是否会影响其经济利益呢?我认为不会。作为软件公司,为了拥有更广阔的市场,应高瞻远瞩,摒弃狭隘的市场观和短视行为,不能放弃老用户,应加强售后服务,与用户建立密切的合作关系,通过老用户了解软件实际运用中出现的问题及用户根据发展需要提出的新要求,不断地完善自己的产品,推出升级版本满足市场需要,同时用新的软件回报老的用户曾经给予的经济及信息反馈的支持,解除用户的后顾之忧。这样做可以及时为软件公司提供第一手资料,避免了软件开发人员因信息采集范围的局限性,致使软件实用性差,使用时问题多的情况。而且售后服务、承诺兑现情况及老用户的满意程度也是新的用户对该公司信誉考核的关键。

41政府主管部门与主管机构应对会计电算化进行宏观管理。政府有关主管部门与主管机构应对众多的软件开发商进行必要的引导。为此,首先在制度制订时,就应当考虑电算化会计信息在社会范围及相关专业间交流的需要,制度中的专业词汇、科目编码、报表列示内容、格式应做到精确、规范、统一,以利于社会范围内的信息交换。其次,积极组织与开展软件开发行业内的联合与交流,引导软件开发商注重本行业的发展前景,公开自己软件的部分文件结构与数据标准,完善软件的兼容性,降低企业成本、促进行业发展;同时引导软件开发商发展自身软件的个性化功能,满足不同行业的不同核算要求。另外,应建立和完善我国会计电算化管理法规和制度体系及数据化标准,对数据的输入、输出提出必要的规范,提供标准格式,要符合社会规范要求,必须能够被几种通用的办公软件准确识别,孤立系统必须留有用户级的输入输

出接口。这样会计信息不能共享的问题将迎刃而解。

(二)建立健全内部控制制度,保证会计信息的安全性和保密性

11健全数据控制结构。应加强对数据输入的管理,加强财务基础工作的管理。基础工作是财务工作质量的根本保障,更是会计电算化工作得以顺利实施的根本保障。只有基础工作完善,业务流程规范,会计电算化工作才有可能真正在企业的发展中发挥作用,创造效益。加强系统备份、恢复的管理,满足系统业务连续不间断的要求,避免由于自然灾难、事故、设备的损坏和恶意的破坏行为带来的系统停顿使服务功能丧失。

21加强技术方面和网络安全方面的控制。在ERP业界流行一句话,“三分软件,七分组织,十二分数据”,这充分体现了会计信息数据的重要性。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力,我们可以建立用户身份验证及权限管理控制制度、系统管理多重控制制度、业务申请处理流程控制制度、预算管理流程控制制度、内控制度实施情况的审计和检查制度等。例如可采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、数据签名技术等措施。

(三)提高会计人员计算机使用能力和素质

11会计人员工作能力的提高和职能的有效控制。ERP环境下的会计信息系统已经不是一个与企业的其他部门相隔离的信息孤岛,而是不同的信息相互融合、集成的信息系统。会计人员不仅仅是会计信息的提供者,他们所完成的也不是一种受托责任,会计人员已经与企业的日常管理活动紧密相连。因此,企业应立足于国际标准,培养或聘用一批高级技术人才,他们要能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习会计电算化知识,提高会计电算化管理水平,维护软件的正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。

21电算化会计下会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,使会计人员有更多的时间参与企业经营管理,促进会计工作职能发生转变,从而引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外,还有计算机专业人员。会计专业人员不但要精通本专业,还要熟悉计算机,具有上机处理基本业务核算工作的能力,掌握一般性故障排除方法和纠错方法;计算机专业人员除应有本专业知识外,还应有财会专业知识,了解会计核算工作,通晓会计数据流程。他们都要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术,以不断满足电算化会计进一步发展的需要,成为复合型人才。电算化领域要想有质的飞跃,既要有会计人员与电算人员的共同努力及相互间的配合与支持,更离不开政府相关主管部门与机构的正确引导和相关制度法规的监督。