(1)称呼:写一封信,先要把收信人的称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说。
(2)问候语:问候语要写在称呼的下一行,空两格。它可以独立成为一段。
(3)正文:正文一般分为连接语、主体文、总括语三个局部。每一个局部开头都应另起一行,空两格落落笔。
(4)祝颂语:祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话,如“此致〞、“祝〞等。它可以紧接着正文写,也可以独占一行,空两格写。另外,在写与“此致〞和“祝〞相配套的“敬礼〞、“健康〞一类表示祝愿的话语时,一般要另起一行顶格写。
(5)署名:写完信之后,在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上称谓。
(6)日期:发信的日期可也可以另起一行,写在具名的下边。
一、主题
主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3.最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收〞。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!〞或是“收着!〞
5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理
6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !〞等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急〞之类的字眼。
二、称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理〞;如果不清楚职务,那么应按通常的“x先生〞、“x小姐〞称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx〞,显得很熟络。
2. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI〞,中文的写个〞你好〞或者“您好〞,开头问候语是称呼换行空两格写。
俗话说得好,“礼多人不怪〞,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待
三、正文
1. Email正文要简明扼要,行文通顺
假设对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须
通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要
功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁
还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中说明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的
语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰
当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别
人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门〞就是深刻的教训!
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么
“补充〞或者“更正〞之类的邮件,这会让人很反感。
5. 尽可能防止拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的表达。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打
开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提
示。合理的提示是必要的,但过多的提示那么会让人抓不住重点,影响阅度。
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合
图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
四、 附件
1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明翻开方式,以免影响使用
6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,
另外需要注意的地方:
一、语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使用英文邮件
2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收
件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字
即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇乖僻的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大,拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小,费心又
伤眼睛。
二、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从
发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、 、传
真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,
对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签
名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般
应选择比正文字体小一些。
最后,不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
邮件结尾礼貌用语3篇
在发邮件是一定不要最先收件人地址,收件人地址一定最后再写
如果是给多个重要客户发送邮件,一定要密件抄送,即把收件人地址填成自己的邮箱地址,客户地址用密件抄送添加。
如果邮件有附件,一定要在邮件正文提及,“请查看附件1、2、3、........〞
如果发送的是不希望对方更改的文件,比方需求确认书、报价等,可转换为PDF格式
一定仔细、仔细、再仔细!!
共勉
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