浅谈对电子文件归档工作的认识

科　管｛理ｌ科ｌ学　浅谈对电子文件归档工作的认识　王微　ｆ长春广播电视大学，吉林长春１３００００）　摘要：与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的．Ｙ－作，所以，在规划电子文件归档工作时，应从大局出发，顺应规律，　摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。　关键词：　１电子文件定义及其特点综述　３电子文件对档案业务管理工作的影响　施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势　所谓电子文件是指人们在社会活动　ｔ　形　３．１由于电子文件的保存价值同时取决于　在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行　成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性卡才　其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标　文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、　料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电　准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范　处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的　子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件　围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至　原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。　比较，电子文件有以下几个特点：　操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件　也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子　１．１电子文件不再是直观的纸质文件，它　应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，　文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不　需要借助现代办公设备才能阅读利用。　而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以　可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原　１．２电子文件可以直接由计算机等现代办　往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息　始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文　公设备迅速地处理和传递。　和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定　件一样发挥社会效用。　１．３电子文件的利用是可共享的，也不再　的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚　４．３解决好电子文件的保存问题。以化学磁　受时间和距离的影响。　无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。　性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长　１．４电子文件的保存条件和环境要求与纸　此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管　期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存　质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而　方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸　在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密　对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。　质文件有许多不同之处。　封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会　２电子档案的保护　３．２传统的档案工作以纸质文件材料为工　直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵　由于归档电子文件以脱机方式保存，在实　作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往　害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实　际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光　的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并　际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长　盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干　在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办　期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和　扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的　公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。　探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文　长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录　这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。　件，需要定期进行复制，以防止信息损失。　仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录　纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出４．４档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我　仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护　一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档　国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展　仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须　制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的　必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、　制定保护措施。　起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件　适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的　２．１软磁盘的保护　形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管　知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，　ａ一把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接　理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，　加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次　影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘　随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，　培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根　在良好的保管条件下可保存近１０年，而低质量　它对计算机有很强的依桢性。如果归档，必须以　本的对策。　软磁盘往往不到１年，就读不出数据。目前市场　磁盘或光盘的形式移交，归档范同也不能只是　５结论　上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁髓　“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为　时要认真把好质量关。　文件的读取软件甚至操作系统。　艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多　ｂ．对加密盘的管理。有的电子文件在存盘　３．３由于电子文件信息与载体的可分离性，　数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电　时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件　档案实体分类也可能将被概念分类整理所取　子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作　名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文　代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联　量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计　件应该解密或显现文件名后再归档保存。　系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案　算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目　ｃ．在条件允许时，及时将存贮电子文件的　的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形　归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像　软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。　式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可　从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏　２．２光盘的保护　以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整　难情绪；所以，推动电子文件归档工作的着眼点　ａ．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒　序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类　要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作　中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在　整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办　时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的　使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损　公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。　大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，　伤。４档案界所应采取的刘策　促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理　ｂ．保持良好的温度、湿度环境。高温会使光４．１使档案管理向立体化方向发展。以前的　的工作程序，建立归档制度。　盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。　档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服　参考文献　为此光盘存放的温度宜控制在１４～２４ＸＩ，相列　务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构　【２】陈良．浅谈计算机系统在文书档案管理中的　湿度４０％～６５％。　成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的　作ｊｌｆ－【ＪＪ１辽宁工学院学报（社会科学版），２００１，（１）：　ｃ．注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫　情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，　８８Ⅷ８９　外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。　其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。　ｆ２】曾文芳．论档案的科学化管理叫．淮南职业枝　因此，光盘要十分注意避光。不管磁箍还是光　因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档　术学院学报，２００６．１　盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效　案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体　【３１李岩．浅谈创新与档案现代化【Ｊ】．陕西档案．　措施，磁盘每２年，光盘每５年转储…一次，转储　化的管理结构。　后的载体与原载体同样编号保存．．４．２做好归档电子文件的技术处　＿１：作，实　责任编辑：宋义　一８０—