浅谈对电子文件归档工作的认识

维普资讯 http://www.cqvip.com 教育在线　，ＩＮｏ　ＹＵ　ＺＡＩ　ＸＩＡＮ　浅谈对电子文件归档工作的认识　◎王春玲　（哈尔滨市军队离退休干部第六休养所）　摘要：与纸质文件相比电子文件归档是　项更为艰苦细致且难度较大的工作，所以，　在规划电子文件归档工作时＋应从大局出发，　…盘的损伤。　案的情况，随着电子文件的介人＋档案种类在　２、保持良好的温度、湿度环境。高温会使　增加，其基础＿Ｔ作和利用ｌＴ作也都具有各　的　光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉　个性　因此，在原有平面结构基础　＋叉增加　变。为此光盘存放的温度宜控制在１４—２４　，相　对湿度４０％一６５％。　顺应规律＋摸清信息产生的源头，促使电子文　件归档纳人办公自动化和信息管理的Ｔ作程　了一项档案信息载体内容．就构成三维空间，　形成了立体化的管理结构。　序，建立归档制度。　关键词：电子文件；归档　一、电子文件定义殛其特点综述　所谓电子文件是指人们在社会活动中形　成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性　材料为载体的文字材料。它主要包括电子文　书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与　纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：　（一）电子文件不再是直观的纸质文件．　它需要借助现代办公设备才能阅读利用。　（二）电子文件可以直接由计算机等现代　办公设备迅速地处理和传递。　（三）电子ｌ文件的利用是可共享的，也　再受时间和距离的影响。　（四）电子文件的保存条件和环境要求与　纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不　离，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求　很高。　二、电子档案的保护　由于归档电子文件以脱机方式保存，存　实际使用中大量电予文件还是用软磁盘保存。　光盘作为新型的存贮载体．比磁盘有良好的　抗干扰能力和结构稳定性，有利于归梢电予　义件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光　盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但　是，到录仪一时还难以普及，所以＋软磁盘和　光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护　的重点．必须制定保护措施。　（一）软磁盘的保护　Ｉ、统一软盘的规格．使用３．５寸高密盘保　存。　２、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直　接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软　磁盘在良好的保管条件下可保存近１０年、而低　质量软磁盘往往不到１年，就读不｝｝ｊ数据。目　前市场上存在不少质苗低劣产品，所以在选　购软磁盘时要认真把好质量关。　３、规范保管条件。要求软磁盘存放在无　强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温　湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制　存４０％一５０％．温度控制在１４—２４℃。　４、加强病毒防范　要求各、ｌ　务部门加强　计算机的病毒检测．确保保存电子文件的磁　盘不带病毒．计将磁盘经常置于保护状态。　５、对加密盘的管理。有的电子文件在存　盘时进行过加密或隐古文件名．如果密码或　文件名被遗忘．电子文件就难以打开。所以对　这类文件应该解密或显现文件名后再归档保　存。　６、在条件允许时，及时将存贮电子文件　的软磁盘载体更换成光盘．便于长久保存。　（二）光盘的保护　１、规范排放和使用。光盘的存放应置于　盒中直立放置．避免大量堆叠．以防光盘翘　曲．在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光　１２２　■■■■■——一　３、注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫　（二）做好归档电子文件的技术处理工　外光极为敏感。阳光的直射会使光盘过早老　作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的　化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还　归档势在必行．这就要求档案工作者必须深　是光盘＋定期复制是当前延长电子文件寿命的　入到现行文件Ｔ作领域，对产生的大量电子　有效措施．磁盘每２年，光盘每５年转储一次，　文件的接收、处置乃至存储Ｔ作进行指导，保　转储后的载体与原载体同样编号保存。　护电子文件的原始信息，了解文件信息重新　三、电子文件对档案业务管理工作的影响　组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处　（一）由于电子文件的保存价值同时取决　理　将已归档的电子文件改为”只读性”文件，　下其自身价值和可凄性，其鉴定的方法、内容、　即只能读不能写的不可更改的文件＋从而识　标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析　别和保护电子文件的原始结构，保证电子文　范围也将扩大．耍分析电子文件的读取软件甚　件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会　至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，　效用。　文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期　（三）解决好电子文件的保存问题。以化　限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生　学磁性材料为载体的电子ｌ文件，从理论上讲能　比以往更多的文件，另一方面由于用户的需　够长期保存．因为它的信息读出是无接触式　要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难　的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的　划定固定的保管期限，况且目前电子义件的凭　信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的　证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方　影响，不会直接受到空气中的灰尘，水份及有　法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的　害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时　特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利　间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件　用等方面也与纸质文件有许多不同之处。　中原始信息的长期保存问题是有待档案＿Ｔ作者　（二）传统的档案丁作以纸质文件材料为　进行深入研究和探讨的重要课题。目前。对于　Ｔ作对象，耐应用计算机后，电子文件取代了　长久保存的电子文件，需耍定期进行复制，以　以往的文字材料．它是由拟稿者直接写在磁盘　防止信息损失。　上，并在磁盘上进行修改＋一经形成后，马上　（四）档案人员知识结构的变革迫在眉　存　到办公信息数据中，由档案人员、技术人　睫　我国档案人员要适应信息技术和档案事业　员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明　的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引　的界限　纸质档案的管理Ｔ作经过长期实　进、消化、适应信息技术的成果．使档案人员　践，已总结Ｈ｛一套Ｔ作流程及方法、原则．如　拥有广博的知识．以适应信息技术发展的需　文件的　卷归档制度　文件的归档立卷Ｔ作是　要。可以肯定、加快档案人员知识结构的变革．　档案Ｔ作流程的起点．也是文书Ｔ作和档案ｌＴ　多途径、多层次培养人才，是档案ｌＴ作迎接信　作的结合点、文件形成后．由文书部门收集立　息．技术革命晟根本的对策。　卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而　五、总结：　电子文件随时产生．随时更改．存　在计算机　与纸质文件相比电了文件归梢是一项更　磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依　为艰苦细致且难度较大的Ｔ作，主要原因是大　赖性　如果归档．必须以磁盘或光盘的形式移　多数电子文件形成者或同于传统观念．误认为　交．归档范同也不能只是“办理完毕．具有保　电子文件不是文件『『『『忽视其归梢．或怕增加ｒ　存价值”的文件，还应包括该文件的渎取软件　作量而不愿承担此项ｌＴ作；或由于电子文件对　甚至操作系统。　汁算机系统的依赖性．使其必须借助计算机编　（ｉ）由于电子文件信息与载体的可分离　目归档．这对不熟悉操作技术的立卷人来说．　性．档案实体分类也ｎ　能将被概念分类整理所　不像从事纸质义件立卷ｌ＿作驾轻就熟．容易产　取代．因为实体分类的结粜只能体现一种属性　生畏难情绪；所以．推动电子文件归档Ｔ作的　联系．这种单线排列的方式是手Ｔ操作管理档　着眼点要高．立足点要实．在规划电子义件归　案的需要．但在当今电子文件的环境中．义件　档Ｔ作时．应从本单位办公自动化与信息管理　的形式特征和内容特征均发生了变化，电子义　ｌ＿作的大局…发，顺应其规律．摸清信息产生　件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角　的源头．促使电子文件归档纳入办公自动化和　度的整序，　再需要对它进行象纸质义件那样　信息管理的１。作程序　建立归档制度。　的分类整理。不同的用户可以根据不同的需　参考文献　要．利用办公自动化系统对电子文件进行自由　１、陈良浅谈计算机系统在文书档案管理　组合分类。　中的作用ｆ『ｌ＿辽宁工学院学报（社套科学版）　２００１，　四、档案界所应采取的对策　（１）：８８—８９　（一）使档案管理向立体化方向发展。以　２、曾文芳论档案的科学化管理淮南　前的梢案管理是呈直线状态的．随着人们对利　职业技术学院学报２（１（＇１６　１　用服务ｌＴ作的重视．使利用Ｔ作和其它基础Ｔ　３、李岩　浅谈创新与档案现代化陕西　作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档　档隶