浅谈高校教学秘书的素质和能力

浅谈高校教学秘书的素质和能力

[摘要]要做一名合格的高校教学秘书要做到三个协调两个适应，具备协调能力、沟通能力和管理能力，同时也要具备高度的责任心和刻苦学习精神，这样才能适应岗位需求，提高教学管理质量。

[关键字]高校教学秘书 协调 沟通 管理 责任心 学习

高校教学秘书是学校开展教学工作的得力助手，是系(部)主任、教学副主任教学管理工作的助手，行政上由系(部)主任、教学副主任领导，并接受教务处的业务指导，是联系教务处及各系(部)的纽带，是系(部)常规教学管理的重要实施者，处于教学工作的最前沿，既是系(部)的管理者，又是服务者和调节者。在深化教育改革的形式下，提高高校教学管理人员的科学管理素质和水平，对于提高教学质量尤为重要，教学秘书更是教学管理队伍中“与时俱进”的角色，更应具有专业秘书的素质。因此，作为教学秘书的教师应努力提高个人的素质，迎合学校及系(部)的发展需求。

一、教学秘书队伍中存在的问题

(一)教学秘书负责系(部)日常教学工作，处理教务处及系内的常规教学事务，接触的部门多，面对的人员多，工作繁琐、复杂、多样。尤其在学期初教学秘书需要为开学初教学工作的正常运行做好一切准备，在学期末，保证期末考试的顺利进行并做好学期收尾工作，同时要提前规划下一学期的教学任务；有些教学秘书还承担科研项目的管理工作，工作量更是不断攀升，稍有疏忽，轻则影响教学工作的顺利展开，重则造成教学事故。因此，造成教学秘书的频繁更换，这种不稳定性带来的后果是新的教学秘书不能很快和很好的承担和适应系(部)教学工作的流程和具体业务，给学校和教务处开展教学工作带来一定的麻烦。

(二)进入新世纪后，许多新生事物等待秘书去学习和接纳，比如“办公无纸化”概念的出现要求秘书在工作中熟练使用计算机中的办公软件，利用互联网进行信息或邮件的处理等。对于计算机操作不熟练的秘书出现问题的几率稍大。

二、教学秘书的作用

作为教学秘书应明确自己的作用，做好“三个协调”两个“适应”。秘书应协调好系(部)主任和教师的关系，协调好教师和教师的关系，协调好教师和学生的关系。同时要适应系(部)主任的管理方式，适应教务处的管理和指导。这就要求教学秘书具备如下的能力：

(一)协调能力，教学秘书应具有较强的协调能力，合理协调好各系(部)之间的关系，努力为师生员工创造一个宽松的工作环境，以实现高等学校教育目标的总要求。

(二)沟通能力，教学秘书的语言表达能力和领悟能力应着重加强，他们承担和系主任沟通，明确工作任务，及时反馈工作结果；承担和教师的沟通，掌握学生学习动态和课堂听课情况；承担和学生的沟通，了解教师的课堂教学情况，把握学生的学风情况。

(三)管理能力，管理好常规教学工作是秘书管理能力的体现，一、学会“用人管理”，教学秘书在繁忙的阶段要学会培养认真仔细的学生帮忙，简言之，就是一方面让学生充分发挥能力，完成交代的任务，另一方面是监督和校验，给予学生指导、训练、充分发挥人的作用和潜能，但重要的是要保证工作任务的正确完成。二、学会“用数字管理”，教学秘书必须把握好各种教学工作的上交或下达的及时性，管理好“时间”这个数字；必须把握好教学工作的轻重缓急，管理好“次序”这个数字。

三、教学秘书应具有的素质

(一)高度的责任心

教学秘书是教学管理队伍中的基层管理人员，要有高度的责任心，教学秘书要把岗位作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“于一行，爱一行，精一行”。如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关联到正常的教学秩序，如果做不好，将会造成严重的教学事故。因此，教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。再者，教学秘书是系(部)主任的得力助手，应做到把系(部)的事当成自己的事，想主任之所想，及时提醒主任某些容易忽略的小问题并提出某些合理建议。无论事大事小，都必须认真细致的完成，做到事事有回音，件件有着落。

(二)刻苦学习精神

教学秘书具备刻苦学习的精神，可以体现在以下几个方面：

(1)学习政治思想，正确的政治思想是搞好教学管理工作的前提条件。一个合格的教学秘书要树立为教学服务，为教师服务，为学生服务的思想。只有树立了服务的观念才能在本职工作上扎扎实实的工作，才能处理好各种关系。

(2)学习学校的教学管理文件，教学管理文件种类和条款繁多，作为教学秘书应担心研读具体的条款，遇到具体的教学问题，做到有“法”可依，有“章”可循；教学秘书还应该了解本系各专业的培养目标、课程结构及各教学环节的有关内容。

(3)学习新型办公方式，信息化时代的秘书应掌握现代化办公手段，对于常用的办公软件，如：office中的word和excel应熟练使用；对于学校或系内通知，可以采用手机飞信的方式下达，保证信息的及时传达。

(4)学习其他业务素质，如：教学秘书还应广泛涉猎文学知识，教学秘书有

时承担撰写稿件的工作，稿件的语言是否流畅，措辞是否恰当是需要字字斟酌的，需要有一定的文学底蕴为支撑。

综上所述，高校系部教学秘书只有不断的提高自身的素质，明确自身的作用，积极奉献，勇于实践和探索，才能提高教学管理水平，为学校及系部的建设和发展添砖加瓦，贡献自己的力量。

参考文献：

[1]邱际源，高校教学秘书素质与能力浅析，中小企业管理与科技，2010.01.

[2]陈京，浅谈高校教学秘书的素质要求，自城师范学院学报，2008.03.