浅谈高校档案馆的信息服务功能

浅谈高校档案馆的信息服务功能

作者：解利

来源：《档案天地》2013年第03期

档案信息资源作为国家的基础资源，是信息资源的重要组成部分。高校档案馆要积极争取将档案信息资源开发利用工作纳入信息化建设相关规划当中，使电子公文归档管理、档案文献数据库建设、信息网络查询利用等工作与各级档案系统电子政务建设紧密结合起来，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。 一、高校档案馆的工作特点

高校在教学、科研管理工作和活动中直接形成了大量有保存和利用价值的文字、图表、音像等原始记录，对这些记录的收集、整理、立卷、保管和开发利用是高校档案工作的基本内容。为校内外单位和个人在教学、科研管理工作及编史修志、工作考察、个人资历证明、出具资产凭证等方面发挥了重要作用。 1.特定的收集范围

高校档案馆的收集范围以国家有关部门文件、校发文件、大事记、教学管理、科研成果、学籍管理、学校基建、财务资料等为主，收集范围明确，馆藏结构多样，除图书外，还有音像制品、图纸、卡片、票据等，具有信息的独特性。 2.特定的使用对象

档案资料的使用对象比较单一，一般为校领导、各部门负责人或特定的工作人员，使用的目的多为决策参考、政策研究、史料整理等。 3.特定的信息属性

档案的信息不同于一般图书资料，使用具有一定的限制性，即信息具有不完全开放性。使用者在使用档案信息时，一般需要经过申请、审批程序，使用时不得跨类别任意查阅，对特殊内容不得摘录、复印、外借。 二、高校档案馆信息服务的意义

档案工作的根本目的在于档案利用。积极挖掘馆藏档案信息资源为教学、科研管理等各项工作服务，是档案工作的重要任务。但是，由于档案馆的特殊性及目前高校档案馆普遍存在的档案信息利用意识较弱，导致人们对其产生神秘感，认为档案馆的信息是很难利用的。因此，提高高校档案馆的信息服务功能有其重要的现实意义。

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1.为学校决策提供信息支持

档案馆把相关方面的第一手资料经过去粗取精，分析归纳等处理，提供给决策者，不仅可以提高决策的准确性，还可以提高工作效率。 2.为学校教职工、教学科研管理提供专题咨询服务

编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料等，主动做好提供利用和服务工作，减少相关部门的工作难度和不必要的重复。 三、高校档案馆的信息服务功能

认识、完善和发掘档案馆的服务功能，搞好档案信息的开发和利用是高校档案馆工作人员的首要任务。 1.综合汇总功能

高校档案馆基础工作中的一项重要任务就是进行信息资料的收集，从这个角度来说，高校档案馆是高校的信息中心。一方面档案馆要加强信息资料的主动收集，另一方面要在全校各个部门、全体教职工中树立较强的档案意识，注重文件材料的保存和存档，最大程度地丰富档案馆的信息资源，从而达到充分占有信息资源的目的。我校B区旧图书馆楼建于上世纪70年代，现存基建档案中，缺失工程结构部分图纸档案资料。在2011年7月暑期装修过程中，基建处发现该楼二楼屋面预制板直接放置在承重墙砖砌体上，整体结构存在严重抗震安全隐患。对此，学校委托建筑设计研究院组织专家对该楼进行了抗震安全性鉴定。专家组鉴定认为该楼建筑结构已严重不符合国家现行抗震安全规范要求，如该建筑无极其重要历史意义和文物价值，则没有加固必要，建议拆除。学校开会强调，档案馆要认真搜集、整理、分类保存好学校现有各类基建原有图纸资料，以备查阅；全校各单位要提高档案管理意识，确保我校各项工作档案的完整性。这件事情告诫我们，档案信息服务水平高低关系到决策的准确性，减少不必要的重复工作，对提高工作效率起至关重要的作用。 2.信息分析功能

充分占有信息资源，仅仅是做好服务工作的开始，更重要的是如何对这些文献资料进行充分加工、整理、比较、归纳，形成具有参考借鉴功能的有效信息，根据政策研究、比较分析以及信息编码等，提供形式多样的信息服务。 3.咨询服务功能

对用户提出的某一特定主体或专题，在管理要求范围内，查询有关文件、记录、图纸、票据等资料，经过整理提供给用户。

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4.专题跟踪服务功能

根据管理人员、教学科研人员或史料整理编写人员的需要，档案馆可以通过专题资料的收集，为上述需要提供决策，实施情况跟踪分析，提供专题文献资料或索引。 四、高校档案馆信息服务功能的完善与提高

高校档案馆的信息服务工作要适应发展的需要，不仅要认识服务功能，还要进一步完善这一功能，发挥其应有的作用。为此，高校档案馆要从以下几个方面加强自身建设。 1.深化认识，讲求实效

党和人民的需要是档案服务工作的方向，档案服务必须顺民心、合民意。 2.不断加强档案工作人员队伍建设，提高工作人员业务素质

树立人力资源是第一生产力的思想，抓好档案队伍建设，培养和造就一大批适应档案事业发展需要的高层次人才，要严格管理，大力弘扬开拓创新、求真务实、埋头苦干、无私奉献、艰苦拼搏的工作作风。加强档案工作人员的政治思想教育、业务能力的培养是做好档案工作的基本保证。

3.充分利用档案网站的作用，提供更加快捷、方便的档案信息服务

数量庞大的档案数据资料不仅占用空间，更重要的是给资料的分析、检索、传播和保存带来极大的困难，计算机的使用和网络的发展将使信息的收集方式与途径、储存载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛信息交流提供可能。 4.完善档案馆管理，建立可行的信息服务途径

高校档案馆不同于学校的图书馆、资料室，它在信息服务的方式途径方面，必须首先遵从档案管理中的有关要求。要实行统一领导，分级管理，建立校内档案信息目录中心，尽快采用高效、统一的计算机软件进行管理。要真正发挥档案馆的信息服务功能，一定要建立健全一套适合档案馆信息服务的管理制度，为信息服务开辟可行、有效的途径。 （作者单位：宁夏大学教务处）