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建设工程合同签订过程中的合同管理

2024-03-13 来源:好走旅游网
合同签订过程中的合同管理

开标之后,如果投标人列上了第一标或排在前几标,则说明投标

人已具有进一步谈判和取得项目的可能性。从招标的程序上说,就进入了评标和决标阶段。对承包商来讲,这个阶段是通过谈判手段力争拿到项目的阶段。本阶段的主要任务是:

(1)合同谈判战略的确定。

(2)做好合同谈判工作。承包商应选择最熟悉合同,最有合同管理和合同谈判方面知识、经验和能力的人作为主谈者进行合同谈判。

按照常规,业主和承包商之间的合同谈判一般分两步走。即评标和决标阶段谈判和商签合同阶段的谈判。前一阶段中,业主与通过评审委员会初步评审出的最有可能被接受的几个投标人进行商谈。商谈的主要问题主要是技术答辩,也包括价格问题和合同条件等问题。通过商谈,双方讨价还价,反复磋商逐步达成谅解和一致,最终选定中标人。当业主已最终选定一家承包商作为唯一的中标者,并只和这家承包商进一步商谈时,就进入了商签合同阶段。一般先由业主发出中标通知函,然后约见和谈判,即将过去双方通过谈判达成的一致意见具体化,形成完整的合同文件,进一步协商和确认,并最终签订合同。有时由于规定的评标阶段长,业主也往往采用先选定中标者,进行商谈后再发中标通知函,同时发出合同协议书,进一步商谈并最终签订合同协议书。本阶段的谈判特点是,谈判局面已有所改变,承包商已由过去的时刻处于被人裁定的卖方的地位转变为可以与业主及其咨询人员(即未来的项目监理工程师)同桌商谈的项目合伙人的地位。因此,承包商可以充分利用这一有利地位,对合同文件中的关键性条款,尤其是一些不够合理的条款,进一步展开有理、有利、有节的谈判,说服业主作出让步,力争合同条款公平合理。必要时还需要加入个别的保护承包商自身合法权益的条款。当然,这决不能对以前已经达成的一致进行翻案,言而无信,而是从合作搞好项目出发,进一步提出建设性意见。另外,也要看到在双方未签署合同协议书以前,买方仍然有权改变卖方,买方可以约见第二位卖方另行商谈。一般来说,买方不会轻易这样做,因为买方与第二位卖方的会谈将会更困难,第二位卖方的身价必然要升高,买方的有利地位将削弱。因此,形成的合同文件中如果确有不合理的条款时,由于合同未签约,尚未缴纳履约担保,承包商不受合同的约束也不致蒙受巨大损失,在一些强加的不合理条款得不到公平合理的解决时,承包商往往宁可冒损失投标保证金的风险而退出谈判。然而,对承包商来说,毕竟还是要力争拿到项目的,并且还要考虑,一旦合同签约,这种有法律约束力的合同关系将会保持和延续很长时间,如果在本阶段的谈判中留有较强的阴

影,必将在整个履行合同过程中导致一定程度的反映和报复。本阶段的谈判必须要坚持运用建设型谈判方式,谋求双方的共同利益,建立新的合作伙伴关系,使双方能在履行合同过程中创立最佳的合作意愿和气氛,保证项目的顺利实施和建设成功。本阶段的谈判重点一般都放在合同文件的组成、顺序,合同条款的内容和条件以及合同价款的确认上。

在谈判阶段,不但要做好谈判的各项准备工作,选用恰当的谈判

技巧和策略,而且要注意下列问题。

(一)符合承包商的基本目标

承包商的基本目标是取得工程利润,所以“合于利而动,不合于利而止”(孙子兵法,火攻篇)。这个“利”可能是该工程的盈利,也可能为承包商的长远利益。合同谈判和签订应服从企业的整体经营战略。“不合于利”,即使丧失工程承包资格,失去合同,也不能接受责权利不平衡,明显导致亏损的合同。这应作为基本方针。

承包商在签订承包合同中常常会犯这样的错误:

1、由于长期承接不到工程而急于求战,急于使工程成交,而盲目签订合同。

2、初到一个地方,急于打开局面,承接工程,而草率签订合同。 3、由于竞争激烈,怕丧失承包资格而接受条件苛刻的合同。 上述这些情况很少有不失败的。

所以,作为承包商应牢固地确立:宁可不承接工程,也不能签订不利的,明显导致亏损的合同。“利益原则”不仅是合同谈判和签订的基本原则,而且是整个合同管理和工程项目管理的基本原则。

(二)积极地争取自己的正当权益

合同法和其它经济法规赋予合同双方以平等的法律地位和权力。按公平原则,合同当事人双方应享有对等的权利和应尽的义务,任何一方得到的利益应与支付给对方的代价之间平衡。但在实际经济活动中,这个地位和权力还要靠承包商自己争取。而且在合同中,这个“平等”常常难以具体地衡量。如果合同一方自己放弃这个权力,盲目地、草率地签订合同,致使自己处于不利地位,受到损失,常常法律对他难以提供帮助和保护。所以在合同签订过程中放弃自己的正当权益,草率地签订合同是“自杀”行为。

承包商在合同谈判中应积极地争取自己的正当权益,争取主动。如有可能,应争取合同文本的拟稿权。对业主提出的合同文本,应进行全面地分析研究。在合同谈判中.双方应对每个条款作具体地商讨,争取修改对自己不利的苛刻的条款,增加承包商权益的保护条款。对重大问题不能客气和让步,针锋相对。承包商切不可在观念上把自己

放在被动地位上,有处处“依附于人”的感觉。

当然,谈判策略和技巧是极为重要的。通常,在决标前,即承包商尚要与几个对手竞争时,必须慎重,处于守势,尽量少提出对合同文本作大的修改。在中标后,即业主已选定承包商作为中标人,应积极争取修改风险型条款和过于苛刻的条款,对原则问题不能退让和客气。

(三)重视合同的法律性质

分析国际和国内承包工程的许多案例可以看出,许多承包合同失误是由于承包商不了解或忽视合同的法律性质,没有合同意识造成的。

合同一经签订,即成为合同双方的最高法律,它不是道德规范。合同中的每一条都与双方利害相关。签订合同是个法律行为,所以在合同谈判和签订中,既不能用道德观念和标准要求和指望对方,也不能用它们来束缚自己。这里要注意如下几点:

1、一切问题,必须“先小人,后君子”,“丑话说在前”。对各种可能发生的情况和各个细节问题都要考虑到,并作明确的规定,不能有侥幸心理。

尽管从取得招标文件到投标截止时间很短,承包商也应将招标文件内容,包括投标人须知、合同条件、图纸、规范等弄清楚.并详细地了解合同签订前的环境,切不可期望到合同签订后再做这些工作。这方面的失误承包商自己负责,对此也不能有侥幸心理,不能为将来合同实施留下麻烦和“后遗症”。

2、一切都应明确地、具体地、详细地规定。对方已“原则上同意”,“双方有这个意向”常常是不算数的。在合同文件中一般只有确定性、肯定性语言才有法律约束力,而商讨性、意向性用语很难具有约束力。通常意向书不属于确认文件,它不产生合同,实际用途较小。

在国际工程中,有些国家工程、政府项目,合同授予前须经政府批准或认可。对此,通常业主先给已选定的承包商一意向书。这一意向书不产生合同。如果在合同正式授予前,承包商为工程作前期准备工作(如调遣队伍,订购材料和设备,甚至作现场准备等),而由于各种原因合同最终没有签订,承包商很难获得业主的费用补偿。因为意向书对业主一般没有约束力,除非在意向书中业主指令承包商在中标函发出前进行某些准备工作(一般为了节省工期),而且明确表示对这些工作付款,否则,承包商的风险很大。

对此比较好的处理办法是,如果在中标函发出前业主要求承包商着手某些工作,则双方应签订一项单独施工准备合同。如果本工程承包合同不能签订,则业主对承包商作费用补偿。如果工程承包合同签

订,则该施工准备合同无效(已包括在主合同中)。

3、在合同的签订和实施过程中,不要轻易相信任何口头承诺和保证,少说多写。双方商讨的结果,作出的决定,或对方的承诺,只有写入合同,或双方文字签署才算确定;相信“一字干金”,不相信“一诺千金”。

4、对在标前会议上和合同签订前的澄清会议上的说明、允诺、解释和一些合同外要求,都应以书面的形式确认,如签署附加协议、会谈纪要、备忘录等,或直接修改合同文件,写入合同中。这些书面文件也作为合同的一部分,具有法律效力,常常可以作为索赔的理由。

但是在合同签订前,双方需要对合同条件、中标函、投标书中的部分内容作修改,或取消这些内容,则必须直接修改上述文件,通常不能以附加协议、信件、会谈纪要等修改或确认。因为合同签订前的这些确认文件、协议等法律优先地位较低。当它们与合同协议书、合同条件、中标函、投标书等内容不一致或相矛盾时,后者优先。同样,在工作量表,规范中也不能有违反合同条件的规定。

(四)重视合同的审查和风险分析

不计后果地签订合同是危险的,也很少有不失败的。在合同签订前,承包商应认真地,全面地进行合同审查和风险分析,弄清楚自己

的权益和责任,完不成合同责任的法律后果。对每一条款的利弊得失都应清楚了解。承包商应委派有丰富合同工作经验和经历的专家承担这项工作。

合同风险分析和对策一定要在报价和合同谈判前进行,以作为投标报价和合同谈判的依据。在合同谈判中,双方应对各合同条款和分析出来的风险进行认真商讨。

在谈判结束,合同签约前,还必须对合同作再一次的全面分析和审查。其重点为:

1、前面合同审查所发现的问题是否都有了落实,得到解决,或都已处理过;不利的、苛刻的、风险型条款,是否都已作了修改。

2、新确定的,经过修改或补充的合同条文还可能带来新的问题和风险,与原来合同条款之间可能有矛盾或不一致,仍可能存在漏洞和不确定性。在合同谈判中,投标书及合同条件的任何修改,签署任何新的附加协议、补充协议,都必须经过合同审查,并备案。

3、对仍然存在的问题和风险,是否都已分析出来,承包商是否都十分明了或已认可,已有精神准备或有相应的对策。

4、合同双方是否对合同条款的理解有完全的一致性。业主是否认可承包商对合同的分析和解释。对合同中仍存在着的不清楚、未理解的条款,应请业主作书面说明和解释。

最终将合同检查的结果以简洁的形式(如表和图)和精练的语言表达出来,交承包商,由他对合同的签约作最后决策。

在合同谈判中,合同主谈人是关键。他的合同管理和合同谈判知识、能力和经验对合同的签订至关重要。但他的谈判必须依赖于合同管理人员和其它职能人员的支持:对复杂的合同,只有充分地审查,分析风险,合同谈判才能有的放矢,才能在合同谈判中争取主动。

(五)尽可能使用标准的合同文本

现在,无论在国际工程中或在国内工程中都有通用的,标准的合同文本。由于标准的合同文本内容完整,条款齐全;双方责权利关系明确,而且比较平衡;风险较小,而且易于分析;承包商能得到一个合理的合同条件。这样可以减少招标文件的编制和审核时间,减少漏洞,双方理解一致,极大地方便合同的签订和合同的实施控制,对双方都有利。作为承包商,如果有条件(如有这样的标准合同文本)则应建议采用标准合同文本。

(六)加强沟通和了解

在招标投标阶段,双方本着真诚合作的精神多沟通,达到互相了解和理解。实践证明,双方理解越正确、越全面、越深刻,合同执行中对抗越少,合作越顺利,项目越容易成功。国际工程专家曾指出:“虽然工程项目的范围、规模、复杂性各不相同,但一个被业主、工程师、承包商都认为成功的项目,其最主要的原因之一是,业主、工程师、承包商能就项目目标达成共识,并将项目目标建立在各种完备

的书面合同上,……它们应是平等的,井能明确工程的施工范

围……”。

作为承包商应抓住如下几个环节:

1、正确理解招标文件,吃透业主的意图和要求。

2、有问题可以利用标前会议,或通过通讯手段向业主提出。一定要多问,不可自以为是地解释合同。

3、在澄清会议上将自己的投标意图和依据向业主说明,同时又可以进一步了解业主的要求。

4、在合同谈判中进一步沟通,详细地交换意见。

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