人事档案数字化管理与建设的探讨

人事档案数字化管理与建设的探讨

作者：凌静

来源：《企业文化》2019年第09期

摘要：一直以来，干部人事档案就是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分。近几年，干部人事档案工作制度建设站在了一个新的历史起点上，信息化建设得到大力推进。同时，档案管理科学化、制度化、规范化水平大幅提升。有序推进档案数字化，既提高了档案的利用效率，又从技术上防范了档案造假。但我们也要清醒地看到，档案数字化管理与建设的难度并不低，仍然存在一些亟待解决的问题。文章就此展开讨论，并提出合理化建议。 关键词：人事档案;数字化;管理;建设

档案的价值和生命都在于“用”，用好了就是“活档案”，用不好或者不用就是“死材料”。如何用好档案和怎样用好档案是需要我们深入思考的问题。传统的档案管理模式已无法满足现状，开发应用档案信息资源成为档案管理工作的重中之重。近年来，干部人事档案涂改造假等问题，严重损害了档案的权威性和公信力，迫切需要从制度建设上入手研究解决，从根本上铲除造假等问题存在的土壤和条件。因此，推进干部人事档案数字化管理与建设，需要以制度创新推动干部人事档案工作各项改革措施真正落到实处、见到实效。 一、人事档案数字化管理与建设存在的问题 （一）数据库不够完善

从客观的角度来分析，人事档案数字化管理与建设，能够全面开发、深度开发利用干部人事档案信息资源，提高利用效率。但是在具体的调研过程中，发现人事档案数字化管理与建设的数据库，未能达到预期的效果。结合以往的工作经验和当下的工作标准，我认为数据库不够完善的问题，主要表现在人事档案数字化管理与建设的落实，针对数据库的建设，并没有从不同的角度来探讨、完善，这就在很大程度上，影响到了数据库的功能体现，而且在很多问题的综合处理上，没有得到有效解决，最终造成恶劣影响。 （二）管理机制不健全

人事档案数字化管理与建设，注重通过大数据分析等信息化手段全面开发资源。但前提是，要建立健全干部人事档案科学利用机制。管理体系不健全的问题，是经验不足的结果。主要表现在以下两个方面：第一，人事档案数字化管理与建设的开展，在管理的制度上，完全是通过严格的惩罚模式来开展，虽然能够对短期工作的效率、质量，提供较多的保障，但是在长期建设当中，单一的、极端的惩罚措施，无法激励大家正常的工作，而且在内部的合作力度上开始不断的降低，促使人事档案数字化管理与建设的可靠性、可行性，没有按照预期设想来提

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升，最终造成的漏洞是非常严重的。第二，管理体系不健全的情况下，人事档案数字化管理与建设的执行，没有对前期、中期、后期工作，进行良好的衔接，完全是按照固定的思路来完成，这种现象的发生，导致人事档案数字化管理与建设无法按照预期发挥作用。 （三）建设质量较低

从人事档案数字化管理与建设的角度来看，数字化建设中遇到的问题，处置和应对的不妥善，这对于人事档案数字化管理与建设，将会构成非常严重的影响。首先，人事档案数字化管理与建設的开展，对于质量的衡量标准，没有按照国家的最新理念、规范来完成，这种现象的出现，导致人事档案数字化管理与建设，出现了严重的违规现象，而且在国家的很多地方发展上，都无法提供较多的保障，构成的恶劣影响，将会非常的突出。其次，建设质量较低的情况下，人事档案数字化管理与建设的技术、设备、平台构建等，都是完全按照成本最低的模式来实施，对于其他的影响因素或者是功能需求，并没有高度的在意，这就影响到了人事档案数字化管理与建设的综合前进。所以，针对质量较低的问题，必须在后续工作的处置上，通过合理化的模式来改善，这样可以不断的取得更好的成效。 二、人事档案数字化管理与建设的对策 （一）加强数据库建设

在新的时代条件下，以互联网、大数据、人工智能等为代表的信息技术正加速向各领域广泛渗透。积极运用信息技术，不断提高干部人事档案服务质量。我们要强化跟进意识和创新思维，完善档案信息管理系统，以应用档案信息系统为引导，推动档案管理环节的有机融合、管理操作的数字转化、管理标准的电子审核，并依托组织工作网逐步推进中央、省、市、县四级联网查档，实现数字档案网上转递，全面盘活档案资源，推动干部人事档案工作转型。第一，不同单位的人事档案建立需要根据单位的整体规模来制定，在计算机技术的支持下，将人事档案及时录入到系统中，并完善各个模块的功能，如：存储功能、查找功能、同步功能、备份功能等。第二，逐步实现人事档案数据的数字化，单位人事档案管理部门应当要派遣专员严格审核纸质版档案数据，并对其进行综合编辑，将其以更加简洁的形式录入到数据库中。在此过程中，需要有专门的人员对纸质版材料和电子版材料进行对比，避免相关数据信息出现错误、遗漏等现象，保证数据的准确性。 （二）完善管理体系

我国在人事档案数字化管理与建设方面，正不断的投入大量技术支持，为了在日后的工作中有效利用档案信息资源，必须在自身的管理体系上，进行改良提升。第一，人事档案数字化管理与建设的实施，必须在管理制度上，保持足够的均衡性。例如，奖励制度、激励制度、惩罚制度、人事制度等，要并行开展，促使大家在正确的工作方向上，获得足够的指导，这样可以在系列不足的弥补过程中，得到正确的理念和标准，不再是按照固定的思路、方法来完成。第二，人事档案数字化管理与建设的开展，管理工作必须在内部因素、外部因素的控制上，进

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行更好的实施。例如，人事档案数字化管理与建设，要坚持在监督层面有效的布置，确保人事档案数字化管理与建设，能够按照较高的保密性来完成，这样不仅减少了资料泄露现象，更加能够对各个部门的工作，进行独立性的提升，从而规避了系列问题的持续恶化。第三，管理体系的完善，还要求档案管理人员遵从法律法规，绝对不能在档案数字化管理与建设工作中，造成任何的缺失与疏漏。 （三）提高建设质量

要加快推进干部人事档案管理信息化建设，以信息化助推科学化。建设质量的提高，是不可或缺的组成部分。第一，人事档案数字化管理与建设的初期阶段，必须设定明确的长期目标、短期目标。例如，在短期目标方面，要选用合理的技术和设备进行搭配，汲取成功经验和失败教训，由此可以对人事档案数字化管理与建设，进行有力的推动。第二，建设质量的提升，要夯实基础、建强队伍，为提高档案质量和管理水平提供有力保障。要严把档案管理人员入口关，切实把政治素质好、专业能力强、作风正派的中共党员选拔到档案工作岗位。第三，人事档案数字化管理与建设，要按照持续性的模式，开展有效的优化，尤其是新技术、新理念推出后，都要进行积极的尝试。第四，要确保工作经费和办公条件到位。按标准建设干部人事档案专用库房，加强库房安全管理和技术防护，特别是要严格执行阅档场所、整理场所、办公场所“三所分开”的要求，保证档案安全。第五，要加强业务培训，切实提高干部档案工作人员能力素质和政策业务水平，特别是学习新技能的能力。努力建设一支富有“安专迷”精神的干部人事档案工作队伍。 三、总结

档案工作是各项事业发展的重要基础，档案事业是一项崇高的事业，借助档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。干部人事档案工作即将进入一个从接收保管纸质档案到接收保管数字檔案，从管档案实体到管档案信息数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到共建共享的变革过程。推进档案数字化建设是利用现代信息技术提升干部人事档案工作水平的重要途径。积极推进档案数字化建设，增加档案信息化建设和信息资源开发要求，为全面历史辩证地评价干部提供翔实的档案信息，着力提高管档用档水平。 参考文献：

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[4]陈婧曙.高校干部人事档案管理中存在的问题及对策——以干部人事档案审核为视角[J].兰台内外，2019（12）：17-18.

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