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常用公文写作之信函性文种

2021-02-13 来源:好走旅游网


常用公文写作之信函性文种

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。 函和请示都有“请求批准”的用途,函和请示的区别在于,函主要用于平级单位

之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。

根据主动与被动,函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格,函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书,但公函的内容往往比较重要,涉及行使权力,故行文郑重,具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用,格式如同一般书信,不加标题,不编文号,不需存档,但亦需加盖公章。

一、公函的类别

(一)联系函

1.商洽性函 用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例:《北京联合大学旅游学院关于商洽×××同志调动工作事宜的函》。

2.询答性函 用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例:《教育部科技司关于询问贯彻×××工作会议情况的函》。

(二)请批函 向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位,而请求批准的只限业务事项。例:《×××学报关于申请广告许可证的函》。

(三)告知函 主动将有关信息(如问题、意见、情况)告知对方。例:《北京联合大学旅游学院关于×××结果的函》。

二、公函的写法

(一)标题 函的标题有多种写法,一种是发文机关、事由、回复函对象、文种,如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》,这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种,省略发文机关,如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“×××节”的复函》,前例为发函标题,后例为复函标题。属答复性质的函,文种均须标明“复函”。还有一种是省略事由的,如《××省高级人民法院函》,这种情形不多见。

(二)主送机关 顶格写机关全称或规范化简称,后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

(三)正文函的正文包括原由、事项、结语三部分。 原由,指发出本函的原因,一般简明扼要,一两句话说明即可。例如复函的原由一般写:“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”,等等。 事项,指函的主体内容。发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项;复函则要针对来函内容,作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一,做到一函一事。不管写哪种函,事项必须清楚、具体、明确、扼要,还要求语言得体,视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份,做到多用雅语,既热情诚恳又务实直陈,有利办事。 结语,指函的结尾,一般使用公文术语,如:“特此函告”,“特此函达”,“专此函告”,“敬请函复”,“请复”,等等;复函多用“特此函复”,“此复”,等等。尾语应根据内容、要求来拟写。

(四)落款 正文右下方署名并盖公章。

【 范 文 一 】

中国科学院××研究所

致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学:

近年来,我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持,取得了令人满意的成绩,建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果,取得更大的成就,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流;共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势;互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动;互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件,制定单项协议。

三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助,所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作,享受同原单位职称相应的待遇。

四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向,协调分工,避免重复。共商协作项目,使双方有所侧重与分工。

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备,在可能情况下向对方提供利用,并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间,相互给予科研和实验设备加工的方便。

六、加强图书资料和情报的交流。

以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作 。

特此函达,请即研究函复。

中国科学院××研究所

一九××年×月×日

【 范 文 二 】

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

国办函〔2000〕16号

安徽省人民政府:

你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》(皖政秘〔1999〕138号)收悉。经国务院领导同意,现函复如下:

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区,实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊,东以始信路、耕耘路、清潭路为界,西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路,南至紫蓬路,北至繁华大道、明珠广场,规划范围总用地985平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和发展,纳入合肥市经济技术发展总体规划,建设发展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针,积极改善投资环境,逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理,促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。

国务院办公厅

二○○○年二月十三日

【 范 文 三 】

××大学人事处关于

商洽×××同志调动工作事宜的函

××××制造厂人事处:

我校××学院××系××教研室×××同志,19××年从××工业大学××专业本科毕业,分配到我校任教师以来,工作认真负责,教学、科研都取得了显著成绩,于19××年被聘为讲师。

该同志一人单身在我校工作,家庭的其他成员全部住在你市,其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地,且上有体弱多病的母亲,下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请,经我校领导研究,为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难,我校同意该同志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽,并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求,接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。

××大学人事处

一九××年×月×日

【 病文分析 】

公函

××大学校长办公室:

首先,我们以××省财经学校的名义,向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情,冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

事情是这样的:最近,我们经与某某学院磋商,决定派×位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久,在“文革”中大部分房屋遭到破坏,至今未能修盖完毕,以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题,虽几经协商,仍得不到解决。然而举国上下,齐头并进,培养人才,时不我待,我校几位教师出省进修学习机会难得,时间紧迫,任务繁重,要使他们有效地学习,则住宿问题是亟待解决的。

为此,我们在进退维谷的情况下,情急生智,深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德。于是,我们抱着一线希望,与贵校商洽,能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难,如有另外的要求和条件,我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决,我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作,如辅导和批改作业等,这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 。

以上区区小事,不值得惊搅贵校,实为无奈,望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。

此致

敬礼

××省财经学校(公章)

一九××年×月×日

这篇公函存在以下几个方面的问题:

1.格式不正规

首先是标题不规范。作为正式的公文,应该采用公文标题的常规格式,只用“公函”二字作标题,显然不合要求。

其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语,消解了公文的特色,有些不伦不类。

2.请求近乎无理

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题,竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难,这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的,请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出,此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件(他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格),其他真正能作为对等交换的条件完全没有,其结果可想而知 。

3.语言不得体、不准确

此函的语言有较多问题。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性,有些话近乎口语,如“事情是这样的”、“希望尽快得到

贵校的答复”等。

二是有些语言分寸失当,有献媚之嫌,如“深晓贵校府高庭阔,物实人齐,且具有宽大为怀,救人之危的美德”。

三是用词不当,如“宽大为怀”,应是旧时惩处时的用语,“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话,让人莫名其妙:难道这函不是以校方名义发出的吗?

以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能,应从中汲取失败的教训。

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