员工档案管理制度(草拟)
一、目的
为有效的对员工档案进行妥善保管,保守机密,同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案材料,特制定本制度。
二、归档范围
员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
三、归档内容
(一)员工入职档案:
1、个人简历或职位申请表; 2、应试记录;
3、面试评估/录用审批表; 4、录用通知书; 5、员工入职登记表; 6、员工信息登记表;
7、个人证件(身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<
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驾驶公司机动车人员需提供>); 8、原单位离职证明;
9、劳动合同(签订审批单、合同原件、续签意见表)。 (二)培训档案:
1、培训合同、协议;
2、培训相关资料及获取证书原件。
(根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容) (三)绩效管理档案:
将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。
(根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容) (四)员工异动档案: 1、试用期员工转正表;
2、任免文件;
3、内部调动审批流程表; 4、奖惩文件。 (五)员工离职档案:
1、辞职信; 2、员工离职审批表; 3、员工辞退审批表; 4、离职工作交接单; 5、劳动合同解除证明书。 (六)其他资料档案:
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劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与 个人有关的具有参考价值的文件资料。
四、档案管理员的职责
由人力资源部专人负责管理员工档案,整理、收录档案资料,保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。
五、档案管理相关规定 (一)基础管理
1、原则:归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用的员工,应及时建立档案、造册登记,并更新 员工电子信息台账。
3、档案按在职人员、离职人员分开管理,按部门分类存档, 应编号、制检索目录,文件按顺序打印编码,及时登录《在 职员工档案登记台账》(附件一)、《离职员工档案登记台账》 (附件二)。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动,身 份证信息变动、技术职称变动等),应及时将相关资料复印 交人力资源部归档,原件当场查验。
5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及 时收集、整理立卷、保持档案的完整;立卷归档的材料必 须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
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6、离职员工档案每月清查,离职人员人事档案的转递按人 事档案托管相关规定办理;离职员工档案保存三年后方可 销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。
(二)档案的查阅
1、如因公需查阅档案,须填写《查阅员工档案审批表》(附 件三),经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审 批;下级员工不得查阅上级员工档案,特殊情况下经部门 负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总裁批准后方 可办理。
2、公司总裁、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。
3、档案管理人员应做好查阅登记工作,并在《员工档案查 阅登记表》(附件四)签字确认。 4、查阅档案注意事项:
(1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料; (2)不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从档中 取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总裁同 意。
(3)查阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重, 予以惩罚。
(4)原则上不允许员工自带档案流动,确有需要,由档案 发出方做好封口、盖章(或签字),接收方接受档案时
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须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。 (二)当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司员工 档案资料销毁审批表》(附件五),经人力资部负责人、分管 负责人、总裁审批后执行。
(三)经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准 的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记,登记的《公司员工档案资料销毁登记表》(附件六)永久保存。
(四)在销毁公司员工档案资料时,必须由总裁或分管负责人指定专人监督销毁。
七、制定、修订、废除与组织实施
本制度经报批后,由人力资源部组织实施;修订或废止亦同。
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附件一
在职员工档案登记台账(格式) 部 门 附件二
离职员工档案登记台账(格式) 部门
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档案编号 姓 名 入档内容 入档日期 登记人 档案编号 姓 名 离职日期 登记人 员工档案管理制度
附件三
888公司查阅员工档案审批表
文件名称【文件号】 申请查阅日期 申请查阅原因: 申请人: 年 月 日 部门负责人意见: 签字: 年 月 日 人力资源部负责人意见: 签字: 年 月 日 分管负责人意见: 签字: 年 月 日 总裁意见: 签字: 年 月 日 7 / 10
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附件四
员工档案查阅登记表(格式)
查阅日期 档案编号 文件名称 查阅 查阅人 档案管理员 页数
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附件五
888公司员工档案资料销毁审批表
文件资料名称 申请销毁日期 申请销毁原因: 申请人: 年 月 日 人力资源部负责人意见: 签字: 年 月 日 分管负责人意见: 签字: 年 月 日 总裁意见: 签字: 年 月 日
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附件六
员工档案资料销毁登记表(格式)
销毁日期 档案编号 文件名称 销毁 销毁人 页数 监督人
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