公司接待制度

Approvals批 Draftsman 起草人 Verifier 审核人 Verifier 审核人 Approved by 批准人 Issued by 颁布部门

Dept. 部门 PAD 人事行政部 PAD 人事行政部 HRD 人事行政部 GMO 总经理室 人事行政部 Occupation 职务 职员 经理 行政总监 总经理 准 Signature 签名 Date 日期 第 1 页 共 4 页

1 目的 为使公司接待工作程序化、制度化、规范化，促进公司各项工作全面发展，特制定本制度。公司接待工作由人事行政部统一组织安排。 2 适用范围 公司所有部门 3 制度 3.1 接待事务分类 A类：贵宾接待。主要指国家领导人、各级政府部门领导（外宾）来访、视察。 B类：商务接待。主要指一般客户来访、洽谈。 C类：内部接待。指公司部门会议。 3.2 接待规则 3.2.1 各部门接到接待任务时须立即填写《接待对象基本信息》（Ｃ类接待除外）报人事行政部，填报时须落实以下情况： 主要来宾姓名、单位、职务； 陪同来宾姓名、单位、职务； 来宾总人数（含陪同）、来访目的、抵达时间、联系人及联系电话、是否需要接站及特殊要求等。 3.2.2 人事行政部根据来宾有关情况和要求制定接待方案或在《接待对象基本信息》上直接提出接待意见，确定接待规格和接待人员。重要宾客来访，人事行政部制定接待方案后，报公司总经理审批。重要宾客主要指国家领导人、各级政府部门领导等。 3.2.3 按照接待方案要求，人事行政部须： 3.2.3.1 提前通知对口接待部门组织相关材料，做好汇报准备。 3.2.3.2 如客人需要参观公司，一般提前一天通知有关部门做好接待准备。 3.2.3.3根据来宾情况及要求，准备公司宣传册、DVD光盘、资料杂志等，摆放到会谈地点。如需要，提前安装好投影设备。 3.2.3.4 会议室准备茶点、水果、茶水、湿巾等。（标准如下）： A类：水果（2～3种）、茶点（2～3种）各拼1盘，各1份/人，置于左手位上侧；茶、咖啡（放于杯内）置于右手位上侧，待来客就座确定其口味后冲泡；面巾纸１包、湿巾2块整齐摆放在纸盘（果皮盘）中，置于左手位下侧。 B类：水果、茶点各2～3种，间错摆放在会议桌中间；茶杯置于右手位上侧，茶叶提前放入杯中，来客后冲泡；面巾纸1包、湿巾1块整齐放在纸盘（果皮盘）中，置于左手位下侧。 C类：茶杯置于右手位上侧，茶叶提前放入杯中，培训开始前2～3分钟冲泡。（公司正式会议按照Ｂ类标准安排） 3.2.3.5 会议室干净整洁，座位按照与会人数安排，排放整齐。 3.2.3.6 茶点、饮料等物品摆放与座位的位置合理对应，方便取用。 3.2.3.7 接待准备工作提前10分钟准备完毕（茶水除外）。 3.2.3.8 会议期间每隔10～15分钟添一次水，以不打断讲话为原则。 3.2.4 接待重要宾客，接待人员要陪同领导提前到门口迎接客人，引见介绍后，进入会议室按序就座。会见结束，应送客人到门口或上车处。 第 2 页 共 4 页

3.2.5 3.2.6 如需宴请，要注意根据宾客情况确定标准、菜单和席次。 3.2.7 如需赠送礼品要事先研究，根据不同对象确定。每次记下礼品内容，宾客重访时，可做相应变动。 3.2.8 重要宾客来访时，人事行政部派专人跟随拍照，照片及底片应附好说明并存档保管。 3.2.9 重要宾客来访时，如果需要需由专人做会谈记录，必要时应整理成会谈纪要备查。 3.2.10 如有需要，人事行政部负责做好来宾的新闻报道。 3.2.11 接待工作要按照节约的原则，精打细算，不得铺张浪费。接待工作结束后，人事行政部根据公司有关规定，搞好经费结算。 3.3 注意事项 3.3.1 首接部门要严格按照《来宾情况报告单》的每项要求逐一落实填写，不能因怕麻烦空项。否则，再次询问既浪费电话费，又耽误时间，且不易找到联络人。 3.3.2 首接部门应提前将接待消息告知人事行政部，以便做足准备工作，视情况：A类接待提前5天通知，B类接待提前2天通知，C类接待提前1天通知。 3.3.3 掌握接待礼节。接待人员从接听电话、见面、引导、引见介绍到乘车、行路的每一细节都要做到主动热情、落落大方、恰到好处。 3.3.4 接待工作如涉及多个部门要注意做好衔接，人事行政部要周密安排，积极协调，各部门要听从调度，认真落实接待方案，不得推诿扯皮。 3.3.5 加强组织观念，自觉遵守纪律，保守公司秘密，严格执行请示报告制度，重大事情不得擅做主张。对个别突发问题，既要坚持原则，又要灵活处理，发现疏漏，立即采取措施补救。 4 附件 接待工作流程 来宾情况报告单 5 文件实施 自生效之日起开始实施。 第 3 页 共 4 页

接待工作流程图 首接部门 接受 任务 人事行政部 相关部门 总经理 填写《来宾情况报告单》 拟订接待方案或在《来宾情况报告单》上直接提出接待意见 N N 主任审定（重要客人报总经理） Y 审定 Y 1、会谈地点布置，准备公司宣传资料、礼品； 2、落实住宿、餐饮、参观事宜； 3、通知相关部门做好准备； 4、协调相关领导参加接待； 5、通知对口接待部门准备汇报材迎接客人 跟踪服务、拍照 工程部、 物控部、 财务部等 介绍情况、陪同参观 清理会场 工程部、 物控部、 财务部等 迎接重要客人 介绍情况、陪同参观 STOP 宴请 STOP 宴请 送客 送客 STOP STOP

6 变更历史 变更实施日期 2007年4月25日

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