Microsoft Word 学习与交流(二)

1 目录设置

1.1 创建目录

1.1.1 创建Word 2007自带的目录样式

图 1

1. 如果你想在目录中显示文档的章节标题、段落标题，那你需要先将这些标题文字设

置为标题样式（如：Heading 1、Heading 2、Heading 3），或者将这些标题文字的Outline Level设置成Level 1、Level 2等。 2. 将光标停留在需要插入目录的位置

快捷方式：按CTRL+HOME，可快速将光标停留在文档的开始处。

3. 进入References选项卡，单击Table of Contents组中的Table of Contents按钮。 4. 选择Automatic Table 1或者Automatic Table 2或者Manual Table（即在Word 2007

自带的目录样式中选择你需要的样式）。 1.1.2 更新目录

图 2

1. 进入References选项卡，单击Table of Contents组中的Update Table按钮。 2. 选择update page numbers only或update entire table

update page numbers only：如果只改写文档正文，没有改写过标题，选用此更新方式。

update entire table：如果修改、添加、删除文档标题，则选用此更新方式。

注：一般更新目录的操作都在文档修改完成后进行（如在打印之前、文档邮寄之前）。

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Microsoft Word学习与进阶（二） 1.1.3 解疑

如果你的目录变成了域代码，如：

换回正常目录。再次按ALT+F9，目录会再次变为域代码。

，只要按ALT+F9，就能切

1.2 自定义目录

1.2.1 修改目录表现形式

进入References选项卡，打开Table of Contents组中的Table of Contents下拉菜单，选择下拉菜单中的Insert Table of Contents菜单，打开Table of Contents对话框。

图 3

选择目录的格式 选择是否显示页码 选择是否右对齐页码 选择制表符前导符 设置目录显示的标题级数

1.2.2 设置目录样式

设置目录样式方法一：

1. 进入References选项卡，打开Table of Contents组中的Table of Contents下拉菜单，

选择下拉菜单中的Insert Table of Contents菜单，打开Table of Contents对话框。 2. 点击Table of Contents对话框中的Modify按钮，进入Style对话框。

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图 4

3. 点击需要修改的目录级别（如上图选择了TOC 1），然后点击Modify按钮。 4. 在Modify Style对话框中，设置你需要的字体和格式，然后点击OK按钮。 5. 重复第3、4两步，知道把所有需要修改的目录级别的样式设置完成。 6. 点击两次OK按钮，完成目录样式设置。 设置目录样式方法二：

1. 单击“Home”选项卡上“Styles”组右下角的小斜箭头

，打开“Styles”浮动对话框。

图 5

2. 选择需要修改样式的目录级别，右击，选择右键菜单中Modify菜单，显示Modify

Style对话框。 3. 在Modify Style对话框中，设置你需要的字体和格式，然后点击OK按钮。

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4. 重复第2、3两步，知道把所有需要修改的目录级别的样式设置完成。

2 文档批注与修订

文档批注与修订功能一般用于多人修改同一文档的情况。

文档修改后，word自动记录修订情况，文档修改者在修改处加上修改批注说明。

2.1 文档批注

2.1.1 插入文档批注

1. 选择需要插入批注的文字或位置。

2. 单击Review选项卡上Comments组中New Comments的按钮，插入一个新批注。 3. 编辑批注内容。 2.1.2 删除文档批注

1. 选择需要删除的批注。

2. 点击鼠标右键，选择Delete Comment菜单，完成删除。

2.2 文档修订

2.2.1 开启关闭文档修订功能

单击Review选项卡上Tracking组中Track Changes的按钮为开启文档修订功能，再次单击该按钮，即可关闭修订功能。 2.2.2 接受修订

在Review选项卡上Changes组中Accept按钮下拉菜单中选择接受修订的方式，接受修订。

常用两种接受修订方式如下：

1. 接受当前修订内容并切换至下一个修订位置 2. 接受文档全部修订内容 2.2.3 拒绝修订

Review选项卡上Changes组中Reject按钮下拉菜单中选择拒绝修订的方式，拒绝修订。 常用两种拒绝修订方式如下：

1. 拒绝当前修订内容并切换至下一个修订位置 2. 拒绝文档全部修订内容 2.2.4 设置修订选项

Review选项卡上Tracking组中Track Changes按钮的下拉菜档中选择Change Tracking Options，即可打开Change Tracking Options对话框。

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图 6

这里主要是设置文档修订的表现形式。如上图，文档“Insertions”的表现形式是：插入文字加上下划线。

2.3 文档批注和修订的显示方式

文档批注和修订的显示方式可通过切换Review选项卡上Tracking组中Balloons按钮的下拉选项来变更。

Show Revisions in Balloons：文档修订和批注在文档右侧的批注条内显示。文档修订在批注条中显示的主要是：文档删除内容和文档字体格式的修改批注。

Show All Revisions Inline：文档修订和批注都在修订行中显示。

Show Only Comments and Formatting in Balloons：文档批注和文档字体格式修改批注在文档右侧的批注条内显示。

2.4 查看文档批注和修订

1. 上下查看

通过Review选项卡上Changes组中的Previous和Next按钮，上下切换查找修订内容，校验修改是否正确。 2. 通过Reviewing Pane查看

单击Review选项卡上Tracking组中Reviewing Pane按钮，打开Reviewing Pane，在Reviewing Pane最上方有一个统计，记录了文档修改总数，和各类修改的统计，以便核对修订数量是否正确。Reviewing Pane中罗列了各处修改和批注，方便查看。另外批注内容的编辑也可以在这里完成。

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2.5 提示

多人修订同一文档，可根据修改人分别显示修订和批注，方便核对。

单击Review选项卡上Tracking组中Show Markup菜单下，Reviewers右侧菜单中显示了该文档的所有修改人。如下图：

图 7

显示文档所有修订和批注，选择All Reviewers 显示某个修改人的修订和批注，选择具体修改人。

3 打印

3.1 拼页打印

拼页打印一般用于订制宣传册。 操作步骤如下：

1. Page Setup（页面设置）菜单中，Margins（页边距）菜单下，选择自定义页边距。

图 8

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2. Multiple Pages（多页设置）中，选择“Book fold（拼页）”。此时，页面方向会

自动变为横向。

图 9

3. Print 设置中选择“双面打印”和“竖向翻页”。

图 10

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3.2 缩放打印

Print设置中，将纸张大写设置为需要缩放打印的纸张。 如：文档编辑页面为A3，需缩小打印为A4大小。如下设置：

图 11

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