一般工程的质量除了能通过工程本身反映外，资料也是很重要的一个环节，通过资料能反映出工程所使用材料的优劣、工序与工序之间操作是否符合规范的要求、工程是否按图施工、是否有所变更等作为监理资料员，严格把好这道关，做好资料的收集、复核、整理工作，在工程中有着举足轻重的作用。
监理工作能否顺利开展，与监理资料员的工作与能力关系很大监理资料员必须注意到整个工程的方方面面，从工程实体到材料使用，都要严格控制在日常工作中，必须配合整个监理组工作，必须负责监理资料的收集、汇总及整理，通过对资料的复核、检查资料是否符合规范要求，发现问题及时协助监理工程师督促有关单位进行整改，通过资料的整理，参与监理月报的编写通过现场的巡视，及时发现工程中存在的各种问题、隐患，并记录下来，协助现场监理督促整改作为监理资料员也需全面分析工程的情况，并定期向总监理工程师报告工程实施情况，对工程中存在的重大问题及时汇报和请示总监理工程师，使问题尽快得到解决。
作为监理资料员，对资料的收集、整理工作是首要任务首先，必须明确资料收集的范围在开工初期，必须督促施工单位报审其施工人员资质、设备检定报告、施工组织设计、开工报审等等，及时交总监理工程师审核确认，之后整理汇集。
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