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文件与资料控制管理制度

2022-04-24 来源:好走旅游网
文件与资料控制管理制度

1、目的

为了保证安全标准化体系文件和资料的适用性、相容性、完整性、使质量体系运行的各个环节使用相应的文件的有效版本.

2、适用范围

适用于与安全标准化体系有关的文件和资料的控制. 3、职责

安全领导小组办公室负责对管理性文件和资料、技术性文件和资料实施控制,营业部负责对有关商品的文件和资料实时控制,各使用部门配合.

4、活动内容 4。1文件和资料的分类

4。1.1管理性文件资料:安全标准制度汇编、程序文件及其他管理性文件等.

4.1.2技术性文件资料:图纸、作业指导书、操作规程及与产品质量有关的技术性标准、资料等。

4。1。3其他有关商品的资料:产品相关证照、产品宣传图片。 4。2 文件和资料的编制、批准和发布

4.2。1安全标准化体系文件由管理者代表组织有关职能部门编写,管理者代表审核、总经理批准发布。

4。2。2 程序文件及其他管理性文件由管理者代表组织各职能部门编写,管理者代表批准后实施。

4。2.3 作业指导书、操作规程由各有关职能部门编写,有部门

负责人批准。

4。2.4 所有受控文件由归口管理部门加盖“受控”章。 4.3 文件和资料的发放

文件和资料的归口管理部门确定文件和资料的发放范围,经部门负责人批准后方可发放,发放时填写“文件资料领用登记表”,领用人签字方可领用。 4。4 文件的更改

4。4.1 文件更改由提出更改要求的人员填写“文件更改申请表”,说明更改理由,按原审批程序经行文件更改的审批。

4。4。2 文件更改的审批由原审批部门的审批人负责,如遇特殊情况,需指定其他部门或其他人审批时,原审批部门提供作为审批所需依据的背景材料。更改批准后由申请人将申请表送归口管理部门,按文件发放范围进行控制。

4.4。3 文件经多次更改或一次大幅度更改时,应进行换版,原版次文件作废。需换版的文件,由归口管理部门提出书面建议,经原审批人员批准后进行。 4.5 作废文件的处理

4.5。1 对被损严重,不能继续使用的文件或已经换版的原版次文件由归口管理部门收回,并发放新文件。

4。5。2 对收回的没有保留价值的文件资料应填写“文件销毁申请单”,由归口管理部门负责人批准后进行销毁,销毁时应有监督人员在场。对有保留价值的作废文件资料应加盖“作废\",“保留”掌,并和其他文件资料分开保管。

4.6外来文件的控制

4。6。1 国家、行业、地方标准由质量技术服务中心核查其有效性,凡有效标准均应加盖“有效”章。

4.6.2 其他外来文件有对应的职能部门实施控制。 4.7 文件资料的保管

4。7。1 文件、资料的领用人要妥善保管好领用的文件和资料,未经归口管理部门同意不得将文件、资料复印或供给他人。

4。7。2 当文件遗失时,领用人要办理申请补发文件手续,经归口管理部门确认无法寻找后,方可重新补发.

4。7.3 文件的借阅要经文件管理部门负责人批准,借用期间不得擅自复印,借阅人填写“文件借阅登记表”。

4。7.5 文件的归档保管部门要建立“文件保管台账\"。 4.8 在文件和资料的控制活动中形成的质量记录由归口部门按“文件记录控制程序\"收集、整理、归档。

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