大数据时代企业档案信息化建设

信息技术　・１９３・　大数据时代企业档案信息化建设　叶丹丽　（绍兴市汽车运输集团有限公司，浙江绍兴３１２０００）　摘要：阐释了大数据时代企业档案信息化建设新的内涵，针对大数据时代企业档案信息化建设面临的问题，提出了大数据时代企　业档案信息化建设的策略。　关键词：大数据；企业档案；信息化；资源共享　・　１企业档案信息化建设的内涵　４５档案管理人员业务能力有　提高。大　自动“：没备的广泛应　企ｌ　案信息化是指企业以网络、计算机、信皂技术手段，对档案信息　用知识型、微缩型、视听型档案资源将大量涌现。对档案管理＾员的业务　资源进行收集、整理、保管、开发和利用的一系列活动。企业档案信亩化建　能力提出了高的要求，不仅要具备档案专业技能、计算机专业技能还要具　设主要包括两方面内容：一是对现有档案进行资源化和数字化即将纸质　备档薯　醇　利　她嘴叻。　文件通过扫描、微缩等现代化技术手霞　等化为数字档案室的电子资源＿二　５企业档案信息化建设发展策略　是实现企业档案的网络化和管理利甩—体化建立高度共享的服务平台。　５．１创新发展理念加强规划指导。５．１．Ｉ树立大档案理念。既要构建　２企业档案信息化建设是企业档案工作发展的必须趋势　具有企业特色．、服务中心工作的档案体系＇又要体系时干弋性，以网络＋智能　２１档案工作环境发生了变化。办公ＯＡ改变了企业原来的工作方式　提升档案的智慧化。把档案　息化建　司信息化战略高度力Ⅱ强档　企业档案信息的采集、存贮、处理以数字化为主，收集和ｆ专递以网络化为主，　案信息建设与业务专业流程、办公ＯＡ有机结合。特别要在新系统开发前　做好调研和规划要注意与其它系统的协调性、衔接性对系统的升级和维　采集工作动态展开彩蠕动态处理发布以及利厨弛随之动态进行。　２２档案资源利用需求不断提高。传统的档案利用方式主要是档案阅　护工作也要提早考虑。５．１２增强全员参与意识。档案信息化建设不是档案　览、出具证明、陈列、编研、答疑等但已不能满足利用者“即时、高效、集成、　部门或档案管理＾员的部门或个＾工作职责提需要企业干部员工全体参　共享”的利用需求。档案利用服务要以整合数据为切人点加强大数据资源　与建设的工作。特别　ＯＡ办公自动化的实施　案工作已经前置需要从　的关联分析和挖掘利用、开放与共享喜　皓　办理。　源头上加强档案意识。从发文的起草、拟定、审核、审批、校对、分发和收文　２３信息化进佶抡ｌＪ造了科技条件。档案信息化管理工作现代　拄程经　层层把关。　历了三阶段。第一阶段是扬潆阶段２０世纪８０年代中期到９０年代中期　５２建立规范体系完善管理制度。５．２．１研究制订数据资源共享管理　主要是计算机辅助档案管理开始进行档案编目和目录检焘第二阶段是　制度。实现对数据资源采集、传输、存储、归档、共享、开放、利用的规范管　起步阶段（２０世纪９０年代中期到本世纪初　主要是档案信息化准备阶段，　理制定计划、分步实施戾出重　加强实效加快形成数据资源共享开放和　关注的问题是传统档案的原文信息数字转换、多媒体数据技术应用、分布　安全发展的鼬２ｊ档局。５２．２建立标准规范体系。根据国家规范结合企业实　式综合隆牧据库建立、档案信息网站建立等。第三阶段　：纪初到现榜　际对归档范围进行梳理分析制定了￣，１Ｉ１的材料归档范围和保管期限　主要是档案信息化发展阶段关注的重点从档案条目、纸质档案扫描件副　表，报Ｅ级部门和市档案馆审批后发文实施，七刀实按照新标准执行＇１　源　本开始向ＯＡ电子文件归档、电子档案长久保存等方面转化越网络化、　头的收集、整理关不断完善企业的档案制度。　管理利用—体化眼务平台。　５．３发　｝斗｛支作用加强数字档案室建设。５３．１加强硬件软　Ｆ建设。要　２４标准规范化建设提供了制度保障。２００２年发布《全国档案信息化　加大对档案管理工作基础设施的投入力度列移动ＯＡ等软件进行升级或　建设实施纲要　提出要普及直用文档—体化实现档案管理与办公自动化、　更换确保能够满足档案管理信息化建没需要。５３２删　案业务流程。明　流程及业务，约定交接工作的技术规橇确定档案的数　电子政务同步建设协调发展２０ｏ３　发布了《电子公文归档管理暂行办　确各部门工作内容、法）￣０１２年发布了《电子档案移交与接收办法）＞２Ｏｌ３年发布了档案信息　字化保存形式及利用机制。加强电子公文等各类档案流转系统的全程控　系统安全等级保护定级工作指南》；２０１５年发布了《归档文件整理规则》和　制。　５４实行登｛己备份工作完善安全（５ｉ　章体系。５．４．１加大安全主体建设。　赙挡案馆建设指南）＞２叭６年，发布了　ｆ当案信息系统安全保护基本要　求》。　既要强化实体档案安全，对档案室进行全面摸排罗列出所有问题实行消　３企业档案信息化建设的目标、任务和原则　号式整　又要重视档案信息安全工作，落实数据采集、数据传输、存诸处　分析应用、共享开放等各环节保障网络和信息安全工作。继续实行登　按照“共享、高效、安全”原则对企业室藏档案信息数字化处理、现行　理、电子文件流程处理建设档案信息管理网络化服务平台，在企业内部实现　记备份工作，全面梳理平治漏洞，真正发挥涉密网功能确保档案的绝对安　５．４．２加强安全应急事件处置。制定安全事件报告和响直处理程序确定　档案信息资源的高效共享和利用，以降低企业运转成本和提高企业运作效　全。率。　围、程序，以及处理方法等。定期对应急预　案进行演绦直｛生安全事件报告和响应处理过程中　析和鉴定事件产生的　４企业档案信息化建没存在的问题　ｉ己录处理　翻金教训　防止再次发生的补救措施。　４１传统的观念占据主导地位。在档案管理的观念和思维上许多传　原因，统落后的观念．依旧占据着主导地位　案管理看作是一项普通的管理任　５５加强队伍建设推进人才工程。５．５．１深＾描井素质提升工程。创　多类型的大数据人才培养体系培育大　务　设有提升到战略高度。对纸质档案依赖眭强从为电子化和网络化的　新人才培养模式建立健全多层次、档案不安全等。　抓好干部、员工队伍建　开民大ｊ　珊识全　４．２企业档案信皂－化建设缺乏整体规划。没有真正认识到档案信　化　员普及和教育培训提高＾＾ｉｌ知和应用水平。５５．２加强沟通交流工作。企　建设的内涵认为引入档案信息管理系统就完成了档案信息化建设挡案　业内部档案管理部门要与各部门进行多沟通交流在源头上开展好档案前　信皂化工作没有全庙　规划，０Ａ办公系统、售票电子等子系统各自建　缺　期工作，多跑腿、多张嘴多沟通合作。对外黑向同行学习、向先进学习、向　专家学习建立—套适立本企业的科学的档案管理模式。　乏整体性。　４３企业档案信息化建设安全意识欠强。网络环境中的档案信息—大　５＿６拓展档案服务能力服务企业刨业创新。５．６．１主动服务中心工　　在哪里哪里　ｃ要存　案人员自ｇ声立和身影。要主动介Ａ事　脆弱点就是安全保障问黾　碍　特别要注意病毒入侵对档案　的　作。企业中．事中、事后全程参与积极做好档案收集、整理、利用等各项工作。５．６．２　ｆ　息泄密以及信息损毁的可能陛。加强档案的日常管理、利用查阅的安全　前、管四Ⅱ作思想匕重视　实措施严　环节。　服务企业仓　业仓Ｕ新。加强数字挡案室建没进行档案大数据聚合，构建查阅　４４开发与共享远未满足需求。由于历史原因和档案本身属性原因，　利用档案大数据服务平台喜觋档案信息资源共享。　档案的开发利用还是比较保守ｌ　门大部分都停留在简单的如汇编、保管、　参考文献　１】张英奎王飞房彦君．大数据时代的企业档案信息化建设口ｌ北京化工大学　全宗介绍等基本层面彳眇去关注和研究深层次的利用、企业各个部门之　『、。间信息资源横向共享、纵向共享就目前的档案信息化管理还存在着相当　＂￣２０１４，３２　大的差距。　ｆ３１王肖渡琳伟宏．直面大数据发展对档案工作的挑衄浙江档案２０１６，＆