公司档案管理规章制度
为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
一、归档范围
1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4.本公司的请示与上级机关的批复。 5.本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 8.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
二、文件材料的收集管理
公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 2.凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
a.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
b.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
三、档案立卷归档制度
1.凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
3.编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
4.凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
5.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
6.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
四、档案保管制度
1.综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
2.实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
3.定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
4.档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
五、档案库房管理制度
1.档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。 2.非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
3.库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
4.库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。 5.做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
六、档案借阅制度
1.查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
2.查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。 3.如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
5.医疗档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
6.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
7.档案借阅者必须做到:
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
七、档案鉴定与销毁制度
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。 3.档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
4.经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
5.销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
6.销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
本制度自印发之日起实施。
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