项目范围说明书

项目范围说明书

一、 项目基本信息

项目名称：厦门XX科技有限公司OA选型及实施

项目类型：系统实施

项目经理：

编写日期：2013年9月5日

二、 项目范围说明

本项目主要包含以下几个主要阶段：

1. 项目启动阶段：完成项目章程、工作分解结构、项目管理计划书的编写；完成项目管理文件表单的格式设计；召开项目启动会议，宣布本项目正式启动。

2. 供应商考察选择阶段：本阶段至少收集3家以上OA厂商的基本信息，汇总分析后形成《供应商调查报告》供领导决策参考，《供应商调查报告》应对各厂商优劣势有明确结论。本阶段将挑选3-4家优秀厂商备选。

厂商信息应作为《供应商调查报告》的内容或附件体现，至少应体现以下信息：

A． 厂商名称、网站、厂商简介；

B． 厂商属性（如开发商、代理商等）、产品属性（如自主研发、代理等）、产品特点（如产品架构、开放性、易用性等）；

C． 厂商实力，包括厂商历史、规模、设计开发能力、系统集成能力、售后质量等；

D． 产品覆盖的管理内容（如办公自动化、客户关系管理、供应链管理等）；

E． 产品用户企业规模及行业分布；

F． 典型客户；

3. 需求分析阶段：本阶段项目负责人首先设计《业务需求表》，并将其分发给各部门。为了提高《业务需求表》的填写质量，项目负责人应针对各部门的项目组成员进行需求访谈，引导用户发现需求。项目组成员在规定时间内完成本部门《业务需求表》的收集，将其提交给项目负责人，项目负责人据此分析汇总形成初步的《需求说明书》。

项目组领导将对需求分析阶段进行跟踪，同时评价需求分析的结果。一旦评价需求分析的结果不合格，项目组将提前接触备选供应商，并要求备选供应商提供相应培训，以帮助项目组成员加深对OA产品的认识。

4. 产品选型阶段：本阶段项目组首先与备选厂商接触，我方提供包括初步的《需求说明书》在内的必要资料，同时与厂商约定时间进行方案展示。本阶段项目组与每家备选厂商至少进行一次以上现场会谈，通过会谈完成《需求说明书》的定稿，厂商根据定稿后的《需求说明书》编写《需求分析报告》及《需求规格说明书》提交项目组。

如果供应商自身不提供二次开发业务，项目组应该在得到各厂商的《需求分析报告》及《需求规格说明书》之后组织开展二次开发厂商的考察工作。项目组接受OA厂商及ERP厂商的推荐，向备选的二次开发厂商提供《需求分析报告》和《需求规格说明书》，二次开发厂商据此设计二次开发方案。

项目负责人根据《需求规格说明书》并结合项目实际情况编写《项目验收标准》交予OA供应商及二次开发厂商，届时我方将严格按照此标准对项目进行验收，没达到标准则不予以通过。项目负责人收集拟定供应商的产品报价，编写《OA产品选型报告》并提交项目组审核，确定最终方案。

项目组根据所购买的功能模块与OA厂商及二次开发商进行商务谈判，确定最终OA产品价格和二次开发价格，以及合同细节的谈判，此过程项目组与供应商至少进行一次以上现场会谈。其中，合同细节的谈判至少应有以下内容：

A. 付款条件及付款方式；

B. 技术支持、系统升级；

C. 人员培训；

D. 项目验收标准；

E. 违约责任。

5. 硬件采购阶段：网络管理员与OA系统实施人员共同研究确定OA系统上线所需的硬件配置，寻找多家供应商进行产品询价对比，选择物美价廉的产品并制定采购方案，安

装和配置服务器环境。

6. 系统实施阶段：项目负责人在系统实施阶段编写《需求跟踪矩阵》对用户需求的变动进行跟踪记录。项目组成员配合准备所需业务资料和单据模板以供实施人员进行基础资料的建立。

OA系统实施人员在规定时间内完成安装（服务器安装和客户端安装），并对系统参数、基础资料、单据模板、业务流程、角色权限等配置完成，对系统整体功能进行完整的测试，对于业务流程的测试必须包括正向和逆向双向进行测试。

在测试完成后系统不存在问题的条件下可以开始上线试运行。项目组成员配合工程实施人员进行初始数据的录入。OA培训人员对用户进行分批培训，介绍OA系统的详细功能及相关的操作流程。项目负责人设计分发《满意度调查表》调查OA使用者的满意度以及收集潜在的问题，整理并编写《满意度调查报告》

7. 验收评价阶段：由项目负责人、项目经理、供应商组成验收小组，对OA严格按照《项目验收标准》进行验收，最后由项目负责人编写《项目验收报告》提交项目组。项目验收完成后供应商将所有相关资料交接给我方项目组，作系统交接工作。项目负责人整理完成后向项目组作项目总结报告。