仓库是企业物品供应体系的一个重要组成部分,是企业各种物品周转储备的环节,同时担负着物品管理的多项业务职能。它的主要任务是:保管好库存物品,做到合理布局,数量准确,质量完好,确保安全,收发迅速,降低费用,加速资金周转。
一、商品入库管理规定:
所有货物,不论购入、销货退回、借入等,均应经仓管检验后方可入库,并办理入库手续。
1、 商品入库时,有负责报货的人员通知仓库有关人员,告知到货时间、品名、规格、数量。保管人员提前清理货位,做好商品入库准备。
2、 商品到库时,有仓库保管员负责检验,根据发货单位的销货清单核实品名规格,点清数量,检查包装,有保质期的商品应检验生产日期是否为最近日期,若发现生产日期过久应及时与报货人员联系。
3、 仓库应根据不同商品的保质要求和节约使用货位的原则,合理堆放商品,做到品名规格、数量、包装清楚;并按实际收到数量填写收到条,交由开票员开具入库单,入库单开具、货物入账工作必须在当天完成,郑州豫鑫仓库、周口西库由于存在开票员不在的情况,无法当天开票,必须在第二天中午之前完成入库单开具、货物入账工作。验收商品如有数量溢缺或品名规格不符,应及时查明原因,并在收到条中注明。如出现重大差错或损失应及时通知公司有关人员及物流部主管,由公司派专人到现场与送货人员共同验看,分清责任,形成文字材料并有送货人签字认可,负责赔偿。
4、 不经报货人员或物流部主管复合同意,仓库保管员不得私自接收外来货物,否则,处以每次100元的罚款,给公司造成损失的,责任自负。
5、 商品购进直接调给客户,有购进人员到仓库填开入库单,并注明接收客户,同时有开票员开出的出库单,并注明收款方式。否则购进商品仓库不予办理出入库手续,财务不予付款。 二、商品出库管理规定:
仓管应在下列情况下凭开票室开出的出库单出货:(1)业务部门日常销售货物交货,(2)交客户的样品、品尝品、赠品,(3)公司各业务部门因搞活动示范表演用商品、定货会展示商品,(4)公司各部门因业务需要而借用商品,
(5)公司员工发放福利、奖励、协调关系等需用商品
1、 仓库保管员应凭本公司开票人员开具的出库单(带提货章)出库,调拨单看清是否是本仓库的名称,并认真核对商品的开票日期、品名规格、数量;确认无误后,本着先进先出的原则,方可准许业务人员、司机或装卸工从仓库指定货位提货。出库时应严格做好标记,否则,按照公司出货做标相关规定对相关负责做标人员进行处罚。
2、 出库时手续不全不发货,严禁没有出库单的情况下出库,严禁白条发货。 (以下特殊情况处理办法:
A..郑州市区因开票员距离较远,允许三件(含三件)以内的借出,所有借出由借货人将借货信息以短信形式发给邓振东,由邓振东转发给仓库人员,再由借货人开具欠条。
B.周口西库由于开票人员赵鹤有不在仓库的情况,在赵鹤同意的情况下允许欠条出库。
以上所有欠条必须在第二天上午,由借货人主动联系开票员开单,如借货人未联系解决,开票员应按公司正常开票价,将借货人所借商品开具出库单,并由公司向借货人收取货款。)
C.仓库保管员发货后对出库单提货联要加以保管,对已出货的出库单应做出标记,以防丢失,进行二次提货,给自己造成损失。
D.提货人员在装完货物后,当面点清货品规格、数量等并在出库单上签字, 完成本次提货。发现不符应及时结合仓库保管员进行调整;仓库保管员复合时,一旦发现业务人员有多搬不退、隐瞒点数或以好充次现象,有权上报公司对业务人员处以多搬商品五倍的罚款。
三、商品调退货处理:
1、 调退货须以书面申请形式写明调退事由、商品发货的时间、数量、所享政策,先有仓库保管员检验商品,确认商品不影响二次销售,仓管开具签字证明,然后由监察部确认批号后,与销管部确认发货时所享政策,之后呈销管部经理赵通处签批。经领导签字后方可到仓库进行二次检查办理调退货手续。(因货款无法收回而退货的需先由周口法务部赵华理签字确认)。若仓库保管员二次检查商品不符合调退货要求,或调退货商品与调退货申请内容不符,仓库保管员应拒绝商品调退货,如有不符合调退规定的商品退入仓库,除对保管员进行处罚外,给公司造成损失的由保管员承担。
2、 公司各部门所需的样品或搞活动时的展示品调退入库时,也应保证无破损且不影响二次销售。如有损毁不可销售的,一律不准调退,可以申请有销管部经理赵通签字后报账,否则有领货人照价赔偿。
3、 所有带保质期的商品,如在保质期过半10天前退库,将给予商品售价的30%扣款;在保质期过半后,临期前15天前退货将给予商品售价的50%扣款;临期前15天内商品不允许退货。
4、 仓管对退货进行及时处理,可二次销售的及时归位。暂不能发货的,合理安排位置按要求码放。
5、退回供应厂家的商品,应有业务经办人为仓管出具出货证明,并负责商品或款项的收回。
四、物品的储存保管:
1、 物品的储存保管,原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库,并根据仓库的条件考虑划区分工,堆垛合理安全可靠,根据货物的特点,必须做到过目见数,检点方便,成行成列,清洁整齐。
2、 仓库保管员对库存商品、促销品、宣传物料等负有经济责任和法律责任。因此坚决做到人各有责,物各有主,事事有人管。仓库物品如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,保管员不得采取“发生盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
3、 保管物品要根据其自然属性,考虑储存的场所和保管常识处理,加强保管措施,勿使公司财产发生保管责任损失。同类物品堆放,要考虑先进先出,发货方便,留有回旋余地。
4、 不合格商品,应隔离堆放,严禁投入使用。如工作马虎,混入销售,保管员应负失职的责任。处以每次100元的罚款,影响客情给公司造成损失的责任自负。
5、 定期打扫库区卫生,要求地面无明显积灰,地面无散落的货物包装等垃圾。收发货产生的散乱货物,要及时归位整理,保证库区内货物码放的整齐,办公区域整齐、干净。
6、 仓库要严格保卫制度,除仓管及相关工作人员外,任何人未经许可,
不得进入仓库。任何人不得以任何名义私自从库内拿走物品,不得在库区内乱翻乱动,仓管员有权制止和纠正其行为,对于劝说无效的人员,仓管有权对其进行经济处罚(每次100元)。如仓管未尽到职责,未及时提醒劝说,一经发现,即视情节对仓管进行处罚,造成损失由仓管承担。
7、 送货司机、业务和装卸工人根据库管员要求,进行出入库搬运。搬运时要注意人员和物资的安全,避免人员伤亡和物资损坏。放置物件时,要小心轻放,以防损坏物件。
8、 仓管员要认真做好仓库的安全工作,经常巡视仓库,检查有无可疑迹象。要认真做好防火、防潮、防盗工作,检查火灾危险隐患,发现问题应及时汇报。仓库必须配置的消防器材,仓管人员应会使用,并定期检查器材使用期限。
9、 严禁烟火,一切进入仓库的人员不得携带火种、大型背包、手提袋等物品。违者罚款100元每次。携带火种进入仓库者,除对其进行罚款外,直接做开除处理。仓库内应经常保持清洁,并随时注意通风情况。 五、有关事项
1、仓库保管员每天应根据收发单据及时记账。记账要字迹清楚,日清月结不积压,日报、月报及时上交,并妥善保管好原始凭证,账本以及各类文件,要保守商业秘密。
2、仓管员对所保管的物品应严密稽核清点,仓库应随时接受单位主管或财务部稽核人员的抽验。月底仓库应会同财务部、仓储部主管进行日常盘点,报损(商品报损应有合理的破损手续),如财务未进行盘库,仓库也应进行自盘,并将盘点报表提交至财务。
3、盘点后应由盘点人员填写盘存报告表,如有数量短少,品质不符或毁损情况,应想家注明后有仓管员签名负责。盘点后经财务部门与仓管员对账核实结束,如有不明原因被盘盈或不可避免的毁损时,应有财务部门主管呈报董事长或指定领导核准签字后调整账务,若为保管责任短少或毁损时,则有仓管人员按公司给经销商的售价金额负责赔偿。
4、随时了解仓库的储备情况,每周将保质期过半产品的生产日期及过期时间上报负责人。对长期滞留品如长期未使用的促销品、长期未有发货记录的产品,将其数量、入库时间等详细信息及时列出并上报负责人。对于仓库内特殊情况,无法确定处理的产品如(包装破损、更换包装、奖卡不同等),应及时上报负责人,要求处理方案,并及时处理。减少仓库产品积压。若商品长期积压、临期滞
销仓库,仓库保管员未时上报或保管不善造成的损失,责任自负,仓库主管负连带责任。
5、库存盈亏反映出保管员的工作质量,力求做到不出现差错。
6、保管员调动工作,一定要办理交接手续,移交中的未了事宜及有关凭证,要列出清单三份,写明情况,双方签字,部门主管及财务部门见证,双方各执一份,报财务部门存档一份,事后发生交库前的纠葛,仍由原移交人负责赔偿。监交人及接库人因失职造成的亏损,除原价赔偿外,还要经纪律处分。
7、仓管员对任何人均应严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁先出货后补手续的错误做法。保管物品未经领导书面签字同意并办理出库手续后,不得擅自借出,严禁白条底库。公司检查时发现不符合上述规定,仓管员私自接受欠条的对仓管员罚款100元/张,给公司造成损失由仓管自行承担。有特殊情况存在的,应于当日将欠条信息上报仓储部主管处,未上报的即做不符合上述规定欠条处理。
8、未按规定办理物品入库、出库手续而造成物品短缺、规格或质量不合要求的和账实不符,仓管员应承担由此引起的经济损失,其直属领导负连带责任。
9、仓库范围及仓库办公地点,不准会客,其他部门的职工更不准围聚闲聊,不准带亲友到仓库范围参观。否则,对当事人每次罚款100元,给公司造成损失的,责任自负。
10、仓库不准带私人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。否则,公司将其代管物品一冲公处理,并对仓管员处以代管物品价格的10%的罚款,仓管主管负连带责任处以代管物品价值的5%的罚款。
11、仓库所有员工应严格遵守公司的各项规章制度。做到不迟到、不早退、不擅自离岗、有事请假。 工作认真积极,高效周全:同事间相互配合,对同事、上级热情有礼。不计较人上得失,为自己所在部门进行协作,具有奉献精神、积极进取、刻苦专研业务等精神,力争做一名优秀员工。
六、仓储部本部门员工及其他相关人员应自觉遵守本制度,如有违反本制度的情况发生,除按照制度规范内规定作出处罚外,公司会视情节对其作出绩效扣分或罚款处理。
七、本制度自下发之日起开始生效。
河南恒熙商贸有限公司
2013年7月5日
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